लागत प्रणाली: लक्षण, स्थापना और कठिनाइयाँ
एक आदर्श लागत प्रणाली, इसकी स्थापना, कठिनाइयों और इसे दूर करने के चरणों के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।
एक आदर्श लागत प्रणाली के लक्षण:
लागत की एक आदर्श प्रणाली वह है जो लागत प्रणाली के उद्देश्यों को प्राप्त करती है और व्यवसाय की लागत के सभी लाभों को लाती है। निम्नलिखित मुख्य विशेषताएं हैं जो लागत की एक आदर्श प्रणाली के पास होनी चाहिए या उन बिंदुओं को ध्यान में रखना चाहिए जिन्हें लागत प्रणाली स्थापित करने से पहले लिया जाना चाहिए।
(i) व्यवसाय के लिए उपयुक्तता:
एक लागत प्रणाली को दर्जी बनाया जाना चाहिए, व्यावहारिक होना चाहिए और व्यवसाय की प्रकृति, स्थितियों, आवश्यकताओं और आकार के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। कोई भी प्रणाली जो व्यवसाय के उद्देश्यों को पूरा करती है और व्यवसाय को कुशलतापूर्वक चलाने के लिए आवश्यक जानकारी की आपूर्ति करती है, एक आदर्श प्रणाली है।
(ii) सरलता:
लागत की प्रणाली सरल और सादा होनी चाहिए ताकि यह औसत बुद्धि के व्यक्ति द्वारा भी आसानी से समझा जा सके। लागत लेखांकन द्वारा उपलब्ध कराए गए तथ्यों, आंकड़ों और अन्य जानकारी को सही समय पर सही रूप में सही व्यक्ति को प्रस्तुत करना चाहिए ताकि इसे और अधिक सार्थक बनाया जा सके।
(iii) लचीलापन:
लागत की प्रणाली लचीली होनी चाहिए ताकि इसे परिवर्तित स्थितियों और परिस्थितियों के अनुसार बदला जा सके। व्यापार और उद्योग में तेजी से बदलाव के कारण इस तरह के लचीलेपन के बिना प्रणाली को आगे बढ़ाया जाएगा। इस प्रकार, सिस्टम में बहुत अधिक बदलाव के बिना विस्तार या संकुचन की क्षमता होनी चाहिए।
(iv) किफायती:
एक लागत प्रणाली अन्य आर्थिक वस्तुओं की तरह है। इसमें आर्थिक सामान की तरह ही पैसा खर्च होता है। यदि सिस्टम बहुत महंगा है, तो प्रबंधन भुगतान करने के लिए तैयार नहीं हो सकता है क्योंकि खरीदार माल के लिए भुगतान करने के इच्छुक नहीं हैं यदि ये उनकी उपयोगिता की तुलना में महंगे हैं। एक लागत प्रणाली महंगी नहीं होनी चाहिए और व्यवसाय की वित्तीय क्षमता के अनुसार अनुकूलित होनी चाहिए।
सिस्टम से प्राप्त होने वाले लाभ इसकी लागतों से अधिक होने चाहिए क्योंकि प्रबंधन सिस्टम को स्थापित करने के लिए तैयार होगा जब यह माना जाता है कि अपेक्षित लाभ इसकी अनुमानित लागत से अधिक है। संक्षेप में, प्रणाली को व्यवसाय की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए किफायती होना चाहिए। सिस्टम को स्थापित करने और संचालन करने की लागत परिणामों को सही ठहराना चाहिए।
(v) तुलनात्मकता:
कॉस्टिंग सिस्टम ऐसा होना चाहिए ताकि यह पिछले आंकड़ों, या अन्य चिंताओं के आंकड़ों के साथ या उद्योग के खिलाफ एक ही चिंता के पूरे विभाग के साथ तुलना करके प्रदर्शन के मूल्यांकन के लिए आवश्यक तथ्य और आंकड़े प्रदान कर सके।
