खरीद विभाग और केंद्रीकृत खरीद

खरीद नियंत्रण खरीद के सभी पहलुओं पर नियंत्रण शामिल करता है। खरीद विभाग द्वारा खरीद की जाती है।

खरीद विभाग:

खरीद विभाग एक संगठन में बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है क्योंकि खरीद का निर्माण ग्राहकों के लिए माल के निर्माण, गुणवत्ता, लागत, दक्षता और शीघ्र वितरण से संबंधित हर महत्वपूर्ण कारक पर होता है। इसका कार्य गुणवत्ता के वांछित मानक को बनाए रखने के साथ संगत सबसे अनुकूल शर्तों पर सामग्री, आपूर्ति, सेवाओं, मशीनों और उपकरणों की खरीद करना है।

क्रय सामग्री प्रबंधन का सबसे महत्वपूर्ण कार्य है क्योंकि जिस समय सामग्री की खरीद के लिए एक आदेश दिया जाता है, कंपनी के वित्त का एक बड़ा हिस्सा प्रतिबद्ध होता है जो कंपनी के नकदी प्रवाह की स्थिति को प्रभावित करता है।

इस प्रकार, यदि व्यावसायिक चिंता का आकार अनुमति देता है, तो एक अलग क्रय विभाग होना चाहिए और सभी प्रकार की सामग्रियों को खरीदने की जिम्मेदारी इस विभाग को सौंपी जानी चाहिए। इस विभाग के प्रमुख को आमतौर पर खरीद प्रबंधक या आपूर्ति प्रबंधक या मुख्य क्रेता के रूप में जाना जाता है।

एक अलग क्रय विभाग की स्थापना के पीछे मूल उद्देश्य निम्नलिखित हैं:

1. सामग्रियों की निरंतर उपलब्धता बनाने के लिए ताकि उत्पादन के लिए सामग्री का निर्बाध प्रवाह हो सके;

2. सबसे किफायती कीमतों पर प्रतिस्पर्धी और बुद्धिमानी से खरीदारी करने के लिए;

3. कम से कम सामग्रियों में निवेश रखने के लिए उचित मात्रा में खरीदारी करना;

4. सामग्रियों की उचित गुणवत्ता की खरीद के लिए सामग्रियों का न्यूनतम संभव अपव्यय और उत्पादन में हानि;

5. अच्छे आपूर्तिकर्ता संबंध विकसित करने के लिए जो सामग्रियों की आपूर्ति की सर्वोत्तम शर्तों को सुनिश्चित करेगा;

6. आपूर्ति के वैकल्पिक स्रोतों को विकसित करना ताकि सामग्री को उन वैकल्पिक स्रोतों से खरीदा जा सके यदि कोई विशेष आपूर्तिकर्ता सामग्रियों की आपूर्ति करने में विफल रहता है;

7. आपूर्तिकर्ताओं से सामग्रियों की सुगम डिलीवरी सुनिश्चित करने और किसी भी विवाद या वित्तीय नुकसान के जोखिम से बचने के लिए खरीद का सबसे लाभप्रद तरीका अपनाने के लिए; तथा

8. कीमतों, आपूर्ति के स्रोतों, विनिर्देशों, वितरण के तरीके आदि से संबंधित सामग्री ज्ञान पर एक सूचना केंद्र के रूप में सेवा करने के लिए।

संक्षेप में, एक अलग खरीद विभाग स्थापित करने का मूल उद्देश्य सामग्रियों की अपेक्षित गुणवत्ता की निरंतर उपलब्धता सुनिश्चित करना है, ताकि उत्पादन में नुकसान और उत्पादन में नुकसान से बचा जा सके और साथ ही तैयार उत्पाद की अंतिम लागत को कम किया जा सके।

केंद्रीकृत खरीद :

खरीद विभाग केंद्रीयकृत या विकेन्द्रीकृत हो सकता है। केंद्रीकृत खरीद विभाग का मतलब है कि सभी खरीद कार्य एक विभाग के माध्यम से किए जाते हैं। खरीद को केंद्रीकृत किया जाना चाहिए अर्थात सभी खरीद खरीद विभाग द्वारा दोहराव, अतिव्यापी और गैर-समान खरीद से बचने के लिए की जानी चाहिए।

