शून्य बेस बजटिंग: अर्थ, चरण, लाभ और दोष

शून्य बेस बजटिंग: अर्थ, कदम, लाभ और दोष!

अर्थ:

यह बजट शून्य से या स्वच्छ राज्य से शुरू होने वाले बजट की तैयारी है। एक नई तकनीक के रूप में यह टेक्सास इंस्ट्रूमेंट्स इंक, यूएसए के पीटर पायहर द्वारा प्रस्तावित किया गया था। इस तकनीक को गोरमी के राज्य में बजट में श्री जिमी कार्टर द्वारा पेश किया गया था, जो उस समय के गवर्नर थे। जब मिस्टर कार्टर बाद में यूएसए के राष्ट्रपति बने, तो ZBB को राज्य के खर्च को नियंत्रित करने के साधन के रूप में संघीय बजट में रखने की कोशिश की गई।

1970 के दशक के बाद से एक प्रबंधकीय उपकरण के रूप में शून्य-बेस बजट (ZBB) का उपयोग तेजी से लोकप्रिय हो गया है। यह व्यापार की दुनिया में लगातार स्वीकृति प्राप्त कर रहा है क्योंकि यह योजना और नियंत्रण के प्रबंधकीय कार्य को एकीकृत करने वाले उपकरण के रूप में अपनी उपयोगिता साबित कर रहा है।

ZBB बजट बनाने की एक विधि है जिसमें सभी खर्चों को प्रत्येक नई अवधि के लिए उचित ठहराया जाना चाहिए। ZBB एक 'शून्य आधार' से शुरू होता है और संगठन के भीतर प्रत्येक फ़ंक्शन का उसकी आवश्यकताओं और लागतों के लिए विश्लेषण किया जाता है। बजट इसके बाद आने वाले समय के लिए आवश्यक है, चाहे बजट पिछले से अधिक हो या कम हो। ZBB शीर्ष-स्तरीय रणनीतिक लक्ष्यों को संगठन के विशिष्ट कार्यात्मक क्षेत्रों में बांधकर बजट प्रक्रिया में कार्यान्वित करने की अनुमति देता है, जहां लागतों को पहले समूहित किया जा सकता है, फिर पिछले परिणामों और वर्तमान अपेक्षाओं के खिलाफ मापा जा सकता है।

पारंपरिक बजट मुख्य रूप से पिछले प्रदर्शन और वास्तविक लागतों पर तैयार किए जाते हैं। इस प्रकार एक पारंपरिक बजट फर्म के उद्देश्यों की एक मात्रा का प्रतिनिधित्व करता है और एक योजना और नियंत्रण उपकरण के रूप में बजट की दक्षता उस गतिविधि पर निर्भर करता है जिसमें इसका उपयोग किया जा रहा है। बजट का उपयोग गतिविधियों में एक प्रबंधकीय नियंत्रण के रूप में किया जाता है जो सीधे संगठन के अंतिम आउटपुट से संबंधित होते हैं क्योंकि इन गतिविधियों द्वारा उपयोग किए जाने वाले इनपुट की तुलना इन गतिविधियों के आउटपुट से की जा सकती है।

इस प्रकार, इनपुट और आउटपुट के बीच संबंध स्थापित होने के बाद एक अधिक सटीक बजट तैयार किया जा सकता है। लेकिन कुछ गतिविधियां ऐसी हैं जो फर्म के आउटपुट से सीधे संबंधित नहीं हैं जैसे कि कानूनी कर्मचारी और कार्मिक कार्यालय।

ऐसी गतिविधियों के लिए एक अधिक सटीक बजट विकसित नहीं किया जा सकता है क्योंकि ऐसी गतिविधियों को आवंटित किए गए कार्य और संसाधन सीधे फर्म के आउटपुट से संबंधित नहीं हैं और ऐसी गतिविधियों के लिए मानक लागत को विकसित करना और उपयोग करना मुश्किल है। इन कर्मचारियों और सहायता क्षेत्रों को नियंत्रित करने के लिए शून्य आधार बजटिंग सबसे उपयुक्त है, (यानी गैर-विनिर्माण ओवरहेड)।

