एक कुशल इन्वेंटरी कंट्रोल सिस्टम की स्थापना के लिए 5 कदम

एक संगठन में एक कुशल इन्वेंट्री कंट्रोल सिस्टम की स्थापना में शामिल कुछ चरण हैं: ए। वर्गीकरण और इन्वेंट्री का कोडीकरण। B. इन्वेंट्री रिकॉर्ड का रखरखाव। C. सामग्री के चक्रीय प्रवाह का नियंत्रण। D. उपकरणों का नियंत्रण। और ई। स्टोर रूम प्रबंधन।

(ए) सूची का वर्गीकरण और संहिताकरण:

एक प्रकार की इन्वेंट्री को दूसरे के साथ मिलाने से रोकने के लिए इन्वेंट्री के वर्गीकरण और संहिताकरण की एक अच्छी प्रणाली आवश्यक है।

इन्वेंटरी को उनकी प्रकृति के अनुसार उपयुक्त श्रेणियों में वर्गीकृत किया जाना है। उदाहरण के लिए, एक इंजीनियरिंग चिंता की सूची को हल्के स्टील, उपकरण, कांस्य, तांबा आदि के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है और इनमें से प्रत्येक श्रेणी को आगे उचित रूप से वर्गीकृत किया जा सकता है। समय बचाने और पहचान और नियंत्रण को सरल बनाने के लिए, सूची की विभिन्न श्रेणियों को एक कोड नंबर दिया जाना चाहिए।

सामग्रियों के कोडीकरण के विभिन्न तरीके उपयोग में हैं और कुछ महत्वपूर्ण बातों पर नीचे चर्चा की गई है:

(ए) मेमोनिक विधि:

इस पद्धति में, सामग्रियों के विशेष समूहों को निर्दिष्ट अक्षरों द्वारा निर्दिष्ट किया जाता है। यहां प्रत्येक शब्द के पहले अक्षर का उपयोग कोडिंग के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, स्टील स्क्रू के लिए कोड शब्द एसएस है, लोहे का शिकंजा आईएस आदि। यह विभिन्न कोडों को आसानी से याद रखने में मदद करता है।

(बी) सरल संख्यात्मक विधि:

इस पद्धति के तहत, विशिष्ट वर्गों को सामग्री के विशेष वर्गों को दर्शाने के लिए नियत किया जाता है। यदि एक नई सामग्री जोड़ी जाती है, तो अनुक्रम में अगली उच्च संख्या उसी के लिए सौंपी जाएगी।

(सी) संख्यात्मक विधि:

इस पद्धति में, एक विशिष्ट संख्या को अन्य विशिष्टताओं को इंगित करने के लिए बाद के अंकों के साथ सूची के विशिष्ट वर्गों को सौंपा गया है। उदाहरण के लिए, यदि अंक 30 स्टील पाइप को सौंपा गया है, तो 2 ″ x 9 will स्टील पाइप 3029 द्वारा इंगित किया जाएगा। इसी तरह, यदि 50 पीतल के पेंच के लिए असाइन किए जाते हैं, तो 5023 पर 2 3 x 3 screw पीतल के स्क्रू को निरूपित किया जाएगा। ।

(घ) संयुक्त विधि:

कभी-कभी उपरोक्त तरीकों में से कुछ को अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए जोड़ा जा सकता है। उदाहरण के लिए, 2 5 x 5 ″ के ब्रास स्क्रू को BS25 द्वारा निरूपित किया जा सकता है, 1/2 ″ x 1 screw के आयरन स्क्रू को IS 121 आदि द्वारा निरूपित किया जा सकता है।

(बी) सूची अभिलेखों का रखरखाव:

इन्वेंट्री रिकॉर्ड को बनाए रखने के दो महत्वपूर्ण तरीके निम्नलिखित हैं:

(i) आवधिक सूची प्रणाली,

(ii) सदा सूची प्रणाली।

(i) आवधिक सूची प्रणाली:

इस प्रणाली के तहत, इन्वेंट्री की मात्रा और मूल्य केवल हाथ में इकाइयों के भौतिक सत्यापन के बाद लेखांकन अवधि के अंत में पाए जाते हैं। यह प्रणाली निरंतर आधार पर इन्वेंट्री की मात्रा और मूल्य से संबंधित जानकारी प्रदान नहीं करती है।

