मिनट: महत्व और इसे लिखने की प्रक्रिया (नमूना के साथ)
मिनटों के बारे में जानने के लिए यह लेख पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: 1. मिनटों का महत्व 2. लेखन कार्य की प्रक्रिया।
महत्व का महत्व:
मिनट एक बैठक का परिणाम हैं। निर्णय लेने और कुछ तथ्यों और घटनाओं को अपनाने के लिए बैठकें आयोजित की जाती हैं। ये संदर्भ और मार्गदर्शन के स्रोत हैं जिन्हें लिखित रूप में सही और व्यवस्थित रूप से दर्ज किया जाना है।
मिनट ऐसे लिखित रिकॉर्ड हैं। बैठक में क्या हुआ, इसका सबूत भी है। इसलिए, व्यापार या गैर-व्यापार, चाहे पंजीकृत हो या अपंजीकृत, एक संघ के लिए मिनटों का बहुत महत्व है।
मिनटों को अत्यधिक सावधानी के साथ तैयार किया जाना चाहिए ताकि कुछ भी असत्य दर्ज न हो। इस संबंध में सचिव की बड़ी जिम्मेदारी है और चेयरमैन की भी जिसे मिनटों की पुष्टि करनी है। लिखे गए और पुष्ट किए गए मिनटों के रिकॉर्ड अटल हैं।
सचिव आम तौर पर मिनटों की एक मसौदा प्रति तैयार करता है और उसे अपने सुझावों या सुधारों के लिए उस बैठक के अध्यक्ष को दिखाता है। अध्यक्ष के पास किसी भी मामले को शामिल करने की अनुमति नहीं देने का अधिकार होता है, जो किसी भी व्यक्ति की मानहानि या कार्यवाही के लिए अप्रासंगिक या सारहीन या एसोसिएशन के हित के लिए हानिकारक होता है।
लेखन कार्य की प्रक्रिया:
मिनट लिखने की एक निश्चित प्रक्रिया है। बैठक में सभी घटनाओं के साथ मिनटों को व्यवस्थित और व्यवस्थित रूप से लिखना होता है।
निम्नलिखित चरणों और नियमों का पालन करना होगा:
(१) सबसे पहले यह तय करना होगा कि कौन सा रूप अपनाया जाएगा- अनुच्छेद या सारणीबद्ध।
(२) एक ऐसा शीर्षक होना चाहिए जो तारीख, समय और स्थान के साथ बैठक की तरह बताता है।
(3) अगला सदस्यों और आमंत्रितों सहित उपस्थित व्यक्तियों के नाम आता है। एक बड़ी कंपनी की एक आम बैठक की तरह एक बड़ी बैठक के मामले में, सभी नाम दर्ज नहीं किए जाते हैं, लेकिन केवल निदेशकों और आमंत्रितों के नाम (ऑडिटर की तरह) और सदस्यों के नामों के संदर्भ के लिए उपस्थिति रजिस्टर किया जाता है। ।
(4) अध्यक्ष का नाम अलग से लिखा जाता है।
(५) अब ऐसी घटनाएँ आती हैं जो बैठक में हुईं विशेष रूप से संकल्पों को उनके पूर्ण ग्रंथों के साथ पारित किया गया और यह भी - (क) प्रस्तावकों और दूसरे के नाम; (बी) मतदान की प्रकृति; (ग) असंतोष के नोट, यदि कोई हो।
(6) प्रत्येक आइटम में एक लघु शीर्षक और एक सीरियल नंबर जोड़ा जाता है। संख्याओं की उस क्रमबद्धता को बैठक से बैठक तक जारी रखा जा सकता है या केवल एक विशेष बैठक तक ही सीमित रखा जा सकता है।
(() नीचे की तरफ- दाहिने हाथ की तरफ चेयरमैन के पास तारीख और शब्द के साथ उनके नाम पर हस्ताक्षर करने के लिए जगह होती है और बाईं ओर सचिव सचिव के रूप में मिनटों के लेखक के साथ अपना हस्ताक्षर करेंगे। दिनांक।
(() निर्णयों के पालन के लिए सचिव को जारी निर्देश भी दर्ज किए जाते हैं।
(९) बैठक द्वारा अधिकृत किए गए नियुक्ति और व्यय को दर्ज करना होगा।
(१०) कुछ भी दर्ज नहीं किया जा सकता है जिस पर अध्यक्ष द्वारा आपत्ति की जाती है।
(११) पहले एक मसौदा तैयार किया जाता है जिसे सचिव द्वारा सत्यापित किया जाता है और फिर अंत में मिनट मिनट बुक के पन्नों पर हाथ से लिखा जाता है।
(१२) यह वांछनीय है कि प्रत्येक पृष्ठ अध्यक्ष द्वारा आरंभ किया जाएगा
(१३) चर्चाएँ नहीं बल्कि केवल संकल्पों को अपनाया जाना चाहिए।
