नियम और प्रत्यायोजन के सिद्धांत - समझाया गया!

प्रतिनिधिमंडल को अधिक प्रभावी बनाने के लिए, कुछ महत्वपूर्ण गाइड, नियम और सिद्धांत हैं। ये इस प्रकार हैं:

1. प्रत्यायोजन की स्पष्टता:

विशिष्ट या सामान्य, लिखित या अलिखित, प्राधिकरण का प्रतिनिधि अपनी सामग्री, कार्यात्मक संबंध, कार्यक्षेत्र और कार्य के संदर्भ में स्पष्ट होना चाहिए। अस्पष्टता खराब परिणाम की ओर ले जाती है और प्रतिनिधिमंडल को कम प्रभावी बनाती है।

प्रतिनिधिमंडल की स्पष्टता का सिद्धांत यह भी स्पष्ट करता है कि संगठन के अन्य पदों पर प्रत्येक अधीनस्थ की स्थिति के क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर संबंधों को स्पष्ट शब्दों में परिभाषित किया गया है। प्रत्येक अधीनस्थ को संगठनात्मक संरचना में अपनी स्थिति का पता होना चाहिए और यह भी जानना चाहिए कि समग्र प्रबंधन पदानुक्रम में उसकी स्थिति कैसी है।

प्रत्येक प्रबंधक को उन सभी लोगों को जानना चाहिए जो उसके या उसके अधीन काम कर रहे हैं और वे भी जो संगठन में उसके या उससे अधिक पदों पर काबिज हैं। यह संगठन में स्थापित स्केलर श्रृंखला के संदर्भ में मार्गदर्शन प्राप्त करने और मार्गदर्शन प्रदान करने में मदद करता है।

विशिष्ट लिखित प्रतिनिधि प्रबंधक और प्राधिकरण के प्राप्तकर्ता दोनों की मदद करते हैं। लेकिन जैसा कि एक संगठनात्मक संरचना के पारिस्थितिक तंत्र के ऊपर जाता है, ऐसे विशिष्ट प्रतिनिधि अधिक से अधिक कठिन हो जाते हैं।

स्पष्टता के सिद्धांत का यह अर्थ नहीं लिया जाना चाहिए कि अधीनस्थों और वरिष्ठों के बीच अधिकार संबंध, एक बार स्थापित होने के बाद अपरिवर्तनीय हो जाते हैं। काम में बदलाव के साथ, प्राधिकरण प्रतिनिधिमंडल को उपयुक्त रूप से संशोधित किया जाना चाहिए।

2. परिणाम की उम्मीद के अनुरूप होने का प्रत्यायोजन:

अधीनस्थ को प्राधिकरण के वास्तविक प्रतिनिधिमंडल के साथ आगे बढ़ने से पहले, एक प्रबंधक को ऐसे प्रतिनिधिमंडल से अपेक्षित नौकरियों और परिणामों को जानना चाहिए। केवल इतना अधिक अधिकार जो परिणामों को पूरा करने के लिए पर्याप्त है, को प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए। यह सिद्धांत इस कारण से संचालित होता है कि लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं, योजनाएं बनाई जाती हैं, और उन लक्ष्यों को पूरा करने या कार्यान्वित करने के लिए नौकरियां निर्धारित की जाती हैं। यह सिद्धांत बहुत अधिक या बहुत कम प्राधिकरण को सौंपने के खतरों को कम करने में भी मदद करता है।

3. जिम्मेदारी नहीं दी जा सकती:

सौंपे गए कार्य को पूरा करने का दायित्व पूर्ण है और जब किसी अधीनस्थ को अधिकार सौंप दिया जाता है तो उसका विभाजन नहीं होता है। शिष्टमंडल के बाद भी मुख्य कार्यकारी अधिकारी पूरे उद्यम के प्रबंधन और पर्यवेक्षण के लिए निदेशक मंडल के प्रति जवाबदेह रहता है।

यदि इस सिद्धांत का उल्लंघन किया जाता है, तो तीन महत्वपूर्ण परिणाम निम्न होंगे:

(ए) यदि कोई प्रबंधक अधीनस्थों को प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल के साथ एक दायित्व पारित करने में सक्षम है, तो एकल श्रृंखला के नियम का उल्लंघन किया जाएगा।

(बी) डाई टॉप पर प्रबंधन की बड़ी जिम्मेदारी होगी और अभी तक परिणाम के लिए जवाबदेह नहीं होगा।

(ग) यदि किसी प्रबंधक को अपने दायित्व को सौंपने की अनुमति दी जाती है, तो यह जानने का कोई तरीका नहीं होगा कि कौन किसके लिए जवाबदेह है।

इस प्रकार, जब अधिकार सौंप दिया जाता है, तो संगठन के लिए दायित्वों को पारित नहीं किया जाता है; बल्कि प्रत्येक स्तर पर नई जिम्मेदारियां बनाई जाती हैं।

अधिकार और जिम्मेदारी की समानता:

जब भी प्राधिकरण को सौंप दिया जाता है, अधिकार के साथ और सह-अस्तित्व में जिम्मेदारी कदम होती है। अधीनस्थों को उनके द्वारा सौंपे गए प्राधिकार की सीमा तक मरने के कार्यों के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है, जो उन्हें मरने की उपलब्धि के लिए सौंपा गया है।

तदनुसार, एक बिक्री प्रबंधक को उत्पादन विफलताओं के लिए जिम्मेदार नहीं ठहराया जा सकता है जिसके लिए उसे कोई अधिकार नहीं दिया गया था। तो भी एक स्टोर क्लर्क को मरने वाले स्टोर मैनेजर से प्राप्त गलत इंडेंट के खिलाफ सामग्री के मुद्दे के लिए जिम्मेदार नहीं ठहराया जा सकता है। इसलिए, प्राधिकरण और जिम्मेदारी को एक ही काम से संबंधित होना चाहिए।

अपवाद सिद्धांत:

प्राधिकरण सूचना और कार्रवाई के स्रोत के रूप में निर्णय लेने की प्रक्रिया को नीचे धकेलने के लिए प्रत्यायोजित है। प्राधिकरण के प्राप्तकर्ताओं को इसका उचित उपयोग करना चाहिए और प्राधिकरण के दायरे में आने वाले सभी निर्णयों को लेना चाहिए।

केवल असाधारण मामलों में, जब वे अपने स्तर पर निर्णय नहीं ले सकते, तो क्या उन्हें वरिष्ठों द्वारा विचार और निर्णय के लिए ऊपर की ओर देखना चाहिए।

प्राधिकार सौंपने से, एक प्रबंधक अपनी ज़िम्मेदारी से नहीं चूकता। इसलिए, यह आवश्यक है कि एक प्रबंधक को नियंत्रण की उपयुक्त तकनीकों को तैयार करना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि प्राधिकृत प्रतिनिधि का सही उपयोग किया जाता है और अपेक्षा के अनुसार परिणाम प्राप्त किए जाते हैं।

समस्या हल होने से पहले दो या दो से अधिक प्रबंधकों के अधिकार के साथ तालमेल बैठाना या किए गए निर्णय को छिछला अधिकार कहा जाता है।

साझा अधिकार:

निर्णय लेने के लिए अधीनस्थों से श्रेष्ठ व्यक्ति का आना साझा अधिकार के रूप में जाना जाता है।