परियोजना प्रबंधन: अर्थ, कार्य और चरण

इस लेख को पढ़ने के बाद आप इस बारे में जानेंगे: - 1. परियोजना प्रबंधन का अर्थ 2. परियोजना प्रबंधन के कार्य 3. चरण।

परियोजना प्रबंधन का अर्थ:

परियोजना प्रबंधन एक साथ लाता है और परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधनों का अनुकूलन करता है।

ऑलसेन ने परियोजना प्रबंधन को “…… ..” के रूप में परिभाषित किया है, जो समय के भीतर एक अद्वितीय, जटिल, एक बार के कार्य की उपलब्धि के लिए विविध संसाधनों के उपयोग को निर्देशित करने के लिए उपकरण और तकनीकों (जैसे सीपीएम और मैट्रिक्स संगठन) के संग्रह का अनुप्रयोग है।, लागत और गुणवत्ता की कमी। प्रत्येक कार्य को कार्य के वातावरण और जीवन-चक्र (गर्भाधान से पूर्ण होने तक) में फिट करने के लिए संरचित इन उपकरणों और तकनीकों के एक विशेष मिश्रण की आवश्यकता होती है।

इस प्रकार, परियोजना प्रबंधन अन्य सामान्य व्यवसाय प्रबंधन से भिन्न होता है:

1. इसमें एक परिमित जीवन-काल है; तथा

2. यह अक्सर परियोजना के कार्यान्वयन की अवधि के दौरान अंशकालिक आधार पर संगठन के संसाधन की आवश्यकता होती है।

तदनुसार, परियोजना प्रबंधन का जीवन काल निम्नलिखित चरणों से होकर गुजरता है:

1. परियोजना को परिभाषित करना;

2. परियोजना की योजना बनाना;

3. परियोजना का कार्यान्वयन; तथा

4. परियोजना का समापन और वितरण।

कार्यान्वयन के चरण के दौरान गतिविधियों का स्तर शिखर तक बढ़ जाता है और फिर पूरा होने पर शून्य तक नीचे चला जाता है।

परियोजना प्रबंधन संक्षेप में सरल है और वास्तव में, हमारे दैनिक जीवन में, हम हमेशा हमारे लिए उपलब्ध संसाधनों के साथ ऐसे कार्य करते हैं और प्रबंधन में सफल होते हैं क्योंकि हम अपने उपलब्ध समय के लक्ष्य को निर्धारित करने वाले उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करते हैं, संसाधन को प्राप्त कर सकते हैं और गुणवत्ता हम प्राप्त करना चाहते हैं। हम अपने व्यक्तिगत प्रोजेक्ट में इस कथन को स्पष्ट करना चाहते हैं, कहते हैं, 'हमारे घर को पेंट करें'।

परियोजना प्रबंधन के कार्य:

परियोजना के कार्यान्वयन के लिए शुरू करने से पहले, हम अपने मानसिक ढांचे में, निम्नलिखित बिंदुओं को हल करते हैं:

A. डिजाइन और विनिर्देश:

1. हम बाहरी या आंतरिक या दोनों को चित्रित करने वाले कार्य के दायरे को परिभाषित करते हैं।

2. हम रंग विनिर्देशों को परिभाषित करते हैं। पेंट का उपयोग प्राइमर, ऐक्रेलिक या सामान्य करने के लिए किया जाता है।

3. हम इस तरह की पेंटिंग के लिए समय-समय पर खर्च कर सकते हैं, और

4. हमने ऐसी पेंटिंग के लिए कुल अनुमानित लागत का लक्ष्य भी रखा है।

बी। संगठन:

1. समय-अवधि की सीमा को ध्यान में रखते हुए, हम तय करते हैं कि क्या ठेकेदार को पेंटिंग की नौकरी से बाहर करना है, या सिर्फ कार्य-बल की नियुक्ति करना है और ऑपरेशन को स्वयं की निगरानी में करना है।

2. कार्यबल या ठेकेदार का चयन करें, हमारे मित्र या रिश्तेदार के घर की पेंटिंग सहित उनके आरोपों की दर के मामले में उनके प्रदर्शन के अनुभव का आकलन करें।

