संगठनात्मक संचार के आवश्यक प्रकार (आरेख के साथ)

संगठनात्मक संचार के आवश्यक प्रकार!

A. संगठनात्मक संरचना के अनुसार संचार:

1. औपचारिक संचार:

ऐसा संचार वह है जो औपचारिक संगठन संरचना और आधिकारिक स्थिति या संचारक और रिसीवर की स्थिति से जुड़ा हुआ है। यह औपचारिक चैनलों के माध्यम से यात्रा करता है जो संगठन चार्ट में आधिकारिक रूप से मान्यता प्राप्त पदों पर है। औपचारिक संचार ज्यादातर काले और सफेद रंग में होता है।

इस प्रकार, यह संचार के प्रवाह को विनियमित करने का एक जानबूझकर प्रयास है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि जानकारी आसानी से, सही और समय पर बहती है। औपचारिक संचार, संचार के प्रवाह को विनियमित करने का एक जानबूझकर प्रयास है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि जानकारी सुचारू रूप से, सटीक और समय पर प्रवाहित हो।

हम अक्सर 'उचित माध्यम से' वाक्यांश के पार आते हैं। यह संचार के औपचारिक चैनल के सार पर जोर देता है। उदाहरण के लिए, जब महाप्रबंधक निर्देश जारी करता है (संगठन में उसकी वरिष्ठ स्थिति के कारण), तो यह औपचारिक संचार है।

औपचारिक संचार के रूप इस प्रकार हैं:

(i) विभागीय बैठकें,

(ii) सम्मेलन,

(iii) टेलीफोन कॉल,

(iv) कंपनी के समाचार बुलेटिन,

(v) विशेष साक्षात्कार और विशेष प्रयोजन प्रकाशन और संदेश।

औपचारिक संचार का मुख्य लाभ यह है कि आधिकारिक चैनल नियमित और मानकीकृत सूचना को प्रबंधकीय ध्यान दिए बिना दावा करने में सक्षम बनाते हैं। अनिवार्य रूप से, अधिकारी और प्रबंधक अपना अधिकांश कीमती समय अत्यंत महत्व के मामलों में समर्पित कर सकते हैं।

लेकिन एक ही समय में, औपचारिक संचार की कमजोरी बेहिसाब नहीं जानी चाहिए। चैनल के माध्यम से संचार बहुत स्वतंत्र और सूचना के निर्बाध प्रवाह को बाधित करता है।

2. अनौपचारिक संचार:

अनौपचारिक संचार को 'ग्रेपवाइन' के रूप में भी जाना जाता है। यह सभी प्रकार की औपचारिकताओं से मुक्त है क्योंकि इसका उपयोग पार्टियों के बीच अनौपचारिक रिश्तों पर किया जाता है, जैसे कि दोस्ती, एक ही क्लब या एसोसिएशन में सदस्यता।

कार्यकारी स्तरों पर व्यक्ति भी अनौपचारिक संचार का उपयोग करते हैं जब उन्हें श्रमिकों से जानकारी एकत्र करना मुश्किल होता है। इस तरह के संचार में टिप्पणियां, सुझाव आदि शामिल हैं। यह एक सरल नज़र, इशारे, मुस्कुराहट या मात्र चुप्पी द्वारा व्यक्त किया जा सकता है।

प्रबंधक और अधिकारी संचार के अनौपचारिक नेटवर्क के विकास और विकास का पक्ष लेते हैं। यह प्रक्रिया, वास्तव में, कुछ विशेष सूचनाओं को प्रसारित करने में एक बहुत ही उपयोगी उद्देश्य प्रदान करती है, जो संगठन के सामान्य हित में, आधिकारिक चैनलों के माध्यम से प्रेषित नहीं की जा सकती हैं।

इसके अलावा, यह भी उच्च और उच्चतर को एक स्पष्ट अंतर्दृष्टि प्रदान करता है कि अधीनस्थ क्या सोचते हैं और महसूस करते हैं। लेकिन साथ ही, अनौपचारिक संचार की कमजोरियां भी ध्यान देने योग्य हैं। यह उल्लेख किया जा सकता है कि यह प्रक्रिया बहुत बार विकृत और गलत, और गलत और आधी-अधूरी जानकारी और तथ्यों और परिस्थितियों और संदेश के आधार पर गुजरती है। लेकिन फिर भी, अधिकारियों और प्रबंधकों को अनौपचारिक संचार से दूर नहीं किया जा सकता है।

बी दिशा के अनुसार संचार:

1. नीचे संचार:

संचार जो वरिष्ठों से अधीनस्थों के लिए बहती है, को नीचे की ओर संचार कहा जाता है। एक संगठनात्मक संरचना में, अधिकारियों को अपनी शक्तियों का प्रयोग वांछित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए करना चाहिए, जिसका अर्थ है कि वे निचले स्तरों पर व्यक्तियों को आदेश, निर्देश और नीति निर्देश जारी करने में लगे हो सकते हैं। इसे नीचे की ओर संचार कहा जा सकता है। नीचे संचार के तहत, एक नौकरी के तत्काल प्रदर्शन की उम्मीद है।