एक पारंपरिक बजट मुख्य रूप से वृद्धिशीलता की अवधारणा पर विकसित किया जाता है। इस दृष्टिकोण के तहत पिछले वर्ष की लागत का स्तर अक्सर एक आधार के रूप में शुरू किया जाता है, और बजट इकाइयाँ इस बात पर अपना ध्यान केंद्रित करती हैं कि पिछले वर्ष से क्या बदलाव आवश्यक हैं। इस प्रकार, एक बजट को आधार के रूप में लिए गए पिछले वर्ष के आंकड़ों से वृद्धिशील परिवर्तनों के आधार पर विकसित किया जाता है।

बजट के लिए एक वृद्धिशील दृष्टिकोण पिछले साल की अक्षमताओं और अपंगताओं को आगे बढ़ाता है क्योंकि पिछले वर्ष के आंकड़ों को बजट के विकास के लिए आधार के रूप में लिया जाता है। इस प्रकार वृद्धिशील दृष्टिकोण परिचालन दक्षता को बढ़ावा नहीं देता है क्योंकि इसमें प्रबंधकों को अपनी पिछली गतिविधियों की समीक्षा करने की आवश्यकता नहीं होती है।

दूसरी ओर, शून्य-बेस बजटिंग वृद्धिशील दृष्टिकोण पर आधारित नहीं है और पिछले वर्ष के आंकड़ों को आधार के रूप में नहीं अपनाया गया है। बल्कि, शून्य को आधार के रूप में लिया जाता है जैसा कि नाम जाता है। एक आधार के रूप में शून्य को लेते हुए, भविष्य की अवधि के लिए संभावित गतिविधियों के आधार पर एक बजट विकसित किया जाता है।

ZBB में, बजट को अतीत से हटाकर, पिछली गलतियों को दोहराया नहीं जाता है। अगले बजट अवधि के लिए किसी भी गतिविधि के लिए आवश्यक धन एक ठोस मामला प्रस्तुत करके प्राप्त किया जाना चाहिए। निश्‍चित रूप से फंड उपलब्‍ध नहीं होगा।

शून्य-बेस बजटिंग को इसके प्रवर्तक पीटर ए पायेर द्वारा परिभाषित किया गया है:

“एक योजना और बजट प्रक्रिया, जिसके लिए प्रत्येक प्रबंधक को अपने संपूर्ण बजट अनुरोध को खरोंच (इसलिए शून्य आधार) से उचित ठहराने की आवश्यकता होती है और प्रत्येक प्रबंधक को सबूत के बोझ को औचित्य देने के लिए स्थानांतरित करता है कि उसे कोई भी पैसा क्यों खर्च करना चाहिए। दृष्टिकोण की आवश्यकता है कि सभी गतिविधियों का विश्लेषण 'निर्णय पैकेजों' में किया जाए जो कि व्यवस्थित विश्लेषण द्वारा मूल्यांकन किए गए हैं और महत्व के क्रम में क्रमबद्ध हैं। "

CIMA ने इसे "बजट की एक विधि के रूप में परिभाषित किया है, जिसके तहत सभी गतिविधियों को हर बार बजट निर्धारित करने के बाद पुनर्मूल्यांकन किया जाता है। प्रत्येक गतिविधि का असतत स्तर मूल्यवान है और उपलब्ध धन से मिलान करने के लिए एक संयोजन चुना गया है ”। संक्षेप में, प्रबंधक के विस्तृत अभ्यास के आधार पर गतिविधियों को उचित ठहराया जाता है, क्योंकि वे पहली बार लॉन्च किए जा रहे थे।

