नियोजन: अर्थ, प्रकृति, कारण और अन्य विवरण
यहां हम योजना के अर्थ और परिभाषाओं, उसकी प्रकृति, कारणों और नियोजन के सिद्धांतों, एक अच्छी योजना की विशेषताओं और योजना के दृष्टिकोण के बारे में विस्तार से बताते हैं!
वर्तमान व्यवसाय में परिवर्तन नियम है। एक प्रबंधक को एक गतिशील अर्थव्यवस्था में काम करना चाहिए, जहां शालीनता की कोई गुंजाइश नहीं है। नियोजन एक प्रबंधक के हाथों में एक उपकरण है जो परिवर्तन द्वारा बनाई गई समस्याओं का सामना करना चाहता है। सफल प्रबंधक पूर्वाभास की समस्याओं से निपटते हैं और अप्रत्याशित समस्याओं से असफल प्रबंधक के संघर्ष से। अंतर योजना बनाने में है।
प्रत्येक उद्यम जो जीवित रहने और बढ़ने का प्रयास करता है, उसे योजना बनाने पर भारी जोर देना चाहिए। एक योजनाकार अवसरों का लाभ उठाता है और उनसे लाभ उठाने के तरीके और साधन तैयार करता है। ऐसे मामले हो सकते हैं जहां थोड़ी सी योजना उद्देश्यों को प्राप्त करने में मदद करती है। यह अनुकूल परिस्थितियों में हो सकता है। प्रतिस्पर्धी कारोबारी दुनिया में एक प्रबंधक अनुकूल परिस्थितियों का इंतजार नहीं कर सकता, उसे अनिश्चितताओं का सामना करना पड़ता है। अनुमान या मौका के लिए कोई जगह नहीं है। जरूरत है उचित नियोजन की।
नियोजन विभिन्न संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए कार्रवाई के पाठ्यक्रम को निर्धारित करने में मदद करता है। यह पहले से ही एक निर्णय है; क्या करना है, कब करना है, कैसे करना है और कौन विशेष कार्य करेगा। नियोजन एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें 'करने से पहले सोच' शामिल है। इसका संबंध प्रबंधक की मानसिक स्थिति से है। वह काम करने से पहले सोचता है। प्रबंधन के अन्य कार्य जैसे आयोजन, नियंत्रण और निर्देशन भी उचित योजना के बाद किए जाते हैं।
पिछले चार दशकों में हर प्रकार के उद्यम ने योजना बनाने में जबरदस्त रुचि दिखाई है। वर्तमान में, उद्यम के अस्तित्व के लिए आर्थिक, तकनीकी, राजनीतिक और सामाजिक नियोजन आवश्यक है। परिवर्तन और विकास नए अवसर लाते हैं लेकिन वे अधिक जोखिम भी लाते हैं। नियोजन का कार्य अवसरों का लाभ उठाते हुए जोखिम को कम करना है।
परिभाषाएं:
The नियोजन ’शब्द का अर्थ विरोधाभास है। कुछ के लिए, इसका मतलब है कि एक व्यक्ति जो कुछ भी करता है, वह दूसरों के लिए एक विशिष्ट गतिविधि है। कुछ निर्णय लेने के पर्याय के रूप में योजना बनाते हैं। यह गलत है। एक व्यक्ति पूरे दिन निर्णय ले सकता है लेकिन कोई नियोजन पूरा नहीं करता है। हालाँकि, नियोजन के लिए, निर्णय लेना आवश्यक है। शब्द 'योजना' और 'एक योजना' को भी समान रूप में लिया जा सकता है लेकिन उनके अर्थ अलग हैं। एक योजना विशेष रूप से क्रियाओं के प्रति प्रतिबद्धता है जबकि नियोजन एक प्रक्रिया से युक्त एक गतिविधि है। आगे की योजना के अर्थ को स्पष्ट करने के लिए, कुछ परिभाषाओं पर चर्चा की गई है:
जोगरे टेरी:
'नियोजन तथ्यों का चयन और संबंधित है और भविष्य में प्रस्तावित गतिविधियों के विज़ुअलाइज़ेशन और निरूपण में मान्यताओं के निर्माण और उपयोग से वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए आवश्यक माना जाता है।' 'टेरी के अनुसार नियोजन कुछ मान्यताओं पर आधारित है जिन्हें नीतियों को बनाना आवश्यक है। व्यवसाय का। योजना का उद्देश्य व्यावसायिक उद्देश्यों को प्राप्त करना है।
हार्ट:
"कार्रवाई की एक पंक्ति के अग्रिम में निर्धारण जिसके द्वारा कुछ निश्चित परिणाम प्राप्त किए जा सकते हैं।" योजना संगठनात्मक लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए आवश्यक पाठ्यक्रम का निर्णय है। कार्रवाई की रेखा पहले से तय की जाती है ताकि वास्तविक निष्पादन बाद में आसान हो जाए।