3. पेंट, उनकी मात्रा, गुणवत्ता और दरों की खरीद में पालन की जाने वाली नीति के बारे में निर्णय लें। हमारे पास उपलब्ध विकल्प किसी विशिष्ट ब्रांड के निर्माता के डीलर से स्वयं की खरीद है या, अन्यथा, ठेकेदार को हमारी ओर से सामग्री खरीदने की अनुमति दें।

4. आवश्यक सामान सीढ़ी, ब्रश, पानी के पाइप आदि खरीदें या किराए पर लें।

C. निष्पादन और नियंत्रण:

1. आवश्यक संसाधनों की प्रोक्योर करें और, कई बार, जब ऑपरेशन जारी है, संसाधनों की वास्तविक खपत की निगरानी करें।

2. अब तक किए गए व्यय को रिकॉर्ड करें और अपडेट करें और समय और लागत दोनों के साथ कुल बजट की तुलना करें।

3. समग्र स्थिति को देखते हुए, हम काम के दायरे को भी बदल सकते हैं।

डी। पोस्ट प्रोजेक्ट मूल्यांकन:

हम वास्तविक प्रदर्शन समय, लागत और गुणवत्ता का पता लगाते हैं। लक्ष्य सेट के साथ ही तुलना करें और अपने आप को उन अनुभवों से समृद्ध करें जो बाद में या यहां तक ​​कि हमारे दोस्त या रिश्ते की मदद के लिए उपयोगी होंगे।

परियोजना प्रबंधन कदम:

वास्तव में ए, बी, सी और डी में वर्णित फ़ंक्शन की पूरी कुर्सी, परियोजना प्रबंधन कार्यों का प्रतिनिधित्व करती है। जब हम एक औद्योगिक परियोजना को देखते हैं, तो परियोजना प्रबंधन कार्य के सिद्धांत लगभग उसी तरह होते हैं जैसे कि किसी घर को चित्रित करने के लिए परियोजना के मामले में।

हालांकि, एक औद्योगिक परियोजना के संस्करणों और जटिलताओं के कारण, चित्रों के साथ काम करते समय सामना करने वालों की तुलना में समय की असंख्य समस्याओं को बढ़ाया जाता है। इन संस्करणों और जटिलताओं के साथ सामना करने के लिए, परियोजना प्रबंधन द्वारा कई विशेष तकनीकों को नियोजित किया जाता है जब परियोजना कार्यान्वयन अपने जीवन चक्र के माध्यम से यात्रा करता है।

एक बड़े प्रोजेक्ट को सफल तरीके से कार्यान्वित करने के लिए, प्रोजेक्ट लॉन्च करने वाले संगठन को पहले एक प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टीम विकसित करनी चाहिए जिसमें संबंधित क्षेत्र में जिम्मेदारियों के साथ इंजीनियर और अकाउंटेंट के रूप में पेशेवर शामिल हों।

टीम को एक परियोजना प्रबंधक द्वारा अपने निर्धारित क्षेत्रों के लिए जिम्मेदार मानदंड के भीतर व्यक्तियों के साथ एक सामान्य लक्ष्य प्राप्त करने के लिए जिम्मेदार होना चाहिए, ताकि कार्यान्वयन को पूरा करने के लिए, अनुमानित समय के भीतर, अनुमानित लागत और परिभाषित गुणवत्ता के साथ परियोजना को वितरित किया जा सके।

उनकी सामंजस्यपूर्ण बातचीत के साथ इस तरह की परियोजना टीम की एक सरल संरचना इस प्रकार तैयार की गई है:

परियोजना के आकार और जटिलताओं के आधार पर, परियोजना टीम को विभिन्न स्तरों तक बढ़ाया जा सकता है।

एक बार टीम को अंतिम रूप देने के बाद, गतिविधियों के साथ चरणों का पालन किया जाना चाहिए:

कदम:

I. पहल और परिभाषित करना:

क्रियाएँ

1. उद्देश्यों को विकसित करना और परिभाषित करना।

2. जब परियोजना स्वामी प्रमोटर नहीं है जो प्रबंधन की मंजूरी चाहता है।

3. आवश्यक प्रशिक्षण के साथ टीम की पहचान।

4. परियोजना विस्तार विनिर्देशों, प्राधिकरण सहित:

