प्रबंधन के कार्य: शीर्ष 6 कार्य
यह लेख प्रबंधन के छह महत्वपूर्ण कार्यों पर प्रकाश डालता है। ये कार्य हैं: 1. योजना 2. स्टाफिंग 3. समन्वय 4. आयोजन 5. निर्देश 6. नियंत्रण।
प्रबंधन के कार्य:
समारोह # 1. योजना:
योजना विभिन्न संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए अपनाई जाने वाली कार्रवाई के पाठ्यक्रम को निर्धारित करने में मदद करती है। यह पहले से ही निर्णय है कि क्या करना है, कब करना है, कैसे करना है और कोई विशेष काम कौन करेगा। नियोजन एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें 'करने से पहले सोच' शामिल है।
योजना एक प्रबंधक की मानसिक स्थिति से संबंधित है। वह काम करने से पहले सोचता है। नियोजन समारोह पूरा होने के बाद प्रबंधन के अन्य कार्य जैसे आयोजन, स्टाफ निर्देशन, समन्वय और नियंत्रण भी किया जाता है।
टेरी के अनुसार, "नियोजन तथ्यों के चयन के साथ-साथ भविष्य के बारे में मान्यताओं का उपयोग करते हुए प्रस्तावित गतिविधियों के विज़ुअलाइज़ेशन और योगों में वांछित परिणामों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक माना जाता है।"
योजना आगे देखने की एक प्रक्रिया है। नियोजन का प्राथमिक उद्देश्य बेहतर परिणाम प्राप्त करना है। इसमें संगठनात्मक उद्देश्यों और विकासशील नीतियों, प्रक्रियाओं, कार्यक्रमों, बजट और रणनीतियों के बारे में निर्णय शामिल है। योजना एक सतत प्रक्रिया है जो प्रबंधन के सभी स्तरों पर काम करती है।
एक विस्तृत योजना शुरुआत में की जाती है लेकिन वास्तविक प्रदर्शन की समीक्षा की जाती है और वास्तविक निष्पादन होने पर योजनाओं में उपयुक्त बदलाव शामिल किए जाते हैं। योजनाएँ कई प्रकार की हो सकती हैं, जैसे लघु श्रेणी की योजनाएँ, मध्यम श्रेणी की योजनाएँ, स्थायी योजनाएँ, एकल उपयोग योजनाएँ, रणनीतिक योजनाएँ, प्रशासनिक और परिचालन योजनाएँ।
नियोजन की प्रक्रिया में कई चरण शामिल हैं:
(i) जानकारी एकत्रित करना
(ii) उद्देश्यों को पूरा करना,
(iii) परिसर का विकास करना
(iv) क्रिया के वैकल्पिक पाठ्यक्रमों की जाँच करना
(v) कार्य करने का मूल्यांकन
(vi) प्रणाली की नकल की समीक्षा करना और
(vii) लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए योजनाओं का कार्यान्वयन।
समारोह # 2. आयोजन:
प्रत्येक व्यवसाय उद्यम को इसके विभिन्न पहलुओं की देखभाल के लिए कई लोगों की सेवाओं की आवश्यकता होती है। प्रबंधन अपनी जनशक्ति द्वारा प्राप्त किए जाने वाले लक्ष्यों को तय करता है।
उद्यम के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए हर व्यक्ति की ऊर्जा को चैनलाइज़ किया जाता है। आयोजन का कार्य उद्यम / इकाई के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए उत्पादन के सभी कारकों अर्थात पुरुषों, सामग्रियों, मशीनों और धन की गतिविधियों को व्यवस्थित, समन्वय, प्रत्यक्ष और नियंत्रित करना है।
लुइस ए। एलन के अनुसार, "जिम्मेदारी और अधिकार को पहचानने और समूहित करने की प्रक्रिया जिम्मेदारी और अधिकार को परिभाषित करने और सौंपने और लोगों को पूरा करने के उद्देश्यों में एक साथ सबसे प्रभावी ढंग से काम करने के लिए संबंधों को स्थापित करने के लिए है।"
संगठन की प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:
(i) प्रदर्शन किए जाने वाले कार्य की पहचान।
(ii) समान प्रकृति के कार्य को समूहीकृत करना।
(iii) व्यक्तियों को गतिविधियों या कार्य के इन समूहों को सौंपना।
(iv) प्राधिकरण को सौंपना और विभिन्न स्तरों पर जिम्मेदारी तय करना।