Koontz और O'Donnell:
एक पूरे और प्रत्येक विभाग के रूप में उद्यम के लिए कार्रवाई के भविष्य के पाठ्यक्रम के लिए विकल्पों में से चयन। हालांकि, सटीक भविष्य की भविष्यवाणी की जा सकती है और नियंत्रण से परे कारक सबसे अच्छी तरह से रखी गई योजनाओं में हस्तक्षेप कर सकते हैं, जब तक कि योजना नहीं है, घटनाएँ मौका देने के लिए छोड़ दिया जाता है। यह एक बौद्धिक रूप से मांग की प्रक्रिया है और कार्रवाई के एक कोर्स के चयन की आवश्यकता है।
अल्फ्रेड और बीटी:
"योजना एक विचार प्रक्रिया है, संगठित पूर्वानुमान, तथ्य और अनुभव पर आधारित दृष्टि जो बुद्धिमान कार्रवाई के लिए आवश्यक है।" योजना एक प्रक्रिया है जिसमें निर्णय अग्रिम में लिए जाते हैं। निर्णय और भविष्य में उनके निहितार्थ के पक्ष और विपक्ष पर पहले से चर्चा की जाती है। एक गलत निर्णय प्रबंधन के लिए मुश्किलें पैदा कर सकता है और वित्तीय नुकसान भी हो सकता है।
लुइस ए एलन:
"प्रबंधन योजना में पूर्वानुमानों, उद्देश्यों, नीतियों, कार्यक्रमों, प्रक्रियाओं, कार्यक्रम और बजट का विकास शामिल है।" एलन के अनुसार, योजना अनिवार्य रूप से भविष्य के बारे में निर्णय ले रही है। योजना के आवश्यक भाग से संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक तरीके और साधन।
जॉर्ज बी। गैलोवे:
“योजना कामचलाऊ व्यवस्था के विपरीत है। सरल शब्दों में, यह दूरदर्शिता के साथ-साथ सुधारात्मक दृष्टिकोण का आयोजन किया जाता है।
योजना में कदम:
एक प्रक्रिया के रूप में कल्पना की गई, योजना चरणों की एक श्रृंखला को गले लगाती है:
(i) मांगे जाने वाले उद्देश्यों का निर्धारण;
(ii) समस्या को समझने के लिए अनुसंधान;
(iii) वैकल्पिक समाधानों की खोज;
(iv) नीति निर्धारण। विकल्पों के बीच चयन करना, जिसमें कुछ न करने की लगातार पसंद शामिल है;
(v) भौतिक नियोजन में चुने गए विकल्प के विस्तृत निष्पादन को लेआउट या डिज़ाइन के रूप में जाना जाता है।
इस दृष्टिकोण के अनुसार, नियोजन उद्देश्यों की स्थापना के साथ शुरू होता है और विभिन्न नीतियों के क्रियान्वयन की ओर जाता है। एक अच्छा योजनाकार वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए एक काम करने का सबसे अच्छा तरीका चुनता है।
योजना की प्रकृति या विशेषताएं:
योजना प्रबंधन का एक अभिन्न अंग है। एक प्रबंधक भविष्य की समस्याओं की आशंका करता है, उनका विश्लेषण करता है और उद्यम की गतिविधियों पर उनके संभावित प्रभाव की आशंका करता है। यह प्रबंधन के हर स्तर पर लगातार किया जाता है।
निम्नलिखित चर्चा योजना की प्रकृति की व्याख्या करेगी:
1. योजना, एक बौद्धिक प्रक्रिया:
योजना प्रकृति में बौद्धिक है; यह मानसिक कार्य है। स्थिति से संबंधित तथ्य प्रबंधक के अनुभव और ज्ञान से संबंधित हैं। एक योजनाकार को भविष्य में विकसित होने की संभावना वाली स्थितियों की कल्पना करनी चाहिए। उसे योजनाओं के क्रियान्वयन के लिए भविष्य में होने वाली कार्रवाई का विकास करना चाहिए।
अनुमान कार्य पर निर्णय नहीं किया जा सकता है। विभिन्न विकल्पों के पेशेवरों और विपक्षों को दूर करने के लिए एक मानसिक व्यायाम की आवश्यकता होती है। उपलब्ध लोगों में से सर्वश्रेष्ठ विकल्प के चयन के लिए गहरी सोच की आवश्यकता होगी। यह एक कठिन काम है जिसे प्रबंधक करने की कोशिश करते हैं। इसके लिए उनकी ओर से रचनात्मक सोच की आवश्यकता है। अपनी क्षमताओं के आधार पर दूसरों के लिए कुछ समय के लिए योजना बनाना एक आसान काम हो सकता है।
एक योजनाकार को निम्नलिखित पहलुओं के बारे में सोचना होगा:
(क) क्या किया जाना है?
(ख) यह कैसे किया जाना है?
(ग) इसे कब किया जाना है?
(घ) यह किसके द्वारा किया जाना है?
