एक लागत लेखा प्रणाली की स्थापना
लागत लेखा प्रणाली की स्थापना में आवश्यक कारकों, कठिनाइयों, लागत मैनुअल और कानूनी आवश्यकताओं के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।
स्थापना से पहले विचार किए जाने वाले कारक:
जब एक लागत लेखा प्रणाली स्थापित की जानी है, तो निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:
1. ऑब्जेक्ट:
वे कौन सी वस्तुएं हैं जिन्हें प्रबंधन हासिल करना चाहता है और उसे अपने उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए किस प्रकार की जानकारी की आवश्यकता है? कीमतों को ठीक करने के लिए लागत के बारे में जानकारी काफी भिन्न होगी जो कि संचालन में दक्षता या अक्षमता प्रकट करने के उद्देश्य से या तर्कसंगत आधार पर निर्णय लेने के लिए आवश्यक है।
2. तकनीकी विवरण:
चिंता के तकनीकी संचालन और चाहे उत्पादन बेचने से अधिक महत्वपूर्ण है या इसके विपरीत को ध्यान में रखा जाना चाहिए। स्पष्ट रूप से अधिक महत्वपूर्ण कारक पर अधिक ध्यान दिया जाना चाहिए।
3. उत्पाद:
उत्पाद की प्रकृति को लागत प्रणाली के प्रकार को तय करने के लिए माना जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि उपयोग की जाने वाली सामग्री महत्वहीन हैं, तो सामग्री नियंत्रण की एक विस्तृत प्रणाली आवश्यक नहीं होगी।
4. कारक:
नियंत्रण करने के लिए उत्तरदायी नहीं हैं कि कारकों पर विचार किया जाना चाहिए। नियंत्रणीय कारकों पर ध्यान देना होगा। उदाहरण के लिए, यदि पैकिंग का एक विशेष तरीका कानून द्वारा निर्धारित किया गया है, तो यह एक विकल्प के बारे में सोचने की कोशिश करने का कोई फायदा नहीं है।
5. सामग्री के प्रकार:
उपलब्ध सामग्री के प्रकार और भंडारण की समस्या के साथ उनकी आपूर्ति के समय को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए।
6. श्रम का प्रकार:
जिस प्रकार के श्रम की आवश्यकता होती है और उनके पारिश्रमिक के तरीकों को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए।
7. प्रबंधन:
प्रबंधन के चरित्र और निर्णय लेने की प्रक्रिया को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए। आधुनिक प्रबंधन को आमतौर पर विस्तृत जानकारी की आवश्यकता होती है। सूचना प्रवाह को सूचना के स्रोतों और अंतिम उपयोग के संदर्भ में डिजाइन करना होगा। उदाहरण के लिए, यदि निर्णय किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा लिया जाता है जो किसी भी जानकारी को विभाजित करने से इनकार करता है, तो सिस्टम को इसे ध्यान में रखना चाहिए।
8. व्यवसाय संबंधी विशेषताएं:
व्यवसाय की कोई भी ख़ासियत, कि वहाँ हो सकता है, को ध्यान में रखा जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि किसी विशेष वस्तु की खरीद केवल एक विशेष स्रोत या फर्म से की जानी है, तो लागत प्रणाली को पर्याप्त खरीद प्रक्रिया का निर्माण करने की आवश्यकता नहीं है; इसे संबंधित वस्तु के उचित उपयोग पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए।
9. वित्तीय पुस्तकों का उपयोग:
वित्तीय पुस्तकों और प्रक्रियाओं का उपयोग करने की संभावना को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए। जैसा कि ऊपर कहा गया है, लागत लेखांकन को एक निवेश के रूप में माना जाता है और इसलिए, सभी मौजूदा उपयोगी प्रक्रियाओं, पुस्तकों और रिकॉर्ड का उपयोग किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए वित्तीय खातों को खरीद और मजदूरी का पर्याप्त रिकॉर्ड चाहिए। थोड़े से बदलाव के साथ, ये लागत लेखांकन की जरूरतों को पूरा करने के लिए भी बनाया जा सकता है। जहां तक संभव हो, लागत रिकॉर्ड और वित्तीय पुस्तकों को अच्छी तरह से समन्वित किया जाना चाहिए, यहां तक कि पूरी तरह से एकीकृत भी।
10. यूनिट की पसंद:
इकाई की पसंद जिसके बारे में लागतें प्राप्त की जानी चाहिए, उस पर भी विचार किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, स्टील के मामले में, लागत प्रति टन स्टील का पता लगाया जाता है और सूती वस्त्र के मामले में, इकाई किलो है। सूत या कपड़े का। मोटर परिवहन के मामले में लागत प्रति बस-किलोमीटर या यात्री-किलोमीटर या कभी-कभी टन-मील तक मिल जाएगी। इन्हें लागत की इकाइयों के रूप में जाना जाता है और एक उचित इकाई का चयन करना आवश्यक है - न तो बहुत बड़ा और न ही बहुत छोटा।
11. पूर्ण चर्चा:
इन सबसे ऊपर, सिस्टम को उन सभी के साथ पूर्ण और स्पष्ट चर्चा के बाद डिज़ाइन किया जाना चाहिए जो इसमें शामिल होंगे।
एक लागत प्रणाली की स्थापना में कठिनाइयाँ:
जब एक लागत प्रणाली नई शुरू की जाती है, तो उसे कई कठिनाइयों का सामना करना पड़ सकता है। ये निम्नलिखित हो सकते हैं:
(i) प्रबंधन उदासीनता:
यदि प्रबंधन लागत प्रणाली के फायदों के बारे में वास्तव में आश्वस्त नहीं है या अगर यह किसी तरह से अपनी इच्छा के विरुद्ध प्रणाली को स्वीकार करने के लिए बनाया गया है, तो यह केवल इसे सहन करेगा और इसे ठीक से प्रोत्साहित नहीं करेगा। यह दूसरों को भी उनके सहयोग को रोक देगा और इसलिए, सिस्टम कभी भी प्रभावी ढंग से काम नहीं कर सकता है। रिपोर्टें सही और त्वरित हो सकती हैं लेकिन शायद कोई भी उनकी तरफ नहीं देखेगा।
(ii) लाइन स्टाफ से दुश्मनी:
लाइन स्टाफ के लोग अक्सर मानते हैं कि सबसे पहले वे जानते हैं कि अपना व्यवसाय कैसे चलाना है और इसलिए, उन्हें किसी को यह बताने की आवश्यकता नहीं है कि उन्हें क्या जानकारी चाहिए और दूसरी बात, कि वे अपना समय "फॉर्म भरने" में बर्बाद नहीं कर सकते। उन्हें यह भी डर हो सकता है कि उचित जानकारी उनकी कुछ गलतियों को उजागर कर देगी या कि नई प्रणाली उन्हें प्रबंधन की नज़र में पहले से कम उपयोगी बना देगी। जब तक यह किसी के फायदे के लिए नहीं है, तब तक कुछ भी नया करने की प्रवृत्ति है।
(iii) प्राधिकरण की संरचना:
लागत लेखांकन प्रणाली औपचारिक प्राधिकरण संरचना पर आधारित हो सकती है जबकि वास्तव में संरचना काफी भिन्न हो सकती है। यदि, उदाहरण के लिए, ट्रेड यूनियन नेताओं के विभिन्न निर्णयों पर बहुत अधिक प्रभाव पड़ता है, तो सिस्टम कठिनाइयों में चल सकता है - यह संभावना नहीं है कि संगठन चार्ट यूनियन नेताओं के अधिकार को दिखाएगा।
(iv) परिवर्तित परिस्थितियाँ:
व्यवसाय अक्सर तेजी से बदलाव से गुजरता है - बाजार बदल सकता है और उत्पादन प्रक्रिया बदल सकती है; प्रबंधन के विचार भी बदलते हैं। यदि लागत प्रणाली बदली हुई परिस्थितियों के अनुकूल नहीं है, तो यह प्रभावी हो जाएगा। उदाहरण के लिए, यदि एक सूती कपड़ा मिल को मानव निर्मित फाइबर बनाने वाले मिल में परिवर्तित किया जाता है, तो लागत लेखा प्रणाली को भी उपयुक्त रूप से बदलना चाहिए।
(v) उदासीनता:
अक्सर सिस्टम का एक हिस्सा टूट जाता है; यदि यह जल्दी से सही सेट नहीं है, तो यह पूरे सिस्टम को प्रभावित करेगा। उदाहरण के लिए, यदि सामग्री के मुद्दों को ठीक से नहीं देखा जाता है और नियंत्रण में रखा जाता है, तो पूरी सामग्री नियंत्रण प्रणाली टूट सकती है। इसके अलावा सूचना के प्रवाह में देरी हो सकती है और रिपोर्ट में देरी हो सकती है। यदि यह पूरी तरह से सही नहीं है तो निर्णय लेने और नियंत्रण प्रणाली को समाप्त किया जा सकता है। रिपोर्ट में गंभीर त्रुटियां होने पर परिणाम वही होगा। इसलिए, यह आवश्यक है कि किसी को सिस्टम के वास्तविक संचालन को लगातार और ध्यान से देखना चाहिए।
(vi) लागत लेखाकार की निम्न स्थिति:
लागत लेखाकार को अक्सर ऐसी जानकारी एकत्र और प्रस्तुत करनी होगी जो किसी को पसंद न हो। यदि लागत लेखाकार बहुत ही कनिष्ठ स्थिति में रहता है, तो वह भय या पक्षपात के बिना अपना काम करने में सक्षम नहीं हो सकता है और इसलिए, उसके द्वारा आपूर्ति की गई जानकारी सही निर्णय नहीं ले सकती है। यह आवश्यक है कि लागत लेखाकार एक उच्च रैंकिंग अधिकारी होना चाहिए, शीर्ष प्रबंधन के लिए सीधी पहुंच रखता है। उसे उचित रूप से प्रशिक्षित और पर्याप्त कर्मचारियों द्वारा भी सहायता प्रदान की जानी चाहिए।
(vii) प्राथमिकताओं और उद्देश्यों के बारे में स्पष्टता का अभाव:
यदि लागत लेखांकन कर्मचारी उन अंतिम उपयोगों के बारे में स्पष्ट नहीं हैं जिनके लिए लागत की जानकारी डाल दी जाएगी, तो वे अपने कार्य के बारे में सही तरीके से नहीं जा सकते हैं; वे गलत जानकारी या अपर्याप्त जानकारी भी भेज सकते हैं। इन सभी कठिनाइयों के कारण, सभी को साथ लेकर धीरे-धीरे आगे बढ़ना आवश्यक है। सभी संबंधितों के लिए एक शिक्षाप्रद प्रक्रिया यह देखना आवश्यक है कि लागत प्रणाली को ईमानदारी से स्वीकार और संचालित किया जाए।
लागत मैनुअल:
यह देखने का एक तरीका है कि लागत प्रणाली उस तरीके से संचालित होती है जैसा कि पुस्तक में लिखना है, अपने सभी पहलुओं में पूरी प्रणाली को पुस्तक के रूप में लिखें। पुस्तक को कॉस्ट मैनुअल कहा जाता है, जिसे चार्टर्ड इंस्टीट्यूट मैनेजमेंट अकाउंटेंट्स, लंदन द्वारा परिभाषित किया गया है: "एक दस्तावेज जो लागत और लागत लेखांकन के लिए आवश्यक रूपों और रिकॉर्ड की दिनचर्या में लागत वाले व्यक्तियों की जिम्मेदारियों को निर्धारित करता है।"
लागत मैनुअल लागत लेखा प्रणाली के सभी घटक भागों को नीचे रखेगी, जैसे: सामग्री, श्रम, विभिन्न प्रकार के ओवरहेड्स के लिए लेखांकन, किस तरीके से पूरी जानकारी एकत्र की जाएगी, विश्लेषण किया जाएगा और एकीकृत किया जाएगा, क्या रिपोर्ट तैयार की जाएगी, उन्हें कब और किस रूप में तैयार किया जाएगा और उन्हें किसके पास भेजा जाएगा।
प्रत्येक घटक भाग के लिए पूरी प्रक्रिया निर्दिष्ट की जाएगी। उदाहरण के लिए, सामग्री के मामले में, मैनुअल राज्य करेगा:
(i) खरीद की आवश्यकताएं कैसे उत्पन्न होंगी;
(ii) कैसे और किसके द्वारा उन्हें संसाधित किया जाएगा और खरीद के निर्णय लिए जाएंगे;
(iii) क्या उद्धरण को आमंत्रित किया जाना है और उद्धरणों की तुलना कैसे की जाएगी और आदेश देने का निर्णय कौन लेगा;
(iv) जिन मामलों में कोई कोटेशन आमंत्रित करने की आवश्यकता नहीं है; यदि हां, तो कौन तय करेगा कि वस्तुओं की खरीद कैसे की जानी है;
(v) खरीद आदेश का रूप;
(vi) सामग्री प्राप्त करने की प्रक्रिया - प्राप्त सामग्री की गुणवत्ता और मात्रा की जाँच के लिए;
(vii) जिस तरह से सामग्री प्राप्त की जाती है, उसकी कीमत - वस्तुओं को उनकी लागत में शामिल किया जाना है:
(viii) प्राप्त सामग्री की रिकॉर्डिंग - बिन कार्ड और स्टोर खाता बही के रूप;
(ix) दुकानों से सामग्री खींचने के लिए अधिकृत व्यक्ति;
(x) मुद्दों के मूल्य निर्धारण के लिए अपनाई जाने वाली विधि;
(xi) जिस तरह से भौतिक जाँच की जाएगी; तथा
(xii) जारी किए गए सामग्रियों का विश्लेषण और उसके बाद की रिकॉर्डिंग; आदि।
लागत मैनुअल लागत विभाग और राज्य में प्रत्येक व्यक्ति के कर्तव्य को निर्दिष्ट करेगा कि वह उसे आवंटित कार्य कैसे करेगा और जिसे वह पूरा होने पर अपने काम से गुजरना है। साथ ही, उपयोग किए जाने वाले सभी फॉर्म मैनुअल में दिए गए हैं।
जिस तरह से सभी फॉर्म भरने हैं और जिस व्यक्ति को भरना है, वे सभी बताए गए हैं; मैनुअल यह भी नोट करेगा कि फार्म किसके पूरा होने पर भेजा जाना है। वह तिथि जिसके द्वारा किसी विशेष फॉर्म को पूरा किया जाता है और भेजा जाता है।
इस प्रकार, लागत मैनुअल में संबंधित फर्म द्वारा अपनाई जाने वाली प्रक्रियाएँ शामिल होंगी। यह जानने का एक तरीका है कि वहाँ क्या ढीला समाप्त होता है और फिर उन्हें बांधने के लिए; यह भी देखने का एक तरीका है कि काम का कोई दोहराव नहीं है और यह कि पूरा काम बिना किसी देरी के एकीकृत तरीके से किया जाता है।
कानूनी आवश्यकता:
आम तौर पर, एक फर्म एक कॉस्ट अकाउंटिंग सिस्टम स्थापित करता है या नहीं, यह उस पर निर्भर करता है और इसलिए, यह सिस्टम से प्राप्त होने वाले लाभों के आधार पर ऐसा करता है। कंपनी अधिनियम, 1956, हालांकि, केंद्र सरकार को किसी विशेष उद्योग में लगी कंपनियों को निर्दिष्ट विवरणों को रिकॉर्ड करने के लिए पुस्तकों को रखने का आदेश देने का अधिकार देता है।
धारा 209 के लिए आवश्यक है कि पुस्तकों को सामग्री या श्रम या लागत की अन्य वस्तुओं के उपयोग के बारे में ऐसे विवरणों का सही और निष्पक्ष दृष्टिकोण देने के लिए बनाए रखा जाना चाहिए, जैसा कि कंपनी द्वारा संलग्न कंपनियों के निर्दिष्ट वर्ग के मामले में केंद्र सरकार द्वारा निर्धारित किया जा सकता है। विनिर्माण, प्रसंस्करण और खनन।
इसका मतलब यह है कि अगर यह एक उद्योग से संबंधित है, जिसके लिए केंद्र सरकार ने ऊपर बताए गए विवरणों को रखने का आदेश दिया है, तो कंपनी को उचित मूल्य की किताबें रखनी चाहिए। केंद्र सरकार ने कई उद्योगों के मामले में इस तरह की पुस्तकों को पहले से ही निर्धारित किया है, उदाहरण के लिए, सीमेंट, सूती वस्त्र, टायर, चीनी इत्यादि। इस प्रकार, भारत में, कई मामलों में एक लागत प्रणाली की स्थापना अनिवार्य है ।