इस प्रणाली में, नुकसान, अपव्यय, संकोचन, चोरी आदि के लिए कोई लेखांकन नहीं किया जाता है। यह यहाँ माना जाता है कि स्टॉक में नहीं होने वाले आविष्कारों का उपभोग किया गया है। यही कारण है कि उपभोग की जाने वाली इन्वेंट्री की लागत को इन्वेंट्री की कुल वैल्यू को हाथ में इन्वेंट्री के मूल्य के रूप में निर्धारित किया जाता है ताकि स्टॉक को खोला जा सके और स्टॉक के अंत में इन्वेंट्री के मूल्य को घटाया जा सके।

(ii) सदा सूची प्रणाली:

अकाउंटेंसी के अनुसार "सतत सूची विभाग द्वारा नियंत्रित किए गए अभिलेखों की एक प्रणाली है जो स्टॉक की भौतिक गतिविधि और उनके वर्तमान संतुलन को दर्शाती है।" सतत सूची का उद्देश्य रिकॉर्ड की प्रणाली को तैयार करना है जिसके द्वारा भंडार की प्राप्ति और मुद्दे तुरंत दर्ज किए जा सकते हैं। प्रत्येक लेन-देन का समय और शेष राशि को बाहर लाया जा सकता है ताकि अप-टू-डेट स्थिति दिखाई जा सके।

सामान्य सूची के लिए आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले रिकॉर्ड निम्न हैं:

1. बिन कार्ड।

2. स्टोर लेजर खाते या स्टोर लेजर कार्ड।

3. कंटीन्यूअस स्टॉक को अपनाना।

1. बिन कार्ड:

बिन कार्ड एक कार्ड होता है जो संबंधित बिन में प्राप्त सामग्री के प्राप्तियों, मुद्दों और समापन संतुलन का मात्रात्मक रिकॉर्ड दिखाता है। बिन का अर्थ है एक रैक, शेल्फ, कंटेनर या अंतरिक्ष जहां सामग्री रखी जाती है।

बिन कार्ड बिन में रखा गया है। प्रत्येक आइटम के लिए अलग-अलग बिन कार्ड तैयार किए जाते हैं और यदि दो अलग-अलग सामग्रियों को एक शेल्फ में रखा जाता है, तो दो डिब्बे कार्ड प्रत्येक के लिए एक होते हैं, शेल्फ को दो डिब्बे के रूप में माना जाता है।

बिन कार्ड के निम्नलिखित नमूने के रूप में बिन कार्ड की सामग्री को समझने में मदद मिलेगी।

रसीदें जीआरएन के अनुसार दर्ज की जाती हैं, मुद्दों को स्टोर की आवश्यकताओं के आधार पर दिखाया जाता है और प्रत्येक प्रविष्टि के बाद समापन संतुलन दिखाया जाता है। बिन कार्ड में, सभी प्रविष्टियों अर्थात, प्राप्तियों, मुद्दों और सामग्री की शेष राशि को केवल मात्रात्मक रूप से व्यक्त किया जाता है।

2. स्टोर लेजर:

स्टोर लेज़र स्टोर का एक रिकॉर्ड है, जो मात्रा और मूल्य दोनों में है। इसका रखरखाव भंडार लेखाकार द्वारा किया जाता है। यह लगभग एक महत्वपूर्ण अंतर के साथ बिन कार्ड के समान है कि दुकानों में सामग्री का खाता बही मूल्य भी दिखाया गया है।

यह भंडार बहीखाता में है सभी प्रविष्टियों को मात्रात्मक के साथ-साथ गुणात्मक रूप से व्यक्त किया जाता है। ये एलईडी आमतौर पर ढीले पत्ती के रूप में होते हैं और सामग्री के अलग-अलग वर्ग के लिए अलग-अलग बाइंडर का उपयोग किया जाता है। कुछ चिंताओं में, इन लीडर्स को सीमित मात्रा में बनाए रखा जाता है ताकि ढीले फोलियो के नुकसान से बचा जा सके।

स्टोर खाता बही का नमूना प्रपत्र नीचे दिया गया है:

3. निरंतर स्टॉक को अपनाना:

सतत स्टॉक लेना सतत इन्वेंट्री सिस्टम का एक अनिवार्य हिस्सा है। यह बिन कार्ड और भंडार खाता बही में दर्शाई गई मात्रा के साथ भौतिक मात्रा की तुलना करके किया जाता है। यह सामान्य रूप से एक स्वतंत्र आंतरिक ऑडिट स्टाफ द्वारा किया जाता है।

