कैसे अपने संगठन के भीतर संचार में सुधार करने के लिए? (17 तरीके)
आपके संगठन के भीतर संचार को बेहतर बनाने के कुछ तरीके इस प्रकार हैं:
1. उद्देश्य की स्पष्टता:
पहली जगह में हमें स्पष्ट होना चाहिए कि हम क्या संवाद करना चाहते हैं। इसके लिए सावधानीपूर्वक योजना की आवश्यकता है। किसी ने बहुत ही स्पष्ट रूप से कहा है, "संचार में बड़ी गलती यह मानना है कि ऐसा होता है"। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि सभी संचार पहले से सोचने और योजना बनाने का एक परिणाम है कि किसको, किस तरीके से और कब जाना है। कोई भी सार्थक संचार ऑफहैंड या रैंडम नहीं होता है।
2. सिर और दिल के लिए गड्ढा:
भावनात्मक भागीदारी प्रत्येक सूचना के रूप में महत्वपूर्ण है जब यह दर्शकों को आकर्षित करने और श्रोता को बदलने के लिए प्रेरित करती है। एक भावनात्मक प्रतिक्रिया समय बढ़ाएगी और ऊर्जा एक श्रोता संदेश के बारे में सोचकर खर्च करेगी। इसके अलावा अगर निर्णय भावनात्मक रूप से पुरस्कृत भी किया जाता है तो तार्किक रूप से पहुंच गए हैं। रिसीवर की जरूरतों पर ध्यान केंद्रित किया जाना चाहिए।
3. गतिविधि का साझाकरण:
प्रभावी संचार संगठन में सभी व्यक्तियों की जिम्मेदारी है। वे किसी भी स्तर पर हो सकते हैं — प्रबंधकीय या गैर-प्रबंधकीय। उन सभी को एक साझा लक्ष्य की दिशा में काम करना होगा। इसका मतलब है, इसलिए, सभी, विभिन्न तरीकों से, संचार की प्रक्रिया में एक हिस्सा है। इसीलिए प्रबंधकों को सलाह दी जाती है कि जब भी आवश्यक हो दूसरों से सलाह लें। जब संचार की योजना बनाई जा रही हो, तो हेडिंग को 'एक्शन के लिए' और 'सूचना के लिए' याद रखना चाहिए।
4. प्रतीकों का उपयोग:
यह बार-बार कहा गया है कि संचार प्रतीकों के एक पारस्परिक रूप से समझे गए सेट के माध्यम से किया जाता है। इसका अर्थ है कि एन्कोडिंग और डिकोडिंग दोनों को प्रतीकों के माध्यम से किया जाना चाहिए जो प्रेषक और रिसीवर से परिचित हैं।
यही कारण है कि प्रबंधकों, और विशेष रूप से विशेषज्ञ कर्मचारियों को अत्यधिक तकनीकी शब्दावली या शब्दजाल का उपयोग करने से बचने की सलाह दी जाती है जिसे केवल एक कड़ाई से सीमित समूह के भीतर समझा जाता है। उन्हें याद रखना चाहिए कि उनकी तकनीकी शब्दावली से परे एक सामान्य रूप से समझ में आने वाली भाषा है जो किसी भी संचार समस्या को पैदा नहीं करती है।
5. प्राप्तकर्ता की आवश्यकताओं पर ध्यान केंद्रित:
जब भी हम संवाद करते हैं तो हमें संदेश या सूचना के रिसीवर की जरूरतों को ध्यान में रखना चाहिए। यह देखने का हमारा प्रयास होना चाहिए कि जो भी संदेश या जानकारी हम भरते हैं वह रिसीवर के लिए महत्वपूर्ण होनी चाहिए। हमारी ओर से यह जागरूकता उसे अधिक ग्रहणशील बना देगी।
6. प्रतिक्रिया का उपयोग करें:
संगठनात्मक व्यवहार पर एक प्रसिद्ध प्राधिकरण कहते हैं, "प्रतिक्रिया का उपयोग करें"। संचार केवल तभी पूरा होता है जब संदेश रिसीवर द्वारा समझा जाता है। हम कभी नहीं जान सकते कि क्या वह संदेश समझ गया है जब तक हमें प्रतिक्रिया नहीं मिलती।
गलतफहमी और अशुद्धि के कारण कई संचार समस्याएं उत्पन्न होती हैं। हम सवाल पूछने, हमारे पत्र का जवाब देने का अनुरोध करने और रिसीवर को संदेश पर अपनी प्रतिक्रिया देने के लिए प्रोत्साहित करके इन समस्याओं से बच सकते हैं।
7. सुनकर:
संचार तब तक प्रभावी नहीं हो सकता जब तक कि रिसीवर उचित ध्यान या प्रत्याशित रूप से सुनता है। यह आगे दिखाता है कि संचार प्रेषक और रिसीवर दोनों की एक संयुक्त जिम्मेदारी है। सहभागितापूर्ण सुनना प्रभावी संचार की एक आवश्यक शर्त है।
