योजना के प्रकार: स्थायी और एकल उपयोग योजना (आरेख के साथ)

एक योजना विशिष्ट परिणाम प्राप्त करने के लिए कार्रवाई के एक विशेष पाठ्यक्रम के लिए एक प्रतिबद्धता है। इस से यह इस प्रकार है कि विभिन्न लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कई योजनाएं हैं। प्रबंधक, आम तौर पर, केवल योजनाओं के रूप में प्रमुख कार्यक्रम लेने की गलती करते हैं। लेकिन कार्रवाई के भविष्य के कई पाठ्यक्रम भी योजनाएं हैं। उदाहरण के लिए, एक नए उत्पाद का उत्पादन शुरू करना या किसी नए कारखाने की स्थापना को योजना माना जाता है। उत्पत्ति, उपयोग, उद्देश्य, प्रकार आदि के अनुसार योजनाओं को वर्गीकृत किया जा सकता है।

कुछ योजनाएँ स्थायी योजनाओं के रूप में हैं जबकि अन्य एकल उपयोग योजनाएँ हैं। एकल उपयोग योजनाएँ केवल एक बार उपयोग की जाती हैं, बार-बार नहीं, जबकि, बार-बार उपयोग की जाने वाली योजनाएँ बार-बार उपयोग की जाती हैं। उदाहरण के लिए, उद्देश्य, नीतियां, रणनीति, नियम, प्रक्रियाएं आदि योजनाएं हैं, क्योंकि एक बार तैयार होने के बाद, उनका उपयोग लंबी अवधि और बार-बार किया जाएगा। दूसरी ओर, कार्यक्रम और बजट एकल उपयोग योजनाएं हैं क्योंकि एक बार ये हासिल हो जाने के बाद, इन्हें फिर से तैयार किया जाना है।

निम्नलिखित आरेख विभिन्न योजनाओं को दिखाता है:

नियोजन विशिष्ट परिणामों को प्राप्त करने के लिए किए गए कार्रवाई के एक विशेष पाठ्यक्रम के लिए एक प्रतिबद्धता है। इसमें कई घटक या व्युत्पन्न योजनाएं होती हैं जो आम तौर पर एक साथ बंधी होती हैं। इन घटकों को योजनाओं के रूप में जाना जाता है। कई तरह की योजनाएं हो सकती हैं। एक प्रमुख योजना को देखना आसान है जैसे कि एक नया उद्यम स्थापित करना लेकिन भविष्य के कार्यों के कुछ पाठ्यक्रम भी योजनाएं हैं। भविष्य की कार्रवाई का कोई भी पाठ्यक्रम एक योजना है।

विभिन्न योजनाओं में वर्गीकृत किया जा सकता है:

(1) स्थायी योजनाएँ और

(२) एकल-उपयोग योजना।

1. स्थायी योजनाएं:

समय और समय का उपयोग करने के लिए स्थायी योजनाएं बनाई जाती हैं। ये योजनाएँ उन समस्याओं पर प्रबंधकीय निर्णयों और कार्यों का मार्गदर्शन करने के लिए तैयार की जाती हैं जो प्रकृति में आवर्ती हैं। स्थायी योजनाओं को 'बार-बार उपयोग की योजना' भी कहा जाता है क्योंकि ये भविष्य में किए जाने वाले कार्यों के लिए दिशानिर्देश प्रदान करती हैं। ये योजनाएं उद्यम के विभिन्न स्तरों पर उत्पन्न होने वाली दोहराव स्थितियों को पूरा करने में प्रयासों की एकता और एकरूपता प्रदान करती हैं। ये योजनाएं आवर्ती प्रकृति की स्थितियों से निपटने के लिए तैयार दिशानिर्देश प्रदान करती हैं। ये योजनाएं न केवल समन्वय में बल्कि प्रभावी प्रबंधन में भी मदद करती हैं। स्थायी योजनाओं में उद्देश्य नीतियाँ, प्रक्रियाएँ, विधियाँ, नियम और रणनीतियाँ शामिल हैं।

स्थायी योजनाएं निम्नलिखित तरीकों से एक उद्यम की मदद करती हैं:

(i) स्थायी योजनाएँ उद्यम में समन्वय प्राप्त करने में मदद करती हैं। ये योजनाएँ प्रयासों में एकरूपता, एकरूपता और एकता लाती हैं।

(ii) वरिष्ठ अधिकारी अधीनस्थों को अपने कार्य सौंपने में सक्षम हैं क्योंकि आवश्यक निर्णय लेने के लिए प्रक्रिया, नियम, विनियम आदि निर्धारित किए गए हैं।

