क्रय के 6 मुख्य सिद्धांत

यह लेख सामग्री प्रबंधन में क्रय के छह मुख्य सिद्धांतों पर प्रकाश डालता है। सिद्धांत हैं: 1. सही गुणवत्ता 2. सही मात्रा 3. सही मूल्य 4. सही स्रोत 5. सही समय 6. सही जगह।

क्रय सिद्धांत # 1. सही गुणवत्ता:

गुणवत्ता को एक निश्चित कार्य करने की क्षमता या किसी विशेष आवश्यकता को पूरा करने की शक्ति के रूप में परिभाषित किया गया है।

दूसरे शब्दों में गुणवत्ता का अर्थ है किसी विशिष्ट उद्देश्य के लिए किसी विशिष्ट वस्तु के उपयोगी मूल्य को पूरा करना।

किसी संगठन में आवश्यक सामग्रियों की गुणवत्ता का निर्धारण करने के लिए शुरुआती बिंदु अंतिम उपयोग है, अर्थात, क्या किया जाना है या पूरा करना है।

फिर हमें एक विनिर्देशन स्थापित करना होगा और यही गुणवत्ता है। एक पूर्ण और पूर्ण गुणवत्ता विनिर्देश खरीद अनुबंध का एक अनिवार्य हिस्सा है।

किसी सामग्री की गुणवत्ता का उसके अंतिम उपयोग के साथ सीधा संबंध है। दूसरे शब्दों में, एक अनुचित गुणवत्ता का मतलब होगा कि अंतिम उत्पाद या तो किसी विशेष उद्देश्य के लिए बहुत अच्छा है या बहुत बुरा है। इन दोनों का अंतिम उत्पाद की लागत और प्रतिस्पर्धा पर सीधा प्रभाव पड़ता है। एक मामले में, कुछ अतिरिक्त लागतों को गुणवत्ता से अधिक आवश्यक बनाना पड़ता है और, दूसरे मामले में, उत्पाद की गुणवत्ता को नुकसान होगा।

हम विभिन्न तरीकों से गुणवत्ता को व्यक्त कर सकते हैं, अर्थात, आयाम, वजन और उपाय, रासायनिक गुण, भौतिक गुण, शक्ति, शक्ति, सीमा और सहनशीलता, कठोरता, खत्म, रंग, क्षमता, स्थायित्व, प्रदर्शन विशेषताओं, उपस्थिति, डिजाइन, आदि।

गुणवत्ता की आवश्यकता पहले निर्धारित की जानी चाहिए और फिर सही ढंग से निर्दिष्ट की जानी चाहिए। गुणवत्ता को परिभाषित करने में अस्पष्टता क्रय में प्रमुख समस्याओं में से एक है। यह सुनिश्चित करने से बचा जा सकता है कि आपूर्तिकर्ता वास्तव में समझता है कि क्रेता को क्या चाहिए। यदि आपूर्तिकर्ता गुणवत्ता की आवश्यकताओं को सही ढंग से नहीं समझता है, तो कुछ गलत प्रकार की सामग्रियों की आपूर्ति की जाएगी।

यह, इसके बदले में, उत्पादन की प्रक्रिया के अंत में उत्पादन रुकने, तैयार उत्पाद (उत्पादों) की अस्वीकृति, गुणवत्ता नियंत्रण लोगों और उच्च मात्रा (प्रतिशत) स्क्रैप के उद्भव जैसी विभिन्न समस्याओं को जन्म दे सकता है। ये सभी राशि बर्बाद करने के लिए।

सही गुणवत्ता का मतलब है कि गुणवत्ता सही होनी चाहिए, न तो बहुत अधिक और न ही बहुत कम। एक उत्पादन प्रक्रिया हमेशा यह सुनिश्चित करने के लिए कि अंत उत्पाद पुर्जों और घटकों के मामले में उपलब्ध सर्वोत्तम गुणवत्ता का है, यह सुनिश्चित करने के लिए सबसे अच्छी गुणवत्ता उपलब्ध है। यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि ऐसी सामग्री की गुणवत्ता खराब होने के कारण मशीन नियंत्रण से बाहर न हो।

क्रेता के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वह उस सटीक उद्देश्य को जाने जिसके लिए सामग्रियों की आवश्यकता है और उसे उत्पादन लोगों को उन सामग्रियों को स्वीकार करने के लिए मनाने की कोशिश करनी चाहिए जो इस उद्देश्य की पूर्ति करेंगे। एक ही समय में वह अवर सामग्री खरीदने में कोई अनुचित जोखिम नहीं लेना चाहिए जो लंबे समय में अधिक महंगा हो सकता है।

संदेह के मामले में, उसे उत्पादन व्यक्ति के साथ चर्चा करनी चाहिए और उपयोग के संबंध में उससे ज्ञान इकट्ठा करना चाहिए। क्रेता को विभिन्न ब्रांडों की सामग्रियों का भी ज्ञान होना चाहिए क्योंकि बाजार में उपलब्ध गुण भी होते हैं।

क्रय सिद्धांत # 2. सही मात्रा:

खरीदार को यह सुनिश्चित करने के लिए सही मात्रा में सामग्री खरीदनी चाहिए कि उत्पादन का कोई ठहराव नहीं है या कोई अतिरिक्त स्टॉक जमा नहीं है। आम तौर पर, खरीद (भंडार) विभाग की इन्वेंट्री कंट्रोल विंग, आर्थिक आदेश मात्रा (ईओक्यू) को ठीक करती है, अर्थात, न्यूनतम कुल लागत पर अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए एक बार में खरीदी जाने वाली मात्रा।

यह आवश्यकता खरीद क्रम में उल्लिखित है और यह देखना आवश्यक है कि सामग्री वितरित की गई है।

क्रय सिद्धांत # 3. उचित मूल्य:

सामग्री की सही कीमत निर्धारित करना आसान नहीं है। हालांकि, लागत और मूल्य विश्लेषण के माध्यम से कोई अनुमान लगा सकता है कि किसी वस्तु की लागत क्या होनी चाहिए। इसके बाद, क्रेता की बातचीत कौशल, आपूर्तिकर्ता के साथ उसके संबंध और बाजार में प्रतिस्पर्धा की प्रकृति मिलकर वास्तविक खरीद मूल्य का निर्धारण करेगी।

यह फ़ंक्शन मुख्य महत्व का है क्योंकि यह वह जगह है जहां क्रेता वास्तव में कंपनी की बहुत मदद कर सकता है। लेकिन इस फ़ंक्शन को ठीक से करने के लिए, खरीदार को बाजार की कीमतों, विशेष रूप से कच्चे माल की वर्तमान कीमतों, उनके संभावित भविष्य के रुझान और पर्यावरणीय परिस्थितियों के बारे में पूरी तरह से विचार करना चाहिए जो कीमतों को प्रभावित करते हैं। खरीदार को विक्रेता द्वारा आपूर्तिकर्ता द्वारा उद्धृत किसी भी मूल्य को स्वीकार करने के लिए मजबूर नहीं किया जाना चाहिए। सही कीमत निर्धारित करने के विभिन्न तरीके हैं।

आपूर्तिकर्ता को कच्चे माल की लागत, ओवरहेड, लाभ, आदि दिखाते हुए कीमतों को तोड़ने के लिए कहा जा सकता है, और खरीदार को उपलब्ध आंकड़ों के साथ तुलना करके विभिन्न लागत वस्तुओं की जांच करनी चाहिए। वह उत्पादन विभाग की सहायता भी ले सकता है। कुछ स्थितियों में बड़ी संख्या में आपूर्तिकर्ताओं के लिए सही कीमत प्राप्त करने में मदद मिल सकती है।

हालांकि, खरीदार को अपने फैसले का उपयोग करना चाहिए क्योंकि अक्सर आपूर्तिकर्ता कार्टेल या एक एसोसिएशन (एक अंगूठी) बनाते हैं और वे उच्च कीमतों का उद्धरण करते हैं। यह वास्तव में एक बहुत ही गंभीर समस्या होगी। खरीदार या तो रिंग को तोड़ सकता है या तर्कसंगत आधार पर अपनी कीमतों को कम करने के लिए सभी बोली लगाने वालों को बुला सकता है। इंजीनियरिंग वस्तुओं की खरीद के लिए आपूर्तिकर्ताओं से निपटने के लिए बुनियादी तकनीकी ज्ञान होना चाहिए।

सामग्रियों की सही कीमत के बारे में एक विचार होना चाहिए और मौजूदा कीमतों की तुलना पिछले मूल्यों के साथ की जानी चाहिए ताकि पता लगाया जा सके कि एक निश्चित अवधि में कीमतें कितनी बढ़ गई हैं।

क्रय सिद्धांत # 4. सही स्रोत:

सही स्रोत का अर्थ है वह स्रोत जो गुणवत्ता, वितरण, बिक्री के बाद सेवा, आदि जैसे सभी मामलों में विश्वसनीय है। यह स्पष्ट है कि जब अन्य सभी चीजें सही तरीके से की गई हैं (यानी, सही गुणवत्ता, मात्रा और कीमतों का चयन), आपूर्ति का स्रोत जहां से सामग्री प्राप्त की गई है, स्वचालित रूप से सही होना चाहिए।

हालांकि, ऐसे मामले हैं जहां विसंगति होती है और यह सही स्रोत से सामग्री प्राप्त करने के लिए आवश्यक है।

एक सही आपूर्तिकर्ता को निम्नलिखित बुनियादी शर्तों को पूरा करना चाहिए:

(ए) वह ऑर्डर की गई वस्तुओं के निर्माण और आपूर्ति के लिए पूरी तरह से सुसज्जित होना चाहिए।

(बी) उसे कंपनी के हित में देखना चाहिए और खरीदार की सहायता करनी चाहिए जब भी उद्देश्य के लिए उपयुक्त वैकल्पिक सामग्री की आपूर्ति के माध्यम से लागत में कमी की कोई गुंजाइश हो।

(d) वह विनम्र होना चाहिए।

(() वह जब भी आवश्यक हो, डिलीवरी वार्ताओं में सुधार लाने में खरीदार की सहायता करने की स्थिति में होना चाहिए।