काटज़ और कहन ने नीचे के संचार के जीवंत तत्वों की पहचान की है:

1. विशिष्ट कार्य निर्देश; नौकरी के निर्देश।

2. कार्य की समझ और अन्य संगठनात्मक कार्यों के संबंध में उत्पादन करने के लिए डिज़ाइन की गई जानकारी; नौकरी का तर्क।

3. संगठनात्मक प्रक्रियाओं और प्रथाओं के बारे में जानकारी।

4. अपने प्रदर्शन के बारे में अधीनस्थ को प्रतिक्रिया।

5. एक वैचारिक चरित्र की जानकारी मिशन की भावना, लक्ष्यों को प्रेरित करने के लिए।

बेहतर अधीनस्थ से संचार आमने-सामने लिखित ज्ञापन, आदेश, नौकरी विवरण आदि के माध्यम से हो सकता है।

2. ऊपर संचार:

एक ऊपर संचार में, निचले स्तर के व्यक्तियों से उन लोगों के साथ संचार करने की अपेक्षा की जाती है जो उनके ऊपर हैं। यह अधोमुखी संचार का उलटा है। इस तरह के संचार में श्रमिकों से प्रतिक्रियाएं और सुझाव, उनकी शिकायतें शामिल हैं। ऊपर की ओर संचार की रिपोर्ट रिपोर्ट, प्रतिक्रिया, सुझाव बयान और बॉस को प्रस्तुत करने के लिए तैयार किए गए प्रस्ताव हैं।

कर्मचारी जो कहता है उसके आधार पर अपवर्ड कम्युनिकेशन को चार श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है:

(i) अपने बारे में, उनके प्रदर्शन और समस्याओं के बारे में,

(ii) दूसरों और उनकी समस्याओं के बारे में,

(iii) संगठनात्मक नीतियों और प्रथाओं के बारे में, और

(iv) इसके बारे में क्या किया जाना चाहिए और यह कैसे किया जा सकता है।

उर्ध्व संचार की मुख्य विशेषताएं हैं:

(1) यह संघनित और संक्षेपित है क्योंकि यह पदानुक्रम में विभिन्न स्तरों से गुजरता है। यह डाउनवर्ड संचार की प्रभावशीलता की सीमा पर प्रतिक्रिया देता है। इस प्रतिक्रिया का उपयोग संचार प्रभावशीलता में सुधार के लिए किया जाता है।

(२) यह प्रबंधन को कर्मचारियों के दृष्टिकोण, प्रतिक्रियाओं, दृष्टिकोण, भावनाओं और मनोबल के बारे में जानकारी प्रदान करता है।

(३) यह नियंत्रण का साधन प्रदान करता है।

(४) अंत में, यह निर्णय लेने की जानकारी और तारीख देता है।

ऊपर-नीचे संचार बेहतर-अधीनस्थ संबंधों की प्रकृति के कारण विकृत हो सकता है। एक कर्मचारी को कोई भी जानकारी देने की संभावना नहीं है जो उसे प्रतिकूल रूप से प्रभावित कर सकती है। इसके अलावा, वह अपने वरिष्ठों को प्रभावित करने के लिए गलत जानकारी प्रसारित कर सकता है। यह कई मीडिया के माध्यम से बहती है जैसे कि कमांड की श्रृंखला, सुझाव बॉक्स, व्यक्तिगत संपर्क, दृष्टिकोण और मनोबल सर्वेक्षण, शिकायत प्रक्रिया, निजी लाइनें, श्रम संघ आदि।

3. क्षैतिज संचार:

जब संचार दो या दो से अधिक व्यक्तियों के बीच होता है जो एक ही व्यक्ति के अधीनस्थ होते हैं या जो संगठन के समान स्तर पर काम कर रहे होते हैं, तो संचार को क्षैतिज (पार्श्व) संचार के रूप में जाना जाता है।

कार्यात्मक प्रबंधकों के बीच या एक मालिक के अधीन काम करने वाले अधीनस्थों के बीच संचार, विभिन्न कारखानों के प्रबंधकों के बीच संचार ऐसे संचार के उदाहरण हैं। क्षैतिज संचार मौखिक होने के साथ-साथ लिखित भी हो सकता है।

क्षैतिज संचार लोगों को संगठन में अन्य स्तरों को ध्यान में रखे बिना अपने स्वयं के साथियों से जानने की आवश्यकता को संतुष्ट करता है। ऐसे क्षैतिज संचार प्रवाह के बिना किसी संगठन के लिए कुशलतापूर्वक कार्य करना वास्तव में कठिन है। यद्यपि औपचारिक संगठन डिजाइन ऐसे संचार प्रवाह के लिए प्रदान नहीं करता है, लेकिन विविध संगठनात्मक कार्यों के समन्वय और एकीकरण के लिए इसकी आवश्यकता होती है।