ए। गुंजाइश, नियंत्रण बैठकों, संचार योजना, जोखिम विश्लेषण;

ख। समय, लागत और गुणवत्ता के पैमाने के साथ परियोजना गतिविधियों की सूची;

सी। अन्य परियोजनाओं के साथ इंटरफेस, यदि कोई हो;

घ। प्रमुख परियोजना के मुद्दे;

ई। तकनीक, तरीके और प्रशिक्षण के रूप में विस्तृत और अनुमोदित।

द्वितीय। योजना:

1. योजना बनाने के लिए निर्देशित किया जाता है कि क्या, कब, और किस कीमत पर किया जाना चाहिए।

2. योजनाओं और विशिष्टताओं को स्पष्ट रूप से भ्रम की स्थिति को समझना चाहिए, यदि कोई हो।

3. प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों को टीम संगठन और प्रमुख मुद्दों को स्पष्ट दृष्टिकोण के साथ समझना और प्रतिबद्धता प्रदर्शित करना, जैसे, टीम के प्रयासों में सामंजस्य स्थापित करना।

परियोजना की योजना को नीचे दिए गए अनुसार डायनामिक रूप से दिखाया गया है (विनिर्देशों और योजना के अनुरूप):

तृतीय। निष्पादन (आवश्यक संसाधनों के साथ पंक्तिबद्ध):

1. दिए गए कार्य-पैकेजों को प्रतिबद्ध लक्ष्यों के भीतर ले जाना।

2. नियंत्रण बैठकों को पूरा करें, वास्तविक की निगरानी करें, कार्य सेट के अनुसार प्रगति की समीक्षा करें और सुधारात्मक कार्रवाई करें। साप्ताहिक / मासिक रिपोर्ट पर कार्यवाही शामिल करें।

योजनाबद्ध प्रस्तुति का संकेत नीचे दिया गया है:

क) वास्तविक की सतत निगरानी;

ख) परियोजना के कार्यान्वयन में सभी संसाधनों के संबंध में लक्ष्यों के साथ वास्तविक की तुलना, इस तरह के भिन्नताओं के कारणों के साथ प्रमुख संस्करण दिखा;

ग) उपचारात्मक उपायों के रूप में आवश्यक होने पर नियंत्रण क्रियाएं; तथा

घ) रिपोर्टिंग।

टिप्पणियाँ:

1. बैठकों की बारंबारता निपटाए गए मामलों की भयावहता पर निर्भर करेगी।

2. रिपोर्ट एक क्रम संख्या और पहचान के संदर्भों के साथ होनी चाहिए, जैसे कि काम-पैकेज आदि।

कवर करने के लिए सामान्य विषय हैं:

A. प्रोजेक्ट साप्ताहिक रिपोर्ट:

1. सप्ताह के दौरान किए गए प्रमुख कार्यक्रम और कार्य;

2. समस्याओं का सामना करना पड़ा, यदि कोई हो, तो कैसे हल किया जाए या हल करने का प्रस्ताव रखा जाए;

3. अगले सप्ताह के लिए नियोजित गतिविधियाँ।

साप्ताहिक रिपोर्ट को प्रोजेक्ट टीम और प्रोजेक्ट मैनेजर को परिचालित किया जाता है।

बी। मासिक मासिक रिपोर्ट:

1. मील का पत्थर हासिल किया या महीने के दौरान वास्तविक प्रदर्शन के साथ हासिल किया;

2. निर्धारित कार्यों की तुलना में कार्य और लागत की मात्रा;

3. महीने के दौरान खपत संसाधनों का सारांश और महीने तक संचयी।

मासिक रिपोर्टें हैं- प्रोजेक्ट मैनेजर, प्रोजेक्ट ओनर और मैनेजमेंट को सर्कुलर। प्रोजेक्ट एकाउंटेंट को उपभोग किए गए संसाधनों पर बयान को प्रमाणित करना चाहिए।

चतुर्थ। समापन:

1. परियोजना को चालू करने के तरीके से परियोजना को परियोजना के मालिक को सौंप दें।

2. परियोजना के बाद मूल्यांकन और रिपोर्ट।