एक प्रभावी बैठक के आयोजन के लिए 16 त्वरित सुझाव (चेकलिस्ट के साथ)
एक प्रभावी बैठक हर किसी का बच्चा है, न कि केवल अध्यक्ष या संयोजक। हमने जो देखा, उसे काट दिया।
1. उद्देश्य की स्पष्टता:
मिलने के उद्देश्यों को स्पष्ट होना चाहिए और दृष्टिकोण को अच्छी तरह से रेखांकित किया जाना चाहिए। तब चर्चा लक्ष्य-केंद्रित हो सकती है।
2. उपयुक्त चेयरपर्सन:
चेयरपर्सन को इस अवसर के अनुरूप होना चाहिए। इंग्लैंड ने चर्चिल को प्रधान मंत्री के रूप में चुना लेकिन जब शांति स्थापित हुई।
3. अच्छा ब्रीफिंग:
सभी सदस्यों को बैठक में योगदान देने के लिए एक अच्छी ब्रीफिंग और प्रोत्साहन होना चाहिए।
4. समय की पाबंदी सुनिश्चित करें:
चूंकि हर किसी का समय शामिल है, चेयरपर्सन को समय की पाबंदी सुनिश्चित करने के लिए कदम उठाने चाहिए। इसके लिए पुरस्कार होना चाहिए और सरासर आदत से बाहर नहीं रखने के लिए दंड (भले ही सूक्ष्म वाले हों)।
5. समय प्रबंधन:
समय पर शुरू करने और समाप्त करने और एजेंडा के साथ न्याय करने के लिए, अध्यक्ष को समय की अच्छी योजना बनानी चाहिए। एजेंडा पर अलग-अलग आइटम को समय आवंटन को संतुलित करने के लिए निश्चित समय आवंटित किया जा सकता है।
6. एक रणनीति है:
जब से एकदिवसीय क्रिकेट आया है, हम रणनीति की बहुत सुन रहे हैं। एक मीटिंग कंडक्टर के पास कुछ लोगों, कुछ मुद्दों और कुछ प्रत्याशित स्थितियों से निपटने के लिए पूर्व नियोजित रणनीति होनी चाहिए।
7. स्पष्ट निर्णय:
निर्णय क्षमता और इच्छा के अनुसार स्पष्ट और कर्तव्यों का आवंटन होना चाहिए। सदस्यों से स्पष्ट प्रतिबद्धता होनी चाहिए।
8. लोकतांत्रिक भावना:
लोकतंत्र सबके समान विकास के लिए है। सभी को योगदान दें, प्रतिनिधित्व करें, मिलन के निर्णयों में ध्यान दें।
9. सुनने को प्रोत्साहित करें:
सुनकर प्रोत्साहित किया जाता है जब चीजें हर किसी के लिए रूचि होती हैं। लेकिन अलग-अलग मकसद अलग-अलग लोगों से अपील करते हैं। गैर-श्रोताओं को अस्वीकृति और सेंसर की संभावना का सामना करना पड़ता है।
10. संघर्षों का समाधान करें:
विचारों का टकराव हल होना चाहिए। झगड़े के मुद्दों के बजाय, कोई उनसे सामना कर सकता है।
11. सकारात्मक और नकारात्मक पक्षों की व्याख्या करें:
चेयरपर्सन या जानकार प्रवक्ता को एक विचार में अच्छे और बुरे के बारे में समझाना चाहिए। मुद्दा आधारित राजनीति सबसे अच्छी है। एक तर्कसंगत और महत्वपूर्ण, ज्ञानपूर्ण और गैर-भावनात्मक दृष्टिकोण को प्रोत्साहित करना है।
12. असहमति का प्रयोग करें:
यदि कार्यवाही में असहमति उत्पन्न होती है, तो यह एक बेहतर विचार का स्रोत हो सकता है।
13. गैर-व्यक्तिगत टिप्पणी:
बैठक के मुद्दों के बारे में सदस्य को दूसरों के निजी जीवन में जाने की आवश्यकता नहीं है, न कि किसी के व्यक्तिगत जीवन के बारे में।
14. एक से अधिक विकल्प दें:
सदस्यों को चुने जाने और निर्णय लेने का एहसास दिलाने के लिए, उन्हें विभिन्न विकल्प देना और सबसे अच्छे तरीके से पहुंचना उपयोगी है।
15. आत्म-पूर्ति:
बैठक निर्णयों की गुणवत्ता और भागीदारी की गुणवत्ता के मामले में पूरी होनी चाहिए। एक दोस्ताना माहौल में, निष्पक्ष अध्यक्षता के साथ, यह महसूस करना आसान है। सदस्यों को अपनी भावनात्मक संतुष्टि की आवश्यकता है।
16. अंतिम समाधान प्राप्त करें:
आधे-अधूरे समाधान या समझौते के बजाय, निर्णायक समाधान लेने की जरूरत है।
नुकसान:
एक बैठक के संचालन में, हमें इसके खिलाफ चौकसी करनी होगी:
(ए) देरी से शुरू हुआ
(b) मामूली मुद्दों में नीचे झुकना
(c) समय सीमा का निर्धारण
(d) रुकावटें
(izing) किसी सदस्य या उपसमूह द्वारा एकाधिकार करना
(f) क्रॉस-टॉक
(छ) स्पर्शात्मक बात
(ज) भावनात्मक भड़कना
(i) कमजोर या पक्षपाती अध्यक्षता
(j) प्रमुख खिलाड़ियों की अनुपस्थिति
(k) एक बहुत ही महत्वाकांक्षी एजेंडा
(एल) सोच और कार्रवाई के लिए एक विकल्प के रूप में बैठक (एक समूह पर समस्याओं का एक तरह से डालना और एक बलि का बकरा खोजना)
अच्छी बैठकों के संचालन के लिए चेकलिस्ट:
मीटिंग्स के अरेंजर के रूप में आपको यह चेकलिस्ट मददगार लग सकती है।
1. कुर्सियों, टेबल आदि की अच्छी व्यवस्था होनी चाहिए।
2. यदि सदस्यों के नाम-पत्र, बैज आदि हों, तो उन्हें व्यवस्थित किया जाना चाहिए।
3. स्टेशनरी आइटम जैसे पिन, क्लिप, चिपके हुए टेप, कागज, पेन, आदि प्रदान किए जाने चाहिए।
4. सार्वजनिक पता प्रणाली का परीक्षण किया जाना चाहिए।
5. दृश्य प्रक्षेपण के लिए, उपकरण का परीक्षण किया जाना चाहिए।
6. प्रदर्शन आइटम तैयार और, जब आवश्यक हो, तय किया जाना चाहिए।
7. आसान आंदोलन के लिए हॉल साफ-सुथरा होना चाहिए। फर्श पर कोई तार नहीं जहां कोई यात्रा कर सकता है।
8. आवश्यकता पड़ने पर जल, जल आदि के लिए व्यवस्था होनी चाहिए। कुछ का मानना है कि "खाने के बिना कोई बैठक नहीं।"
9. यह सुनिश्चित करना कि सदस्यों को नोटिस मिला है। यह सुनिश्चित करते हुए कि वे तैयार हों। उनके लिए आपके टेलीफोन का समय महत्वपूर्ण है।
10. बाहर के विशेषज्ञों को विशेष हैंडलिंग की आवश्यकता होती है। उन्हें प्राप्त करने और अनुरक्षण के लिए व्यवस्था की जानी चाहिए।
11. एक को प्रकाश, वेंटिलेशन, ध्वनिकी (ध्वनि फैल) और मिलने के स्थान के तापमान को देखना होगा।
12. एक बड़ी बैठक का आयोजन खुद एक समिति का काम है। किसी को यह देखना होगा कि सह-व्यवस्थित अच्छी तरह से परिचित हैं और संचार लाइनें उनके साथ खुली हैं।
13. मिलने के बाद, अनुवर्ती कार्रवाई शीघ्र होनी चाहिए। एक मुलाकात की सफलता और इसके लिए प्रशंसा हमें इतना आत्म-संतुष्ट कर सकती है कि हम निष्क्रिय हो सकते हैं।
14. एक को पर्यवेक्षण की एक श्रृंखला बनाकर कार्य योजना को आगे बढ़ाना है। यह सबसे महत्वपूर्ण आलोचना को दूर करेगा जो अच्छी तरह से आयोजित बैठकों पर लागू होती है - सभी बात करते हैं और कोई कार्रवाई नहीं करते हैं।