(v) विभिन्न गतिविधियों के इन प्राधिकरण-जिम्मेदारी संबंधों को समेटने के लिए।
संगठन का चरित्र और प्रकार उद्यम के आकार और प्रकृति पर निर्भर करता है। हालाँकि कई प्रकार के संगठन हैं लेकिन आमतौर पर उप-शीर्षक 8.2 के तहत पहले चर्चा किए गए तीन प्रकार के संगठन आमतौर पर उपयोग किए जाते हैं।
लाइन में संगठन प्राधिकरण प्रवाह लंबवत रूप से पदानुक्रम के शीर्ष से नीचे तक बनता है। कार्यात्मक संगठन के तहत काम को विभिन्न विभागों में विभाजित किया गया है। प्रत्येक विभाग एक प्रकार के काम में काम करता है और यह केवल एक काम में माहिर होता है।
एक काम करने वाले को कई वरिष्ठों के अधीन काम करना पड़ता है जो विभिन्न कार्यों में विशेषज्ञता रखते हैं। लाइन और स्टाफ संगठन लाइन अधिकारियों के साथ विशेषज्ञों के लिए प्रदान करता है। यह संगठन के लाइन और कार्यात्मक रूप का एक संयोजन है।
समारोह # 3. स्टाफिंग:
फ़ंक्शन में संगठन प्रक्रिया द्वारा बनाए गए पदों में भर्ती शामिल है। यह एक संगठन के मानव संसाधनों से संबंधित है। Koontz और O 'डोनेल के अनुसार, स्टाफिंग कार्य बल, आवश्यकताओं, मूल्यांकन, चयन, क्षतिपूर्ति और प्रशिक्षण के माध्यम से संगठन संरचना में भरे हुए पदों को भर रहा है और रख रहा है।
इस प्रकार, स्टाफिंग में निम्नलिखित शामिल हैं:
मैं। जनशक्ति नियोजन,
ii। भर्ती, चयन और जनशक्ति का प्रशिक्षण;
iii। अपेक्षित स्थिति में जनशक्ति का प्लेसमेंट,
iv। जनशक्ति का विकास, संवर्धन, स्थानांतरण और मूल्यांकन और
v। कर्मचारी पारिश्रमिक और प्रोत्साहन का निर्धारण।
एक संगठन के प्रत्येक प्रबंधक को दूसरों के माध्यम से चीजों को प्राप्त करने के लिए एक या दूसरे रूप में स्टाफिंग फ़ंक्शन करना पड़ता है। लेकिन यह निश्चित रूप से एक कठिन प्रबंधकीय कार्य है क्योंकि यह उन मनुष्यों से संबंधित है जिनके व्यवहार और कार्यों की भविष्यवाणी नहीं की जा सकती है, और यही कारण है कि यह प्रबंधन की एक विशिष्ट और विशिष्ट शाखा बन गई है।
फंक्शन # 4. दिशा:
निर्देशन का संबंध संगठन के लक्ष्यों से संबंधित वांछित योजनाओं को पूरा करने से है। यह संगठित और नियोजित कार्रवाई शुरू करता है और समूह गतिविधियों की उपलब्धि के लिए अधीनस्थों द्वारा प्रभावी प्रदर्शन सुनिश्चित करता है। दिशा को प्रबंधन में कार्रवाई कहा जाता है।
योजना, आयोजन और स्टाफिंग के बाद, प्रबंधक को अपने जूनियर्स को रास्ता दिखाना और उसकी निगरानी करना होता है। मैसी के अनुसार, निर्देशन कुल तरीकों की चिंता करता है जिसमें एक प्रबंधक अधीनस्थों की क्रियाओं को प्रभावित करता है। ”यह प्रबंधक की अंतिम कार्रवाई है कि वह सभी तैयारियों को पूरा करने के बाद दूसरों को कार्य करने में सक्षम बनाता है।
निर्देशन एक निरंतर कार्य है और प्रबंधन के सभी स्तरों पर किया जाता है। दिशा में शामिल मुख्य गतिविधियाँ हो सकती हैं:
(i) नेतृत्व :
एक प्रबंधक को आदेश और निर्देश जारी करने होते हैं और गाइड प्लस अपने प्रदर्शन को बेहतर बनाने और उद्यम उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए अपने काम में अपने मातहतों को पेशेवर सलाह प्रदान करते हैं।
नेतृत्व 'वह प्रक्रिया है, जिसके द्वारा एक प्रबंधक कल्पनाशील रूप से दूसरों के काम को चुनने और प्रभावित करने और दूसरों और संगठन के बीच इस तरह से निर्दिष्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रभावित करता है कि दोनों को अधिकतम संतुष्टि मिलेगी।
नेतृत्व कार्यकर्ताओं के बीच विश्वास और उत्साह पैदा करने और उनमें एक आग्रह पैदा करने की क्षमता है, जिसका नेतृत्व किया जाए। एक सफल नेता होने के लिए, एक प्रबंधक के पास दूरदर्शिता, अभियान, पहल और आत्मविश्वास के गुण होने चाहिए। विभिन्न स्थितियों के लिए विभिन्न प्रकार के नेतृत्व की आवश्यकता हो सकती है, अर्थात निरंकुश नेतृत्व और लोकतांत्रिक नेतृत्व।
(ii) संचार:
संचार प्रबंधन का एक बहुत महत्वपूर्ण कार्य है। इसे आज प्रबंधन की नंबर एक समस्या माना जाता है। यह एक स्थापित तथ्य है कि प्रबंधक अपना काम करने का 85 से 95 प्रतिशत समय दूसरों के साथ संवाद करने में व्यतीत करते हैं। संचार की प्रक्रिया वह क्रिया है जिसके द्वारा अधीनस्थ के व्यवहार को आंका जाता है, संशोधित किया जाता है और यदि आवश्यक हो तो उनके कार्यों में परिवर्तन को प्रभावित किया जाता है।
संचार शब्द लैटिन शब्द से लिया गया है, 'कम्युनिस' जिसका अर्थ है 'सामान्य' इस प्रकार संचार का अर्थ है विचारों को साझा करना।
संचार का सार रिसीवर और प्रेषक के साथ संबंधित है ताकि उन्हें किसी विशेष संदेश को समझने में सक्षम किया जा सके। यह दो या अधिक व्यक्तियों के बीच विचारों, भावनाओं, भावनाओं और ज्ञान और सूचनाओं के आदान-प्रदान को संदर्भित करता है। संचार की अनुमति तक प्रबंधन में कुछ भी नहीं होता है।
संचार एक दो-तरफ़ा प्रक्रिया है क्योंकि इसमें सूचना और समझ दोनों शामिल हैं। संचार को औपचारिक कहा जाता है जब यह संगठन संरचना में प्रदान किए गए औपचारिक चैनलों का पालन करता है, यह अनौपचारिक संचार है, जब यह औपचारिक चैनलों का पालन नहीं करता है। संचार अपने अधीनस्थों के लिए श्रेष्ठ से नीचे की ओर और अधीनस्थों से अपने वरिष्ठों से ऊपर की ओर होता है।
निर्णय लेने और योजना बनाने के लिए प्रबंधन के सभी स्तरों पर संचार आवश्यक है। यह प्रबंधकीय क्षमता को बढ़ाता है और नियंत्रण की सुविधा देता है।
(iii) प्रेरणा:
अभिप्रेरणा शब्द की उत्पत्ति ive मकसद ’शब्द से हुई है जिसका अर्थ है एक आवश्यकता या भावना जो किसी व्यक्ति को कार्य करने के लिए प्रोत्साहित करती है। अभिप्रेरण मातहतों के बीच काम करने या वांछित तरीके से व्यवहार करने के लिए आग्रह पैदा करने की मनोवैज्ञानिक प्रक्रिया है।
यह प्रबंधन का एक बहुत महत्वपूर्ण कार्य है। प्रेरणा के महत्व को इस तथ्य से महसूस किया जा सकता है कि एक कार्यकर्ता का प्रदर्शन उसके काम करने की क्षमता और उसमें निर्मित प्रेरणा पर निर्भर करता है।
प्रबंधकों द्वारा अपने अधीनस्थों की प्रेरणा बढ़ाने के लिए कई रणनीतियाँ अपनाई जाती हैं। इस प्रकार एक प्रबंधक को अधीनस्थों को प्रेरित करने और उन्हें उद्यम के लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास करने के लिए प्रेरित करने के लिए अधीनस्थों को कुछ व्यक्तिगत प्रोत्साहन प्रदान करना होता है।
प्रदान किए जाने वाले प्रोत्साहन वित्तीय हो सकते हैं, जैसे कि मजदूरी में वृद्धि, या गैर-वित्तीय, जैसे बेहतर काम करने की स्थिति नौकरी की सुरक्षा, मान्यता आदि।
(iv) पर्यवेक्षण:
पर्यवेक्षण प्रबंधन के कार्य को निर्देशित करने का एक और महत्वपूर्ण तत्व है। निर्देश जारी करने के बाद, प्रबंधक को यह देखना होगा कि दिए गए निर्देश किए गए हैं। पर्यवेक्षण का तात्पर्य इनपुट संसाधनों के अधिकतम उपयोग को सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक और निर्देशित कार्य प्राप्त करने और अधीनस्थों को सही करने के लिए जब भी वे गलत होते हैं, को ठीक करना होता है।
हालांकि प्रबंधन के सभी स्तरों पर पर्यवेक्षण किया जाता है, पर्यवेक्षण की प्रमुख जिम्मेदारी प्रबंधन की पहली पंक्ति के साथ है। ध्वनि संगठनात्मक सेट अप, प्रभावी प्रतिनिधिमंडल, मानव दृष्टिकोण, प्रभावी संचार तकनीक और प्रबंधन पर्यवेक्षण को प्रभावी बनाते हैं।