(१४) कुछ भी नहीं लिखा जा सकता है जो आपत्तिजनक प्रतीत होता है और जो किसी की भावना को आहत करता है।
(१५) जब भी किसी पत्र या रिपोर्ट का कोई संदर्भ दिया जाता है, तो उसकी तिथि का उल्लेख हमेशा किया जाना चाहिए।
(१६) जब एक प्रस्ताव को विशेष प्रस्ताव के रूप में पारित किया गया था या एक विशेष नोटिस के साथ, तथ्य के मिनटों में उल्लेख किया जाना था।
(१ not) सुधार के लिए ओवरराइटिंग और गुंजाइश नहीं होगी। अगर गलती से ये चीजें हो जाती हैं, तो सचिव को प्रारंभिक कार्य करना पड़ता है।
नमूना 1:
किसी कंपनी के निदेशक मंडल की बैठक के कार्यवृत्त।
पैरा फॉर्म:
नीचे दिए गए नमूने के संदर्भ में मिनट तैयार किए गए हैं:
नमूना- किसी कंपनी की बोर्ड बैठक के लिए नोटिस।
XYZ कंपनी लिमिटेड
रेग। Off___________
3 अप्रैल, 1988
_______________
(निदेशक)
श्रीमान,
कंपनी के निदेशक मंडल की एक बैठक शनिवार, 10.4.88 को दोपहर 2 बजे कंपनी के पंजीकृत कार्यालय में निम्नलिखित व्यवसाय को लेन-देन करने के लिए आयोजित की जाएगी।
आपसे उपस्थित होने का अनुरोध किया जाता है।
आपका आभारी,
________________
सचिव
एजेंडा:
(१) आखिरी मुलाकात के मिनट्स की पुष्टि।
(2) एक कार्मिक प्रबंधक की नियुक्ति।
(3) नए उत्पाद के लिए विपणन रणनीति का निर्धारण।
(4) प्राप्त आवेदनों के अनुसार शेयरों का हस्तांतरण और सचिव द्वारा प्रस्तुत किया जाना।
(५) कंपनी के लेखों के क्लाज ३१ में परिवर्तन के लिए एक असाधारण आम बैठक की तारीख तय करना।
(6) फैक्ट्री परिसर पर एक शेड के निर्माण के लिए कोटेशन के संयोजन को मेसर्स एबीसी कं। श्री ए, कंपनी के निदेशक, मेसर्स एबीसी के एक भागीदार हैं।
(Business) अध्यक्ष की अनुमति से कोई अन्य व्यवसाय।
स्पष्टीकरण:
उपरोक्त नमूने से यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि बोर्ड बैठक में आम तौर पर चर्चा की जाने वाली विभिन्न किस्मों को एजेंडे द्वारा कवर किया गया है। आइटम सामान्य व्यावसायिक मामले के साथ-साथ कानूनी औपचारिकताओं से संबंधित हैं। ए, जो कंपनी के निदेशक हैं, मेसर्स एबीसी के एक भागीदार हैं।
वह भाग नहीं लेगा जब आइटम नंबर 6 चर्चा के लिए आएगा क्योंकि वह अनुबंध में रुचि रखता है। शेष निदेशक, जो भी उनकी संख्या हो सकती है, कोरम बनाएंगे।
सेकेंड। कंपनी अधिनियम के 299, 300 में प्रावधान है कि कोई भी निदेशक जो किसी अनुबंध में रुचि रखता है, वह समय पर इसका खुलासा करेगा और इस तथ्य का उल्लेख एजेंडा में किया जाएगा।
मिनट:
कंपनी के पंजीकृत कार्यालय में शुक्रवार को 10.4.88 को दोपहर 2 बजे कंपनी की बोर्ड बैठक का कार्यवृत्त।
1. अध्यक्ष
श्री ए ने कुर्सी संभाली
2. मिनट की पुष्टि
8.2.88 को आयोजित अंतिम बैठक के मिनटों को पढ़कर पुष्टि की गई।
3. एक कार्मिक प्रबंधक की नियुक्ति :
यह हल किया गया था कि "कर्मचारियों की संख्या में वृद्धि और बेहतर औद्योगिक संबंधों की स्थापना के लिए, कंपनी द्वारा एक योग्य कार्मिक प्रबंधक को रु। के वेतनमान पर नियुक्त किया जाना चाहिए। 1200.00 से रु। कंपनी के सेवा नियमों द्वारा अनुमति के अनुसार प्रोविडेंट फंड और ग्रेच्युटी की सभी सुविधाओं के साथ प्रति माह 2000.00 ”।
सचिवों से अनुरोध किया गया कि वे आवेदन पत्र आमंत्रित करते हुए स्टेट्समैन में एक विज्ञापन जारी करें।
4. विपणन रणनीति :
यह हल किया गया था कि "अन्य स्थापित चिंताओं से प्रतिस्पर्धा से बचने के लिए कंपनी द्वारा स्थानीय खुदरा विक्रेताओं के माध्यम से ग्रामीण बाजारों की खोज की जाएगी।"
