संगठन संरचना: भूमिका, डिजाइनिंग के लिए कदम और इसकी विशेषताएं

संगठन संरचना: भूमिका, डिजाइनिंग के लिए कदम और इसकी विशेषताएं!

संगठन संरचना की भूमिका:

एक संगठन संरचना व्यवसाय के विभिन्न कार्यों को पूरा करती है। यह विशिष्ट उद्देश्यों की सेवा के लिए बनाया गया है। बदलती जरूरतों के साथ संगठन संरचना से मेल खाने के प्रयास भी होने चाहिए। एक अच्छी संरचना न केवल संचार की सुविधा प्रदान करती है, बल्कि विभिन्न क्षेत्रों में दक्षता भी लाती है।

संरचना निम्नलिखित भूमिकाएँ प्रदान करती है:

1. दक्षता को प्रोत्साहित करता है:

एक संगठन संरचना का मुख्य उद्देश्य विभिन्न कार्यों में दक्षता को प्रभावित करना है। एक व्यवस्थित संरचना मौका देने के लिए कुछ भी नहीं छोड़ेगी और प्रत्येक गतिविधि को अपने अधिकतम प्रदर्शन के लिए समन्वित किया जाता है। संगठनात्मक सदस्य दिए गए इनपुट से वस्तुओं और सेवाओं के उत्पादन को अधिकतम करने का प्रयास करते हैं। विभिन्न कचरे और नुकसान को नियंत्रित करने के लिए व्यवस्थित, तर्कसंगत और समन्वित प्रयास करने का प्रयास है। संचालन में दक्षता लाने के लिए विभिन्न संगठनात्मक मॉडल विकसित किए जाते हैं।

2. संचार:

संचार हर संगठन की नंबर एक समस्या है। एक अच्छी संरचना संगठन में काम करने वाले व्यक्तियों के बीच उचित संचार चैनल प्रदान करती है। एक रिपोर्टिंग संबंध स्थापित किया गया है और एक पदानुक्रम की रिपोर्ट करता है, जिसे एक अच्छी संरचना में भी निर्दिष्ट किया गया है। क्षैतिज, ऊर्ध्वाधर और पार्श्व संचार प्रक्रिया की आवश्यकता है और यह एक अच्छी तरह से नियोजित संरचना द्वारा किया जाता है।

3. संसाधनों का इष्टतम उपयोग:

संसाधनों का उचित आवंटन उनके इष्टतम उपयोग में भी मदद करता है। संगठन संरचना गतिविधियों को उच्च स्थान देती है जो संगठनात्मक उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए अधिक महत्वपूर्ण हैं। गतिविधियों को संरचना में उनके महत्व के अनुसार रखा जाता है और संसाधन आवंटन के लिए उचित दिशानिर्देश दिए जाते हैं। किसी व्यवसाय की वृद्धि के लिए संसाधनों का इष्टतम आवंटन महत्वपूर्ण है।

4. नौकरी संतुष्टि:

एक अच्छा संगठन संरचना व्यवसाय में काम करने वाले विभिन्न लोगों को कर्तव्यों और जिम्मेदारियों के स्पष्ट कट असाइनमेंट प्रदान करता है। नौकरियों को उनके ज्ञान, विशेषज्ञता और विशेषज्ञता के अनुसार सौंपा गया है। लोगों को अपनी नौकरी समझाने का अवसर मिलता है। जब व्यक्ति निर्धारित सीमा के भीतर काम करने के लिए स्वतंत्र होंगे तो नौकरी से संतुष्टि होगी।

5. रचनात्मक सोच:

एक अच्छे संगठन ढांचे में किसी के स्वयं के काम की योजना बनाने और उसे क्रियान्वित करने की स्वतंत्रता है। यह किसी व्यक्ति को काम करने के नए और बेहतर तरीके सोचने और विकसित करने की अनुमति देता है। संगठन संरचना लोगों को उन स्थानों पर रखने की कोशिश करती है जहां वे सबसे उपयुक्त हैं। कई लोगों ने एक विशेष संगठनात्मक संरचना में अपनी रचनात्मकता के कारण प्रबंधन की सोच के विकास में योगदान दिया है।