8. भावनाओं का नियंत्रण:
यह नोट करना दुखद है कि हम हमेशा पूरी तरह से तर्कसंगत तरीके से संवाद नहीं करते हैं। हमारे तर्क अक्सर नकारात्मक भावनाओं या भावनाओं से घिर जाते हैं। इसका परिणाम यह होता है कि सभी तरह की गलतफहमियां संदेश के भावना-भारित एन्कोडिंग या डिकोडिंग के स्तर पर आने वाले संदेश की गलत व्याख्या के कारण सामने आती हैं। यही कारण है कि आधुनिक प्रबंधन विशेषज्ञ हमें आत्म-नियंत्रण करने की सलाह देते हैं। भावनाओं, विशेष रूप से नकारात्मक भावनाएं बस संचार से शादी कर सकती हैं।
9. शिष्टाचार की विनम्रता:
संचार में, स्वर की आवाज़, भाषा की पसंद और कहा जाने वाला और के बीच बधाई या -logical संबंध यह कहा जाता है कि कैसे रिसीवर की प्रतिक्रिया को प्रभावित करता है। यही कारण है कि प्रबंधकों को आजकल प्राधिकरणवाद या दूसरे शब्दों में, अनुग्रह के साथ प्राधिकरण का उपयोग करने से बचने की सलाह दी जाती है। विनम्रता राजनीति को भूल जाती है और सभी स्तरों पर लोगों को शामिल करने वाले संचार को प्रोत्साहित करती है। सच में प्रभावी संचार राजनीति और चालाकी पर आधारित है।
10. शोर का उन्मूलन:
संचार चरण में संचार को विकृत करने वाले शोर के तत्व को खत्म करने के लिए हर संभव प्रयास किया जाना चाहिए। ध्वनि उपकरण या ट्रांसमिशन लाइन में कोई गड़बड़ी के साथ कुछ भी गलत हो रहा है, संचार को खराब करने के लिए बाध्य है।
11. मान्यताओं का स्पष्टीकरण:
कोई प्रभावी संचार मान्यताओं पर आधारित नहीं हो सकता है। हर प्रयास को मान्यताओं को स्पष्ट करने के लिए किया जाना चाहिए और हमारे संदेश के रिसीवर की एक स्पष्ट, सकारात्मक तस्वीर होनी चाहिए। उसी तरह रिसीवर को भी प्रेषक के बारे में सभी मान्यताओं से छुटकारा पाना चाहिए।
12. अस्पष्टता से बचाव:
धारणाएँ और अस्पष्टताएँ अर्थ संबंधी समस्याओं को जन्म देती हैं। संदेश भेजने वाले को यह देखने के लिए सावधान रहना चाहिए कि रिसीवर को संदेश के पाठ से आगे नहीं जाना है। इसलिए, स्पष्ट शब्दों और अभिव्यक्तियों का उपयोग करना उचित है। और दोहरा अर्थ रखने वाले शब्दों से भी बचना चाहिए।
13. संचारकों की सामाजिक-मनोवैज्ञानिक पृष्ठभूमि:
सभी प्रभावी संचारक अपने संदेशों के रिसीवर के सामाजिक-मनोवैज्ञानिक पृष्ठभूमि को समझने के लिए ध्यान रखते हैं। सुनहरा नियम है 'पहले समझ लो, फिर समझो'।
14. संदेश की पूर्णता:
एक प्रभावी संदेश पूर्ण संदेश है। रिसीवर को अनुमान नहीं छोड़ना चाहिए। इससे गलतफहमी पैदा हो सकती है। एक पूर्ण संदेश सभी आवश्यक तथ्यों और आंकड़ों को वहन करता है।
15. अभिव्यक्ति की चिंता:
पूर्णता का मतलब अनावश्यक विवरण या विविधताओं का समावेश नहीं है। एक प्रभावी संदेश संक्षिप्त और कुरकुरा है। इस उद्देश्य के लिए प्रेषक को स्पष्ट और उसकी दृष्टि में ठीक से ध्यान केंद्रित करना चाहिए।
16. सौहार्दपूर्ण शारीरिक भाषा:
यह बिंदु आमने-सामने मौखिक संचार के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। हमें यह देखने के लिए सावधान रहना चाहिए कि हम आत्मविश्वास और विनम्रता, आंखों के संपर्क और, जहां तक संभव हो, सुखदायक इशारों सहित उचित आसन बनाए रखें। और सकारात्मक शरीर की भाषा सकारात्मक भावनाओं पर आधारित है।
17. ध्यान देता है:
यह दर्शाते हुए कि संदेश प्राप्तकर्ता के लिए कितना प्रासंगिक है और उसे यह कहकर उसकी उपयोगिता का एहसास कराए कि वह श्रोताओं की मान्यताओं के अनुकूल है, संचार प्रभावी हो सकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए ध्यान रखना बहुत आवश्यक है कि सभी प्रासंगिक विवरण सही और स्पष्ट तरीके से शामिल किए गए हैं।
