खरीद नीति और प्रक्रिया
खरीद नीति और प्रक्रिया!
खरीद नीति और प्रक्रिया:
सामग्री प्रबंधन की सबसे महत्वपूर्ण गतिविधि एक संगठन की खरीद नीति है। खरीद के लिए विभिन्न प्रणालियाँ उपलब्ध हैं। अपनाई जाने वाली प्रणाली कई कारकों पर निर्भर करती है, जैसे, मांग, आपूर्ति, मूल्य, विक्रेता, सामग्री का प्रकार, खपत पैटर्न, संगठनात्मक स्थापना, पूर्व मिसाल, प्रक्रियाएं, निर्णय लेना, पुर्जों और मौसमी जिंसों आदि।
पूर्व में और अब भी दुनिया के कुछ हिस्सों में, वस्तु विनिमय के सामान खरीदने के लिए वस्तु विनिमय प्रणाली प्रचलित है। आधुनिक दुनिया में, इस प्रणाली को त्याग दिया जा रहा है और पैसा प्रमुख भूमिका निभा रहा है। इसे विनिमय के सबसे उपयुक्त माध्यम के रूप में स्वीकार किया गया है। खरीद नकद आधार पर की जा सकती है।
सामग्री क्रेडिट के आधार पर भी खरीदी जा सकती है। क्रय करने में किसी भी संगठन द्वारा एक अच्छी तरह से रखी गई खरीद प्रक्रिया का पालन किया जा सकता है। प्रत्येक खरीद प्रणाली और प्रक्रिया के अपने लाभ और सीमाएं हैं। सिस्टम ऐसा होना चाहिए, जो किसी संगठन की आवश्यकताओं के अनुरूप हो।
खरीद नीति का उद्देश्य खरीदारी में निवेश की गई राशि से अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए, सही समय और मूल्य पर सही स्रोत से सही मात्रा में आवश्यक सामग्री की खरीद करना चाहिए।
बड़े संगठनों के पास एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई खरीद नीति है और सिस्टम ऑडिट के अधीन है।
नकद खरीद:
एक आदर्श खरीद नीति का उद्देश्य नकद खरीद करना है। ऐसी वस्तुओं को खरीदने का मुख्य कारण यह है कि ये संगठन द्वारा तत्काल आवश्यक हैं। यह सुझाव दिया जाता है कि अलग-अलग वर्गों के नकद आधार पर खरीदी जाने वाली वस्तुओं को बाजार में एक ही यात्रा पर खरीदा जाए।
यह ऑर्डर देने की लागत को काफी कम कर देता है। कुछ वस्तुओं की खरीद में अधिकांश संगठनों द्वारा सामान्य अभ्यास के बाद तीन लिखित या मौखिक उद्धरणों का निमंत्रण है। सबसे कम उद्धरण आदेश प्राप्त करता है।
टेलीफ़ोनिक ऑर्डर खरीद लागत को काफी कम करने में सहायक होते हैं। नकद आधार पर बाजार से अक्सर खरीदी गई वस्तुओं की एक सूची अग्रिम रूप से खरीद प्रबंधक द्वारा तैयार की जाती है।
कई संगठनों द्वारा खरीद की ईमानदार प्रणाली का पालन भी किया जाता है। इस प्रणाली के तहत विभिन्न विभागों के प्रमुखों को उनके संबंधित विभागों के लिए विभिन्न वस्तुओं की खरीद के लिए एक ब्याज राशि दी जाती है। राशि प्रति वर्ष सीमा के अधीन है।
खरीद की निविदा प्रणाली:
इस प्रणाली का पालन सबसे अधिक प्रतिस्पर्धी और उचित दरों पर सामग्री की खरीद के लिए किया जाता है। यह कुछ आपूर्तिकर्ताओं को अनुचित पक्ष देने की संभावनाओं को भी समाप्त करता है। यह विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं को एक अवसर देता है और एक या दो आपूर्तिकर्ताओं के एकाधिकार को तोड़ता है। अलग-अलग आपूर्तिकर्ताओं से सील निविदाएं आमंत्रित की जाती हैं और जो सबसे कम कीमत पर सामग्री की वांछित गुणवत्ता प्रदान करता है उसे आदेश दिया जाता है।
यह विधि उन वस्तुओं की खरीद के लिए निजी और सार्वजनिक क्षेत्र के विभिन्न उपक्रमों द्वारा समर्थित है, जिनके मूल्य बहुत अधिक हैं। इस पद्धति का मुख्य नुकसान यह है कि, सामग्रियों की खरीद में लीड समय अन्य प्रणालियों की तुलना में लंबा है।
आमतौर पर इस पद्धति के तहत तीन प्रकार के निविदाओं का उपयोग किया जा रहा है; खुली निविदा, सीमित निविदा और एकल निविदा। खुली निविदा प्रणाली में, समाचार पत्रों में विज्ञापन दिए जाते हैं, जो विभिन्न व्यापार पत्रिकाओं में हैं। आवेदन प्राप्त होने पर निविदाकर्ताओं को निविदा प्रपत्र जारी किए जाते हैं।
