बजटीय नियंत्रण के लिए संगठन

बजटीय नियंत्रण के लिए संगठन के नौ आवश्यक बिंदुओं के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

यह आवश्यक है कि एक कुशल संगठन होना चाहिए यदि बजटीय नियंत्रण को प्रभावी ढंग से संचालित किया जाना है। बजटीय नियंत्रण न केवल एक लेखा अभ्यास है, बल्कि सभी स्तरों पर प्रबंधन का एक उपकरण भी है। एक प्रणाली के आयोजन में, प्रबंधन टीम के प्रत्येक सदस्य का पूर्ण सहयोग प्राप्त करना आवश्यक है।

यदि कर्मचारियों को इस प्रणाली में विश्वास रखना है तो कई पूर्वगामी आवश्यक होंगे; इसमें शामिल है:

1. बजट केंद्रों या विभागों का निर्माण:

बजट केंद्रों या विभागों का निर्माण किया जाना चाहिए, जिनमें से प्रत्येक के लिए संबंधित विभाग के प्रमुख की सहायता से बजट निर्धारित किए जा सकते हैं। एक बजट केंद्र एक केंद्र या विभाग या एक संगठन का एक खंड होता है जिसके लिए बजट तैयार किया जाता है। इन केंद्रों के प्रमुखों की मदद से बजट निर्धारित किए जाने चाहिए ताकि इन्हें अधिक प्रभावी ढंग से लागू किया जा सके।

2. पर्याप्त लेखा अभिलेखों का परिचय:

यह जरूरी है कि लेखा प्रणाली आवश्यक जानकारी को रिकॉर्ड और विश्लेषण करने में सक्षम हो।

3. सभी कर्मियों को सिस्टम को संचालित करने में प्रशिक्षित किया जाना चाहिए:

प्रत्येक व्यक्ति को पता होना चाहिए कि एक बजट क्या है, उसे क्या पूरा करना है और वह कैसे योजना में फिट बैठता है। उसे यह महसूस करना चाहिए कि वह बजट केंद्रों को संभालने में सक्षम है।

4. एक संगठन चार्ट तैयार करना:

यह प्रबंधन के प्रत्येक सदस्य की कार्यात्मक जिम्मेदारियों को परिभाषित करता है, और यह सुनिश्चित करता है कि वह कंपनी में अपनी स्थिति और अन्य सदस्यों के साथ अपने संबंधों को जानता है।

संगठन चार्ट स्पष्ट रूप से कंपनी की प्रकृति और आकार पर निर्भर करेगा, लेकिन इसमें शामिल सामान्य सिद्धांतों को दिखाने के लिए आंकड़ा I में एक सरलीकृत नमूना दिया गया है।

अन्य बजट जैसे कच्चे माल या श्रम बजट विभागों के प्रमुखों द्वारा तैयार किए जा सकते हैं; लेखाकार द्वारा उदाहरण के लिए, उत्पादन प्रबंधन के साथ संयोजन में।

यह सराहना की जानी चाहिए कि इन बजटों में से प्रत्येक की तैयारी में लेखाकार एक बड़ा हिस्सा निभाएगा, विशेषकर उन गतिविधियों में लागत शामिल होगी, जैसे बिक्री लागत बजट विभागों के प्रमुखों द्वारा तैयार किया जाएगा जैसा कि नीचे दिखाया गया है:

5. एक बजट समिति की स्थापना:

छोटी कंपनियों में, एक बजट अधिकारी या लेखाकार बजट से जुड़े सभी कार्यों का समन्वय कर सकता है, लेकिन बड़ी कंपनियों में बजट तैयार करने और समग्र नियंत्रण के लिए एक सामान्य कार्यक्रम तैयार करने के लिए अक्सर एक बजट समिति की स्थापना की जाती है।

'कंपनी के मुख्य कार्यकारी अधिकारी मार्गदर्शक सिद्धांत स्थापित कर सकते हैं, लेकिन आमतौर पर वह समिति के सचिव के रूप में बजट अधिकारी को प्रणाली के संचालन की जिम्मेदारी सौंपते हैं।

