अपने संगठन में संचार बाधाओं को कैसे दूर करें? - जवाब दिया!

परिचालन अनुकूलन के लिए प्रभावी संचार के लिए बाधाओं को पहचानना और दूर करना प्रबंधन के लिए बहुत महत्वपूर्ण है। इसमें स्थितियों का निदान और विश्लेषण करना, उचित संदेश तैयार करना, इन संदेशों को संप्रेषित करने के लिए उपयुक्त चैनलों का चयन करना, संदेशों को सही डिकोडिंग और संदेशों की व्याख्या में रिसीवरों की सहायता करना और एक कुशल और प्रभावी प्रतिक्रिया प्रणाली प्रदान करना शामिल है।

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इस संबंध में कुछ कदम उठाए जा सकते हैं:

1. प्रतिक्रिया और ऊपर की ओर संचार:

प्रतिक्रिया गलतफहमी को कम करने में मदद करती है। जब रिसीवर को संदेश के बारे में किसी भी प्रश्न के स्पष्टीकरण और उत्तर देने का अवसर दिया जाता है, तो जानकारी को अधिक सटीक रूप से स्थानांतरित किया जाता है। दो-तरफ़ा संचार, भले ही अधिक समय लगता है, अविश्वास से बचा जाता है और विश्वास और खुलेपन की ओर जाता है जो प्रेषक और रिसीवर के बीच एक स्वस्थ संबंध बनाता है और प्रभावी संचार में योगदान देता है। एक खुले द्वार की नीति रखने और श्रमिकों को सुझाव देने के लिए अवसर प्रदान करके ऊपर की ओर संचार को मजबूत किया जाता है जिसे प्रबंधन द्वारा गंभीरता से लिया जाना चाहिए और उन्हें उचित कार्रवाई करनी चाहिए।

2. सुनने के कौशल में सुधार:

स्टुअर्ट चेस के अनुसार, "सुनने में बात करने का दूसरा हिस्सा है, " और संचार प्रक्रिया का बहुत महत्वपूर्ण हिस्सा है। सुनना एक सक्रिय मानसिक प्रक्रिया है और केवल सुनने से परे है। सुनने की अच्छी आदतें बेहतर समझ और एक-दूसरे के साथ अच्छे संबंध बनाती हैं। सुनना एक मान्यता है कि संचार प्रक्रिया में रिसीवर की जिम्मेदारी है। प्रभावी सुनने के लिए कुछ दिशानिर्देश हैं:

a) सुनने वाले को वक्ता पर पूरा ध्यान देने की आवश्यकता है। अपने मन को किसी और चीज से भटकने न दें, अन्यथा आप संदेश के अर्थ को उसकी संपूर्णता में समझ नहीं पाएंगे।

ख) भाषा में स्वर और भावनाओं का इस्तेमाल किया गया है जिसे उचित ध्यान देना चाहिए। संदेश सामग्री में भावनाओं के लिए सुनो और इन भावनाओं के प्रति सकारात्मक प्रतिक्रिया दें।

ग) किसी भी ऐसे बिंदु को स्पष्ट करने के लिए प्रश्न पूछें जो आपको स्पष्ट रूप से समझ में नहीं आता है और जो कुछ कहा गया है उसकी अपनी समझ को वापस वक्ता को प्रतिबिंबित करें।

घ) यह सुनिश्चित करें कि बातचीत के दौरान कोई बाहर की रुकावट और व्यवधान न हो।

ई) अपने पिछले व्यवहार और प्रेषक के साथ अनुभवों के कारण या उसके बारे में आपकी धारणा, सकारात्मक या नकारात्मक के कारण संदेश के महत्व का न्याय न करें।

च) संदेश समाप्त होने से पहले निष्कर्ष पर न जाएं और स्पष्ट रूप से समझा जाए।

छ) संदेश को सामग्री के बारे में दोगुना करने और संदेश के इरादे के बारे में सुनिश्चित करने के लिए समाप्त होने के बाद उसे संक्षेप में बताएं और उसे पुनर्स्थापित करें।

3) लेखन कौशल विकसित करना:

स्पष्ट रूप से लिखे गए संदेश अर्थ और धारणा संबंधी बाधाओं से बचने में मदद कर सकते हैं। एक अच्छी तरह से लिखा संचार गलतफहमी और गलत व्याख्या की संभावना को समाप्त करता है। संदेश लिखते समय, KISS सिद्धांत को अपनाना बुद्धिमानी होगी, जिसका अर्थ है "इसे छोटा और सरल रखें, इस प्रकार अर्थ को यथासंभव स्पष्ट करें ताकि यह वांछित उद्देश्य को पूरा करे। लिखित संचार में कुछ उपयोगी संकेत रॉबर्ट डिगिस द्वारा सुझाए गए हैं:

क) शब्दों को सरल रखें:

इससे आपके विचार आवश्यक हो जाएंगे और संदेश प्राप्तकर्ता को समझना आसान हो जाएगा। यदि संदेश जटिल हैं और संदेश का अर्थ स्पष्ट नहीं होगा तो संदेश खो जाएगा।

b) रचना के नियमों से मत बंधो:

जबकि व्याकरण और रचना के नियमों का सम्मान किया जाना चाहिए, लेकिन संचार के अंतिम उद्देश्य पर उन्हें प्राथमिकता नहीं देनी चाहिए।

ग) संक्षेप में लिखें। जितना संभव हो उतना कम शब्दों का उपयोग करें:

पूर्णता की कीमत पर संक्षिप्त मत बनो, लेकिन अपने विचारों, विचारों और विचारों को कम से कम शब्दों में व्यक्त करें।

घ) विशिष्ट बनें:

अस्पष्टता सटीकता को नष्ट कर देती है जो संदेश के इरादे के अर्थ की गलतफहमी की ओर ले जाती है। तदनुसार, विशिष्ट हो और बिंदु तक।

4) विश्वसनीयता अंतराल से बचें:

संचार एक सतत प्रक्रिया है और संचार का लक्ष्य संदेश की पूर्ण और सटीक समझ के साथ-साथ संगठन के सभी सदस्यों के बीच विश्वास का निर्माण है। तदनुसार, प्रबंधन को ईमानदार होना चाहिए और अधीनस्थों का विश्वास अर्जित करना चाहिए। प्रबंधन न केवल श्रमिकों की जरूरतों और भावनाओं के प्रति संवेदनशील होना चाहिए, बल्कि इसके वादों को कार्यों द्वारा समर्थित होना चाहिए।

प्रबंधन शब्द एक बंधन के रूप में अच्छा होना चाहिए। इसके बाद ही जन्मजात अभिवृद्धि का वातावरण बनेगा, जो संचार प्रक्रिया को बढ़ाएगा। जे। लुफ्ट द्वारा किए गए अध्ययनों के अनुसार, खुलापन और विश्वास का माहौल स्वस्थ संबंध बनाता है और विश्वसनीयता अंतराल को बंद करता है, इस प्रकार संचार प्रभावशीलता और वृद्धि में योगदान देता है।