निविदा प्रपत्र एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है जिसमें भावी आपूर्तिकर्ताओं से जानकारी प्राप्त करने वाले विभिन्न कॉलम शामिल हैं। जानकारी जमा करने के लिए बयाना से संबंधित है, नियम और आपूर्ति की शर्तें आदि।
निविदाकर्ताओं को निर्दिष्ट समय तक अपने कोटेशन देने के लिए पर्याप्त समय दिया जाता है, कोटेशन प्राप्त होते हैं और निश्चित तिथि पर निविदाएं खोली जाती हैं। ऑर्डर उस आपूर्तिकर्ता को दिया जाता है जो सबसे कम कीमत प्रदान करता है।
खुली निविदा का महत्वपूर्ण दोष गैर-जिम्मेदार निविदाकर्ता का उद्धरण है। कभी-कभी, इस तरह के निविदाकार द्वारा सामग्री की लागत से भी कम कीमत उद्धृत की जाती है। इस तरह के निविदा को स्पष्ट रूप से अस्वीकार करने के लिए, उचित तकनीकी और अन्य कारणों को सौंपा जाना चाहिए और निविदा समिति के सभी सदस्यों के हस्ताक्षर प्राप्त होने चाहिए।
सीमित निविदाओं में ऑर्डर को वास्तविक ख्याति के आपूर्तिकर्ताओं को देना शामिल है। सीमित निविदाएं पंजीकृत और अन्य ज्ञात आपूर्तिकर्ताओं से आमंत्रित की जाती हैं। सीमित निविदा प्रणाली के तहत लीड का समय काफी कम हो गया है।
प्रणाली आमतौर पर तब की जाती है जब उद्धरण का मूल्य बहुत अधिक नहीं होता है। मालिकाना वस्तुओं, एकल स्रोत और एकाधिकार वस्तुओं के मामले में एकल स्रोत निविदा को अपनाया जाता है। बहन की चिंताओं, शैक्षिक आदेश या विदेशी सहयोगियों से खरीद, एक नीतिगत मामले को एकल निविदा अवधारणा से बाहर रखा गया है।
रेट और रनिंग कॉन्ट्रैक्ट:
कुछ केंद्रीयकृत एजेंसियां जैसे डीजीएस और डी (आपूर्ति और निपटान महानिदेशालय) एक निर्दिष्ट अवधि के लिए वस्तुओं के लिए लागू दरों पर विक्रेताओं के साथ एक अनुबंध में प्रवेश करती हैं। दर अनुबंधों में, केवल दरें तय की जाती हैं। रनिंग कॉन्ट्रैक्ट्स में मात्रा भिन्नता भत्ता 25% तक संभव है।
केंद्रीकृत एजेंसियां अपने विभिन्न घटकों (शाखाओं) से खरीदारों की जरूरतों के बारे में जानकारी इकट्ठा करती हैं और निविदा प्रणाली को लागू करके संभावित आपूर्तिकर्ताओं के साथ अनुबंध में प्रवेश करती हैं।
यह प्रणाली शुरू की गई है, जहां आवश्यक मात्रा अधिक है और दर्ज की गई दरें प्रतिस्पर्धी हैं। सेंट्रल न्यू एजेंसी, दिल्ली का एक और उदाहरण यहाँ उद्धृत किया जा सकता है। एजेंसी खरीदारों के लिए विभिन्न प्रकार की पत्रिकाओं, पुस्तकों और पत्रिकाओं की व्यवस्था करती है और खरीद की इस प्रणाली पर कार्य करती है।
बड़े व्यावसायिक घराने, विभिन्न क्षेत्रों में बिखरी हुई कई शाखाओं के साथ इस प्रणाली को लागू कर सकते हैं। अलग-अलग आपूर्तिकर्ताओं द्वारा अपनी बिक्री अनुबंध की मात्रा बढ़ाने के लिए आपूर्तिकर्ता और निदेशालय के साथ अपने दर अनुबंधों का विज्ञापन करना आम बात है।
उप अनुबंध:
आंतरायिक प्रकार के उद्योगों के मामले में, खरीद की यह प्रणाली आमतौर पर शुरू की जाती है। उप-ठेकेदारों से कुछ घटकों और उप-विधानसभाओं की खरीद की जाती है, जो इन वस्तुओं के निर्माण में विशेषज्ञ होते हैं। उप-ठेकेदारों से घटकों को खरीदने का निर्णय कई कारकों पर निर्भर करता है ।; निर्माण की लागत, प्रौद्योगिकी की उपलब्धता और विशेषज्ञता के लाभ आदि।
सब-कॉन्ट्रैक्टिंग का मुख्य लाभ यह है कि सब-कॉन्ट्रैक्टर लाइन में माहिर हैं और उनके ओवरहेड्स कम हैं और काम सीमित वित्त के साथ और छोटे पैमाने पर शुरू किया जा सकता है। वह असेंबली और अन्य घटकों या सहायक उपकरण को सस्ते दर पर आपूर्ति करने की स्थिति में है। स्थापना के लिए निश्चित रूप से उप-ठेकेदारों से घटकों को खरीदने के बजाय यह निर्माण करने के लिए फायदेमंद है।
उप-ठेकेदार का चयन करने में, सबसे महत्वपूर्ण विचार यह रखा जाना है कि क्या उप-ठेकेदार वितरण अनुसूची रखने और घटकों की आवश्यक गुणवत्ता बनाए रखने में सक्षम है। समय पर डिलीवरी और पालन सुनिश्चित करने के लिए उप-अनुबंधित वस्तुओं का पालन करना संगठन के सर्वोत्तम हित में होगा।