5. शेयरों के हस्तांतरण की स्वीकृति:
सचिव ने श्री एस से एक आवेदन प्रस्तुत किया, जिसने कंपनी में 50 शेयर खरीदे हैं, जो वर्तमान धारक, श्री आर द्वारा हस्तांतरित करने के लिए कहा गया है।
यह हल किया गया था कि "श्री एस द्वारा 50 शेयर नंबर 131 से 180 के शेयर के लिए किए गए आवेदन को शेयर सर्टिफिकेट नं। 25 के पास कोई आर अनुमोदन मंजूर नहीं है।"
सचिव से अनुरोध किया गया था कि वे जरूरतमंदों को करें।
6. एक असाधारण आम बैठक की तारीख तय करना :
केंद्रीय कानून और कंपनी मामलों के मंत्रालय की हालिया नीति के अनुपालन में सार्वजनिक जमाकर्ताओं को आमंत्रित करने के उद्देश्य से कंपनी के लेख के अनुच्छेद 31 को बदलने के लिए एक असाधारण आम बैठक आयोजित करने की तारीख 25 जून 1988 निर्धारित की गई थी।
सचिव से अनुरोध किया गया था कि वे जरूरतमंदों को करें।
श्री सी ने सार्वजनिक जमा को आमंत्रित करने के विचार पर असंतोष का एक नोट दर्ज किया।
7. कोटेशन का विचार:
मामला प्रस्तावित निर्माण के लिए योजना के लंबित अनुमोदन को स्थगित कर दिया गया था।
8. वोट ऑफ़ थैंक्स :
कोई अन्य व्यवसाय नहीं होने के कारण बैठक चेयर के धन्यवाद के साथ समाप्त हुई।
सारणीबद्ध प्रपत्र:
मिनट:
कंपनी के पंजीकृत कार्यालय में शुक्रवार को 10.4.88 को दोपहर 2 बजे कंपनी की बोर्ड बैठक का कार्यवृत्त।
1. अध्यक्ष :
श्री ए ने कुर्सी संभाली।
2. मिनट की पुष्टि :
8.2.88 को आयोजित अंतिम बैठक के मिनटों को पढ़कर पुष्टि की गई।
3. एक कार्मिक प्रबंधक की नियुक्ति :
यह हल किया गया था कि "कर्मचारियों की संख्या में वृद्धि और बेहतर औद्योगिक संबंधों की स्थापना के लिए, कंपनी द्वारा एक योग्य कार्मिक प्रबंधक को रु। के वेतनमान पर नियुक्त किया जाना चाहिए। 1200.00 से रु। कंपनी के सेवा नियमों द्वारा अनुमति के अनुसार प्रोविडेंट फंड और ग्रेच्युटी की सभी सुविधाओं के साथ प्रति माह 2000.00। "
सचिव से अनुरोध किया गया था कि वे आवेदन पत्र आमंत्रित करते समय स्टेट्समैन में एक विज्ञापन जारी करें।
4. विपणन रणनीति:
यह हल किया गया था कि "प्रतियोगिता से बचने के लिए अन्य स्थापित चिंताओं से कंपनी द्वारा पीछा की जाने वाली रणनीति स्थानीय खुदरा विक्रेताओं के माध्यम से ग्रामीण बाजारों की खोज होगी"।
5. शेयरों की स्वीकृति
सचिव ने श्री एस से एक आवेदन प्रस्तुत किया, जिसने कंपनी में 50 शेयर खरीदे हैं, जो वर्तमान धारक, श्री आर द्वारा हस्तांतरित करने के लिए कहा गया है। यह हल किया गया था कि "श्री एस द्वारा 50 शेयरों के हस्तांतरण के लिए आवेदन किया गया था।
सचिव से अनुरोध किया गया था कि वे जरूरतमंदों को करें।
6. एक असाधारण आम बैठक की तारीख तय करना:
केंद्रीय कानून और कंपनी मामलों के मंत्रालय की हालिया नीति के अनुपालन में सार्वजनिक जमाकर्ताओं को आमंत्रित करने के उद्देश्य से कंपनी के एसोसिएशन ऑफ आर्टिकल के अनुच्छेद 31 को बदलने के लिए एक असाधारण आम बैठक आयोजित करने की तिथि 25 जून, 1988 निर्धारित की गई थी। ।
सचिव से अनुरोध किया गया था कि वे जरूरतमंदों को करें।
श्री सी ने सार्वजनिक जमा को आमंत्रित करने के विचार पर असंतोष का एक नोट दर्ज किया।
7. कोटेशन का विचार:
मामला प्रस्तावित निर्माण के लिए योजना के लंबित अनुमोदन को स्थगित कर दिया गया था।
8. वोट ऑफ़ थैंक्स:
कोई अन्य व्यवसाय नहीं होने के कारण, बैठक चेयर के लिए धन्यवाद के साथ समाप्त हुई।
[वोटिंग के पैटर्न और प्रस्तावकों और दूसरे लोगों के नाम दर्ज नहीं किए गए हैं।]