शून्य-बेस बजटिंग की एक अनूठी विशेषता यह है कि यह प्रबंधन को प्रश्न का उत्तर देने में मदद करता है। “मान लीजिए कि हमें अपना व्यवसाय खरोंच से शुरू करना है, तो किन गतिविधियों पर हमारा पैसा खर्च होगा और हम किन गतिविधियों को सर्वोच्च प्राथमिकता देंगे? इस प्रकार, शून्य-बेस बजटिंग पारंपरिक बजट की कमजोरियों को दूर करने की कोशिश करता है, खासकर उन क्षेत्रों में जहां लचीली बजट को लागू करना मुश्किल है।

इसे सफलतापूर्वक सरकारी व्यय पर लागू किया जा सकता है और व्यवसाय के भीतर, प्रत्यक्ष सामग्री, श्रम और ओवरहेड्स के अलावा अन्य व्यय जैसे अनुसंधान और विकास, डेटा प्रोसेसिंग, गुणवत्ता नियंत्रण, विपणन और परिवहन, कानूनी कर्मचारियों और कर्मियों के कार्यालय के व्यय को कवर किया जा सकता है।

ZBB में कदम:

ZBB में महत्वपूर्ण कदम हैं:

(i) अपने प्रस्तावित बजट में व्यय की प्रत्येक वस्तु को सही ठहराने के लिए निर्णय इकाइयों की पहचान।

(ii) निर्णय पैकेज तैयार करना। प्रत्येक पैकेज एक अलग और पहचान योग्य गतिविधि है। ये पैकेज कॉर्पोरेट उद्देश्यों से जुड़े हैं।

(iii) लागत लाभ विश्लेषण के आधार पर निर्णय पैकेजों की रैंकिंग।

(iv) इष्टतम परिणाम सुनिश्चित करने के लिए पिरामिड रैंकिंग प्रणाली का पालन करने के परिणामस्वरूप उपरोक्त के आधार पर धन का आवंटन।

निर्णय पैकेज स्वयं निहित मॉड्यूल या धन की मांग करने वाले प्रस्ताव हैं। प्रत्येक निर्णय पैकेज में स्पष्ट रूप से गतिविधि, वस्तु की आवश्यकता, शामिल राशि, प्रस्ताव को लागू करने का लाभ, नुकसान जो हो सकता है, अगर यह नहीं किया गया है आदि की व्याख्या करेगा।

शून्य आधार बजट के लाभ:

ZBB के फायदे निम्नलिखित हैं:

(1) शून्य-बेस बजट वृद्धिशील दृष्टिकोण पर आधारित नहीं है, इसलिए यह परिचालन दक्षता को बढ़ावा देता है, क्योंकि इसके लिए प्रबंधकों को उनकी गतिविधियों या अनुरोध किए गए फंडों की समीक्षा और औचित्य की आवश्यकता होती है। पिछले अक्षमताओं को दोहराया नहीं जाता है।

(2) किसी संगठन के कर्मचारियों और सहायता क्षेत्रों (यानी, गैर-विनिर्माण ओवरहेड्स) के लिए जीरो-बेस बजटिंग सबसे उपयुक्त है क्योंकि इन क्षेत्रों के इनपुट सीधे संगठन के अंतिम आउटपुट से संबंधित नहीं हैं।

(३) शून्य-बेस बजटिंग हर बार एक ही कार्य करने के वैकल्पिक तरीकों पर विचार करता है क्योंकि बजट की तैयारी के दौरान हर बार शून्य को आधार के रूप में लिया जाता है। इस प्रकार प्रबंधन के पास अपनी गतिविधियों का एक महत्वपूर्ण मूल्यांकन प्राप्त करने का अवसर है।

(४) यह विश्लेषण और निर्णय लेने पर प्रबंधन की प्रक्रिया को केंद्रित करता है क्योंकि बजट के विकसित होने पर हर बार प्रबंधकों को अपनी गतिविधियों की समीक्षा करने की आवश्यकता होती है।