(iii) ये योजनाएँ अस्पष्ट, जटिल या बहुआयामी होने पर भी लक्ष्य प्राप्त करने में मदद करती हैं। जब भी निर्णय लेने में कुछ कठिनाई आती है तो नीतियाँ, विधियाँ, नियम, प्रक्रियाएँ संदर्भ के तैयार फ्रेम प्रदान करती हैं।

(iv) बहुत सोच-विचार, विचार-विमर्श और तर्कों के बाद स्थायी योजनाएँ बनती हैं। जब भी निर्णय लेने की आवश्यकता होती है, ये योजनाएँ त्वरित निर्णय लेने में मदद करती हैं। ये योजनाएं बड़ी श्रमिक बचत उपकरण हैं क्योंकि वे आवर्ती स्थितियों से निपटने के लिए संदर्भ के फ्रेम प्रदान करती हैं।

(v) ये योजनाएँ बेहतर प्रशासनिक नियंत्रण में मदद करती हैं। वे उद्यम के विभिन्न स्तरों पर काम करने वाले विभिन्न व्यक्तियों द्वारा लगाए गए विभिन्न प्रयासों के परिणामों का मूल्यांकन करने के लिए तर्कसंगत आधार प्रदान करते हैं।

2. एकल उपयोग योजनाएं:

ये योजनाएँ गैर-आवर्ती समस्याओं से निपटने के लिए बनाई गई हैं। एकल-उपयोग योजनाओं को 'विशिष्ट योजना' भी कहा जाता है क्योंकि ये किसी विशेष समस्या को हल करने के लिए होती हैं। इन योजनाओं को गैर-दोहराव और अनोखी समस्या से निपटने के लिए तैयार किया गया है। इन योजनाओं का बार-बार उपयोग नहीं किया जा सकता है; ये अपने उद्देश्य को प्राप्त करने के बाद अप्रचलित हो जाते हैं। इन योजनाओं के उदाहरण हैं: परियोजनाएं, बजट, कार्यक्रम।

उद्देश्य या मिशन:

मिशन या उद्देश्य किसी उद्यम के मूल कार्य या कार्य की पहचान करता है। प्रत्येक संगठन का एक उद्देश्य होना चाहिए या होना चाहिए ताकि उसका कार्य सार्थक हो सके। उद्देश्य या मिशन समाज द्वारा प्रत्येक संगठन को सौंपा गया है। किसी व्यवसाय का उद्देश्य वस्तुओं या सेवाओं का उत्पादन और वितरण करना है, सार्वजनिक निर्माण विभाग का उद्देश्य सड़कों का निर्माण और रखरखाव करना है, अदालतों का उद्देश्य कानूनों की व्याख्या करना और लागू करना है। उद्देश्य एक व्यावसायिक संगठन में एक स्थायी योजना है जो इसके मूल उद्देश्य को परिभाषित करता है जिसके प्रकाश में अन्य कार्यों को डिजाइन किया जाता है।

एक संगठन के उद्देश्य में दीर्घकालिक दृष्टिकोण शामिल है कि वह क्या करना चाहता है और इसके कारण क्या हैं। संगठन का मिशन ठीक-ठीक इंगित करता है कि संगठन अभी और भविष्य में किन गतिविधियों में शामिल होने का इरादा रखता है।

किसी संगठन द्वारा उत्तर दिए जाने वाले मूल प्रश्न हैं:

(i) हम किस व्यवसाय में हैं?

(ii) हमारा व्यवसाय किस दीवार का है?

(iii) हमारे ग्राहक कौन हैं?

(iv) हमारे मूल्य और मान्यताएँ क्या हैं?

(v) समाज के लिए हमारी उपयोगिता क्या होगी? और इसी तरह।

उद्देश्य:

उद्देश्य या लक्ष्य वे छोर हैं जिनके प्रति प्रत्येक गतिविधि का उद्देश्य होता है-वे प्राप्त किए जाने वाले परिणाम हैं। उद्देश्य योजना के लिए एक शर्त है। उद्देश्यों की स्थापना के बिना कोई योजना संभव नहीं है। जबकि उद्यम उद्देश्य फर्म की मूल योजना है, एक विभाग के अपने उद्देश्य भी हो सकते हैं। हालांकि विभागीय उद्देश्य उद्यम उद्देश्यों की प्राप्ति में योगदान देंगे, लेकिन लक्ष्यों के दो सेट पूरी तरह से अलग हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, उद्यम का उद्देश्य अपने उत्पादों को बेचते समय एक निश्चित मात्रा में लाभ अर्जित करना हो सकता है।

एंटरप्राइज़ उद्देश्य प्रबंधन दर्शन और अभ्यास को प्रभावित करते हैं। किसी संगठन के कार्य पर उद्देश्यों का अधिक प्रभाव होता है। अन्य सभी प्रकार की योजनाएँ जैसे कि नीतियाँ, रणनीतियाँ, प्रक्रियाएँ, नियम, बजट आदि, आर्थिक और कुशल तरीके से निर्दिष्ट उद्यम उद्देश्यों की प्राप्ति में सहायता करती हैं। उद्देश्य भविष्य से संबंधित हैं और नियोजन प्रक्रिया का एक अनिवार्य हिस्सा हैं।

नीतियां:

नीतियां सामान्य कथन या समझ हैं जो विभिन्न प्रबंधकों को निर्णय लेने में मार्गदर्शन प्रदान करती हैं। ये प्रबंधकीय संचालन के संचालन में प्रबंधन को मार्गदर्शन प्रदान करने वाली योजनाएं हैं। नीतियां उन सीमाओं को परिभाषित करती हैं जिनके भीतर निर्णय किए जा सकते हैं और निर्णय उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए निर्देशित किए जाते हैं। नीतियां समस्याओं के बनने से पहले मुद्दों को तय करने में मदद करती हैं और हर बार सामने आने पर उसी स्थिति का विश्लेषण करने के लिए इसे अनावश्यक बनाती हैं। प्रबंधक दिए गए मापदंडों के भीतर प्राधिकरण को सौंप सकते हैं और अभी भी अपने अधीनस्थों पर नियंत्रण बनाए रख सकते हैं। Koontz और Weihrich के शब्दों में। "नीति विवेक और पहल को प्रोत्साहित करने का एक साधन है, लेकिन सीमा के भीतर।"

रणनीतियाँ:

'रणनीति' शब्द लंबे समय से सैन्य कार्रवाई योजनाओं की सामग्री में इस्तेमाल किया गया है। इसका उपयोग इस बात के मद्देनजर किया गया था कि यह माना जाता है कि यह किसी प्रतिकूल परिस्थिति में हो सकता है या नहीं। प्रबंधक अब व्यवसाय संचालन के व्यापक क्षेत्रों में रणनीतियों का उपयोग करते हैं। एक रणनीति एक व्यापक और एकीकृत योजना है जो यह सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन की गई है कि व्यावसायिक उद्देश्यों को पूरा किया जाए। उद्यम के दीर्घकालिक उद्देश्यों को निर्धारित किया जाता है और अपेक्षित परिणाम प्राप्त करने के लिए अपेक्षित संसाधन आवंटित और तैनात किए जाते हैं। रणनीतियों का उद्देश्य उस तरह के उद्यम की एक तस्वीर निर्धारित करना है जो परिकल्पित है। रणनीतियाँ उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए कार्यक्रमों की रूपरेखा तैयार करने का प्रयास नहीं करती हैं, लेकिन वे सोच और कार्य को निर्देशित करने के लिए एक रूपरेखा प्रस्तुत करती हैं।

प्रक्रिया:

कार्यविधियाँ व्यावसायिक उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए कार्रवाई या दिशानिर्देशों का विवरण हैं। प्रक्रियाएं बताती हैं कि चीजों को कैसे करना है। फैसले के लिए कोई जगह नहीं बची है। इन्हें नीतियों के कार्यान्वयन में मदद करनी चाहिए। प्रक्रियाएं जिम्मेदारी और जवाबदेही की नीति भी निर्धारित करती हैं। टेरी के अनुसार, "एक प्रक्रिया संबंधित कार्यों की एक श्रृंखला है जो कालानुक्रमिक अनुक्रम और कार्य को पूरा करने के स्थापित तरीके को पूरा करती है।"

प्रक्रियाओं को नीतियों से अलग किया जाना चाहिए। एक प्रक्रिया कार्रवाई के लिए एक मार्गदर्शिका है जबकि एक नीति सोच के लिए एक मार्गदर्शिका है। नीतियां निर्णय लेने की प्रक्रिया के लिए दिशानिर्देश हैं और कार्य के प्रत्येक चरण को पूरा करने के लिए विभिन्न तरीके शामिल हैं। नीतियां व्याख्या के लिए गुंजाइश पेश करती हैं ताकि वे देख सकें कि वे किसी विशेष स्थिति में फिट हैं, जबकि प्रक्रियाएं दर्जी हैं और व्याख्या के लिए कोई गुंजाइश नहीं पेश करती हैं।