अन्य सभी विभागों को जो सामग्री, आपूर्ति, सेवाओं, मशीनों और उपकरणों की आवश्यकता होती है, उन्हें समय पर और उपयुक्त खरीद करने के लिए केंद्रीय खरीद विभाग को इंडेंट या खरीद आवश्यकताएं भेजनी चाहिए।

केंद्रीकृत खरीद के लाभ:

1. जब सामग्री खरीदी जाती है, तो अनुकूल शर्तें, उदाहरण के लिए, परिवहन में अधिक व्यापार छूट या अर्थव्यवस्थाएं प्राप्त की जा सकती हैं क्योंकि इसमें शामिल मात्रा बड़ी होगी।

2. क्रय विभाग को अत्यधिक भुगतान वाले अधिकारियों के साथ रखा जा सकता है जो सामग्री खरीदने की कला के विशेषज्ञ हैं। इन व्यक्तियों के विशिष्ट ज्ञान और कौशल का उपयोग किया जा सकता है।

3. खरीद पर बेहतर नियंत्रण संभव है। जब कई व्यक्ति अपनी आवश्यकताओं के लिए खरीदारी करने के लिए अधिकृत होते हैं तो लापरवाह खरीद की संभावना होती है।

4. खरीद के संबंध में सभी रिकॉर्ड खरीद अधिकारी की देखरेख में एक स्थान पर रखे जाते हैं। यह अर्थव्यवस्था में, अभिलेखों के संकलन और परामर्श दोनों में परिणाम देता है।

5. केंद्रीकृत खरीद, समान खरीद नीतियों, प्रथाओं और प्रक्रियाओं का पालन करने में मदद करती है।

6. यह प्रयासों के दोहराव से बचा जाता है और उत्पाद मानकों को प्राप्त करने में सहायक होता है।

7. केंद्रीकृत खरीद से उत्पादन और सेवा विभागों के साथ संपर्क आसान हो जाता है क्योंकि सभी विभागों को सामग्री, आपूर्ति, सेवाओं और उपकरणों की उनकी आवश्यकताओं के लिए क्रय विभाग से संपर्क करना होता है।

8. एक विक्रेता को अर्थव्यवस्था में केंद्रीकृत क्रय परिणाम क्योंकि विकेंद्रीकृत खरीद के तहत कई व्यक्तियों के बजाय केवल एक खरीद अधिकारी है।

केंद्रीकृत खरीद के नुकसान:

1. केंद्रीकृत खरीद में देरी का कारण होगा क्योंकि विभिन्न स्थानों पर शाखाएं अपनी आवश्यकताओं को क्रय विभाग को भेज देंगी और क्रय विभाग फिर उनकी आवश्यकताओं को देखेगा और सामग्रियों की खरीद के लिए आदेश देगा।

2. केंद्रीकृत खरीद के मामले में, विभिन्न स्थानों पर शाखाएं स्थानीयकृत खरीद का लाभ नहीं ले सकती हैं।

3. शाखा के बीच गलतफहमी की संभावना है जिसके लिए सामग्री और क्रय विभाग की आवश्यकता होती है जिसके परिणामस्वरूप सामग्री की गलत खरीद की जा सकती है।

4. यह उच्च प्रारंभिक लागत को जन्म देगा क्योंकि सामग्री की खरीद के लिए एक अलग क्रय विभाग स्थापित किया जाना है।

यह निष्कर्ष निकाला जा सकता है कि विनिर्माण चिंता जो विभिन्न स्थानों पर कई शाखाओं या कारखानों का संचालन करती है और विभिन्न प्रकार की सामग्रियों की आवश्यकता वाले विभिन्न उत्पादों का निर्माण करती है, विकेंद्रीकृत खरीद हो सकती है और विभिन्न कारखाने अपने स्थानीय बाजारों में खरीदारी करके अपनी आवश्यकताओं को पूरा कर सकते हैं। यदि विभिन्न स्थानों पर स्थित शाखाओं या कारखानों में एक ही प्रकार की सामग्रियों की आवश्यकता हो, तो केंद्रीकृत खरीद करना लाभप्रद है।