निर्यात कारोबार में आवश्यक दस्तावेज की सूची

एक स्पष्ट सवाल उठता है: निर्यात कारोबार में प्रलेखन की आवश्यकता क्यों है? इस प्रश्न का उत्तर निर्यातक और दो देशों से संचालित आयातक के बीच व्यापारिक संबंधों की प्रकृति में निहित है। एक जानता है, घरेलू व्यापार के विपरीत, दोनों देशों में निर्यातक और आयातक से काम कर रहे वाणिज्यिक प्रथाओं और कानूनी प्रणाली अलग हैं।

इसलिए, निर्यातक के संबंधित हितों और निर्यात व्यवसाय में शामिल आयातक की सुरक्षा के लिए, कुछ दस्तावेजी औपचारिकताएं आवश्यक हो जाती हैं। इस तरह के प्रलेखन में राष्ट्रीय सीमाओं के पार माल और भुगतान के सुचारू प्रवाह की सुविधा है।

उनके द्वारा किए गए कार्यों के आधार पर निर्यात दस्तावेजों को मोटे तौर पर चार प्रकारों में वर्गीकृत किया गया है:

1. वाणिज्यिक दस्तावेज

2. नियामक दस्तावेज

3. निर्यात सहायता दस्तावेज

4. आयात करने वाले देशों द्वारा आवश्यक दस्तावेज।

आइए अब हम प्रत्येक श्रेणी के तहत उनके द्वारा किए गए विशिष्ट दस्तावेजों और कार्यों पर चर्चा करते हैं।

वाणिज्यिक दस्तावेज:

1. वाणिज्यिक चालान:

यह निर्यात लेनदेन में पहला मूल और एकमात्र पूर्ण दस्तावेज है। यह वास्तव में, माल के बारे में जानकारी युक्त सामग्री का एक दस्तावेज है। हार्मोनाइज्ड सिस्टम नोमेनक्लेचर (एचएसएन), मूल्य प्रभारित, शिपमेंट की शर्तें और माल युक्त पैकेज पर अंक और संख्या।

निर्यातक को अन्य उद्देश्यों के लिए भी इस दस्तावेज की आवश्यकता है जैसे:

(i) निर्यात निरीक्षण प्रमाणपत्र प्राप्त करना

(ii) उत्पाद शुल्क निकासी

(iii) सीमा शुल्क निकासी और

(iv) इस तरह के प्रोत्साहन को नकद प्रतिपूरक समर्थन (CCS) और आयात लाइसेंस के रूप में सुरक्षित करना।

यह दस्तावेज़ प्री-शिपमेंट और पोस्ट-शिपमेंट दोनों चरणों में तैयार किया गया है।

वाणिज्यिक चालान के अलावा, एक प्रोफार्मा चालान भी है। यह एक अस्थायी वाणिज्यिक चालान है जो निर्यातक द्वारा आयातक को भेजा जाता है। इसमें चिंतनशील शिपमेंट को शामिल किया गया है जो भविष्य में बनाया जा सकता है या नहीं।

आयातक को आयात लाइसेंस प्राप्त करने और निर्यातक के पक्ष में ऋण पत्र खोलने के लिए इस दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है। प्रोफार्मा चालान के ऐसे स्पष्ट महत्व के साथ, निर्यातक को आयातक को प्रोफार्मा चालान भेजने की आदत डालनी चाहिए, भले ही उसी की मांग क्यों न हो।

2. बिल का भुगतान:

बिल ऑफ लैडिंग (बी / एल) एक दस्तावेज है जो शिपिंग कंपनी द्वारा जारी किया जाता है कि यह स्वीकार किया जाता है कि इसमें उल्लिखित सामान या तो भेजा जा रहा है या भेज दिया गया है। यह भी एक उपक्रम है कि ऑर्डर के अनुसार सामान और ऑर्डर के अनुसार माल कंसाइनिवर को दिया जाएगा, बशर्ते कि उसमें निर्दिष्ट माल का विधिवत भुगतान किया गया हो।

बिल ऑफ लैडिंग तीन अलग-अलग कार्य करता है:

(i) यह अनुबंध (परिवहन) अनुबंध का प्रमाण है।

(ii) यह शिपिंग कंपनी द्वारा उसके द्वारा प्राप्त कार्गो के लिए दी गई रसीद है।

(iii) यह माल भेजने के लिए शीर्षक का एक दस्तावेज है।

लदान का बिल निर्यातक, माल ले जाने, माल भेजने, बंदरगाह के लदान, गंतव्य, माल और पार्टी को गंतव्य पर माल के आगमन पर अधिसूचित करने के बारे में विवरण देता है। बिल ऑफ लैडिंग को सेट बनाया गया है।