इन पहलुओं पर निर्णय निर्णय लेने वाले की क्षमता पर निर्भर करेगा। विभिन्न निर्णयों के व्यावहारिक पहलुओं के बारे में उचित सोच, उचित अवसर पर एक सही विकल्प को सक्षम करेगा। मार्शल डिमॉक के शब्दों में, "यह एक कार्यालय में बंद एक सिद्धांतकार का काम नहीं है और दरवाजे में दरार के माध्यम से ब्लूप्रिंट को संभालना है। यह योजना बना रही है जो उनके उद्यम के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए ज्ञान को शक्ति के साथ प्रभावी ढंग से संयोजित करना संभव बनाता है। "
2. योजना की प्रधानता:
योजना एक योजनाकार का पहला कार्य है। अन्य कार्यों जैसे आयोजन, स्टाफिंग, निर्देशन, नियंत्रण, आदि का नियोजन किया जाता है। योजना के बिना कोई अन्य कार्य नहीं किया जा सकता है। एक योजना को ध्यान में रखे बिना प्रबंधक किसी संगठन की स्थापना कैसे कर सकता है? आपत्तियों को तय किए बिना वह कर्मचारियों को कैसे नियुक्त और निर्देशित कर सकता है? यह कहा जा सकता है कि नियोजन वह कार्य है जिसे सबसे पहले करने की आवश्यकता है। ओवरलैप को व्यवस्थित करने, स्टाफ, निर्देशन, नियंत्रित करने जैसे कार्य। ऐसा नहीं है कि दूसरा तभी शुरू हो सकता है जब पहला पूरा हो जाए। पुन: नियोजन या नियोजन के समायोजन की आवश्यकता भी हो सकती है। नियंत्रण एक ऐसा कार्य है जो योजना के साथ-साथ चलता है। एक दूसरे के बिना अधूरा है।
3. सभी प्रबंधक योजना:
संगठन के प्रत्येक प्रबंधक के पास कार्य करने के लिए एक नियोजन कार्य होता है। यह भी कहा जा सकता है कि नियोजन एक मौलिक प्रबंधकीय कार्य है। नियोजन की व्यापकता आम तौर पर अधिक दिखती है। यह महसूस किया जाता है कि नियोजन शीर्ष स्तरों पर ही किया जाता है। यह कुछ हद तक सही हो सकता है कि शीर्ष स्तर के लोग अपना अधिकांश समय प्रबंधन के मध्य और निचले स्तर के प्रबंधकों की तुलना में नियोजन में लगाते हैं लेकिन प्रत्येक प्रबंधक को अपने स्तर पर अपनी गतिविधियों की योजना बनानी पड़ती है। नियोजन की डिग्री, महत्व और परिमाण उस स्तर पर निर्भर करता है जिस पर यह किया जाता है।
शीर्ष स्तर पर नियोजन मौलिक, व्यापक, दूरगामी और बुनियादी होगा। मुख्य कार्यकारी अधिकारी यह देखेंगे कि प्रबंधन के अन्य स्तरों पर व्यक्ति अपने दायरे से बाहर की योजना नहीं बनाते हैं। नियोजन का दायरा और सीमा कम हो जाती है क्योंकि यह प्रबंधन के निचले स्तर पर चला जाता है। संगठन में सभी प्रबंधक पदानुक्रम में अपनी रैंक के बावजूद योजना बनाते हैं।
इस बात पर मतभेद है कि क्या नियोजन और निष्पादन एक ही व्यक्ति के पास होना चाहिए या अलग-अलग व्यक्तियों द्वारा किया जाना चाहिए। एक दृष्टिकोण यह है कि नियोजन एक स्वतंत्र कार्य होना चाहिए और योजनाकार इस कार्य के लिए अपना पूरा समय दे सकता है। निष्पादन भाग विशेष रूप से विभिन्न व्यक्तियों के दायरे में होना चाहिए। यह इन क्षेत्रों में विशेषज्ञता लाएगा और उनके प्रदर्शन को बेहतर बनाने में मदद करेगा।
अन्य दृष्टिकोण यह है कि दोनों कार्य एक ही व्यक्ति द्वारा किए जाने चाहिए। एक योजनाकार अपनी योजनाओं को बेहतर तरीके से निष्पादित करने में सक्षम होगा। यह योजना और निष्पादन के बीच समन्वय में मदद करेगा। एक प्रबंधक को उन चीजों को निष्पादित करने के साथ-साथ उन पर विचार करने की योजना भी बनानी चाहिए।
4. योजना: एक तर्कसंगत दृष्टिकोण:
योजना प्रक्रिया संगठनात्मक लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए एक तर्कसंगत दृष्टिकोण है। एक कार्रवाई तर्कसंगत है अगर यह उद्देश्यपूर्ण और बुद्धिमानी से तय किया गया है। प्रबंधन का उद्देश्य उचित संसाधनों के आवेदन के साथ लक्ष्यों तक पहुंचना है। नियोजन लक्ष्यों तक पहुँचने के लिए कई विकल्प सुझाता है।