एक प्रक्रिया को एक चिंता के लिए कच्चे माल की खरीद के मामले की मदद से समझाया गया है:

(i) कच्चे माल की जरूरत वाले प्रत्येक विभाग को खरीद विभाग को आवश्यक मात्रा, प्रकार और गुणवत्ता की सामग्री देकर खरीद विभाग को भेजना होगा।

(ii) खरीद विभाग विभिन्न विभागों की आवश्यकताओं को समेकित करेगा। एक संयुक्त आदेश तैयार किया जाता है और आपूर्तिकर्ताओं को भेजा जाता है। खरीद विभाग आपूर्तिकर्ताओं की सूची रखता है और नियमित रूप से उनसे कोटेशन एकत्र करता है। क्रय आदेश की प्रति प्राप्त करने और निरीक्षण करने वाले विभाग को भी भेजी जाती है।

(iii) प्राप्त विभाग रखे गए आदेश के साथ प्राप्त माल की तुलना करता है। खरीद विभाग को मात्रा, गुणवत्ता आदि की कोई भी विसंगति की सूचना दी जाती है।

यदि माल उचित है और आदेश के अनुसार है तो उसके बारे में एक रिपोर्ट खरीद विभाग को प्रस्तुत की जाती है।

(iv) विभाग को प्राप्त करने और निरीक्षण करने से एक संतोषजनक रिपोर्ट प्राप्त करने के बाद, भुगतान के लिए लेखा विभाग को बिल की खरीद विभाग से करें।

(v) लेखा विभाग बिल की जाँच करता है और फिर आपूर्तिकर्ता को भुगतान करता है।

जब भी किसी सामग्री की खरीद की जरूरत होती है तो उसी प्रक्रिया का पालन किया जाता है। अलग-अलग कार्यों के लिए अलग-अलग प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है और उनका उसी तरह पालन किया जाता है।

प्रक्रियाओं के लाभ:

1. नियंत्रण का आधार:

कार्य को पूरा करने के लिए प्रक्रियाओं का एक क्रम दिया जाता है। यह देखा जा सकता है कि कार्य योजना के अनुसार आगे बढ़ रहा है या नहीं। प्रक्रियाओं को नियंत्रण तंत्र के रूप में उपयोग किया जाता है क्योंकि काम पूरा करने में किसी भी विसंगति को एक बार में निर्धारित किया जा सकता है।

2. संगति:

कार्यविधियाँ प्रदर्शन की निरंतरता और एकरूपता सुनिश्चित करने में मदद करती हैं। एक बार प्रक्रियाएं स्थापित हो जाने के बाद, उन्हें इसी तरह बार-बार इस्तेमाल किया जा सकता है।

3. मानकीकरण:

प्रक्रियाओं का मानकीकरण समान स्थिति में निर्णय लेने की आवश्यकता को कम करता है। जहां भी किसी कार्य को किया जाना है, उसे करने के लिए उसी प्रक्रिया का पालन किया जाएगा। इससे किसी कार्य को करने में दक्षता बढ़ती है।

4. समन्वय:

कार्यविधियाँ प्रत्येक कार्य के लिए एक अनुक्रम स्थापित करती हैं। यह विभिन्न विभागों या वर्गों की गतिविधियों के समन्वय में मदद करता है क्योंकि सभी के लिए एक ही प्रक्रिया का पालन किया जाएगा।

सीमाएं:

1. कठोरता:

निम्न प्रक्रियाओं में कठोरता का पालन किया जाता है। वे लगातार बार-बार उपयोग किए जाते हैं। यह पहल और खोजों को हतोत्साहित करता है।

2. लगातार समीक्षा:

समान प्रक्रियाओं का लंबे समय तक पालन नहीं किया जा सकता है। बदलती स्थितियों के लिए प्रक्रियाओं की समीक्षा आवश्यक है। उन्हें प्रभावी बनाए रखने के लिए उन्हें लगातार अपडेट किया जाना चाहिए। वर्तमान स्थिति के अनुरूप उन्हें उपयुक्त रूप से समायोजित किया जाना चाहिए।

नियम:

एक नियम एक योजना है जो किसी स्थिति के संबंध में कार्रवाई के लिए आवश्यक पाठ्यक्रम देता है। एक नियम प्रबंधन द्वारा किए गए निर्णय की प्रकृति में है कि क्या किया जाना है और किसी विशेष स्थिति में क्या नहीं किया जाना है। एक नियम निश्चित और कठोर है और अधीनस्थों को कोई विचलन या विवेक नहीं देता है। प्रक्रियाओं की तरह, नियम किसी दिए गए उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए उठाए जाने वाले कदमों के कालानुक्रमिक अनुक्रम को नहीं बताते हैं। एक नियम प्रक्रिया का हिस्सा हो भी सकता है और नहीं भी। 'कारखाने में धूम्रपान नहीं' जैसे नियम प्रक्रिया का हिस्सा नहीं बनेंगे। दूसरे पर, 21 दिनों के भीतर भुगतान करने का नियम एक प्रक्रिया का हिस्सा होगा।

“नियम संगठन के सदस्यों के स्वीकार्य व्यवहार की सीमाएँ निर्धारित करते हैं। नियम प्रबंधकों को अपने अधीनस्थों के व्यवहार का अनुमान लगाने में सक्षम करेंगे कि वे किसी दिए गए स्थिति में कैसे कार्य करेंगे। नियम वांछित दिशा में श्रमिकों के व्यवहार को चैनल करते हैं। कभी-कभी कार्यकर्ता अपने कार्यों को रोकने के लिए नियमों का विरोध करते हैं। समस्या नियमों के साथ नहीं है, लेकिन जिस तरह से उन्हें श्रमिकों के लिए रखा गया है। प्रबंधन को केवल उन नियमों को लागू करने की कोशिश करनी चाहिए जो आवश्यक हैं और जिन्हें कर्मचारियों को भी ठीक से समझाया जाना चाहिए।

कार्यक्रम:

एक कार्यक्रम नीतियों को लागू करने और उद्देश्यों को पूरा करने के लिए डिज़ाइन की गई गतिविधियों का एक क्रम है। यह एक विशेष स्थिति को पूरा करने के लिए तैयार है। कार्यक्रम को नीतियों, प्रक्रियाओं, नियमों, बजट, कार्य असाइनमेंट, आदि के संयोजन के रूप में लिया जा सकता है, जो किसी विशेष कोर्स को करने के विशिष्ट उद्देश्य के लिए विकसित किया गया है। अलग-अलग कार्यों को पूरा करने के लिए अलग-अलग कार्यक्रम तैयार किए जाते हैं। अन्य लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक ही कार्यक्रम का उपयोग नहीं किया जा सकता है। यह एक एकल उपयोग योजना है जिसे नई और गैर-दोहरावदार गतिविधियों के लिए रखा गया है।

Koontz और O'Donnell के शब्दों में, "कार्यक्रम लक्ष्यों, नीतियों, प्रक्रियाओं, नियमों, कार्य असाइनमेंट, उठाए जाने वाले कदम, संसाधनों को नियोजित करने और कार्रवाई के दिए गए पाठ्यक्रम को पूरा करने के लिए आवश्यक अन्य तत्व हैं।" जॉर्ज टेरी, "एक कार्यक्रम को एक व्यापक योजना के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जिसमें एक एकीकृत पैटर्न में विभिन्न संसाधनों का भविष्य में उपयोग शामिल है और मानक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए प्रत्येक के लिए आवश्यक क्रियाओं और समय कार्यक्रम का क्रम स्थापित करता है।"

कार्यक्रमों की विशेषताएं:

कार्यक्रमों की विशेषताएं निम्नलिखित हैं:

1. एक कार्यक्रम एकल उपयोग व्यापक योजना है। इसका गठन केवल एक विशेष उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए किया जाता है। एक बार लक्ष्य हासिल कर लेने के बाद कार्यक्रम को दोबारा इस्तेमाल नहीं किया जाएगा।

2. एक कार्यक्रम तैयार करने के लिए कई छोटी योजनाएं तैयार की जाती हैं। 20 प्रतिशत की बिक्री बढ़ाने के कार्यक्रम के लिए कई छोटी योजनाओं की आवश्यकता हो सकती है।

3. संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक कार्यक्रम तैयार किया जाता है।

4. यह एक समय सीमा देता है, जिस पर कार्यक्रम लागू किया जाना है। किसी विशेष कार्य को करने के लिए एक सख्त समय सारणी तय की जाती है।

5. एक कार्यक्रम को समन्वित नियोजन प्रयासों को सुनिश्चित करना चाहिए।

कार्यक्रमों के लाभ:

कार्यक्रमों के निम्नलिखित फायदे हैं:

1. कार्यक्रम संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कार्रवाई का एक पाठ्यक्रम निर्धारित करते हैं। बाद में किए जाने वाले कार्यों का विवरण और समय-सारिणी का निर्धारण सभी अग्रिम में किया जाता है। यह योजनाओं के सुचारू कार्यान्वयन में सक्षम बनाता है।

2. कार्यक्रम संगठन में बेहतर समन्वय बनाने में सहायक होते हैं। उचित समन्वय प्रदान करने के लिए नीतियां, प्रक्रियाएं, नियम, बजट आदि हैं।

3. कार्यक्रम एक्शन-ओरिएंटेड प्लान हैं और कर्मचारियों को प्रेरणा प्रदान करते हैं।

कार्यक्रमों की सीमाएं:

1. यदि कार्यक्रमों को सावधानी से नहीं बनाया जाता है, तो उनके विफल होने का खतरा है। किए जाने वाले कार्यों और पालन की जाने वाली प्रक्रियाओं को ठीक से चुना जा सकता है। प्रारंभिक स्तर पर इस तरह के अंतराल कार्यक्रमों को अप्रभावी बना देंगे।

2. हमेशा अपर्याप्त समन्वय का खतरा होता है। यदि कार्यक्रम के विभिन्न तत्व जैसे नीतियों, प्रक्रियाओं, नियमों आदि को ठीक से संतुलित नहीं किया जाता है, तो कार्यक्रमों का ठीक से समन्वय नहीं होगा।

3. प्रमुख कार्यक्रमों में कई उप-कार्यक्रम होते हैं। मुख्य कार्यक्रम को पूरा करने के लिए सभी उप-कार्यक्रमों को सफलतापूर्वक किया जाना चाहिए। एक छोटे से कार्यक्रम को लागू करने में कोई चूक पूरे अभ्यास को खतरे में डाल सकती है।

बजट:

बजट भविष्य की अवधि में आगे बढ़ने के लिए व्यावसायिक योजनाओं और नीतियों की मौद्रिक या / और मात्रात्मक अभिव्यक्ति है। बजट शब्द का उपयोग व्यावसायिक उद्यम के नियोजन, समन्वय और नियंत्रण के लिए बजट और अन्य प्रक्रियाएं तैयार करने के लिए किया जाता है।

इंस्टीट्यूट ऑफ कॉस्ट एंड वर्क्स अकाउंटेंट्स, लंदन के अनुसार, "एक बजट एक वित्तीय विवरण और / या मात्रात्मक विवरण है, जो किसी निर्धारित उद्देश्य को प्राप्त करने के उद्देश्य से उस अवधि के दौरान किए जाने वाले पॉलिसी की एक निर्धारित अवधि से पहले तैयार किया जाता है। "जॉर्ज आर। टेरी के शब्दों में, " एक बजट भविष्य की जरूरतों का एक अनुमान है, जो एक व्यवस्थित ठिकानों के अनुसार व्यवस्थित होता है, एक निश्चित अवधि के लिए किसी उद्यम की कुछ या सभी गतिविधियों को कवर करता है। "क्राउन के शब्दों में। और हावर्ड को एक बजट के रूप में परिभाषित किया गया है, "एक निश्चित अवधि के दौरान प्रबंधन नीति का एक पूर्व निर्धारित कथन जो वास्तव में प्राप्त परिणामों के साथ तुलना के लिए एक मानक प्रदान करता है।"

बजट के लक्षण:

1. एक बजट पिछले आंकड़ों पर आधारित होना चाहिए। भविष्य में संभावनाओं को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए।

2. एक बजट लचीला होना चाहिए ताकि यह स्थिति की आवश्यकताओं के अनुसार संशोधित हो। बजट में कठोरता कभी-कभी मुश्किलें पैदा करती है।

3. विभिन्न स्तरों पर व्यक्तियों को एक बजट तैयार करने में शामिल होना चाहिए। इससे बजट को लागू करते समय हर किसी का सहयोग प्राप्त करने में मदद मिलेगी।

4. एक बजट एक विशिष्ट कथन होना चाहिए। बजट में मात्रा या मौद्रिक जानकारी स्पष्ट रूप से उल्लिखित होनी चाहिए।

5. बजट तैयार करते समय शीर्ष प्रबंधन की सक्रिय भागीदारी होनी चाहिए।

बजट तैयार करने की आवश्यकता:

नीति नियोजन और नियंत्रण के लिए बजट आवश्यक है। निम्नलिखित कारणों से बजट आवश्यक हैं:

1. भविष्य की नीतियों को बनाने के लिए बजट की आवश्यकता होती है।

2. वे विभिन्न विभागों या एक उद्यम के क्षेत्रों के बीच समन्वय सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक हैं।

3. बजट प्रबंधन के हाथों में नियंत्रण का एक उपकरण है। विभिन्न व्यक्तियों के लिए तय किए गए बजट प्रदर्शन के आकलन के लिए तय किए गए मानदंड होंगे।

4. बजट विभिन्न कर्मचारियों के लिए प्रेरणा का काम करता है। जब प्रदर्शन के लिए लक्ष्य तय किए जाते हैं तो व्यक्ति उन्हें जल्द से जल्द हासिल करने की कोशिश करेंगे। उन्हें एक लक्ष्य दिया गया है जिसके लिए उन्हें काम करना चाहिए।

बजट का वर्गीकरण और प्रकार:

बजट को आमतौर पर उनकी प्रकृति के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है। निम्नलिखित प्रकार के बजट हैं जो आमतौर पर उपयोग किए जाते हैं।

ए समय के आधार पर वर्गीकरण:

1. दीर्घकालिक बजट।

2. अल्पकालिक बजट।

3. वर्तमान बजट।

बी। कार्य के आधार पर वर्गीकरण:

1. कार्यात्मक या सहायक बजट।

2. मास्टर बजट।

C. लचीलेपन के आधार पर वर्गीकरण:

1. निश्चित बजट।

2. लचीला बजट।

A. समय के अनुसार वर्गीकरण:

1. दीर्घकालिक बजट:

बजट व्यवसाय की दीर्घकालिक योजना का चित्रण करने के लिए तैयार किए जाते हैं। दीर्घकालिक बजट की अवधि पांच से दस वर्षों के बीच भिन्न होती है। दीर्घकालिक योजना शीर्ष स्तर के प्रबंधन द्वारा की जाती है; यह आमतौर पर प्रबंधन के निचले स्तर के लिए नहीं जाना जाता है। दीर्घावधि बजट चिंता के कुछ क्षेत्रों के लिए तैयार किए जाते हैं जैसे कि पूंजीगत व्यय, अनुसंधान और विकास, दीर्घकालिक वित्त इत्यादि। ये बजट उन उद्योगों के लिए उपयोगी होते हैं जहां पर गर्भधारण की अवधि लंबी होती है यानी मशीनरी, बिजली, इंजीनियरिंग आदि।

2. अल्पकालिक बजट:

ये बजट आम तौर पर एक या दो साल के लिए होते हैं और मौद्रिक शर्तों के रूप में होते हैं। उपभोक्ता वस्तुओं जैसे कि चीनी, कपास, कपड़ा, आदि लघु अवधि के बजट का उपयोग करते हैं।

3. वर्तमान बजट:

वर्तमान बजट की अवधि आम तौर पर महीनों और हफ्तों की होती है। ये बजट व्यवसाय की वर्तमान गतिविधियों से संबंधित हैं। ICWA, लंदन के अनुसार। "वर्तमान बजट एक बजट है जो थोड़े समय के लिए उपयोग के लिए स्थापित किया गया है और वर्तमान परिस्थितियों से संबंधित है।"

बी। कार्य के आधार पर वर्गीकरण:

1. कार्यात्मक बजट:

ये बजट विभिन्न कार्यों से संबंधित होते हैं, इन बजटों की संख्या व्यवसाय के आकार और प्रकृति पर निर्भर करती है।

आमतौर पर इस्तेमाल किए जाने वाले कार्यात्मक बजट हैं:

(ए) बिक्री बजट।

(बी) उत्पादन बजट सहित:

(i) कच्चा माल बजट

(ii) श्रम बजट

(iii) संयंत्र उपयोग बजट।

(c) खरीद बजट।

(घ) नकद बजट।

(Budget) वित्त बजट।

2. मास्टर बजट:

विभिन्न कार्यात्मक बजट मास्टर बजट में एकीकृत होते हैं। यह बजट अलग कार्यात्मक बजट के अंतिम एकीकरण द्वारा तैयार किया गया है। ICWA, लंदन के अनुसार, "मास्टर बजट अपने कार्यात्मक बजट को शामिल करने वाला सारांश बजट है।" मास्टर बजट बजट कार्यालय द्वारा तैयार किया जाता है और यह शीर्ष स्तर के प्रबंधन के साथ बना रहता है। इस बजट का उपयोग विभिन्न कार्यात्मक विभागों की गतिविधियों के समन्वय के लिए किया जाता है और एक नियंत्रण उपकरण के रूप में भी मदद कर रहा है।

C. लचीलेपन के आधार पर वर्गीकरण:

1. निश्चित बजट:

निश्चित बजट गतिविधि के एक निश्चित स्तर के लिए तैयार किया जाता है, बजट वित्तीय वर्ष की शुरुआत से पहले तैयार किया जाता है। यदि वित्तीय वर्ष जनवरी में शुरू होता है तो बजट एक या दो महीने पहले यानी नवंबर या दिसंबर में तैयार किया जाएगा। प्रत्याशित परिवर्तनों से उत्पन्न होने वाले व्यय में परिवर्तन को बजट में समायोजित नहीं किया जाएगा। बजट और वास्तविक आंकड़ों में लगभग बारह महीने का अंतर होता है।

ICWA, लंदन के अनुसार, "फिक्स्ड बजट एक ऐसा बजट है जो वास्तव में वास्तव में प्राप्त किए गए गतिविधि के स्तर के बिना अपरिवर्तित रहने के लिए डिज़ाइन किया गया है।" स्थिर बजट स्थिर परिस्थितियों में उपयुक्त हैं। यदि बिक्री, खर्च और लागत को अधिक सटीकता के साथ पूर्वानुमानित किया जा सकता है तो इस बजट का लाभ उठाया जा सकता है।

2. लचीला बजट:

एक लचीले बजट में विभिन्न स्तरों की गतिविधियों के लिए बजट की एक श्रृंखला होती है। इसलिए, यह गतिविधि के स्तरों के साथ भिन्न होता है। व्यवसाय की स्थितियों में अप्रत्याशित परिवर्तन को ध्यान में रखते हुए एक लचीला बजट तैयार किया जाता है। एक निश्चित बजट को एक बजट के रूप में परिभाषित किया जाता है, जो निश्चित, अर्ध-निश्चित और परिवर्तनीय लागत के बीच के अंतर को पहचानकर गतिविधि के स्तर के संबंध में बदलने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

लचीला बजट उपयोगी होगा जहां समय-समय पर गतिविधि का स्तर बदलता रहता है। जब मांग का पूर्वानुमान अनिश्चित होता है और उपक्रम सामग्री, श्रम आदि की कमी की परिस्थितियों में काम करता है, तो बजट अधिक अनुकूल होगा।

बजट बनाने के लाभ:

बजट प्रबंधन के हाथों में एक उपकरण के रूप में कार्य करता है। वे व्यवसाय की दक्षता में सुधार करने में मदद करते हैं।

बजट बनाने के कुछ फायदे निम्नलिखित हैं:

1. दक्षता में सुधार:

बजटिंग संगठन में दक्षता में सुधार करने में मदद करता है। हर व्यक्ति को उपलब्धि के लिए एक लक्ष्य मिलता है। चूंकि प्रदर्शन को दिए गए लक्ष्यों के खिलाफ मूल्यांकन किया जाता है, कर्मचारी अपनी दक्षता में सुधार करने की कोशिश करते हैं।

2. समन्वय:

विभिन्न विभागों और क्षेत्रों के कामकाज को बजट की मदद से ठीक से समन्वित किया जाता है। विभिन्न विभागों के बजट का एक दूसरे पर असर पड़ता है। बजटीय लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए विभिन्न अधिकारियों और अधीनस्थों का सहयोग आवश्यक है।

3. अर्थव्यवस्था:

व्यय की योजना व्यवस्थित होगी और खर्च करने में एक अर्थव्यवस्था होगी। वित्त को इष्टतम उपयोग के लिए रखा जाएगा। चिंता के लिए प्राप्त लाभ अंततः उद्योग और फिर राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था तक विस्तारित होंगे।

4. कर्मचारियों के बीच चेतना:

बजट से कर्मचारियों में चेतना पैदा होती है। कर्मचारियों के लिए लक्ष्य तय करके, उन्हें अपनी जिम्मेदारी के प्रति जागरूक किया जाता है। हर कोई जानता है कि उसे क्या करने की उम्मीद है और वह निर्बाध रूप से काम जारी रखता है।

5. समय सीमा:

बजट को विशिष्ट अवधियों के लिए तैयार किया जाता है और प्रदर्शन को इन अवधियों के अंत में आंका जाता है। कर्मचारियों के काम करने के परिणामों को एक निर्दिष्ट समय के बाद जाना जा सकता है।