बैठकें: प्रकार, उद्देश्य, लाभ और नुकसान
बैठकें: प्रकार, उद्देश्य, लाभ और नुकसान!
एक बैठक (आम तौर पर) तीन या अधिक लोगों के एक साथ आने की योजनाबद्ध तरीके से जानकारी का आदान-प्रदान करने और मुद्दों पर विचार-विमर्श करने, समस्याओं को हल करने, आदि से पहले आने वाले मुद्दों पर चर्चा करने के लिए होती है।
एक बैठक औपचारिक या अनौपचारिक हो सकती है। जहां तक औपचारिक बैठक का संबंध है, इसकी कार्यवाही के लिखित रिकॉर्ड के साथ इसे आयोजित करने और इसे संचालित करने के लिए नियम निर्धारित हैं। इसके लिए एक नोटिस की आवश्यकता होती है जो एक कॉल है, इसमें भाग लेने के लिए एक निमंत्रण।
इससे निपटने के लिए एक एजेंडा या चीजों की सूची है, और परिणाम को व्यवस्थित रूप से मिनटों के रूप में लिखा जाता है। एक अनौपचारिक बैठक किसी भी लिखित सूचना के बिना हो सकती है, उदाहरण के लिए लंच रूम में एक कर्मचारी संघ की बैठक पिकनिक पर चर्चा करने के लिए।
एक बैठक में एक संयोजक होता है जो इसे कहता है और एक नेता या अध्यक्ष जो इसे निर्देशित करता है।
बैठक के प्रकार:
बैठकें मोटे तौर पर तीन प्रकार की होती हैं:
(i) सूचनात्मक, जहां उद्देश्य प्रतिभागियों को एक नई योजना, उत्पाद आदि के बारे में जानकारी देना है।
(ii) परामर्शदाता, जिसमें सदस्यों को किसी समस्या के समाधान के लिए परामर्श दिया जाता है।
(iii) कार्यकारी, जिसमें ऐसा करने का अधिकार प्राप्त लोगों द्वारा निर्णय लिया जाता है।
व्यवहार में, अधिकांश बैठकें एक से अधिक उद्देश्यों की पूर्ति करती हैं। बैठकों के कुछ अतिरिक्त वर्गीकरण हैं - बातचीत के उद्देश्य के लिए बैठक, निर्देश देने के लिए बैठक आदि।
एक बैठक का उद्देश्य:
बैठकें आयोजित करने के उद्देश्य यहाँ कंकाल के रूप में सूचीबद्ध हैं:
एक सामान्य निर्णय / समझौते पर पहुंचने के लिए
समस्या का हल निकालना
एक स्थिति को समझने के लिए, विचारों और अनुभवों का आदान-प्रदान करें
विचारों को सूचित करने, समझाने, प्रस्तुत करने के लिए
नए विचारों पर प्रतिक्रिया देने और पाने के लिए
प्रशिक्षण देने के लिए
योजना बनाने और कार्रवाई के लिए तैयार करने के लिए
मतभेद और गलतफहमी को हल करने के लिए
उत्साह पैदा करना और सहयोग लेना
पिछले प्रदर्शन की समीक्षा करने और उसका मूल्यांकन करने के लिए
शरीर के काम करने में निरंतरता और एकजुटता की भावना पैदा करना।
इस मशीनी युग में, संघ शक्ति है, और एकजुट कार्य बैठकों के माध्यम से किया जाता है। यह अनुमान है कि दुनिया भर में, हर दिन लाखों बैठकें आयोजित की जाती हैं, और उनकी संख्या और उपयोगिता बढ़ रही है।
इसीलिए यद्यपि बैठकों के उपयोग के बारे में कई नकारात्मक टिप्पणियां की जाती हैं; पूरे पर हम पाते हैं कि बैठक सामूहिक निर्णय लेने और कार्रवाई करने का एक उपयोगी उपकरण है।
बैठक के लाभ:
(i) समय बचाओ:
चूंकि कोई एक समय में कई लोगों से अंतःक्रियात्मक रूप से मिल सकता है, इसलिए एक बैठक समय बचा सकती है।
(ii) समूहों को संबोधित करना:
कोई अपनी पृष्ठभूमि और आवश्यकता के अनुसार दर्शकों को विभाजित कर सकता है, और उन्हें समूह द्वारा समूह में संबोधित कर सकता है।