यह समिति मुख्य कार्यकारी, बजट अधिकारी और मुख्य विभागों के प्रमुखों से बना है जैसे कि आंकड़े 1 में दिखाए गए हैं।

प्रत्येक सदस्य अपना प्रारंभिक बजट या बजट तैयार करेगा, जिसे तब समिति द्वारा विचार किया जाएगा, और सभी बजटों का समन्वय किया जाएगा। आमतौर पर बजट के अंत में एकीकृत और स्वीकृत होने से पहले कई बदलाव आवश्यक होते हैं।

समिति के मुख्य कार्य हैं:

(ए) पूर्वानुमान में प्रबंधकों की सहायता के लिए ऐतिहासिक जानकारी प्रदान करना।

(ख) बजट की आवश्यकताओं के बारे में निर्देश जारी करने के लिए, बजट की प्राप्ति के लिए अंतिम तिथियां आदि।

(d) बजट तैयार करने में सलाह देना।

(e) बजट की समीक्षा करने के लिए।

(च) बजट में संशोधन और संशोधन का सुझाव देना।

(छ) बजट को मंजूरी देने के लिए।

(ज) यह सुनिश्चित करने के लिए कि नियत समय में बजट प्रस्तुत किया जाता है।

(i) जहाँ भी आवश्यक हो, बजट सारांश तैयार करना।

(j) कार्यात्मक बजट स्वीकृत होने के बाद मास्टर बजट तैयार करना

(k) बजटीय और वास्तविक परिणामों की तुलना का विश्लेषण करने के लिए, और जहाँ आवश्यक हो, सुधारात्मक कार्रवाई की सिफारिश करने के लिए।

(l) बजट कार्यक्रम का समन्वय करना।

6. बजट मैनुअल की तैयारी:

इसे एक दस्तावेज के रूप में परिभाषित किया गया है (आईसीएमए द्वारा), जो दिनचर्या में लगे व्यक्तियों की जिम्मेदारियों को निर्धारित करता है, और बजटीय नियंत्रण के लिए आवश्यक रूप और रिकॉर्ड। यह आमतौर पर ढीले-पत्तों के रूप में होता है ताकि आवश्यकता के अनुसार परिवर्तन आसानी से किए जा सकें; अधिकारियों को आवश्यक अनुभाग जारी किए जा सकते हैं।

एक सूचकांक प्रदान किया जाएगा ताकि जानकारी जल्दी से स्थित हो सके। ऐसा मैनुअल आमतौर पर अमूल्य साबित होगा, क्योंकि इसमें जानकारी शामिल होगी जैसे:

(ए) प्रणाली और उसके उद्देश्यों का विवरण।

(b) प्रणाली के संचालन में अपनाई जाने वाली प्रक्रिया।

(घ) प्रत्येक बजट अवधि के लिए आवश्यक रिपोर्ट और विवरण।

(The) खाते कोड उपयोग में हैं।

(f) समय सीमा जिसके द्वारा डेटा जमा किया जाना है।

7. बजट अवधि:

किसी भी बजट के लिए "सही" अवधि नहीं है। बजट अवधि अल्पकालिक और दीर्घकालिक हो सकती है। यदि कोई व्यवसाय मौसमी उतार-चढ़ाव का अनुभव करता है, तो बजट अवधि संभवतः एक मौसमी चक्र से अधिक हो जाएगी।

यदि यह चक्र दो या तीन साल में कवर होता है, तो दीर्घकालिक बजट उस अवधि को कवर करेगा, जबकि अल्पकालिक बजट संभवत: नियंत्रण के उद्देश्य से मासिक आधार पर तैयार किया जाएगा।

अल्पकालिक बजट बनाना आमतौर पर तैयार करने और संचालित करने के लिए महंगा होता है, जबकि दीर्घकालिक बजट अप्रत्याशित परिस्थितियों से काफी प्रभावित हो सकता है।