(५) यह दुर्लभ संसाधनों के इष्टतम आवंटन को बनाने में प्रबंधन के लिए सहायक है क्योंकि शून्य-आधार बजट का एक अनूठा पहलू वर्तमान और प्रस्तावित व्यय दोनों का मूल्यांकन है और इसे प्राथमिकता के कुछ क्रम में रखना है। निधियों का उपयोग प्राथमिकता के आधार पर किया जाता है और इसलिए संसाधनों का बेहतर आवंटन होता है।

(६) फर्म के भीतर समन्वय बेहतर होता है और संचार माध्यम मजबूत होते हैं।

(() ZBB में बढ़ती भागीदारी एक प्रेरक प्रभाव पैदा करती है।

(8) ZBB सेवा विभागों और सरकारों के लिए विशेष रूप से उपयोगी है।

(९) यह प्रबंधकों को जागरूक बनाता है और संगठन के समग्र हित में प्राथमिकताओं की पहचान करने में उनकी मदद करता है।

इस प्रकार, यह संसाधन आवंटन के लिए उन्हें रैंकिंग के लिए विभिन्न गतिविधियों के मूल्यांकन के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण प्रदान करता है, यह सुनिश्चित करता है कि कंपनी के उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए की गई गतिविधियों को सर्वोत्तम संभव तरीके से किया जाता है, पूरी तरह से लागत-लाभ विश्लेषण के बाद संसाधनों के आवंटन को सक्षम बनाता है।, व्यर्थ व्यय को पहचानने और समाप्त करने के लिए प्रबंधन को सक्षम बनाता है, 'प्रबंधन द्वारा उद्देश्य' की प्रणाली को शुरू करने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि विभागीय बजट कॉर्पोरेट उद्देश्यों से जुड़ा हुआ है।

समाप्त करने के लिए, ZBB एक रामबाण नहीं है, लेकिन यह निश्चित रूप से बजट प्रक्रिया की उपयोगिता को बढ़ा सकता है क्योंकि यह पारंपरिक बजट की कमजोरियों को दूर करने की कोशिश करता है।

ZBB के दोष:

ZBB के दोष निम्नलिखित हैं:

(i) बड़ी संख्या में निर्णय पैकेजों के कारण कागजी काम समय-समय पर बढ़ेगा। तो यह समय लेने और महंगा व्यायाम है।

(ii) बड़ी संख्या में निर्णय पैकेजों को शामिल करने वाली बड़ी कंपनियों में विभिन्न पैकेज तैयार करने की लागत बहुत अधिक हो सकती है।

(iii) पैकेजों की रैंकिंग बहुत ही व्यक्तिपरक होती है और संघर्षों को जोखिम दे सकती है।

(iv) बुरे प्रबंधक नए विचारों और परिवर्तनों का विरोध कर सकते हैं क्योंकि उन्हें ZBB से खतरा महसूस होता है।

(v) कुछ गतिविधियों में मात्रात्मक लाभों के बजाय गुणात्मक हो सकते हैं क्योंकि अनुसंधान और विकास और सामान्य प्रशासन जैसी गतिविधियों को निर्धारित करना बहुत मुश्किल है।

(vi) यह संगठन के दीर्घकालिक उद्देश्यों के निर्धारक के लिए अल्पकालिक लाभों पर अधिक जोर दे सकता है।

(vii) प्रत्येक पैकेज पर लागत और लाभ प्रासंगिक होने के लिए लगातार अप-टू-डेट होना चाहिए और नई गतिविधियों के उभरने के साथ ही नए पैकेज विकसित किए जाने चाहिए।

(viii) सफलता शीर्ष प्रबंधन सहायता पर निर्भर करती है।

इन दोषों के lnspite, ZBB को दुनिया भर में कई सरकारों ने अपने बजट कौशल में सुधार के लिए अपनाया था। यह सेवा विभाग की लागतों के नियंत्रण में आवेदन पाता है। लेकिन प्रत्यक्ष लागत के नियंत्रण के लिए प्रत्यक्ष सामग्री और प्रत्यक्ष श्रम खर्च आदि के रूप में मानक लागत अधिक उपयोगी हो सकती है।