चूंकि संगठनात्मक क्षैतिज संचार आमतौर पर सुविधा में मौजूद नहीं होता है, इसलिए इसे अलग-अलग प्रबंधकों को छोड़ दिया जाता है। समन्वय के लिए जरूरी सहकर्मी से सहकर्मी और सामाजिक आवश्यकता को भी पूरा कर सकते हैं।

सी। अभिव्यक्ति के रास्ते के अनुसार:

1. मौखिक या मौखिक संचार:

मौखिक संचार दो व्यक्तियों के बीच एक सीधा संचार है। मौखिक संचार में दोनों पक्षों अर्थात, प्रेषक और रिसीवर मौखिक विचारों के माध्यम से या तो बातचीत का सामना करने के लिए या किसी भी यांत्रिक या बिजली के उपकरण जैसे कि टेलीफोन, टेलीकांफ्रेंस आदि के माध्यम से अपने विचारों का आदान-प्रदान करते हैं। जब यह आमने सामने होता है, तो संचार करने वाला व्यक्ति प्रश्न पूछ सकता है। या स्पष्टीकरण या कभी-कभी जब संचार ठीक से समझ में नहीं आता है, तो वह अर्थ स्पष्ट कर सकता है।

मौखिक संचार आम तौर पर संभव है जहां या तो प्रत्यक्ष संपर्क हो सकता है या संदेश भेजा जाना स्थायी प्रकृति का नहीं है। बैठक और सम्मेलन, व्याख्यान और साक्षात्कार ऐसे संचार के अन्य माध्यम हैं।

मौखिक संचार में कुछ लाभ संचार प्राप्त होते हैं, जिन्हें निम्नानुसार गणना की जा सकती है:

(i) मौखिक संचार के त्वरित और शीघ्र होने का विशिष्ट लाभ है। यह संदेश के ट्रांसमीटर और रिसीवर दोनों को सीधे जवाब देने का अवसर प्रदान करता है।

(ii) मौखिक संचार निकट संपर्क की सुविधा देता है और इस प्रकार विचारों, तथ्यों, समझ और सहयोग के पारस्परिक आदान-प्रदान को बढ़ावा देता है।

(iii) प्रत्यक्ष संपर्क के माध्यम से मौखिक संचार निस्संदेह अधीनस्थों में आत्म-महत्व की भावना पैदा करता है जो बदले में एक प्रेरक कारक के रूप में कार्य करता है।

(iv) मौखिक संचार आगे श्रेष्ठ को अधीनस्थ की कार्रवाई और संचारित किसी संदेश की प्रतिक्रिया का त्वरित मूल्यांकन करने में सक्षम बनाता है। यह स्पष्ट रूप से बेहतर करने के लिए समय और परिस्थितियों के अनुसार संघर्षों को कम करने और योजनाओं को फिर से तैयार करने और बेहतर बनाने में मदद करता है।

(v) संचार प्रक्रिया में संचारक के व्यक्तित्व को सहन करने के लिए लाया जाता है। इससे अधीनस्थों पर अच्छा प्रभाव पड़ता है और वे संचार को ठीक से समझते हैं।

(vi) यह एक दोस्ताना और सहकारी टीम भावना ला सकता है।

हालांकि, निम्नलिखित मौखिक संचार के नुकसान हैं:

(i) ऐसी संभावना है कि बोले गए शब्दों को स्पष्ट रूप से सुना या समझा नहीं जा सकता है।

(ii) यह लंबे संचार के लिए अच्छा नहीं है।

(iii) इसके लिए सही और उचित रूप से व्यक्त करने की कला की आवश्यकता होती है, और दूसरों को सशक्त ढंग से सुनना चाहिए।

(iv) यह अपर्याप्त है जहाँ नीतियों और नियमों के विशिष्ट प्रदर्शन की आवश्यकता है।

(v) अनुभवहीन अधीनस्थ चेहरे के भाव और प्रबंधक की आवाज़ के स्वर का पालन नहीं करते हैं।

2. लिखित संचार:

जब संचार को काले और सफेद (लेखन) में कम किया जाता है, तो इसे लिखित संचार कहा जाता है। इसमें लिखित शब्द, ग्राफ़, चित्र, चित्र आदि शामिल हैं। संगठनों में लिखित संचार का बड़े पैमाने पर उपयोग किया जाता है।

कभी-कभी, संचार का यह रूप अपरिहार्य हो जाता है जैसे कि नियम, आदेश, कार्यक्रम या नीतिगत मामले आदि। परिपत्र, पत्रिकाएं, नोट्स और मैनुअल लिखित संचार के कुछ सामान्य रूप हैं।

यह सामान्य टिप्पणियों से माना जा सकता है कि सभी प्रकार के संगठनों में मौखिक और लिखित संचार दोनों व्यवहार में हैं। किस फॉर्म का उपयोग और लागू किया जाना चाहिए? बहुत कुछ संदेश पर निर्भर करता है, रिसीवर के लिए इसका महत्व और संगठन के कार्यात्मक पहलुओं के लिए निहितार्थ।

निम्नलिखित सूची विभिन्न दिशाओं में संचार के कुछ सामान्य रूप से उपयोग किए गए रूपों को प्रस्तुत करती है: