प्रबंधन के 5 महत्वपूर्ण कार्य

प्रबंधन को एक प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया गया है। प्रबंधन प्रक्रिया (योजना, आयोजन, स्टाफ, निर्देशन और नियंत्रण) के तहत, एक-दूसरे से जुड़ी कई गतिविधियां शामिल हैं। इन गतिविधियों को कार्यों या प्रबंधन के तत्वों के रूप में जाना जाता है।

चित्र सौजन्य: tnphtc.org/wp-content/uploads/HSA1.png

प्रबंधन के महत्वपूर्ण कार्य हैं:

(1) योजना:

यह पहले से सोच को संदर्भित करता है। दूसरे शब्दों में, नियोजन एक वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए कार्रवाई के भविष्य के पाठ्यक्रम का निर्धारण है। योजना के तहत, यह पता लगाया जाता है कि क्या किया जाना चाहिए, यह कैसे किया जाना चाहिए और इसे कौन करना चाहिए।

यदि नौकरी शुरू करने से पहले इन सभी बिंदुओं पर विचार नहीं किया जाता है, तो व्यवसाय का उद्देश्य प्राप्त नहीं किया जा सकता है।

नियोजन एक लंबी प्रक्रिया है, जिसके उपभोग के लिए निम्नलिखित कदम उठाए जाते हैं:

(i) उद्देश्यों को निर्धारित करना (ii) परिसर का विकास करना (iii) कार्रवाई के वैकल्पिक पाठ्यक्रमों की पहचान करना (iv) वैकल्पिक पाठ्यक्रमों का मूल्यांकन करना (v) विकल्प का चयन करना (vi) योजना को लागू करना (vii) अनुवर्ती कार्रवाई

(2) आयोजन:

यह सामान्य उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए विभिन्न भागों के सामंजस्यपूर्ण समायोजन को संदर्भित करता है। प्रबंधन के पहले कार्य (यानी, नियोजन) को कार्यात्मक बनाने के लिए, 'भूमिकाओं की एक संरचना' को तैयार और निरंतर बनाए रखने की आवश्यकता है।

भूमिकाओं की इस संरचना को बनाने की प्रक्रिया को आयोजन के रूप में जाना जाता है। योजना केवल लेखन में कुछ विचार रखने की है, लेकिन उस विचार को वास्तविकता में बदलने के लिए, लोगों के एक समूह की आवश्यकता है।

इसके अलावा, लोगों के इस समूह की गतिविधियों को व्यवस्थित करने के लिए, आयोजन की आवश्यकता है। इसके तहत, पूरे प्रोजेक्ट को विभिन्न छोटी नौकरियों में विभाजित किया गया है, इन नौकरियों को नामित पदों पर आवंटित करने के लिए (जो यह स्पष्ट करेगा कि किसी पद पर किसी विशेष नौकरी का प्रदर्शन किया जाएगा), विभिन्न नौकरियों को एक विभाग में एकजुट करने, अधिकारों और कर्तव्यों को स्पष्ट करने के लिए कर्मचारियों को विभिन्न पदों पर नियुक्त किया जाना है, और विभिन्न पदों (कर्मचारियों) के बीच संबंध को परिभाषित करना है।

प्रबंधन के आयोजन समारोह को पूरा करने के लिए निम्नलिखित कदम उठाए जाते हैं:

(i) कार्य की पहचान और विभाजन (ii) विभागीयकरण (iii) कर्तव्यों का निर्धारण (iv) रिपोर्टिंग संबंध स्थापित करना

(3) स्टाफिंग:

यह लोगों को पोस्ट को भरने और रखने के लिए संदर्भित करता है। नियोजन में, विचारों को एक लिखित रूप दिया जाता है, दूसरी ओर आयोजन, इन विचारों को वास्तविकता में परिवर्तित करने के उद्देश्य से, विभिन्न पदों की संरचना तैयार करता है।

आयोजन के बाद स्टाफ आता है जो इन पदों पर लोगों को तैनात करता है ताकि नौकरियों का प्रदर्शन किया जा सके। इस तथ्य के मद्देनजर कि किसी संगठन की सफलता इस बात से स्पष्ट होती है कि हर कर्मचारी अपनी नौकरी कैसे करता है, स्टाफिंग फंक्शन का महत्व और भी अधिक बढ़ जाता है।

प्रबंधन के कर्मचारी कार्य को पूरा करने के लिए निम्नलिखित कदम उठाए गए हैं:

(i) जनशक्ति आवश्यकताओं का अनुमान लगाना

(ii) भर्ती

(iii) चयन

(iv) प्लेसमेंट और ओरिएंटेशन

(v) प्रशिक्षण और विकास

(4) निर्देशन:

यह संगठन में लोगों को निर्देश देने, मार्गदर्शन करने, संचार करने और प्रेरित करने के लिए संदर्भित करता है। निम्नलिखित गतिविधियों के तहत चार गतिविधियों में शामिल हैं:

(i) पर्यवेक्षण (ii) संचार

(iii) नेतृत्व (iv) प्रेरणा

इन चार गतिविधियों का संक्षिप्त विवरण इस प्रकार है:

(i) पर्यवेक्षण:

यह किसी के अधीनस्थों के नियमित काम की प्रगति की निगरानी करने और उन्हें सही तरीके से निर्देशित करने के लिए संदर्भित करता है। पर्यवेक्षण प्रबंधन के निर्देशन कार्य का एक महत्वपूर्ण तत्व है। पर्यवेक्षण में एक महत्वपूर्ण विशेषता है जो पर्यवेक्षक और उसके अधीनस्थ के बीच संपर्क का सामना करना पड़ता है,

(ii) संचार:

यह तथ्यों, विचारों, भावों आदि को एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति में स्थानांतरित करने और उसे समझने की एक कला को संदर्भित करता है। एक प्रबंधक को अपने अधीनस्थों को लगातार यह बताना होता है कि उन्हें क्या करना है, कैसे करना है और विभिन्न काम कब करने हैं।

साथ ही, उनकी प्रतिक्रियाओं को जानना बहुत आवश्यक है। यह सब करने के लिए प्रभावी संचार सुविधाओं को विकसित करना आवश्यक हो जाता है। आपसी समझ विकसित करके संचार सहयोग की भावना पैदा करता है जो संगठन में समन्वय का वातावरण बनाता है।

(iii) नेतृत्व:

यह दूसरों को इस तरह से प्रभावित करने के लिए संदर्भित करता है जिससे उन्हें काम करना पड़ता है जो नेता उन्हें करना चाहते हैं। निर्देशन में नेतृत्व महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। केवल इस गुणवत्ता के माध्यम से, एक प्रबंधक अपने अधीनस्थों के बीच विश्वास और उत्साह बढ़ा सकता है।

(iv) प्रेरणा:

यह उस प्रक्रिया को संदर्भित करता है जो लोगों को वांछित उद्देश्य की प्राप्ति के लिए काम करने के लिए प्रेरित करती है। उत्पादन के विभिन्न कारकों के बीच, यह केवल मानवीय कारक है जो गतिशील है और अन्य भौतिक संसाधनों को गतिशीलता प्रदान करता है। यदि मानव संसाधन स्थिर हो जाता है तो अन्य संसाधन स्वचालित रूप से स्थिर हो जाते हैं।

इस प्रकार, मानव संसाधन को अपने कार्य को करने के लिए उन्हें गतिशील, जागरूक और उत्सुक रखने के लिए प्रेरित करना आवश्यक हो जाता है। प्रेरणा के लिए कर्मचारियों को मौद्रिक और गैर-मौद्रिक दोनों प्रोत्साहन दिए जाते हैं।

(५) नियंत्रण:

यह वास्तविक परिणामों को वांछित परिणामों के करीब लाने के लिए संदर्भित करता है।

इसके तहत, प्रबंधक इस बात की निगरानी करता है कि क्या कार्य निर्धारित योजनाओं के अनुसार किए जा रहे हैं या नहीं। वह यह भी जांचता है कि प्रदर्शन की गई नौकरी की गुणवत्ता और मात्रा पूर्व-निर्धारित मानकों / मापदंडों के साथ संरेखण में है या नहीं।

तब पूर्वनिर्धारित मानकों के साथ वास्तविक प्रदर्शन का मिलान करके विचलन की जाँच की जाती है। इसके बाद नकारात्मक विचलन के लिए सुधारात्मक कार्रवाई की जाती है ताकि वास्तविक परिणाम और वांछित परिणाम के बीच अंतर को कम से कम किया जा सके।

इस प्रकार, नियंत्रण प्रक्रिया के प्रवर्तन के साथ कार्य-प्रगति के रास्ते में आने वाली सभी अड़चनें दूर हो जाती हैं और सभी लोगों के प्रयास वांछित दिशा में आने लगते हैं, निष्कर्ष के रूप में, प्रक्रिया को नियंत्रित करने के पांच मुख्य चरण होते हैं:

(i) प्रदर्शन मानकों की स्थापना

(ii) वास्तविक प्रदर्शन का मापन

(iii) मानकों के साथ वास्तविक प्रदर्शन की तुलना

(iv) विचलन का विश्लेषण करना

(v) सुधारात्मक कार्रवाई करना।