भंडार के बहीखाता द्वारा दिखाए गए संतुलन और दुकानों के वास्तविक संतुलन के बीच विसंगतियां निम्नलिखित दो कारणों के कारण हो सकती हैं:

(ए) से बचने के कारण:

इनमें शामिल हैं- ओवर इश्यू या अंडर इश्यूज, क्लेरिकल मिस्टेक्स, ब्रेक्जिट, पाइलफेरेज, गलत बिन में मटीरियल रखना आदि।

(ख) अनुपयोगी कारण:

इसमें वस्तु-सूची का वाष्पीकरण, सिकुड़न आदि शामिल हैं, थोक को तोड़ना अर्थात् छोटे लॉट में इन्वेंट्री जारी करना, जलवायु की स्थिति बिगड़ना आदि।

सदा सूची प्रणाली के उपयोग:

1. यह उत्पादन योजना की सुविधा देता है। स्टोर रिकॉर्ड उत्पादन आदेशों के लिए सामग्री आवंटित करने के लिए एक साधन है और यह पूरी तरह से आश्वासन के साथ आदेश जारी करने और जारी करने में सक्षम बनाता है कि जब आवश्यक सामग्री उपलब्ध होगी।

2. यह "कितनी" और "कब" के रूप में सटीक विनिर्देशों के साथ सामग्री की समय पर खरीद को सक्षम बनाता है।

3. यह वस्तुओं के उपयोग से ऑर्डर या उत्पादन विभागों को सामग्री लागत के आवंटन की सुविधा प्रदान करता है।

4. यह बिना भौतिक वस्तु-सूची के वित्तीय विवरण तैयार करना संभव बनाता है।

5. यह भौतिक वस्तु-सूची लेने और सामग्री के गलत उपयोग, अपशिष्ट, अप्रचलन और चोरी को नियंत्रित करने के लिए एक आधार स्थापित करता है।

(सी) सामग्री के चक्र प्रवाह का नियंत्रण:

एक कुशल प्रणाली तैयार की जानी चाहिए ताकि तैयार माल के भंडारण के लिए खरीद के अपेक्षित समय से सामग्री को नियंत्रित किया जा सके।

जॉन ए। शुबिन के अनुसार, सामग्री नियंत्रण चक्र में निम्नलिखित चरण हैं:

1. स्टोर रिकॉर्ड क्लर्क आवश्यक सामग्री, भागों, आपूर्ति और उपकरणों की खरीद के लिए खरीद की आवश्यकता को पूरा करते हैं और प्रपत्रों को क्रय कार्यालय तक पहुंचाते हैं; और वे स्टॉक को फिर से भरने के लिए संयंत्र में उत्पादित किए जाने वाले भागों और उपकरणों के लिए योजना कार्यालय के साथ "निर्माण के लिए अनुरोध" दर्ज करते हैं।

2. क्रय कार्यालय विक्रेताओं के साथ ऑर्डर देकर और डिलीवरी के बाद आवश्यक वस्तुओं की खरीद करता है।

3. प्राप्त विभाग आने वाली वस्तुओं को अनलोड करता है और मात्रा और स्थिति के लिए खरीद आदेश के खिलाफ सामग्री की जांच करता है।

4. क्रय कार्यालय चालान का ऑडिट करता है और (जब आवश्यक हो) विसंगतियों के लिए विक्रेताओं के समायोजन के साथ लेता है।

5. हैंडलिंग पुरुषों, स्थानांतरित सामग्री प्राप्त और भागों भंडारण क्षेत्रों के लिए गढ़े। क्लर्क स्टोर रूम में रखे सामानों के लिए स्टोर के रिकॉर्ड, बिन कार्ड या स्टोर लेज़र पर उचित प्रविष्टियाँ करते हैं।

6. नियोजन कार्यालय में स्टोर-रिकॉर्ड क्लर्क, उत्पादन आदेशों के लिए आवश्यक सामग्री आवंटित करते हैं और सतत सूची रिकॉर्ड पर उचित प्रविष्टियां करते हैं।