(च) वह ईमानदारी का आदमी होना चाहिए।

स्रोत चयन के लिए या आपूर्ति के सही स्रोत को विकसित करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं के नाम और पते के बारे में प्रारंभिक जानकारी निम्नलिखित की मदद से हो सकती है:

(1) आपूर्तिकर्ताओं की सूची

(2) व्यापार मांग और निर्देशिका

(३) व्यापार पत्रिकाएँ

(4) टेलीफोन निर्देशिका के पीले पृष्ठ

(5) विक्रेताओं की फाइलें

(6) खरीदारों के मार्गदर्शक

(Ers) सलामी बल्लेबाज

(() व्यापार प्रदर्शन - औद्योगिक व्यापार मेले

(९) कंपनी के कर्मचारी

(10) क्रेता-विक्रेता मिलते हैं

(११) समान संगठनों के क्रय विभाग।

सही आपूर्तिकर्ताओं का पता लगाने के विभिन्न तरीके हैं। खरीद विभाग द्वारा आपूर्तिकर्ता को विशिष्ट विक्रेता पंजीकरण फॉर्म दिए जाते हैं। ऐसे रूपों को खरीदार द्वारा आवश्यक सभी आवश्यक जानकारी देनी चाहिए।

पूर्ण प्रपत्र प्राप्त होने पर, खरीदार के एक प्रतिनिधि को विक्रेता के परिसर में कॉल करना चाहिए और अपनी रिपोर्ट (सभी निष्कर्षों को शामिल करते हुए) जमा करनी चाहिए।

उन्हें आपूर्तिकर्ता के संयंत्र में अपनी यात्रा और निरीक्षण के दौरान निम्नलिखित कारकों का पता लगाना चाहिए:

(i) विनिर्माण वस्तुओं के लिए आपूर्तिकर्ता का तकनीकी ज्ञान।

(ii) कार्य करने के लिए आपूर्तिकर्ता की वित्तीय क्षमता।

(iii) आपूर्तिकर्ता की संगठनात्मक स्थापना और जनशक्ति।

(iv) सही समय पर और सही गुणवत्ता और मात्रा में सामग्री पहुंचाने में आपूर्तिकर्ता के पिछले प्रदर्शन के रिकॉर्ड।

(v) सामग्रियों को शीघ्र और आवश्यक मात्रा में वितरित करने की क्षमता।

(vi) स्वयं की निर्माण इकाई।

(vii) फर्म की गुणवत्ता नियंत्रण प्रणाली।

(viii) कर्मचारी और फर्म की लाइन क्षमता।

(ix) सेवा स्तर।

(x) फर्म में श्रम संबंधों का इतिहास।

यदि यह रिपोर्ट उस विशेष कंपनी की आवश्यकता को पूरा करती है, तो विक्रेता को अनुमोदित आपूर्तिकर्ताओं की सूची में पंजीकृत किया जा सकता है और परीक्षण का आदेश दिया जा सकता है। विक्रेताओं के प्रदर्शनों को संतोषजनक और समय पर आदेशों के निष्पादन के बाद ही आंका जाना चाहिए।

एक सही आपूर्तिकर्ता आज अगले साल एक गलत आपूर्तिकर्ता बन सकता है। इस संभावना के खिलाफ सुरक्षा के रूप में, खरीद विभाग को विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं के प्रदर्शन का कुछ रिकॉर्ड भी रखना चाहिए। आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन के मूल्यांकन के कुछ विशिष्ट तरीके हैं। इसके अलावा, एक सप्लायर की दूसरे के साथ तुलना करने के लिए विभिन्न मानदंडों या मानदंडों का उपयोग किया जा सकता है।

क्रय सिद्धांत # 5. सही समय:

जिस प्रकार किसी को सही मात्रा में सामग्री खरीदनी होती है, उसे आवश्यक होने पर उसे भी प्राप्त करना चाहिए। डिलीवरी का समय फिर से इंडेंट या स्टॉक कंट्रोल डिपार्टमेंट द्वारा तय किया जाता है। खरीद विभाग का प्राथमिक कर्तव्य है कि वह आदेशों का पालन करे और यह सुनिश्चित करे कि सामग्रियों का प्रवाह अपरिवर्तित रहे।

यह भी देखा जाना चाहिए कि सामग्री को समय पर वितरित किया जाए। यह कार्य भारत में बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि आपूर्तिकर्ता अक्सर वितरण कार्यक्रम को बनाए रखने में विफल रहते हैं।

क्रय सिद्धांत # 6. सही स्थान (डिलीवरी का):

खरीद विभाग का कार्य तब तक खत्म नहीं होता जब तक कि सामग्री को सही स्थान पर वितरित नहीं किया जाता। इसलिए, यह खरीद विभाग का एक प्राथमिक कार्य भी बन जाता है। मान लें कि खरीद विभाग का कार्य कलकत्ता के तरतला क्षेत्र में है और सामग्री हावड़ा रेलवे स्टेशन के लिए आरक्षित है। यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि सामग्री हावड़ा से साफ हो और नीचे चला जाए।