3. वायुमार्ग बिल:

एयर कैरिज में, परिवहन दस्तावेज को वायुमार्ग बिल के रूप में जाना जाता है। यह दस्तावेज़ माल के लिए अग्रेषण नोट के तीन कार्य करता है, माल की प्राप्ति के लिए रसीद, और माल की डिलीवरी प्राप्त करने के लिए प्राधिकरण। चूंकि यह गैर-परक्राम्य है, इसलिए यह समुद्री परिवहन वहन के बिल के रूप में समान वैधता नहीं रखता है।

4. एक्सचेंज का बिल (बी / ई):

बिल ऑफ एक्सचेंज एक ऐसा इंस्ट्रूमेंट या ड्राफ्ट है, जिसका इस्तेमाल अंतरराष्ट्रीय / निर्यात कारोबार में भुगतान के लिए किया जाता है। यह एक उपकरण है, जिसमें बिना शर्त के ऑर्डर लिखा होता है, जिस पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, जो मार्कर द्वारा हस्ताक्षरित होता है, जो एक निश्चित व्यक्ति को केवल एक व्यक्ति को या किसी इंस्ट्रूमेंट के बियरर को पैसे का भुगतान करने के निर्देश देता है। जिस व्यक्ति को विनिमय का बिल संबोधित किया जाता है, उसे या तो मांग पर या निश्चित या निर्धारित भविष्य में भुगतान करना होता है।

एक्सचेंज के बिल में तीन पार्टियां शामिल हैं:

(i) द ड्रॉअर (निर्यातक):

वह व्यक्ति जो B / E बनाता है या निष्पादित करता है, वह व्यक्ति जिसे भुगतान करना है, देय है।

(ii) द ड्रिवे (आयातक):

वह व्यक्ति जिस पर B / E ड्रा किया गया है और जिसे दस्तावेज़ की शर्तों को पूरा करना है।

(iii) आदाता (निर्यातक या निर्यातक बैंक):

पार्टी भुगतान प्राप्त करने के लिए।

5. क्रेडिट का पत्र:

यह खरीदार (आयातक के) बैंक द्वारा जारी किया गया एक लिखित उपकरण है, जो विक्रेता (निर्यातक) को कुछ शर्तों के अनुसार आकर्षित करने और कानूनी रूप में निर्धारित करने के लिए अधिकृत करता है कि ऐसे सभी बिलों (ड्राफ्ट) को सम्मानित किया जाएगा। लेटर ऑफ क्रेडिट, निर्यातक को खुले खातों या विनिमय के बिल की तुलना में अधिक सुरक्षा प्रदान करता है।

क्रेडिट के एक वाणिज्यिक पत्र में निम्नलिखित तीन पक्ष शामिल हैं:

(i) ओपनर या आयातक - खरीदार जो क्रेडिट खोलता है

(ii) जारीकर्ता - बैंक जो ऋण पत्र जारी करता है।

(iii) लाभार्थी - वह विक्रेता जिसके पक्ष में क्रेडिट खोला जाता है।

विभिन्न स्थितियों के आधार पर, ऋण पत्र निम्न प्रकार के हो सकते हैं:

(ए) प्रत्यावर्तनीय और अपरिवर्तनीय:

क्रेडिट के जारी करने योग्य पत्र के मामले में, खरीदार या जारीकर्ता निर्यातक या विक्रेता को पूर्व सूचना के बिना भुगतान से पहले किसी भी समय एक दायित्व को रद्द या बदल सकता है। जब पत्र अपरिवर्तनीय होता है, तो खरीदार निर्यातक की अनुमति के बिना दायित्व को रद्द या बदल नहीं सकता है।

(बी) की पुष्टि की और अपुष्ट:

क्रेडिट पत्र की पुष्टि के मामले में, भुगतान जारीकर्ता बैंक द्वारा किया जाता है। जब पत्र अपुष्ट होता है, तो बैंक द्वारा ऐसी कोई गारंटी नहीं दी जाती है।

(सी) के साथ और बिना पुनरावृत्ति:

यदि ग्राहक एक निर्दिष्ट अवधि के बाद बैंक को भुगतान करने में विफल रहता है, तो इसका मतलब है कि बैंक निर्यातक पर दोबारा निवेश कर सकता है। बिना लेटर के ऋण पत्र में ऐसा कोई प्रावधान नहीं है।

नियामक दस्तावेज:

1. भारत से निर्यात के लिए कानूनी दस्तावेज:

नियामक दस्तावेज दो प्रकार के होते हैं:

(i) पंजीकरण के लिए आवश्यक दस्तावेज, और

(ii) शिपमेंट के लिए आवश्यक दस्तावेज।

पहली श्रेणी के दस्तावेजों में आवेदन और प्राप्त करने के लिए अन्य सहायक दस्तावेज शामिल हैं:

(i) भारतीय रिजर्व बैंक (RBI) से कोड संख्या,

(ii) आयात और निर्यात के मुख्य नियंत्रक से आयातकों और निर्यातकों के कोड नंबर,

(iii) पंजीकरण-सह-सदस्यता प्रमाण पत्र (RCMC), आदि।

माल की शिपमेंट के लिए आवश्यक दस्तावेजों में निम्नलिखित शामिल हैं:

(i) जीआर फॉर्म:

पोस्ट के अलावा अन्य सभी निर्यातों के लिए इसे डुप्लिकेट में भरना आवश्यक है। दोनों प्रतियों को शिपमेंट के बंदरगाह पर सीमा शुल्क अधिकारियों को प्रस्तुत किया जाना है। वे भारतीय रिजर्व बैंक को भेजे जाने वाले मूल प्रति को सीधे अपने पास रखेंगे।

वे डुप्लिकेट कॉपी वापस कर देंगे जो माल के शिपमेंट के बाद अन्य दस्तावेजों के साथ वार्ता बैंक को प्रस्तुत की जाती है। निर्यात आय बढ़ने के बाद बातचीत करने वाला बैंक आरबीआई को डुप्लीकेट कॉपी भेजता है।

(ii) पीपी फॉर्म:

पार्सल पोस्ट (पीपी) द्वारा सभी देशों को निर्यात किया जाता है, सिवाय इसके कि जब able मूल्य देय ’या on कैश ऑन डिलीवरी’ के आधार पर पीपी फॉर्म पर घोषित किया जाए।

(iii) वीपी / सीओडी फॉर्म:

डाक पार्सल द्वारा or मूल्य देय ’या for कैश ऑन डिलीवरी’ के आधार पर आय का एहसास करने की व्यवस्था के तहत सभी देशों में निर्यात के लिए एक प्रति को सभी देशों में निर्यात के लिए भरा जाना आवश्यक है।

(iv) ईपी फॉर्म:

अफगानिस्तान और पाकिस्तान को डाक द्वारा छोड़कर ईपी प्रपत्रों पर घोषणा की जानी चाहिए।

(v) सॉफ्टेक्स फॉर्म:

गैर-भौतिक रूप में कंप्यूटर सॉफ्टवेयर के निर्यात के लिए इसे तीन प्रतियों में तैयार करना आवश्यक है।

2. शिपिंग बिल:

शिपिंग बिल मुख्य दस्तावेज है जिसके आधार पर निर्यात के लिए कस्टम की अनुमति दी जाती है। पोस्ट पार्सल की खेप के लिए सीमा शुल्क घोषणा पत्र भरना पड़ता है। सीमा शुल्क अधिकारियों के पास तीन प्रकार के शिपिंग बिल उपलब्ध हैं।

य़े हैं:

(i) मुफ्त शिपिंग बिल:

इसका उपयोग माल के निर्यात के लिए किया जाता है जिसके लिए कोई निर्यात शुल्क नहीं है।

(ii) विधिवत शिपिंग बिल:

पीले कागज पर मुद्रित, इसका उपयोग उन वस्तुओं के मामले में किया जाता है जो निर्यात शुल्क / उपकर के अधीन हैं।

(iii) ड्रॉबैक शिपिंग बिल:

यह आमतौर पर हरे कागज पर मुद्रित होता है और इसका उपयोग ड्यूटी ड्रॉ बैक के लिए माल के निर्यात के लिए किया जाता है।

3. समुद्री बीमा पॉलिसी:

यह समुद्री बीमा में मूल साधन है। एक समुद्री नीति एक अनुबंध और एक कानूनी दस्तावेज है जो बीमाकर्ता और आश्वासन के बीच समझौते के सबूत के रूप में कार्य करता है। कोर्ट ऑफ लॉ में दावे को दबाने के लिए पॉलिसी का उत्पादन किया जाना चाहिए। एक निर्यातक को समुद्री बीमा पॉलिसी को एक संपार्श्विक सुरक्षा के रूप में भी रखा जाना चाहिए, जब वह अपने बैंक क्रेडिट के खिलाफ अग्रिम प्राप्त करता है।

निर्यात सहायता दस्तावेज:

कई प्रोत्साहन और सहायता प्राप्त करने के लिए, एक निर्यातक को कई दस्तावेजों को भरने की आवश्यकता होती है।

इनमें से कुछ महत्वपूर्ण लोगों की चर्चा यहाँ की गई है:

1. पंजीकरण के लिए आवेदन पत्र:

आयात नीति के लाभों का लाभ उठाने के इच्छुक निर्यातकों को निर्यात पंजीयन परिषद (ईपीसी), कमोडिटी बोर्ड और आयात और निर्यात (सीसीआईई), नई दिल्ली जैसे उचित पंजीकरण प्राधिकरण के साथ खुद को पंजीकृत करने की आवश्यकता होती है।

पंजीकरण के लिए आवेदन उसके वित्तीय सुदृढ़ता के संबंध में निर्यातक के बैंकर्स से एक प्रमाण पत्र के साथ होना चाहिए। फर्म रखने वाली शाखाओं के मामले में, पंजीकरण के लिए आवेदन केवल प्रधान कार्यालय द्वारा प्रस्तुत किया जाएगा।

2. प्राथमिकता के आधार पर स्वदेशी कच्चे माल का आवंटन:

निर्माता- निर्यातक, निर्यात संवर्धन निदेशक, वाणिज्य मंत्रालय, निर्यात के लिए माल के निर्माण में प्रयुक्त स्वदेशी सामग्रियों की पुनःपूर्ति के लिए आवेदन कर सकते हैं।

3. ड्यूटी ड्राबैक:

इस प्रोत्साहन का दावा करने के लिए, मुख्य दस्तावेज़ शिपिंग बिल के सीमा शुल्क की सत्यापित प्रति है। यह अन्य दस्तावेजों के साथ होना चाहिए जैसे कि ड्रॉबैक भुगतान ऑर्डर, अंतिम वाणिज्यिक चालान और बिल ऑफ लाइडिंग या एयरवे बिल की प्रतिलिपि, जैसा कि मामला हो सकता है।

4. आरईपी लाइसेंस और सीसीएस:

आरईपी लाइसेंस और नकद प्रतिपूरक समर्थन (सीसीएस) का दावा करने के लिए, निर्यातक को कई दस्तावेज तैयार करने और फाइल करने की आवश्यकता होती है।

इस संबंध में मुख्य दस्तावेज हैं:

(i) निर्धारित प्रपत्र में आवेदन

(ii) अभिस्वीकृति पर्ची

(iii) भुगतान किए गए आवेदन शुल्क के लिए राजकोष द्वारा जारी बैंक चालान।

(iv) नकद सहायता राशि के लिए अग्रिम रसीद

(v) शिपिंग बिल की विधिवत प्रमाणित प्रति।

(vi) लैडिंग / एयरवे बिल के गैर-परक्राम्य प्रति।

आयात करने वाले देशों द्वारा आवश्यक दस्तावेज:

निर्यात व्यापार के मामले में, आयात करने वाले देशों को कानूनी आवश्यकता के कारण कुछ दस्तावेजों की आवश्यकता होती है। ये दस्तावेज निर्यातक द्वारा प्राप्त किए जाते हैं और आयातक को भेजे जाते हैं।

कुछ प्रसिद्ध दस्तावेज इस प्रकार हैं:

1. कांसुलर चालान:

यह आमतौर पर निर्यातक देश में स्थित आयात देश के वाणिज्य दूतावास द्वारा निर्दिष्ट प्रपत्र पर जारी किया जाता है। यह माल भेजने के सही मूल्य के बारे में एक घोषणा देता है। आयात करने वाले कंपनी के सीमा शुल्क अधिकारियों ने कांसुलर इनवॉइस पर उल्लिखित मूल्य के आधार पर वैलेरिम चार्ज करते हैं।

2. उत्पत्ति का प्रमाण पत्र:

यह प्रमाणपत्र स्वतंत्र निकायों द्वारा जारी किया जाता है, जैसे कि निर्यातक देश में चेंबर ऑफ कॉमर्स या एक्सपोर्ट प्रमोशन काउंसिल। यह एक प्रमाणन है कि निर्यात किए जा रहे सामानों का वास्तव में उस विशेष देश में उत्पादन किया गया था।

3. उत्पत्ति का जीएसपी प्रमाणपत्र:

जिन वस्तुओं को लाभ प्राप्त होता है वे अधिमान्य आयात-शुल्क उपचार प्राप्त करते हैं, जो सामान्यीकृत प्रणाली वरीयता (जीएसपी) को लागू करते हैं, उन्हें मूल के जीएसपी प्रमाण पत्र के साथ होना चाहिए। यह प्रमाणपत्र आयात करने वाले देशों द्वारा निर्धारित प्रपत्रों पर दिया गया है।

4. सीमा शुल्क चालान:

इसे आयात देश के सीमा शुल्क प्राधिकरण द्वारा निर्धारित एक निर्दिष्ट प्रपत्र पर भी बनाया गया है। दस्तावेज़ पर दिए गए विवरण आयात देश के सीमा शुल्क प्राधिकरण को आयात शुल्क लगाने और चार्ज करने में सक्षम बनाएंगे।