लिखित संचार: विशेषताएँ और महत्व (लाभ और सीमाएँ)
लिखित संचार: विशेषताएँ और महत्व (लाभ और सीमाएँ)!
जबकि मौखिक संचार स्वाभाविक रूप से और सहज रूप से मनुष्य के लिए आता है, लिखित संचार के लिए बहुत प्रयास की आवश्यकता होती है। अपने स्वभाव से लेखन सीखने में काफी लंबे अभ्यास और धैर्य का परिणाम है। यह दोहराया नहीं जाना चाहिए कि भाषण पहले आता है और बाद में लेखन आता है। दुनिया की सभी भाषाओं में बोलने के बाद उम्र दिखाई देती है।
सभ्यता का इतिहास हमें विभिन्न चरणों को दिखाता है जिसके माध्यम से किसी भी भाषा के वर्णमाला के अक्षरों का निर्माण हुआ है। लेकिन एक बात साफ है। जो कुछ भी लिखा गया है, जब तक नष्ट नहीं किया गया है, स्थायी हो गया है। हालांकि, बोले गए शब्दों को भुला दिए जाने की संभावना है। इसीलिए लिखित संचार अपरिहार्य है।
लिखित संचार के लक्षण:
(i) लिखित संचार एक रचनात्मक गतिविधि है जिसे तैयार उत्पाद पर पहुंचने के लिए बहुत अधिक कल्पना और प्रयास की आवश्यकता होती है। जबकि मौखिक संचार सहज है, लिखित संचार चेतन प्रयास पर आधारित है। आइए एक रिपोर्ट का उदाहरण लेते हैं जिसे हम प्रस्तुत करना चाहते हैं।
हमें सबसे पहले सभी आवश्यक जानकारी एकत्र करना है, इसे तार्किक क्रम में व्यवस्थित करना है और फिर बहुत सावधानी से लिखना है। हमें हर कदम पर सावधान रहना होगा। यह हमेशा बोले गए संदेशों या मौखिक संचार के अन्य रूपों के मामले में नहीं होता है। पत्र और रिपोर्ट, अच्छी तरह से उत्पादित, संगठन की छवि को दर्शाते हैं। लेखक जितने रचनात्मक और कल्पनाशील होते हैं, कंपनी की छवि उतनी ही शानदार होती है।
(ii) लिखित संचार की एक और महत्वपूर्ण विशेषता समय कारक है जो इसमें शामिल है। मौखिक संदेश, आमने-सामने की स्थिति में या टेलीफोन के माध्यम से तुरंत रिसीवर तक पहुंचते हैं और प्रतिक्रिया लगभग हमेशा तुरंत आती है। लिखित संचार के मामले में ऐसा नहीं है।
प्रेषक को अपना संदेश, एक पत्र, एक पत्र या रिपोर्ट को सावधानीपूर्वक योजनाबद्ध करना होगा और इसे बड़ी सावधानी से एनकोड करना होगा। फिर वह इसे उस व्यक्ति को भेजता है जिसके लिए इसका मतलब है। इसे डिकोड करने में रिसीवर को अपना समय लगता है। फिर वह इसे सोच समझकर देता है या अपने दिमाग से इसे छानता है और इस पर अपनी प्रतिक्रिया देता है। उत्तर या इस पर उनकी टिप्पणियों को वापस भेजने में कुछ समय लगेगा। तो यह ध्यान में रखना है कि लिखित संचार एक समय लेने वाली गतिविधि है।
(iii) तीसरे, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि लिखित संचार में मौखिक या आमने-सामने संचार की तुलना में कम चक्र हैं। मौखिक संचार एक कई चक्र की घटना है। मौखिक संदेशों को तत्काल प्रतिक्रिया मिलती है जो शब्दों के आगे आदान-प्रदान के लिए बहुत बार होती है। लिखित संचार में यह संभव नहीं है। अधिकतर यह एक-चक्र की घटना है।
लिखित संचार का महत्व:
लिखित संचार इतना महत्वपूर्ण है कि इसके बिना एक व्यावसायिक संगठन के बारे में सोचना संभव नहीं है। किसी भी संगठन का कार्य पत्रों, रिपोर्टों आदि के आदान-प्रदान पर काफी हद तक निर्भर करता है। इसके कई कारण हैं।
और सबसे महत्वपूर्ण कारण यह है कि आमने-सामने संचार हमेशा संभव नहीं होता है क्योंकि एक संगठन के कार्यकर्ता व्यापक रूप से फैली हुई भौगोलिक दूरी पर फैल सकते हैं। इसलिए, हमें पत्रों के आदान-प्रदान पर निर्भर रहना पड़ता है। आधुनिक तकनीकी दूरियों ने पत्रों के महत्व को कम नहीं किया है। ट्रांसमिशन के मोड बदल गए हैं। लेकिन लिखित संचार हमेशा की तरह महत्वपूर्ण है।
लिखित संचार के लाभ:
(i) यह हमें रिकॉर्ड, संदर्भ आदि प्रदान करता है, जिस पर महत्वपूर्ण निर्णय, बाकी।
(ii) यह रिकॉर्ड, पत्र, निर्देश आदि के माध्यम से संगठन के कानूनी बचाव का निर्माण करता है।
(iii) यह नीति और प्रक्रिया की एकरूपता को बढ़ावा देता है और संगठन के काम के लिए उचित दिशानिर्देश बनाता है।
(iv) यह कंपनी की छवि बनाता है।
(v) यह सटीकता और निर्भरता के लिए बनाता है (मौखिक संचार को अलग-अलग तरीकों से बदला या व्याख्या किया जा सकता है। लेकिन लिखित संचार में संदेश / जानकारी बहुत स्पष्ट या स्पष्ट रूप से बताई गई है)।
(vi) यह स्थायी है।
(vii) जिम्मेदारी आसानी से सौंपी जा सकती है। (बोले गए शब्दों पर वापस जा सकते हैं। लेकिन काले और सफेद बयान में ऐसा नहीं है)।
लिखित संचार की सीमाएँ:
(i) यह कागजात और फाइलों के असहनीय अव्यवस्था का निर्माण करता है। यह संगठनों के लिए बहुत खर्च होता है।
(ii) यह समय लेने वाला है। तत्काल प्रतिक्रिया संभव नहीं है।
(iii) यह पैसे और मानव-घंटे के संदर्भ में महंगा है।
(iv) यह उन लोगों के हाथों में अप्रभावी हो जाता है जो अभिव्यक्ति में गरीब हैं।
(v) तत्काल स्पष्टीकरण की अनुपस्थिति। निष्कर्ष में, हम कह सकते हैं कि लिखित संचार एक संगठन की रीढ़ है; इसके नुकसान या सीमाएं जो भी हों। लगभग सभी औपचारिक संचार लिखित में है।