(vi) वांछित समय पर सूचना प्रस्तुत करने की क्षमता:
सिस्टम को सटीक और समय पर जानकारी प्रदान करनी चाहिए ताकि लागत नियंत्रण के उद्देश्य के लिए निर्णय लेने और उपयुक्त कार्रवाई के लिए प्रबंधन करने में मदद मिल सके।
(vii) लागत लेखांकन की एक अच्छी प्रणाली के विकास के लिए चिंता के विभिन्न विभागों से अधिकारियों का आवश्यक सहयोग और भागीदारी आवश्यक है। इसके अलावा, प्रबंधन को लागत प्रणाली में विश्वास होना चाहिए और इसके विकास और सफलता के लिए सहायता प्रदान करनी चाहिए।
(viii) लागत प्रणाली को सावधानीपूर्वक और अनावश्यक विवरणों को प्रस्तुत करके उपयोगिता का त्याग नहीं करना चाहिए।
(ix) सिस्टम की शुरूआत के लिए नेटवर्क विश्लेषण का उपयोग करके सावधानीपूर्वक चरणबद्ध कार्यक्रम तैयार किया जाना चाहिए।
(x) मौजूदा सेट अप में न्यूनतम परिवर्तन:
प्राधिकरण और जिम्मेदारी के प्रतिनिधिमंडल और विभाजन की मौजूदा प्रणाली को लागत प्रणाली के साथ परेशान नहीं होना चाहिए। जहाँ तक संभव हो प्रणाली ऐसी होनी चाहिए ताकि यह कम से कम मौजूदा संगठनात्मक व्यवस्था को बिगाड़ सके।
(xi) प्रपत्रों की एकरूपता:
सिस्टम के लिए आवश्यक सभी फॉर्म और प्रोफार्मा आदि कागज के आकार और गुणवत्ता में समान होना चाहिए। विभिन्न रूपों को अलग करने के लिए कागज के रंग का उपयोग करके उच्च दक्षता प्राप्त की जा सकती है। मुद्रित रूपों में उनके उपयोग और निपटान के निर्देश शामिल होने चाहिए। फॉर्म को लागत डेटा के संग्रह और प्रसार के लिए उपयुक्त रूप से डिज़ाइन किया जाना चाहिए।
(xii) न्यूनतम लिपिकीय कार्य:
फोरमैन और श्रमिकों द्वारा प्रपत्रों को भरने में यथासंभव कम लिपिक कार्य शामिल होना चाहिए क्योंकि अधिकांश श्रमिक अच्छी तरह से शिक्षित नहीं हैं। विश्वसनीय आंकड़े सुनिश्चित करने के लिए, प्रत्येक मूल प्रविष्टि को एक परीक्षक के हस्ताक्षरों द्वारा समर्थित होना चाहिए।
(xiii) सामग्री नियंत्रण की कुशल प्रणाली:
स्टोर और स्टॉक नियंत्रण की एक कुशल प्रणाली होनी चाहिए क्योंकि सामग्री आमतौर पर कुल लागत के अधिक अनुपात के लिए होती है। उत्पादन के लिए जारी मूल्य निर्धारण सामग्री की एक अच्छी विधि का पालन किया जाना चाहिए।
(xiv) पर्याप्त वेतन प्रक्रिया:
विभिन्न नौकरियों पर श्रमिकों द्वारा खर्च किए गए समय को रिकॉर्ड करने के लिए, मजदूरी शीट तैयार करने और मजदूरी के भुगतान के लिए एक अच्छी तरह से परिभाषित मजदूरी प्रक्रिया होनी चाहिए। इस प्रकार अच्छी तरह से परिभाषित मजदूरी प्रणाली की शुरूआत श्रम की लागत को नियंत्रित करने में मदद करेगी।
(xv) व्यय का विभागीयकरण:
लागत का सही पता लगाने के लिए ओवरहेड्स के संग्रह, आवंटन, मूल्यांकन और अवशोषण के लिए एक ध्वनि योजना तैयार की जानी चाहिए।
(xvi) लागत खातों और वित्तीय खातों का पुनर्गठन:
यदि संभव हो तो लागत खातों और वित्तीय खातों को एक अभिन्न लेखा योजना में इंटरलॉक किया जाना चाहिए। यदि यह संभव नहीं है, तो सिस्टम को इतना तैयार किया जाना चाहिए कि खातों के दो सेट आसान सामंजस्य करने में सक्षम हों।
(xvii) बाहरी कारक:
एक लागत प्रणाली की स्थापना मुख्य रूप से एक फर्म के आंतरिक कारकों पर निर्भर करती है, लेकिन बाहरी कारक सिस्टम की संरचना को भी प्रभावित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, केंद्र सरकार द्वारा अधिसूचित कुछ उद्योगों पर लागू लागत लेखांकन नियम कुछ लागत की जानकारी को विकसित करने और खातों की पुस्तकों में शामिल करने की आवश्यकता होती है। इसलिए, लागतों की एक आदर्श प्रणाली को आंतरिक के साथ-साथ बाहरी कारकों का ध्यान रखना चाहिए।
(xviii) लागत लेखाकार के कर्तव्य और दायित्व:
लागत लेखांकन की एक अच्छी प्रणाली के तहत लागत लेखाकार के कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए। लागत लेखाकार को सभी कार्यों और विभागों तक पहुंच होनी चाहिए।
निष्कर्ष निकालने के लिए, एक आदर्श लागत प्रणाली के लिए प्राथमिक मानदंड है: अपनी लागत के संबंध में प्रबंधन लक्ष्यों को प्राप्त करने में कितनी अच्छी तरह से मदद करता है?
एक लागत प्रणाली की स्थापना:
कॉस्ट अकाउंटेंट को जिन बुनियादी कारकों पर विचार करना चाहिए, वे एक लागत प्रणाली हैं:
(i) मौजूदा संगठन को जितना संभव हो उतना कम परेशान किया जाना चाहिए।
(ii) प्रणाली का क्रमिक और सहज परिचय होना चाहिए।
(iii) जबकि अभिलेखों के अति-विस्तार से बचा जाना चाहिए, यह आवश्यक अर्थव्यवस्थाओं और क्षीण दक्षता को दूर करने के लिए झूठी अर्थव्यवस्था होगी।
स्थापना के लिए कदम:
लागत प्रणाली स्थापित करने में उठाए जाने वाले कदम नीचे दिए गए हैं:
1. लागत प्रणाली के माध्यम से प्राप्त करने का उद्देश्य:
लागत प्रणाली सरल होगी यदि उद्देश्य केवल लागत निर्धारित करना है, लेकिन इसे विस्तृत करना होगा यदि उद्देश्य के बारे में जानकारी है जो नियंत्रण और निर्णय लेने में प्रबंधन में मदद करेगा।
2. मौजूदा संगठन और दिनचर्या का अध्ययन:
इस संबंध में जिन बिंदुओं पर ध्यान दिया जाना है, वे हैं- व्यवसाय की प्रकृति और संचालन या प्रक्रिया का कार्य, विभिन्न अधिकारियों से जुड़े उत्तरदायित्व और अधिकार की सीमा, कारखाने के विशेष संदर्भ के साथ कारखाने के ले-आउट, सामग्री के अपव्यय से निपटने के तरीके, समय रिकॉर्डिंग की प्रणाली और कंप्यूटिंग और मजदूरी का भुगतान करने के तरीके, कारखाने में उत्पादन के लिए आदेश जारी करने की प्रणाली और निश्चित, अर्ध-चर और चर ओवरहेड्स की राशि।
3. लागत खातों की संरचना तय करना:
लागत लेखांकन की कौन सी प्रणाली उपयुक्त है और आवश्यक विवरणों की सीमा निर्माण प्रक्रिया और उनकी सहायक सेवाओं के गहन अध्ययन के बाद तय की जा सकती है। लागत खातों की संरचना को प्राकृतिक उत्पादन लाइन का पालन करना चाहिए; अनुक्रम सरल, विश्लेषणात्मक या सिंथेटिक हो सकता है। सिस्टम का डिजाइन ऐसा होना चाहिए कि उत्पादन के प्रत्येक महत्वपूर्ण चरण में लागत का एक क्रमिक निर्माण हो, क्योंकि उत्पाद पूरा होने के लिए आगे बढ़ता है।
4. लागत दरों का निर्धारण:
यह कारखाने की स्थितियों का गहन अध्ययन करता है और प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष में लागत के वर्गीकरण के बारे में निर्णय लिए जाते हैं, उत्पादन, बिक्री, प्रशासन आदि में अप्रत्यक्ष लागतों का समूहीकरण, सभी प्रकार के कचरे का उपचार, मूल्य निर्धारण के मुद्दों के तरीके, तरीके। ओवरहेड्स को ठीक करना और ओवरहेड दरों की गणना करना। एक पूर्ण लागत लेखांकन कोड तैयार किया जाना चाहिए ताकि व्यय को स्रोत और कारण दोनों के रूप में कार्यालय में जल्दी से वर्गीकृत किया जा सके।
5. प्रणाली का परिचय:
जब तक सभी अधिकारियों का सहयोग प्राप्त नहीं किया जा सकता है तब तक किसी भी लागत प्रणाली की प्रभावी ढंग से कार्य करने की उम्मीद नहीं की जा सकती है। इससे पहले कि सिस्टम को लागू किया जाए, सिस्टम के निहितार्थों को उन सभी लाभों के बारे में बताया जाना चाहिए जो प्रत्येक को और व्यवसाय को समग्र रूप से प्राप्त होंगे।
हालाँकि, प्रणाली पूरी है, इसे केवल चरणों द्वारा पेश किया जाना चाहिए और मौजूदा दिनचर्या और प्रथाओं का उपयोग किया जाना चाहिए जब तक कि उन्हें सुपर करने के लिए अच्छे आधार न हों। उदाहरण के लिए, प्राप्तियों और मुद्दों, बिन कार्डों के उद्घाटन, स्टोर लीडर्स आदि के उचित खाते शुरू करके दुकानों के साथ एक शुरुआत की जा सकती है।
6. लागत कार्यालय का आयोजन:
यह हमेशा बेहतर होता है कि लागत कार्यालय कारखाने से सटे स्थित हो ताकि दस्तावेजों को बाहर निकालने में देरी हो या विसंगतियों और शंकाओं को दूर किया जा सके। लागत वाले कर्मचारियों को काम करने के लिए उपयोग करने की अनुमति दी जानी चाहिए यदि वे अपने कर्तव्यों को ठीक से निभाते हैं।
कर्मचारियों का आकार शामिल कार्य की मात्रा पर निर्भर करेगा। एक लागत संगठन अपने अस्तित्व के लायक नहीं है यदि यह गति और सटीकता के साथ आंकड़े पेश नहीं कर सकता है और परिणामों की प्रस्तुति में सादगी का पालन कर सकता है।
लागत कार्यालय के कर्तव्य निम्नलिखित क्षेत्रों में आते हैं:
(i) स्टोर खाते:
सामग्री प्राप्तियों की तैयारी, दुकानों के लीडर में सामग्री प्राप्तियों और स्टोर के मुद्दों को पोस्ट करना, सामग्री सार तैयार करना।
(ii) श्रम लेखांकन:
समय सारिणी, जॉब कार्ड आदि का मूल्यांकन, श्रम सार तैयार करना। कुछ मामलों में वास्तविक वेतन रोल तैयार करना।
(iii) लागत खाते:
सभी लागत खातों की पोस्टिंग चाहे नौकरी या प्रक्रिया या सेवा खाते।
(iv) लागत नियंत्रण:
ऊपर (i) से (ii) से ऊपर दिए गए डेटा से लागत नियंत्रण खाते पोस्ट करना।
विशेष जांच और समय-समय पर व्यापारिक विवरण तैयार करने के लिए प्रबंधन के लिए विशेष सांख्यिकीय और अन्य जानकारी तैयार करना।