6. सुविधा प्रबंधन:

एक व्यवसाय में कई व्यक्ति काम कर रहे हैं। उनके काम को निर्दिष्ट करना होगा और संगठन की आवश्यकताओं के अनुसार कर्तव्यों को सौंपा जाएगा। एक अच्छी संरचना विभिन्न पदों पर काम करने वाले व्यक्तियों के बीच संबंध स्थापित करने में मदद करेगी। एक संगठन संरचना एक ऐसा तंत्र है जिसके माध्यम से प्रबंधन विभिन्न व्यक्तियों की गतिविधियों का निर्देशन, समन्वय और नियंत्रण करता है।

एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई संरचना व्यवसाय के प्रबंधन और संचालन दोनों में मदद करेगी। यह सुनिश्चित किया जाता है कि कोई भी गतिविधि अप्राप्य न रहे और कार्य व्यक्तियों की क्षमता के अनुसार सौंपा जाए। एक अच्छी तरह से सोचा संगठन संरचना अच्छे प्रशासन के लिए एक बड़ी मदद है।

डिजाइनिंग संगठन संरचना:

एक संगठन संरचना को व्यवसाय की आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए। यह जनशक्ति के इष्टतम उपयोग को सुनिश्चित करना चाहिए और विभिन्न कार्यों को ठीक से निष्पादित किया जाना चाहिए। विभिन्न पदों पर व्यक्तियों के बीच सामंजस्यपूर्ण संबंध की आवश्यकता है। एक संरचना का डिजाइन करना एक महत्वपूर्ण कार्य है और इसे सावधानी से किया जाना चाहिए।

संगठन संरचना तैयार करने के लिए निम्नलिखित कदम आवश्यक हैं:

1. गतिविधियों की पहचान:

संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए जिन गतिविधियों को करने की आवश्यकता होती है, उनकी पहचान की जानी चाहिए। विभिन्न लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए किए जाने वाले कार्यों का पता लगाया जाना चाहिए और इन कार्यों से संबंधित गतिविधियों की पहचान की जानी चाहिए। प्रमुख गतिविधियों को कई उप-गतिविधियों में वर्गीकृत किया जाता है। गतिविधियों की पहचान करते समय यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि कोई भी गतिविधि बच नहीं गई है, गतिविधियों में कोई दोहराव नहीं है और विभिन्न गतिविधियों को समन्वित तरीके से किया जाता है।

2. गतिविधियों का समूह:

निकट संबंधी और समान गतिविधियों को विभागों, विभागों या वर्गों के लिए एक साथ समूहीकृत किया जाता है। गतिविधियों के बीच समन्वय केवल उचित समूहन के माध्यम से प्राप्त किया जा सकता है। समूहीकृत गतिविधियों को विभिन्न पदों के लिए सौंपा जा सकता है। व्यक्तियों को गतिविधियों का असाइनमेंट प्राधिकरण और जिम्मेदारी बनाता है। प्राधिकरण को विभिन्न विभागों के निचले स्तर पर भेजा जाता है और जिम्मेदारी तय की जाती है।

3. प्राधिकरण का प्रतिनिधि:

प्रतिनिधिमंडल दूसरों को उनके द्वारा जिम्मेदारी देकर चीजों को प्राप्त करने की एक प्रशासनिक प्रक्रिया है। जब संगठन में विभिन्न पद सृजित किए जाते हैं तो इन व्यक्तियों को काम सौंपा जाता है। काम करवाने के लिए अधिकार की जरूरत होती है। प्राधिकरण को जिम्मेदारी के असाइनमेंट के अनुसार अलग-अलग व्यक्तियों को सौंप दिया जाता है। प्रतिनिधिमंडल, प्राधिकरण की प्रक्रिया के माध्यम से, संगठन में संरचना यह परिभाषित करती है कि कौन औपचारिक रूप से किसके साथ बातचीत करेगा।

