एक रिपोर्ट की तैयारी: इसमें शामिल कदम और इसकी उपयोगिता

रिपोर्ट तैयार करने से जुड़े कदम और प्रबंधन की उपयोगिता के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

रिपोर्ट तैयार करने में शामिल कदम:

प्रबंधन की रिपोर्टिंग एक कठिन काम है और इसलिए, इस कार्य के लिए रिपोर्ट लेखक के पास विशेष कौशल होना चाहिए। वह एक वित्तीय विश्लेषक होना चाहिए और उस क्षमता में लेखांकन, वित्त और प्रबंधन के क्षेत्रों में अच्छी तरह से प्रशिक्षित होना चाहिए। वह अपने विचारों को व्यावहारिक रूप से स्पष्ट और स्पष्ट रूप से विश्लेषण करने में सक्षम बनाने में सक्षम होना चाहिए और प्रभावी कार्रवाई के लिए पठनीय रूप में परिणामों को संवाद करना चाहिए।

प्रभावी और कुशल रिपोर्टिंग के लिए निम्नलिखित चरणों की आवश्यकता होती है:

(ए) रिपोर्टिंग को कागज के काम के प्रवाह और इसके विश्लेषण की विस्तृत योजना की आवश्यकता होती है। यह लेखांकन कार्यों का तार्किक परिणाम होना चाहिए।

(b) कार्य के दोहराव से बचना चाहिए। अतिरिक्त विश्लेषण के बिना 'नियंत्रण डेटा' प्राप्त करने के लिए लेखांकन रिकॉर्ड इस तरह से डिज़ाइन किए जाने चाहिए।

(c) लेखांकन डेटा के प्रसंस्करण के लिए कोडीकरण और मशीनीकरण का उपयोग किया जाना चाहिए। वे रिपोर्टों को गति देने में मदद करेंगे।

(d) लेखा अभिलेख समय से पहले बंद होना चाहिए। इससे समय पर रिपोर्ट तैयार करने में आसानी होगी।

(ई) जब वास्तविक डेटा आसानी से उपलब्ध नहीं होते हैं, तो अनावश्यक देरी से बचने के लिए उनके स्थान पर कुछ अनुमानों का उपयोग किया जा सकता है। हालांकि, वास्तविक की तुलना एक बाद की तारीख के अनुमान से की जा सकती है और विचलन, यदि कोई हो, का पता लगाया जा सकता है और इसका विश्लेषण किया जा सकता है। विचलन का ऐसा विश्लेषण भविष्य में बेहतर अनुमान लगाने में मदद करेगा।

प्रबंधन को रिपोर्ट करने की उपयोगिता:

रिपोर्टिंग प्रणाली प्रबंधन को उपक्रम के कामकाज को समझने में सक्षम बनाती है। जब कोई विशेष रिपोर्टिंग प्रणाली आवश्यकताओं को पूरा करने में विफल हो जाती है, तो इसे या तो हटा दिया जाता है या आवश्यकताओं के लिए पुन: अन्याय किया जाता है। इसलिए, यह निरंतर विकास की स्थिति में है।

एक अच्छी रिपोर्टिंग प्रणाली कमजोरियों और किसी भी अनहोनी या असामान्य घटनाओं के क्षेत्रों की पहचान करने के लिए प्रबंधन का एक आसान साधन है। कर्मचारियों को निरंतर नियंत्रण में रखा जाता है और प्रबंधन नीति निर्माण और भविष्य के विकास पर पूरी तरह से समर्पित है।

उन परिस्थितियों के पूर्वानुमान के साथ रिपोर्ट का निपटारा किया जाएगा जिनके तहत योजनाबद्ध संचालन किया जाएगा। यह उत्पाद लाइनों पर बजट अनुमान और सामान्य रूप से व्यावसायिक परिस्थितियों के पूर्वानुमान पर लागू होता है।

परिचालन नीति, बिक्री या उत्पादन की मात्रा, स्टॉक नीति, गुणवत्ता उत्पादन, उत्पाद डिजाइन आदि का निर्णय करने के लिए रिपोर्ट भी एक उपयोगी आधार प्रदान करती है।

वर्तमान रिपोर्ट विभिन्न स्तरों पर प्रबंधन को सक्षम बनाने के साथ-साथ पिछले प्रदर्शन के साथ-साथ विकास को बनाए रखती है और यह व्यक्तिगत ऑपरेटिंग स्तरों पर एक जांच रख सकती है।

रिपोर्ट और रिपोर्टिंग के तरीके अधिकारियों को उनके कर्तव्यों के निष्पादन के लिए तथ्यात्मक जानकारी प्रदान करते हैं। यह संचालन अधिकारियों द्वारा विकासशील नीतियों के लिए आधार बनाता है।