7. अन्य विभागों के लिए लागत कार्यालय का संबंध:
लागत विभाग को स्वतंत्र रूप से कार्य करना चाहिए, लागत लेखाकार को सीधे महाप्रबंधक या प्रबंध निदेशक को जिम्मेदार बनाया जाना चाहिए। लागत प्रणाली को सभी स्तरों पर प्रबंधन की सेवा के लिए डिज़ाइन किया जाना चाहिए।
अतः, लागत लेखाकार को, रिकॉर्ड और रिपोर्ट आदि की अपनी पूरी प्रणाली को इस दृष्टिकोण के साथ देखना चाहिए। उसे उत्पादन की प्रक्रिया में आने वाली समस्याओं को जानना और समझना होगा, और उन्हें वित्तीय प्रभाव में बदलने की कोशिश करनी चाहिए ताकि सही निर्णय लिया जा सके।
8. प्राधिकरण और जिम्मेदारी:
यदि लागत प्रणाली को सफल बनाना है तो प्राधिकरण और जिम्मेदारी को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए। कोई अस्पष्टता नहीं होनी चाहिए, सब कुछ स्पष्ट होना चाहिए।
योग करने के लिए, एक लागत प्रणाली को इस तरीके से पूरा किया जाना चाहिए जिससे बिक्री की लागत को गणना करने में सक्षम बनाया जा सके; आविष्कारों के मूल्यांकन के लिए साधन उपलब्ध कराना; एक कंपनी के नियंत्रण और प्रबंधन में सहायता, पुरुषों, सामग्रियों और मशीनों की दक्षता को मापना, लागत कोड द्वारा एकत्र कचरे की पहचान करना ताकि लागत में कमी का मार्ग प्रशस्त हो सके, अंतर-फर्म तुलना संभव हो, मूल्य निर्धारण और नीतिगत निर्णय के लिए डेटा प्रदान करें और विभिन्न विश्लेषणात्मक रिपोर्ट की तैयारी के लिए एक आधार बनाते हैं।
एक लागत प्रणाली को स्थापित करने में व्यावहारिक कठिनाइयाँ:
व्यावहारिक लागतों के अलावा, तकनीकी लागतों की समस्याओं के अलावा, जो एक लागत लेखाकार को एक लागत प्रणाली स्थापित करने में सामना करना पड़ता है, वे हैं:
1. शीर्ष प्रबंधन से सहायता का अभाव:
अधिकांश मामलों में, सभी कार्यात्मक क्षेत्रों में शीर्ष प्रबंधन के समर्थन के बिना लागत लेखांकन प्रणाली शुरू की जाती है। यहां तक कि प्रबंध निदेशक या अध्यक्ष अक्सर विभागीय प्रमुखों से परामर्श किए बिना ऐसी प्रणाली का परिचय देते हैं। विभागीय प्रबंधक इसे लागत प्रणाली में शामिल व्यक्तियों द्वारा अपने काम में हस्तक्षेप के रूप में मानते हैं। इस प्रकार यह विभागीय प्रबंधकों के मन में डर पैदा करता है क्योंकि वे सिस्टम को अपनी गतिविधियों की जांच करने के लिए एक उपकरण के रूप में मानते हैं।
2. मौजूदा लेखा कर्मचारी से प्रतिरोध:
जब भी एक नई प्रणाली शुरू की जाती है तो प्रतिरोध स्वाभाविक है, क्योंकि मौजूदा कर्मचारियों को लग सकता है कि वे अपना महत्व खो देंगे और संगठन में अपनी स्थिति को अनिश्चित बना सकते हैं।
3. संगठन के अन्य स्तरों पर असहयोग:
फोरमैन, पर्यवेक्षक और अन्य कर्मचारी अतिरिक्त कागज के काम से नाराज हो सकते हैं जो लागत प्रणाली की शुरूआत के कारण उत्पन्न हो सकते हैं और किसी भी लेखांकन प्रणाली के सुचारू और कुशल कार्य के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करने में अन्य विभागों के साथ सहयोग नहीं कर सकते हैं। ।
