विज़िटर लेज़र खाता तैयार करना (नमूना के साथ)
व्यावहारिक रूप से, एक होटल में आगंतुकों के लिए व्यक्तिगत खाते एक सारणीबद्ध विज़िटर लेजर की मदद से सबसे आसानी से दर्ज किए जा सकते हैं।
आगंतुकों के लेजर का एक विशिष्ट रूप प्रस्तुत किया गया है:
ध्यान दें:
प्रत्येक दिन का लेनदेन प्रत्येक आगंतुक के लिए एक कॉलम के साथ एक अलग पेज में रखा जाता है। कमरा नंबर प्रत्येक आगंतुक के खिलाफ इंगित किया गया है। प्रत्येक कॉलम में लाई गई राशि संबंधित आगंतुक से दिन की शुरुआत के कारण शेष राशि का प्रतिनिधित्व करती है।
इसी तरह, जब किसी खाते का निपटान किया जाता है, तो प्राप्त नकदी को क्रेडिट के रूप में दर्ज किया जाता है और, परिणामस्वरूप, खाते में कोई संतुलन नहीं होगा जिसे अगले दिन के पृष्ठ में आगे बढ़ाया जाएगा। लेकिन अगर आगंतुक से किसी तारीख के कारण कोई है, तो उसी को एक व्यक्तिगत खाता-बही में स्थानांतरित कर दिया जाता है।
प्रत्येक शीर्षक (डेबिट और क्रेडिट दोनों) के दैनिक योग दाहिने हाथ की ओर कुल कॉलम में दर्ज किए जाते हैं। मासिक, त्रैमासिक या अर्धवार्षिक योग प्राप्त करने के उद्देश्य से एक ही समर लेज़र या साधारण लेज़र में स्थानांतरित किया जाता है।
साधारण लेज़र फॉर्म में आगंतुकों के लेज़र फॉर्म:
शेष राशि को नीचे लाया गया:
उपरोक्त के अलावा, स्टॉक लेजर को विस्तार से बनाए रखा जाना चाहिए ताकि विभिन्न वस्तुओं की खरीद, बिक्री या उपयोग के संबंध में प्रत्यक्ष नियंत्रण का उपयोग किया जा सके।
नीचे दिए गए सिद्धांतों को याद रखना चाहिए:
(i) वाइन, बीयर और स्प्रिट आदि प्राप्तियों और उनके खिलाफ किए गए भुगतानों के लिए अलग-अलग खातों को बनाए रखा जाना चाहिए, शेष राशि को लाभ और हानि खाते में स्थानांतरित किया जाएगा।
(ii) सही परिणाम का पता लगाने के लिए कर्मचारियों और मालिक के बीच भोजन, कपड़े धोने आदि के लिए भी उपयुक्त समायोजन किया जाना चाहिए। इस उद्देश्य के लिए, वेज्स अकाउंट (स्टाफ के लिए) और ड्रॉइंग्स अकाउंट (प्रोप्रेटरों के लिए) पर डेबिट किया जाएगा और विशेष खाते, कहते हैं, भोजन, क्रेडिट किया जाएगा। इसके अलावा, एक सेक्शन से दूसरे में सभी तरह के ट्रांसफर को उसी हिसाब से किया जाना है।
(iii) विभिन्न वर्गों के बीच व्यय उचित तरीके से किया जाना है और, परिणामस्वरूप, इसे लाभ और हानि खाते में समायोजित किया जाएगा।
संक्षेप में, अंतिम खाते तैयार करते समय, कर्मचारियों के भोजन, आवास आदि से संबंधित समायोजन प्रविष्टियों के साथ-साथ प्रोप्राइटर पर भी विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। लेखांकन के दृष्टिकोण से, बार, आवास, रेस्तरां, दोपहर के भोजन, रात्रिभोज आदि के विभिन्न वर्गों के लिए कार्य खाते खोलना बेहतर है।
उदाहरण के लिए, जब संग्रह किया जाता है, तो आवास खाते को श्रेय दिया जाता है, जबकि आवास खाते में दरों, करों, मरम्मत, बिस्तर पर मूल्यह्रास, परिचारकों के वेतन, आनुपातिक स्थापना शुल्क आदि पर डेबिट किया जाता है।
इसी तरह, मांस, अंडे, मछली, मुर्गी पालन, किराने का सामान, प्रावधान आदि से संबंधित खर्च और खर्च रेस्तरां और दोपहर के भोजन और रात के खाने के बीच किया जाना चाहिए। बिलियर्ड रूम, बैंक्वेट हॉल, लॉन्ड्री आदि के लिए अलग से खाते तैयार करना भी आवश्यक हो जाता है।
चित्र 1:
निम्नलिखित विवरणों में होटल के चार कमरों से संबंधित एक उपयुक्त स्तंभ स्तंभ बनाया गया है:
(i) प्रत्येक कमरे के लिए कमरे का किराया रु। 500 + 15% टैक्स।
(ii) कक्ष १: नाश्ता रु। 45, लॉन्ड्री रू। 50, और स्थानीय फोन कॉल रु। 15।
(iii) कक्ष २: दोपहर का भोजन। 85; एसटीडी कॉल रु। 125; शराब रु। 60. पिछले दिन की बकाया राशि रु। 1, 250।
(iv) कमरा 3: होटल से निजी टैक्सी किराए पर ली गई। 400; एसटीडी कॉल रु। 350; रात का खाना। 125; व्हिस्की रु। 100; जमा किए गए रुपये। होटल के साथ 3, 500।
(v) कमरा ४: अतिथि के कारण खुलने वाला रु। 575; कपड़े धोने का रु। 30; दोपहर का भोजन। 120।
(vi) कमरा 3 में अतिथि एक नियमित आगंतुक है और कमरे के किराए पर 20% की छूट का हकदार है।
सभी पूर्वगामी लेनदेन एक ही दिन से संबंधित हैं।
चित्रण 2:
14 अप्रैल 2009 के लिए होटल मिरामर के संबंध में जानकारी निम्नलिखित है:
आपको विज़िटर के (अतिथि) लेजर को उसी के संबंध में लिखना आवश्यक है, यह देखते हुए कि कोई प्रारंभिक शेष राशि नहीं है:
1. होटल में कमरे के शुल्क के साथ 4 कमरे हैं @ रु। प्रति दिन 300 और एक सूट @ रु। 500 प्रति दिन। रुपये का अग्रिम। गोल्ड कार्ड-धारकों को छोड़कर प्रत्येक ग्राहक से 500 लिया जाता है।
2. कमरा नं। 3 खाली था और कमरा नं। 4 को 2 बजे के बाद कब्जा कर लिया गया था, जिसके लिए प्रबंधक ने अतिथि को दिन के लिए कमरे के शुल्क पर 30% की छूट देने पर सहमति व्यक्त की है। कमरा नंबर 1 के पास एक गोल्ड कार्ड-धारक है, जो उसे वाइन, पेय और सिगरेट को छोड़कर 10% की छूट देता है। सुइट में अतिथि दिन पर बाहर की जाँच की।
अंतिम खाते:
होटल कंपनी के अंतिम खातों को कंपनी अधिनियम की अनुसूची (VI) के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। इसे क्षैतिज विधि या कार्यक्षेत्र विधि के तहत तैयार किया जा सकता है। इस प्रकार, अन्य कंपनियों के तरीकों और प्रक्रियाओं के अनुसार अंतिम खातों की तैयारी की जानी चाहिए।