फंक्शन # 5. को-ऑर्डिनेशन:
समन्वय को प्रबंधन का सबसे महत्वपूर्ण कार्य माना जाता है। सामान्य उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए संगठन में विभिन्न व्यक्तियों की गतिविधियों को चैनलाइज़ करना आवश्यक है। यह देखने के लिए प्रबंधन को छोड़ दिया जाता है कि विभिन्न खंडों का काम पूर्व निर्धारित लक्ष्यों के अनुसार चल रहा है और यदि कोई विचलन है तो सुधारात्मक उपाय किए जाएंगे।
निर्धारित लक्ष्यों से समन्वय एक टीम भावना पैदा करता है और सामूहिक प्रयासों के माध्यम से लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करता है। इसे सामान्य उद्देश्यों के प्रति कार्रवाई एम की एकता प्रदान करने के लिए समूह प्रयास के क्रमबद्ध व्यवस्था के रूप में कहा जा सकता है।
समन्वय को दो श्रेणियों में वर्गीकृत किया जा सकता है:
(i) कार्यक्षेत्र और क्षैतिज समन्वय, और
(ii) आंतरिक और बाह्य समन्वय।
जबकि ऊर्ध्वाधर समन्वय, प्रबंधन के विभिन्न स्तरों के बीच समन्वय है, जबकि क्षैतिज समन्वय शब्द का उपयोग तब किया जाता है जब समान स्तर के प्राधिकार के विभागों के बीच समन्वय प्राप्त करना होता है और शक्ति समन्वय तब आंतरिक होता है जब एक ही उद्यम या औद्योगिक इकाई और बाहरी के विभिन्न वर्गों के बीच है जब उद्यम के लिए संगठन के बाहर के लोगों या विशेषज्ञों के साथ इसकी आवश्यकता होती है।
समन्वय को प्रबंधन का बहुत सार माना जाता है क्योंकि प्रबंधक को प्रबंधन के अन्य सभी कार्य करने होते हैं, अर्थात, आयोजन, स्टाफिंग, निर्देशन और नियंत्रण की योजना बनाना।
समारोह # 6. नियंत्रण:
नियंत्रण के रूप में माना जा सकता है "यह निर्धारित करना कि क्या पूरा किया जा रहा है, अर्थात, यदि आवश्यक हो तो प्रदर्शन का मूल्यांकन करना, सुधारात्मक उपाय लागू करना ताकि प्रदर्शन योजना के अनुसार हो।
उद्यम के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए नियंत्रण आवश्यक है। विभिन्न गतिविधियों की योजना नीतियों के स्वत: कार्यान्वयन को सुनिश्चित नहीं करती है। नियंत्रण वह प्रक्रिया है जो प्रबंधन को अपनी नीतियों को कार्यान्वित करने और सुधारात्मक कार्रवाई करने में सक्षम बनाती है यदि प्रदर्शन पूर्व-निर्धारित लक्ष्यों और मानकों के विरुद्ध है।
नियोजन प्रबंधन प्रक्रिया की शुरुआत है, नियंत्रण को तकनीक का अंतिम चरण माना जा सकता है। यदि योजना आगे बढ़ रही है, तो नियंत्रण वापस दिख रहा है। नियोजन के बिना नियंत्रण संभव नहीं है और नियोजन नियंत्रण के बिना अर्थहीन है इसलिए दोनों एक दूसरे के साथ निकटता से संबंधित हैं।
नियंत्रण एक लाइव फ़ंक्शन है और प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर अधिकारी अपने अधीनस्थों के प्रदर्शन का लगातार आकलन करते हैं। नियंत्रण का मुख्य कार्य यह देखना है कि प्रदर्शन वांछित परिणामों को पूरा करने में सक्षम है। एक नियंत्रण प्रणाली, प्रभावी होने के लिए, गतिविधि रिपोर्ट विचलन की प्रकृति के अनुरूप होना चाहिए यदि कोई तुरंत, संगठन संरचना को प्रतिबिंबित करता है, सुधारात्मक कार्रवाई का आश्वासन देता है और किफायती हो।
नियंत्रण की प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:
(i) प्रदर्शन के मानक स्थापित करना या स्थापित करना।
(ii) उद्यम के वास्तविक प्रदर्शन को मापना।
(iii) मानक सेट के साथ वास्तविक प्रदर्शन की तुलना करना।
(iv) विचलन का पता लगाना, यदि कोई हो, और
(v) यदि आवश्यक हो तो सुधारात्मक कार्रवाई करना।
