कैसे प्रभावी रूप से अपने संगठन को व्यवस्थित करें? (5 चरण)

आयोजन समारोह बेहद महत्वपूर्ण है, क्योंकि एक बार संगठन के उद्देश्यों और योजनाओं को स्थापित किया गया है; यह प्राथमिक तंत्र है जिसके साथ प्रबंधक ऐसी योजनाओं को सक्रिय करते हैं।

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"आयोजन" संसाधनों को इकट्ठा करने का कार्य है, ऐसे संसाधनों के लिए क्रमिक उपयोग की स्थापना और संगठनात्मक योजनाओं को पूरा करने के लिए कार्यों को व्यवस्थित करना। इसमें यह निर्धारित करना शामिल है कि कौन से कार्य किए जाने हैं, कैसे कार्यों को समूहीकृत किया जाना है, इन कार्यों को करने के लिए कौन जिम्मेदार होगा और कौन इन कार्यों के बारे में निर्णय करेगा।

आयोजन की प्रक्रिया में निम्नलिखित पाँच चरण होते हैं।

1. योजनाओं और उद्देश्यों की समीक्षा करना:

प्रबंधन के लिए पहला कदम संगठनात्मक लक्ष्यों और उद्देश्यों और उन्हें प्राप्त करने की उसकी योजनाओं पर प्रतिबिंबित करना है ताकि उचित गतिविधियों को निर्धारित किया जा सके। उदाहरण के लिए, यदि एक उच्च श्रेणी के रेस्तरां को एक संभ्रांत क्षेत्र में खोला जाना है, तो प्रबंधन को उद्देश्यों को स्थापित करना चाहिए और इन उद्देश्यों की समीक्षा करनी चाहिए ताकि ये रेस्तरां के स्थान और ग्राहकों के प्रकार के अनुरूप हों।

2. गतिविधियों का निर्धारण:

दूसरे चरण में, प्रबंधक उद्देश्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक गतिविधियों को तैयार करते हैं और उनका विश्लेषण करते हैं। सामान्य गतिविधियों जैसे हायरिंग, ट्रेनिंग, कीपिंग रिकॉर्ड्स वगैरह के अलावा ऐसी विशिष्ट गतिविधियाँ हैं जो किसी संगठन के व्यवसाय के प्रकार के लिए विशिष्ट हैं। उदाहरण के लिए, रेस्तरां के मामले में, दो प्रमुख गतिविधियाँ या कार्य भोजन पका रहे हैं और ग्राहकों की सेवा कर रहे हैं।

3. गतिविधियों को वर्गीकृत करना और समूह बनाना:

एक बार कार्य निर्धारित हो जाने के बाद, इन कार्यों को प्रबंधनीय कार्य इकाइयों में वर्गीकृत किया जाना चाहिए। यह आमतौर पर गतिविधियों की समानता के आधार पर किया जाता है। उदाहरण के लिए, एक निर्माण संगठन में, गतिविधियों को उत्पादन, विपणन, वित्त, अनुसंधान और विकास और इतने पर वर्गीकृत किया जा सकता है।

कार्यों की इन प्रमुख श्रेणियों को संचालन और पर्यवेक्षण की सुविधा के लिए छोटी इकाइयों में विभाजित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, रेस्तरां में ग्राहकों की सेवा के क्षेत्र में, कॉकटेल ऑर्डर लेने के लिए, भोजन के आदेश के लिए और तालिकाओं को साफ करने के लिए अलग-अलग व्यक्ति हो सकते हैं। खाना पकाने के लिए, विभिन्न प्रकार के भोजन के लिए अलग-अलग रसोइयों द्वारा हो सकता है।

4. काम और संसाधन असाइन करना:

यह कदम आयोजन के लिए महत्वपूर्ण है क्योंकि सही व्यक्ति को सही काम के साथ मेल खाना चाहिए और व्यक्ति को सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए संसाधनों के साथ प्रदान किया जाना चाहिए। रेस्तरां के प्रबंधन को यह निर्धारित करना चाहिए कि आदेश कौन लेगा और कौन टेबल सेट करेगा और इन व्यक्तियों के बीच संबंध क्या होगा। प्रबंधन को यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि खाद्य पदार्थों, बर्तनों और कटलरी के पर्याप्त संसाधन आवश्यक रूप से प्रदान किए जाएं।

5. मूल्यांकन परिणाम:

इस अंतिम चरण में, परिणामों के बारे में प्रतिक्रिया यह निर्धारित करेगी कि कार्यान्वित संगठनात्मक रणनीति कितनी अच्छी तरह काम कर रही है। यह प्रतिक्रिया यह भी निर्धारित करेगी कि संगठनात्मक सेट-अप में कोई परिवर्तन आवश्यक या वांछनीय है या नहीं। उदाहरण के लिए, रेस्तरां के मामले में, ग्राहकों की शिकायतें और सुझाव भोजन की तैयारी, रेस्तरां की आंतरिक सजावट या सेवा में दक्षता में कोई आवश्यक परिवर्तन करने में प्रबंधक की सहायता करेंगे।