7. नियोजन कार्यालय से प्राप्त अपेक्षित रूपों पर निर्दिष्ट के रूप में स्टोर रूम क्लर्क मुद्दे सामग्री और भागों। क्लर्क बिन कार्ड पर प्रविष्टियां करते हैं और लागत लेखा उद्देश्यों के लिए लेखा कार्यालय को जारी की गई सामग्रियों का रिकॉर्ड भेजते हैं।

8. प्लांट डिस्पैचर्स मार्ग शीट्स (मैन्युफैक्चरिंग ऑर्डर) और "मूव ऑर्डर" के माध्यम से प्रक्रिया में माल के प्रवाह को नियंत्रित करते हैं, जो प्लानिंग ऑफिस में प्लांट कंट्रोल बोर्ड के माध्यम से काम की यात्रा को निर्देशित करते हैं और वर्क मी प्लांट की प्रगति को दर्शाते हैं। ।

9. डिस्पैचर्स अप्रयुक्त सामग्री और भागों को स्टॉक रूम में लौटाते हैं। क्लर्क ("स्टोर-रिटर्न स्लिप" के आधार पर) बिन कार्ड, सदा सूची रिकॉर्ड और लागत लेखांकन शीट्स पर उचित प्रविष्टियां करते हैं।

10. डिस्पैचर्स कमरों को स्टोर करने के लिए तैयार माल की आवाजाही को निर्देशित करते हैं और (प्लांट से प्राप्त कार्य-पूर्ण रूपों के आधार पर, कार्यालय क्लर्क तैयार स्टॉक रिकॉर्ड पर प्रासंगिक प्रविष्टियां करते हैं।

(डी) उपकरण का नियंत्रण:

उपकरण चार श्रेणियों के होते हैं:

1. होल्डिंग उपकरण:

ये उपकरण मशीन संचालन के साथ संयोजन में उपयोग किए जाने वाले कार्य-होल्डिंग और कार्य-मार्गदर्शक उपकरण हैं। उदाहरण: जिग्स, जुड़नार आदि।

2. उपकरण बनाना और काटना:

इन उपकरणों का उपयोग मशीनों के साथ सामग्री के आकार या रूप को बदलने के लिए किया जाता है। उदाहरण हैं- डाइट, मिलिंग कटर, ड्रिल आदि।

3. मापने के उपकरण:

इस प्रकार के उपकरण मानकों के कार्य के अनुरूपता की जांच करने वाले उपकरण हैं। इसके उदाहरण हैं, माइक्रो मीटर आदि।

4. सहायक उपकरण:

उत्पादों या मशीनों को बनाने या फाड़ने के लिए उपयोग किए जाने वाले उपकरण हैं। उदाहरण स्क्रू ड्राइवर, रिंच, खंभे आदि हैं।

टूलींग और रिटूलिंग के लिए प्रक्रिया:

टूलिंग का अर्थ है टूल की योजना और अधिग्रहण। जब कोई नया उत्पाद तैयार करना हो तो टूलींग आवश्यक है। जब उत्पाद-डिज़ाइन को बदलना है या नए मॉडल का निर्माण करना है, तो रिटूलिंग की आवश्यकता होती है।

टूलींग में कदम:

टूलींग में छह चरण हैं, वे हैं:

1. अपनी उप-विधानसभाओं और भागों में उत्पाद को तोड़ना और टूलींग की मात्रा निर्धारित करने के लिए सामग्री, आरेखण और अन्य विशिष्टताओं के बिल का विश्लेषण करना।

2. प्रसंस्करण की विधि का चयन और अध्ययन करना और प्रत्येक ऑपरेशन के लिए उपयोग किए जाने वाले टूलींग के प्रकार का निर्धारण करते हुए उत्पादित की जाने वाली वस्तुओं की मात्रा के अनुसार।

3. विशिष्ट संचालन के लिए आवश्यक विशेष उपकरण डिजाइन करना और उत्पादन में आवश्यक मानक उपकरणों का चयन करना।

4. अपने डिजाइन चित्र के अनुसार औजारों को गढ़ना या गढ़ना।

5. विनिर्देशों के अनुरूप उपकरण का निरीक्षण करना।

6. निर्माण में औजारों के प्रदर्शन का पालन करें, औजारों की लागत के आवश्यक रिकॉर्ड को ध्यान में रखते हुए, हर टूलींग विधि के लिए प्राप्त आउटपुट की दर और पहले से बने उपकरणों के डिजाइन में सुधार के लिए जानकारी का उपयोग करना।