एक अच्छे संगठन संरचना की विशेषताएं:

एक अच्छी संगठन संरचना को उद्यम की विभिन्न आवश्यकताओं और आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए।

एक अच्छे संगठन ढांचे की विशेषताएं निम्नलिखित हैं:

1. प्राधिकरण की स्पष्ट रेखा:

ऊपर से नीचे तक प्राधिकरण की स्पष्ट रेखा होनी चाहिए। प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल कदम से कदम और सौंपा कार्य की प्रकृति के अनुसार होना चाहिए। संगठन में हर किसी को अपने काम के बारे में स्पष्ट होना चाहिए और प्राधिकरण उसे सौंप दिया जाना चाहिए। इस स्पष्टता की अनुपस्थिति में भ्रम, घर्षण और संघर्ष होगा।

2. प्राधिकरण का पर्याप्त प्रतिनिधि:

सौंपे गए दायित्व के साथ प्राधिकरण का प्रतिनिधि होना चाहिए। यदि असाइन किए गए कार्य को प्राप्त करने के लिए प्राधिकरण पर्याप्त नहीं है, तो काम पूरा नहीं होगा। कभी-कभी प्रबंधक अधीनस्थों को उन्हें उचित अधिकार दिए बिना काम सौंप देते हैं, यह उनकी ओर से निर्णय लेने की कमी को दर्शाता है। एक अपर्याप्त प्राधिकरण अधीनस्थों के लिए समस्याएं पैदा करेगा क्योंकि वे कार्य को पूरा करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं।

3. कम प्रबंधकीय स्तर:

जहां तक ​​संभव हो प्रबंधन के न्यूनतम स्तर बनाए जा सकते हैं। इन स्तरों की संख्या अधिक है, संचार में अधिक देरी। ऊपर से नीचे तक निर्णय लेने में अधिक समय लगेगा। इसी तरह, निचले स्तरों से जानकारी शीर्ष पर पहुंचने में अधिक समय लेगी। प्रबंधकीय स्तरों की संख्या संचालन की प्रकृति और पैमाने पर निर्भर करती है। प्रत्येक चिंता के लिए कोई विशिष्ट स्तर निर्धारित नहीं किया जा सकता है, लेकिन उन्हें न्यूनतम रखने के प्रयास किए जाने चाहिए।

4. नियंत्रण का काल:

नियंत्रण की अवधि उन लोगों की संख्या को संदर्भित करती है जो प्रबंधक सीधे देख सकते हैं। एक व्यक्ति को केवल उस अधीनस्थ की संख्या का पर्यवेक्षण करना चाहिए, जिसे वह सीधे संपर्क में रख सकता है। पर्यवेक्षण किए जाने वाले लोगों की संख्या सार्वभौमिक रूप से निश्चित नहीं हो सकती क्योंकि यह कार्य की प्रकृति से प्रभावित होगा। एक पर्यवेक्षक के तहत एक अच्छी तरह से प्रबंधित समूह रखने का प्रयास किया जाना चाहिए अन्यथा अक्षमता और कम प्रदर्शन होगा।

5. सरल और लचीला:

संगठनात्मक संरचना बहुत सरल होनी चाहिए। प्रबंधन का अनावश्यक स्तर नहीं होना चाहिए। एक अच्छी संरचना को अस्पष्टता और भ्रम से बचना चाहिए। बदलती जरूरतों के अनुसार समायोजित करने के लिए प्रणाली को लचीला भी होना चाहिए। एक विस्तार या विविधीकरण हो सकता है जिसमें कर्तव्यों और जिम्मेदारियों के पुनर्वर्गीकरण की आवश्यकता होती है। संगठन संरचना को मूल तत्वों में बदलाव किए बिना नए परिवर्तनों को शामिल करने में सक्षम होना चाहिए।