(iii) सूचना विस्फोट से निपटने के लिए:
नई तकनीक और नए नियम मोटे और तेजी से आ रहे हैं। बैठकें हमें इस स्थिति से निपटने में सक्षम बनाती हैं।
(iv) सामाजिक और भावनात्मक समर्थन:
सदस्यों को एक दूसरे से व्यक्तिगत समर्थन मिलता है जब वे मिलते हैं और विचारों का आदान-प्रदान करते हैं।
(v) परामर्श दिए जाने की भावना:
सदस्यों को यह महसूस होता है कि उनसे सलाह ली गई है और यह उनके बुद्धिमान और इच्छुक सहयोग पाने में उपयोगी है।
(vi) लोकतांत्रिक कार्य:
लोकतंत्र का उद्देश्य सभी लोगों की भागीदारी से सभी लोगों के कल्याण को प्राप्त करना है। बैठकों के माध्यम से यह संभव है।
(vii) विचार विकास:
एक समूह द्वारा विचारों को व्यवस्थित रूप से क्रॉस-निषेचित, विश्लेषण और सुधार किया जाता है।
(viii) संकटमोचन को मना करना:
रचनात्मक बलों की सामूहिकता से, संकटमोचनों को एक बैठक में अलग किया जा सकता है और सकारात्मक कार्रवाई हो रही है। एक योजना के विरोधियों को अपने विरोध को आवाज़ देने के लिए एक मंच मिलता है, जिसे सहायक लोगों के समूह से पहले दूर किया जा सकता है।
(ix) फ़ोल्डर निर्णय:
सामूहिक रूप से हम एकजुट शक्ति के कारण अधिक साहसिक निर्णय ले सकते हैं।
(x) विभिन्न रुचि समूहों का प्रतिनिधित्व किया:
एक बैठक में कई रुचि समूहों का प्रतिनिधित्व किया जा सकता है और अल्पसंख्यकों पर भी ध्यान दिया जा सकता है।
(xi) गलतियों को रोकना:
एक बैठक में सामूहिक और कई मुद्दों पर ध्यान केंद्रित करके गलतियों से बचने में मदद मिलती है।
नुकसान:
1. समय लेने वाली:
मीटिंग के लिए एक ही समय और स्थान पर कई लोगों को एक साथ आने की आवश्यकता होती है। इससे समय व्यतीत होता है क्योंकि बैठक की खातिर अन्य कार्यों को अलग रखना पड़ता है।
2. निर्णय लेने में असमर्थता:
जिस तरह "दो सिर एक से बेहतर हैं, " यह भी सच है कि "बहुत सारे रसोइए सूप को खराब करते हैं।" विचारों की बहुलता और सदस्यों की व्यक्तिगत जिद एक बैठक को एक निर्णय लेने से रोक सकती है जो एक मुख्य कार्यकारी अधिकारी अकेले ले सकता है।
3. गंभीरता का अभाव:
कई बैठकें इस खामी से पीड़ित होती हैं कि सदस्य बिना तैयारी के आते हैं और महसूस करते हैं कि दूसरे लोग सोच और बात करेंगे। उन्हें लगता है कि वे फ्री राइड ले सकते हैं। "हर किसी की नौकरी किसी की नौकरी नहीं है।"
4. विदेशी चेयरिंग:
जिस तरह एक पायलट द्वारा एक हवाई जहाज को आगे बढ़ाया जाता है, उसी तरह एक बैठक चेयरपर्सन द्वारा संचालित की जाती है। उनके कौशल और व्यक्तिगत असफलताओं / पूर्वाग्रहों की कमी एक बैठक में विफल हो सकती है।
5. महंगा:
बैठकें व्यवस्थित करने के लिए महंगी हैं - उन्हें एक जगह, कागजी कार्रवाई, पूर्व संचार और उपस्थित लोगों द्वारा यात्रा की आवश्यकता होती है।
6. व्यवधान के लिए खुला:
एक बैठक एक ऐसे तत्व से बाधित होने का खतरा है जो इसके उद्देश्य के विरोध में है। ऐसे समय होते हैं जब एक यात्री द्वारा खुद को समायोजित करने से इनकार करने से पूरी उड़ान में देरी होती है। बैठकों के लिए भी यही। कुछ प्रतिभागियों में देने और लेने की भावना गायब हो सकती है।