4. प्रशिक्षित कर्मचारियों की कमी:
लागत विश्लेषण, लागत नियंत्रण और लागत में कमी के काम को संभालने के लिए लागत लेखाकारों की कमी हो सकती है। प्रशिक्षित कर्मचारियों की उपलब्धता के बिना लागत विभाग का कार्य नहीं किया जा सकता है।
5. सिस्टम को संचालित करने की भारी लागत:
एक प्रणाली के संचालन की लागत तब तक भारी हो सकती है जब तक कि लागत प्रणाली को विशेष रूप से प्रत्येक मामले की आवश्यकताओं के अनुसार ठीक से डिज़ाइन नहीं किया गया हो। यह प्रणाली सूचना प्रदान करने में सक्षम हो सकती है जो प्रबंधन के सभी स्तरों के लिए आवश्यक है। इसमें अतिरिक्त पेपर कार्य शामिल हो सकता है। इस प्रकार, सिस्टम की संचालन लागत भारी होगी।
व्यावहारिक कठिनाइयों को दूर करने के लिए कदम:
उपरोक्त कठिनाइयों को दूर करने के लिए, निम्नलिखित चरणों का सुझाव दिया गया है:
1. शीर्ष प्रबंधन से सहायता:
लागत प्रणाली की स्थापना या संचालन से पहले, शीर्ष प्रबंधन की ओर से प्रणाली के लिए दृढ़ प्रतिबद्धता होनी चाहिए। यह तकनीकी, उत्पादन और शीर्ष प्रबंधन के बीच लागत सुधार में लागत चेतना और रुचि पैदा करेगा।
2. मौजूदा कर्मचारियों के लिए प्रणाली की उपयोगिता :
मौजूदा लेखा कर्मचारियों को मौजूदा वित्तीय लेखा प्रणाली के पूरक की आवश्यकता के बारे में प्रभावित होना चाहिए। यह एक लेखाकार की नौकरी को व्यापक करेगा और लेखा कर्मचारियों के लिए नए अवसर पैदा करेगा।
3. श्रमिकों का सहयोग के लिए विश्वास:
इस तरह की प्रणाली से प्राप्त होने वाले लाभों के बारे में विभिन्न कर्मचारियों को ठीक से शिक्षित किया जाना चाहिए। प्रणाली को व्यवहार में लाने के लिए कदम उठाए जाने से पहले श्रमिकों का आत्मविश्वास उनके सह-संचालन में प्राप्त किया जाना चाहिए।
4. मौजूदा लेखा कर्मचारियों का प्रशिक्षण:
लेखा विभाग में काम करने वाले मौजूदा कर्मचारियों को उचित, प्रशिक्षित लागत विधियों और तकनीक इंस्टीट्यूट ऑफ कॉस्ट एंड वर्क्स अकाउंटेंट्स ऑफ इंडिया, कलकत्ता की मदद से प्रशिक्षित किया जाना चाहिए।
5. लागत प्रणाली चिंता की विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुसार:
सिस्टम को एक विशिष्ट मामले की आवश्यकताओं के अनुसार स्थापित और संचालित किया जाना चाहिए, ताकि यह चिंता पर भारी लागत न डालें। जहां तक हो सके अतिरिक्त अनावश्यक काम से बचना चाहिए। सिस्टम, जब स्थापित और संचालित होता है, तो लागत की तुलना में चिंता को कई लाभ प्रदान करेगा और चिंता को लाभकारी साबित करेगा।
6. उचित पर्यवेक्षण:
सिस्टम को सफल बनाने और लागत निर्धारण, लागत प्रस्तुति और लागत नियंत्रण के वांछित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए लागत लेखाकार की ओर से स्थापना और निरंतर प्रयासों के बाद उचित पर्यवेक्षण होना चाहिए।