उद्योग में अक्सर उपयोग की जाने वाली बजट अवधि एक महीने और एक वर्ष के बीच बदलती रहती है, बाद वाली शायद सबसे अधिक इस्तेमाल की जाती है क्योंकि यह आमतौर पर स्वीकृत लेखा अवधि के साथ फिट होती है।

हालांकि, एक वर्ष से अधिक लंबी अवधि के पूर्वानुमान का उपयोग पूंजी व्यय बजट के मामले में किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, जिसे पहले से अच्छी तरह से नियोजित किया जाना चाहिए। उद्योग में एक आम बात बजट अवधि की एक श्रृंखला है।

इस प्रकार, बिक्री बजट अगले पांच वर्षों में कवर हो सकता है, जबकि उत्पादन और लागत बजट केवल एक वर्ष में हो सकता है। ये वार्षिक बजट तिमाही या मासिक अवधि में टूट जाएंगे।

जहां दीर्घकालिक बजट संचालित होते हैं, उन्हें अल्पकालिक के साथ पूरक करना सामान्य है।

8. प्रमुख कारक:

यह वह कारक है जिसके प्रभाव को पहले यह सुनिश्चित करने के लिए मूल्यांकन किया जाना चाहिए कि कार्यात्मक बजट उचित पूर्ति में सक्षम हैं। प्रमुख कारक जिसे "सीमित" या "गवर्निंग" या "सिद्धांत बजट" कारक के रूप में जाना जाता है, का महत्वपूर्ण महत्व है।

यह प्रत्येक बजट अवधि के लिए समान नहीं हो सकता है, क्योंकि परिस्थितियां बदल सकती हैं। यह कार्यात्मक बजट में प्राथमिकताएं निर्धारित करता है। बजट को प्रभावित करने वाले कई प्रमुख कारकों में से निम्नलिखित हैं:

(ए) सामग्री:

(i) उपलब्धता

(ii) लाइसेंस, कोटा आदि द्वारा लगाए गए प्रतिबंध।

(बी) श्रम:

(i) सामान्य कमी

(ii) कुछ प्रमुख प्रक्रियाओं में कमी।

(ग) संयंत्र:

(i) पूंजी की कमी के कारण अपर्याप्त क्षमता

(ii) या जगह की कमी

(iii) या बाजारों की कमी।

(iv) कुछ प्रमुख प्रक्रियाओं में अड़चनें।

(डी) बिक्री:

(i) कम बाजार की मांग

(ii) अनुभवी सेल्समैन की कमी।

(iii) पैसे की कमी के कारण अपर्याप्त विज्ञापन।

(() प्रबंधन:

(i) पूंजी की कमी, नीति को प्रतिबंधित करना।

(ii) पता नहीं कैसे।

(iii) अक्षम अधिकारी।

(iv) उत्पाद डिजाइन और विधियों में अपर्याप्त अनुसंधान।

जो कारक अक्सर उद्योग में सबसे महत्वपूर्ण कारक होता है वह शायद बिक्री की मांग है। बहुत बार बजटीय नियंत्रण की सफलता या अन्यथा बजट अवधि के दौरान बिक्री के पूर्वानुमान पर टिकी हुई है। यदि बिक्री के आंकड़े गलत साबित हुए, तो अधिकांश बजट प्रभावित होंगे।

9. गतिविधि का स्तर:

गतिविधि के सामान्य स्तर को स्थापित करना आवश्यक होगा, जिस स्तर पर कंपनी को प्राप्त करने की उम्मीद की जा सकती है। यह स्तर पूर्वानुमान में महत्वपूर्ण है, उदाहरण के लिए, सामग्री और श्रम आवश्यकताएं, और विशेष रूप से उत्पादन ओवरहेड बजट जो मशीन-घंटे की दरों पर पुनर्प्राप्त किए जाने हैं।