भविष्य हमेशा अनिश्चित होता है लेकिन नियोजन प्रक्रिया विभिन्न स्थितियों के लिए वैकल्पिक दृष्टिकोण का सुझाव देने के लिए एक तर्कसंगत दृष्टिकोण प्रदान करती है। यह एक विकल्प का चयन करने के लिए एक समस्या है जो वांछित परिणाम प्राप्त करने में मदद करेगी। सिरों और साधनों का संतुलन भी नियोजन के दायरे में है। योजना उद्यम के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए तर्कसंगत निर्णय लेने में मदद करती है।
5. उद्देश्यों पर ध्यान दें:
एक संगठन कई व्यक्तियों को नियुक्त करता है। उनमें से हर एक का व्यक्तित्व और दृष्टिकोण अलग है। उद्यम के उद्देश्यों और उन्हें प्राप्त करने के तरीकों के बारे में राय में अंतर होगा। योजना संगठनात्मक उद्देश्यों की स्थापना पर ध्यान केंद्रित करती है और उन्हें प्राप्त करने के तरीके सुझाती है। उद्देश्य हर व्यवसाय के भविष्य के पाठ्यक्रम को प्रभावित करते हैं। यदि उद्देश्य ठीक से निर्धारित नहीं हैं, तो उन पर खर्च किए गए प्रयास बेकार चले जाएंगे। नियोजन का मुख्य उद्देश्य उचित उद्देश्यों की स्थापना पर ध्यान केंद्रित करना है।
6. क्षमता और अर्थव्यवस्था की ओर जाता है:
नियोजन में विभिन्न संसाधनों जैसे कि पूंजी, श्रम, मशीन, सामग्री आदि का कुशल उपयोग शामिल है। उत्पादन के प्रत्येक कारक को कुशल और किफायती उपयोग के लिए रखा जाता है ताकि उत्पादन, अर्थात, परिणाम, नियोजित प्रयासों से अधिक हो। न्यूनतम संसाधनों के साथ संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने का प्रयास किया जाता है। नियोजन प्रयासों के दोहराव को नियंत्रित करने में मदद करता है जो अर्थव्यवस्था को भी सुनिश्चित करता है।
7. सीमित कारक:
नियोजन लेने से पहले एक योजनाकार को धन, श्रमशक्ति, सामग्री, बाजार आदि जैसे कारकों पर विचार करना चाहिए। यदि कोई प्लानर कारकों को नजरअंदाज करता है तो योजना विफल होना तय है। सीमित कारकों की उपलब्धता पर विचार करने के बाद ही योजना शुरू होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, एक विचार कच्चे माल के लिए कोटा प्राप्त करने का हो सकता है। कच्चे माल की उपलब्धता सीमित कारक होगी। योजनाकार को पहले यह निर्धारित करना चाहिए कि अवधि के दौरान कितना कच्चा माल उपलब्ध होगा। उत्पादन, श्रम, विपणन आदि जैसी अन्य चीजों की योजना कच्चे माल के अनुरूप होनी चाहिए।
8. समन्वय:
संगठन के सामंजस्यपूर्ण कार्य के लिए समन्वय आवश्यक है। नियोजन क्या, कौन, कैसे, क्यों और कहाँ नियोजन का समन्वय करता है। योजना के अभाव में संगठन के विभिन्न सेगमेंट भिन्न उद्देश्यों को पूरा कर सकते हैं।
9. लचीलापन:
नियोजन प्रक्रिया बदलते कारोबारी माहौल के अनुकूल होनी चाहिए। यदि योजना को कठोर बनाया जाता है तो यह व्यावसायिक लक्ष्यों को प्राप्त करने में सक्षम नहीं होगा। योजना एक गतिशील प्रक्रिया है और यह स्थितियों की आवश्यकताओं और आवश्यकताओं के साथ समायोजित होती है।
10. यथार्थवादी:
योजना भविष्य के पूर्वानुमानों पर आधारित है। हालांकि भविष्य हमेशा अनिश्चित है लेकिन भविष्यवाणियां यथासंभव यथार्थवादी होनी चाहिए। उद्देश्यों को सामान्य प्रयासों के साथ महसूस किया जाना चाहिए। यदि योजना इच्छाधारी सोच पर आधारित है तो लक्ष्यों को प्राप्त करना संभव नहीं होगा। योजना हमेशा कठिन वास्तविकताओं पर आधारित होती है।
11. नियोजन निरंतर है:
नियोजन एक प्रबंधक की कभी न खत्म होने वाली गतिविधि है। नियोजन हमेशा अस्थायी होता है और संशोधन और संशोधन के अधीन होता है क्योंकि नए तथ्य ज्ञात हो जाते हैं। यहां तक कि नियोजन के निष्पादन में भी कुछ हद तक नियमित रूप से संशोधन की आवश्यकता सेटिंग्स और स्थितियों में बदलाव हो सकता है। आमतौर पर, प्रबंधक नियमित रूप से नई स्थितियों को देखते हुए, पुन: निर्धारण की योजनाओं के अभ्यास का पालन करते हैं और यदि आवश्यक हो, तो उन्हें संशोधित करते हैं। इस तरह, नई स्थितियों पर ध्यान देना और समस्याओं को दूर करना संभव होगा। परिस्थितियों के लिए योजना बनाना आवश्यक है जब चीजें अच्छी तरह से चल रही हों और साथ ही साथ मुसीबतों का सामना करना पड़े। सभी प्रकार की स्थितियों में निरंतर नियोजन की आवश्यकता होती है।
योजना के छह पी:
छह पी की योजना की मूलभूत आवश्यकता है।
ये P निम्नानुसार हैं:
1। उद्देश्य:
योजना की पहली जरूरत उद्देश्य है। एक प्रभावी नियोजन के लिए नियोजन के उद्देश्य की स्पष्ट समझ की आवश्यकता होती है। संगठन के अस्तित्व के कारणों को बताया जाना चाहिए। एक संगठन का उद्देश्य मुनाफे को बढ़ाना या बाजार हिस्सेदारी बढ़ाना या अधिक उत्पादों को पेश करना आदि हो सकता है। उद्देश्य स्पष्ट और विस्तृत होना चाहिए।
2. दर्शन:
यह विश्वासों को बताता है कि संगठनों के उद्देश्य को कैसे प्राप्त किया जा सकता है। एक संगठन का दर्शन गुणवत्ता पर निर्भरता या उपभोक्ता संतुष्टि के माध्यम से बढ़ते कारोबार आदि के माध्यम से लाभप्रदता पर आधारित हो सकता है। दीर्घकालिक अस्तित्व और विकास के लिए दर्शन को नैतिक आचरण को अपनाना होगा।
3. वादा:
यह पर्यावरण की जानकारी और मान्यताओं के आधार पर संगठन की शक्तियों और कमजोरियों का आकलन है। व्यापार पूर्वानुमान और अन्य तरीकों की मदद से भविष्य के पर्यावरण के रुझान के लिए कुछ निष्कर्ष तैयार किए जाते हैं। संगठन की ताकत और कमजोरी को जानकर, पर्यावरण को अधिक प्रभावी तरीके से बदल सकते हैं।
4. नीतियां:
कार्मिकों के मार्गदर्शन के लिए नीतियां सामान्य कथन हैं। वे दिशानिर्देश और बाधाएं हैं जो प्रबंधन की सोच और कार्रवाई में सहायता करते हैं। एक संगठन की उत्पादन नीतियां, वित्तीय नीतियां, विपणन नीतियां, लेखांकन नीतियां, कार्मिक नीतियां आदि हो सकती हैं। ये नीतियां प्रबंधकीय कार्यों के लिए आधार बनती हैं।
5. योजनाएं:
ये उद्देश्य और कार्रवाई कथन हैं। उद्देश्य एक संगठन के लक्ष्य हैं और कार्रवाई के बयान उन्हें प्राप्त करने के साधन हैं। योजनाएं हमें लक्ष्यों तक पहुंचने और विभिन्न चरणों में प्रगति को जानने में मदद करने के लिए मार्गदर्शन करती हैं।
6. प्राथमिकताएं:
एक संगठन को लक्ष्य प्राथमिकता तय करनी चाहिए। वित्त, सामग्री, कार्मिक आदि के संसाधन सीमित हैं और इन्हें प्राथमिकता तय की गई शर्तों के अनुसार आवंटित किया जाना है। उच्च प्राथमिकता वाले लक्ष्य में संसाधनों के आवंटन के लिए प्राथमिकता होगी। लक्ष्यों की प्राथमिकताएँ संगठन के दर्शन और परिसर के साथ-साथ आर्थिक, राजनीतिक और सामाजिक परिवेश पर आधारित होनी चाहिए।
योजना के कारण:
योजना प्रबंधन में पहला कदम है। व्यवसाय की बढ़ती जटिलताएँ, तकनीकी परिवर्तन, बढ़ती विपणन प्रतिस्पर्धा, बदलती उपभोक्ता प्राथमिकताएँ उचित योजना की आवश्यकता है।
निम्नलिखित कारणों से योजना की आवश्यकता पर जोर दिया गया है:
1. आधुनिक व्यवसाय के लिए आवश्यक:
आधुनिक व्यवसाय की बढ़ती जटिलताएं, तेजी से तकनीकी परिवर्तन, अंतरराष्ट्रीय प्रतिस्पर्धा के लिए अर्थव्यवस्थाओं का उद्घाटन, उपभोक्ता स्वादों में बदलाव न केवल वर्तमान संदर्भ में बल्कि भविष्य के वातावरण में भी योजना बनाने की आवश्यकता है। नियोजन में भविष्य का दृष्टिकोण होता है और यह भविष्य के सभी संभावित विकास को ध्यान में रखता है।
2. प्रदर्शन से संबंधित:
नियोजन प्रत्येक कार्य के लिए और प्रत्येक कर्मचारी के लिए लक्ष्य निर्धारित करने में मदद करता है। औपचारिक नियोजन की चिंताओं ने उन लोगों की तुलना में बेहतर प्रदर्शन किया है जहां नियोजन को नियमित गतिविधि के रूप में नहीं लिया जाता है। प्रदर्शन का आकलन करने के लिए चर निवेश, बिक्री लक्ष्य, प्रति शेयर कमाई आदि पर लौट सकते हैं। अध्ययनों ने साबित किया है कि योजना बेहतर प्रदर्शन में एक साधन है।
3. उद्देश्यों पर ध्यान दें:
औपचारिक नियोजन का जोर उद्देश्यों को स्थापित करने और उन तक पहुंचने के लिए दिशानिर्देश प्रदान करने पर है। उद्देश्य एक दिशा प्रदान करते हैं और सभी नियोजन निर्णय उन्हें प्राप्त करने की दिशा में निर्देशित होते हैं। यह प्रबंधकीय समय और प्रयासों का अधिकतम उपयोग सुनिश्चित करता है।
4. संसाधनों का उचित आवंटन:
योजना की सहायता से संगठन की आवश्यकताओं का अनुमान लगाया जाता है। संसाधनों के अधिग्रहण और आवंटन की उचित योजना बनाई जा सकती है, जिससे अपव्यय को कम किया जा सके और इन संसाधनों की अधिकतम उपयोगिता सुनिश्चित की जा सके।
5. नियंत्रण की सुविधा:
नियोजन का उपयोग नियंत्रण के एक तंत्र को तैयार करने के लिए किया जा सकता है। मात्रात्मक लक्ष्य हो सकते हैं और वास्तविक प्रदर्शन के साथ उनकी तुलना किसी भी विचलन को नोटिस कर सकती है। एक आवधिक समीक्षा भी कम प्रदर्शन को इंगित करने में मदद कर सकती है। उत्पादन, बिक्री, लाभ आदि में विचलन आवधिक जांच के दौरान प्रकाश में आ सकता है और उपचारात्मक कार्रवाई की जा सकती है।
6. निर्णय लेने में सहायक:
योजना निर्णय लेने की प्रक्रिया में सहायक होती है। चूंकि नियोजन संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए किए जाने वाले कार्यों को निर्दिष्ट करने में मदद करता है, यह भविष्य के लिए निर्णय लेने के आधार के रूप में कार्य करता है। उद्देश्य, योजनाएं, नीतियां, कार्यक्रम, नियम आदि नियमित निर्णय लेने के लिए दिशानिर्देश के रूप में कार्य करते हैं।
7. व्यापार में विफलता से बचना:
गलत और अवैज्ञानिक योजना के कारण व्यावसायिक विफलताएं हो सकती हैं। एक खराब योजना के परिणामस्वरूप मानव और भौतिक संसाधनों का अपव्यय हो सकता है। उद्यम अच्छी तरह से नियोजित इकाइयों से प्रतिस्पर्धा का सामना करने में सक्षम नहीं हो सकता है। अच्छी योजना उपलब्ध संसाधनों का सर्वोत्तम तरीके से उपयोग करने में मदद करेगी और इस प्रकार विफलताओं की संभावना को कम करेगी।
योजना के सिद्धांत:
नियोजन के मार्गदर्शक प्रबंधकों के लिए कई मूलभूत सिद्धांत वर्षों से तैयार किए गए हैं।
इन सिद्धांतों में से कुछ के रूप में चर्चा कर रहे हैं:
1. उद्देश्यों में योगदान का सिद्धांत:
संगठन के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए सभी प्रकार की योजनाएँ तैयार की जाती हैं। दोनों प्रमुख और व्युत्पन्न योजनाएं उद्यम के उद्देश्यों में योगदान करने के लिए तैयार की जाती हैं। लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए योजना का उपयोग एक साधन के रूप में किया जाता है।
2. योजना की प्रधानता के सिद्धांत:
यह सिद्धांत बताता है कि नियोजन प्रत्येक प्रबंधक का पहला या प्राथमिक कार्य है। उसे पहले योजना बनानी होगी और फिर अन्य कार्यों को अंजाम देना होगा। नियोजन में निर्धारित उद्देश्यों तक पहुँचने के लिए अन्य प्रबंधकीय कार्यों का आयोजन किया जाता है।
3. योजना परिसर का सिद्धांत:
नियोजन को प्रभावी बनाने के लिए, कुछ परिसर या अनुमान लगाने पड़ते हैं जिसके आधार पर नियोजन करना होता है। योजनाएं, आमतौर पर ठीक से संरचित नहीं हैं। इसका कारण यह है कि नियोजन परिसर का समुचित विकास नहीं हुआ है। यह सिद्धांत भविष्य में होने वाली स्थिति का सही विश्लेषण करने पर जोर देता है।
4. वैकल्पिक का सिद्धांत:
नियोजन प्रक्रिया में कई विकल्पों का विकास करना और फिर एक का चयन करना शामिल है जो वांछित व्यावसायिक लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करेगा। विभिन्न विकल्पों के अभाव में उचित योजना बनाना कठिन होगा।
5. समय का सिद्धांत:
योजनाएं व्यावसायिक लक्ष्यों की प्राप्ति में प्रभावी ढंग से योगदान कर सकती हैं यदि वे ठीक से समय पर हों। उचित समय के बिना योजना परिसर और नीतियां बेकार हैं।
6. लचीलापन का सिद्धांत:
यह सिद्धांत योजनाओं में लचीलापन का सुझाव देता है यदि कुछ आकस्मिकताएं उत्पन्न होती हैं। नई स्थितियों को शामिल करने के लिए योजनाओं को समायोजित किया जाना चाहिए। लचीलेपन के खतरों को ध्यान में रखा जाना चाहिए। परिवर्तन पहले की प्रतिबद्धताओं को परेशान कर सकते हैं। तो लचीलेपन के लाभों की तुलना में परिवर्तन की लागत की जानी चाहिए।
7. प्रतिबद्धता का सिद्धांत:
की गई प्रतिबद्धताओं को पूरा करने के लिए एक समय सीमा होनी चाहिए। यह समय में लक्ष्यों की प्राप्ति सुनिश्चित करेगा।
8. प्रतिस्पर्धी रणनीतियों का सिद्धांत:
खुद की योजना बनाते समय एक प्रबंधक को प्रतियोगियों की योजनाओं को ध्यान में रखना चाहिए। समान परिस्थितियों में प्रतिस्पर्धी क्या करेंगे, यह सोचकर योजनाओं को तैयार किया जाना चाहिए।
एक अच्छी योजना के लक्षण:
संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए योजनाएँ तैयार की जाती हैं। एक अच्छी योजना वह होगी जो किसी उद्यम के उद्देश्यों को प्राप्त करने में मदद करती है।
एक अच्छी योजना में निम्नलिखित विशेषताएं होनी चाहिए:
1. स्पष्ट उद्देश्य:
एक अच्छी योजना स्पष्ट रूप से परिभाषित उद्देश्यों पर आधारित होनी चाहिए। योजना संगठनात्मक लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए एक उपकरण है। यदि लक्ष्य स्पष्ट नहीं हैं, तो एक भ्रम और अराजकता होगी। उद्देश्यों पर वक्तव्य स्पष्ट, संक्षिप्त, निश्चित और सटीक होना चाहिए।
2. उचित समझ:
एक योजना का कार्यान्वयन उन लोगों द्वारा इसकी उचित समझ पर निर्भर करेगा जो इसे निष्पादित करना चाहते हैं। यदि संबंधित व्यक्तियों ने योजना का ठीक से पालन नहीं किया है या इसे शुरू करने के तरीकों के बारे में स्पष्ट नहीं है, तो ऐसी योजना का कोई उपयोग नहीं होगा। आवश्यकता होने पर योजना को ठीक से बताना और फिर स्पष्टीकरण देना उचित होगा। एक अच्छी योजना वह है जो उन लोगों द्वारा अच्छी तरह से समझी जाती है जिन्हें उन्हें निष्पादित करना है।
3. व्यापक:
उद्देश्यों की उचित पूर्ति के लिए योजना को व्यवसाय के प्रत्येक पहलू को कवर करना चाहिए। योजना के विभिन्न हिस्सों को एक साथ फिट होना चाहिए और उनका उद्देश्य और समय इतना व्यवस्थित होना चाहिए कि आवश्यक समन्वय परिणाम।
4. लचीला:
भविष्य की अनिश्चितताओं को समायोजित करने के लिए एक योजना लचीली होनी चाहिए। भविष्य की सटीक भविष्यवाणी नहीं की जा सकती है और हमेशा नई चीजों के आने की संभावना है। एक लचीली योजना एक होगी जो बदलती परिस्थितियों की आवश्यकताओं को आसानी से समायोजित करेगी। योजना व्यापक होनी चाहिए ताकि यह अपने मुख्य उद्देश्यों को गंभीरता से प्रभावित किए बिना विभिन्न परिवर्तनों की अनुमति दे। प्रबंधक को कभी भी कठोर योजना नहीं अपनानी चाहिए। उसे बदलती परिस्थितियों से आवश्यकतानुसार पूरा होने के लिए तैयार रहना चाहिए।
5. किफायती:
किसी योजना को तैयार करने और निष्पादित करने में विकसित लागत पर विचार किया जाना चाहिए। उद्यम के साथ उपलब्ध संसाधनों के आधार पर एक योजना यथासंभव किफायती होनी चाहिए।
योजना के दृष्टिकोण:
विभिन्न प्रबंधक योजना के लिए विभिन्न दृष्टिकोण अपनाते हैं। ये भागीदारी की डिग्री, प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल, निचले स्तर के प्रबंधकों की क्षमताओं आदि पर आधारित हो सकते हैं।
नियोजन के लिए निम्नलिखित दृष्टिकोणों का पालन किया जाता है:
1. टॉप-डाउन दृष्टिकोण:
इस दृष्टिकोण का अर्थ है कि सभी प्रकार की योजना पदानुक्रम के शीर्ष पर की जाती है और कार्यान्वयन प्रबंधन के निचले स्तरों पर किया जाता है। शीर्ष-डाउन दृष्टिकोण आमतौर पर परिवार प्रबंधित संगठनों या पारंपरिक या रूढ़िवादी प्रबंधकों द्वारा पीछा किया जाता है। शीर्ष स्तर का प्रबंधन उद्देश्यों को निर्धारित करता है, बुनियादी नीतियां बनाता है, लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कार्रवाई के पाठ्यक्रम तैयार करता है। निचले स्तर के प्रबंधकों की योजना बनाने में कोई भूमिका नहीं है, लेकिन कार्यान्वयन में शामिल हैं। प्रबंधन अत्यधिक केंद्रीकृत है और उच्च स्तर पर प्रबंधकों को हमेशा योजनाओं और व्यायाम प्राधिकरण की तैयारी के साथ कब्जा कर लिया जाता है।
यह दृष्टिकोण इस धारणा पर आधारित है कि उच्च स्तर पर काम करने वाले प्रबंधक अच्छी तरह से अनुभवी और पेशेवर रूप से योग्य हैं। व्यवहार में, यह पाया जाता है कि निचले स्तर के प्रबंधक भी अप्रत्यक्ष रूप से अपने सुझावों और विचारों को प्राप्त करके योजना बनाने में शामिल होते हैं।
2. नीचे-ऊपर दृष्टिकोण:
जैसा कि सर्वविदित है कि सोच और कर परस्पर जुड़े हुए हैं, इस दृष्टिकोण में उन व्यक्तियों को योजना में शामिल करने का प्रयास किया जाता है जिन्हें उनका कार्यान्वयन भी सौंपा जाएगा। नीचे-अप दृष्टिकोण को भी भागीदारी योजना के रूप में संदर्भित किया जा सकता है जहां प्रबंधन के निचले स्तरों पर किए गए मोटे अनुमान और फिर इनका उच्च स्तर पर संचार किया जाता है। शीर्ष स्तर प्रबंधन निचले स्तरों से प्राप्त आंकड़ों की समीक्षा करता है और फिर योजनाओं को मंजूरी देता है।
यह दृष्टिकोण अच्छे परिणाम देगा बशर्ते निचले स्तर पर प्रबंधकों को योजना बनाने के लिए आवश्यक ज्ञान, जागरूकता और रचनात्मकता हो। शीर्ष अधिकारी निचले स्तरों से उत्पन्न विभिन्न उप-योजनाओं को एकीकृत और समन्वित करते हैं। निचले स्तर के प्रबंधक न केवल योजनाओं को लागू करेंगे बल्कि उन्हें आरंभ करने में भी मदद करेंगे।
3. समग्र दृष्टिकोण:
समग्र दृष्टिकोण ऊपर-नीचे और नीचे-ऊपर दृष्टिकोणों का एक संयोजन है। समग्र दृष्टिकोण में शीर्ष अधिकारी दिशानिर्देश, पैरामीटर और सीमाएं प्रदान करते हैं, जिसके तहत मध्य और निचले स्तर के प्रबंधकों से अस्थायी योजना तैयार की जाती है जो समीक्षा और अनुमोदन के लिए शीर्ष स्तर के प्रबंधकों को सूचित की जाती है। योजना बनाने के लिए शीर्ष अधिकारियों के पास अंतिम अधिकार है। इस दृष्टिकोण से विचार प्रक्रिया में निचले स्तर के प्रबंधकों को शामिल करने और दिए गए मापदंडों में अस्थायी योजना तैयार करने का लाभ है।
4. टीम दृष्टिकोण:
टीम के दृष्टिकोण में अधिक से अधिक प्रबंधक योजना बनाने में शामिल होते हैं। वे प्रबंधक जो नियोजन प्रक्रिया से जुड़े हैं, उन्हें लागू करने में सहायक होंगे। विभिन्न गतिविधियों से जुड़े प्रबंधकों से कहा जाता है कि वे अपने क्षेत्रों के लिए अस्थायी योजना तैयार करें और फिर अपने मुख्य कार्यकारी को प्रस्ताव प्रस्तुत करें। योजनाओं की अंतिम स्वीकृति मुख्य कार्यकारी द्वारा दी जाती है। प्रबंधकों की टीम मुख्य कार्यकारी के मस्तिष्क के रूप में काम करती है और विभिन्न प्रस्तावों का सुझाव देती है। टीम दृष्टिकोण विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब योजनाओं को तैयार करने के लिए विभिन्न क्षेत्रों के विशेष ज्ञान की आवश्यकता होती है।
योजना और प्रदर्शन:
एक सवाल आम तौर पर उठता है कि क्या योजना बनाने वाले संगठन औपचारिक रूप से योजना नहीं बनाते हैं। उन संगठनों का प्रदर्शन जो औपचारिक रूप से योजना की तुलना में बेहतर पाए गए हैं। यह कंबल से यह नहीं कहा जा सकता कि संगठन औपचारिक रूप से हमेशा उन लोगों से बेहतर प्रदर्शन करते हैं जो ऐसा नहीं करते हैं।
प्रदर्शन पर नियोजन के प्रभाव पर विभिन्न अध्ययनों ने निम्नलिखित निष्कर्ष दिखाए हैं:
(i) औपचारिक योजना उच्च लाभ, परिसंपत्तियों पर उच्च रिटर्न और अन्य सकारात्मक वित्तीय परिणामों से जुड़ी है।
(ii) नियोजन प्रक्रिया की गुणवत्ता और योजनाओं का उपयुक्त कार्यान्वयन संभवतः योजना के विस्तार की तुलना में उच्च प्रदर्शन में अधिक योगदान देता है।
(iii) उन संगठनों में जहाँ नियोजन से उच्च प्रदर्शन नहीं होता है, पर्यावरण अपराधी था। संगठनों के प्रदर्शन को सीमित करने के लिए सरकारी नियम, श्रमिक संघ और ऐसी अन्य प्रतिकूल परिस्थितियां जिम्मेदार थीं।
