इन्वेंटरी कंट्रोल सिस्टम की 6 सबसे महत्वपूर्ण तकनीकें

इन्वेंट्री कंट्रोल सिस्टम की सबसे महत्वपूर्ण तकनीकों में से कुछ हैं: 1. विभिन्न स्टॉक स्तरों की स्थापना। 2. इन्वेंट्री बजट की तैयारी। 3. सतत सूची प्रणाली को बनाए रखना। 4. उचित खरीद प्रक्रियाओं की स्थापना। 5. इन्वेंटरी टर्नओवर अनुपात। और 6. एबीसी विश्लेषण।

1. विभिन्न स्टॉक स्तरों की स्थापना:

सामग्री के स्टॉकिंग और अंडर स्टॉकिंग से बचने के लिए, प्रबंधन को स्टोर में रखे जाने वाले अधिकतम स्तर, न्यूनतम स्तर, पुनः क्रम स्तर, खतरे के स्तर और औसत स्तर के बारे में निर्णय लेना होता है।

इन शर्तों को नीचे समझाया गया है:

(ए) री-ऑर्डरिंग स्तर:

इसे 'ऑर्डरिंग स्तर' या 'ऑर्डरिंग पॉइंट' या 'ऑर्डरिंग लिमिट' के रूप में भी जाना जाता है। यह एक बिंदु है जिस पर सामग्री की आपूर्ति के लिए आदेश दिया जाना चाहिए।

यह स्तर अधिकतम स्तर और न्यूनतम स्तर के बीच कहीं इस तरह से तय किया जाता है कि पुन: क्रम स्तर और न्यूनतम स्तर के बीच अंतर द्वारा दर्शाई जाने वाली सामग्रियों की मात्रा उत्पादन की मांगों को पूरा करने के लिए पर्याप्त होगी जैसे कि उस समय तक सामग्रियों की भरपाई की जाती है। सीमा स्तर मुख्य रूप से उपभोग की अधिकतम दर और आदेश समय पर निर्भर करता है। जब यह स्तर समाप्त हो जाता है, तो स्टोर कीपर खरीद की आवश्यकता शुरू कर देगा।

निम्न स्तर के साथ रीऑर्डरिंग स्तर की गणना की जाती है:

री-ऑर्डर स्तर = खपत की अधिकतम दर x अधिकतम लीड समय

(बी) अधिकतम स्तर:

अधिकतम स्तर वह स्तर है जिसके ऊपर स्टॉक कभी नहीं पहुंचना चाहिए। इसे 'अधिकतम सीमा' या 'अधिकतम स्टॉक' के रूप में भी जाना जाता है। अन्वेषकों में पूंजी के अनावश्यक अवरोध से बचने के लिए अधिकतम स्तर का कार्य आवश्यक है, सामग्री के बिगड़ने और अप्रचलन के कारण नुकसान, अतिरिक्त ओवरहेड्स और चोरी को प्रलोभन आदि। इस स्तर का निर्धारण निम्न सूत्र से किया जा सकता है। अधिकतम स्टॉक स्तर = स्तर पुन: व्यवस्थित करना + मात्रा का पुनरीक्षण - (न्यूनतम खपत x न्यूनतम पुन: आदेश देने की अवधि)

(ग) न्यूनतम स्तर:

यह एक विशेष सामग्री की सबसे कम मात्रा का प्रतिनिधित्व करता है जिसके नीचे स्टॉक को गिरने की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए। इस स्तर को हर समय बनाए रखा जाना चाहिए ताकि किसी भी सामग्री की कमी के कारण उत्पादन न हो।

यह आविष्कार के उस स्तर का है जिसमें स्टॉक को फिर से भरने के लिए एक नया आदेश दिया जाना चाहिए। यह स्तर आमतौर पर निम्नलिखित सूत्र के माध्यम से निर्धारित होता है:

न्यूनतम स्तर = पुन: आदेश देने का स्तर - (खपत की सामान्य दर x सामान्य प्रसव अवधि)

(डी) औसत स्टॉक स्तर:

औसत स्टॉक स्तर न्यूनतम और अधिकतम स्तर के स्टॉक के औसत से निर्धारित होता है।

स्तर के निर्धारण का सूत्र इस प्रकार है:

औसत स्तर = 1/2 (न्यूनतम स्टॉक स्तर + अधिकतम स्टॉक स्तर)

यह न्यूनतम स्तर + 1/2 द्वारा पुनः-आदेश मात्रा के रूप में भी व्यक्त किया जा सकता है।

(ई) खतरे का स्तर:

खतरे का स्तर वह स्तर है जिसके नीचे स्टॉक को किसी भी परिस्थिति में नहीं गिरने देना चाहिए। खतरे का स्तर न्यूनतम स्तर से थोड़ा कम है और इसलिए खरीद प्रबंधक को आवश्यक सामग्री और भंडार प्राप्त करने के लिए विशेष प्रयास करना चाहिए।

इस स्तर की गणना निम्न सूत्र की सहायता से की जा सकती है:

खतरे का स्तर = खपत की औसत दर x आपातकालीन आपूर्ति समय।

(एफ) आर्थिक आदेश मात्रा (EOQ):

क्रय विभाग के सामने सबसे महत्वपूर्ण समस्याओं में से एक एक समय में ऑर्डर करना कितना है। बड़ी मात्रा में खरीद में कम खरीद लागत शामिल होती है। लेकिन उन्हें ले जाने की लागत अधिक हो जाती है। इसी तरह यदि खरीद कम मात्रा में की जाती है, तो क्रय लागत कम होती है जबकि लागत अधिक होती है।

इसलिए, सबसे अधिक आर्थिक खरीद की मात्रा या इष्टतम मात्रा खरीद विभाग द्वारा आदेशों, धारण या ले जाने की लागत जैसे कारकों पर विचार करके निर्धारित की जानी चाहिए।

इसकी गणना निम्न सूत्र द्वारा की जा सकती है:

क्यू = AS2AS / आई

जहां Q प्रति आदेश मात्रा के लिए खड़ा है;

रुपये के संदर्भ में एक आइटम की वार्षिक आवश्यकताओं के लिए खड़ा है;

एस रुपये में एक आदेश की नियुक्ति की लागत के लिए खड़ा है; तथा

मैं रुपये में प्रति वर्ष प्रति यूनिट लागत ले जाने वाली सूची के लिए खड़ा हूं।

2. इन्वेंटरी बजट तैयार करना:

विशाल सामग्री की आवश्यकता वाले संगठन आमतौर पर खरीद बजट तैयार करते हैं। खरीद बजट पहले से अच्छी तरह से तैयार किया जाना चाहिए। उत्पादन और उपभोज्य सामग्री और पूंजी और रखरखाव सामग्री के लिए बजट अलग से तैयार किया जाना चाहिए।

बिक्री बजट आम तौर पर उत्पादन योजनाओं की तैयारी के लिए आधार प्रदान करता है। इसलिए, खरीद बजट की तैयारी में पहला कदम बिक्री बजट की स्थापना है।

उत्पादन योजना के अनुसार, योजना में निहित राशि और रिटर्न के आधार पर सामग्री अनुसूची तैयार की जाती है। प्राप्त की जाने वाली शुद्ध मात्रा निर्धारित करने के लिए, पहले से ही रखे गए स्टॉक के लिए आवश्यक समायोजन किया जाना है।

वे मानक दर या वर्तमान बाजार के रूप में मूल्यवान हैं। इस तरह, सामग्री खरीद बजट तैयार किया जाता है। तैयार किए गए बजट को संबंधित सभी विभागों को सूचित किया जाना चाहिए ताकि बजट के अनुसार वास्तविक खरीद प्रतिबद्धताओं को विनियमित किया जा सके।

समय-समय पर अंतराल की तुलना बजटीय आंकड़ों के साथ की जाती है और प्रबंधन को सूचित किया जाता है जो सामग्रियों की खरीद को नियंत्रित करने के लिए एक उपयुक्त आधार प्रदान करते हैं,

3. स्थायी सूची प्रणाली बनाए रखना:

यह इन्वेंट्री पर नियंत्रण रखने के लिए एक और तकनीक है। इसे स्वचालित इन्वेंट्री सिस्टम के रूप में भी जाना जाता है। इस प्रणाली का मूल उद्देश्य हर समय प्रत्येक वस्तु के स्टॉक की मात्रा और मूल्य के बारे में विवरण उपलब्ध कराना है। इस प्रकार, यह प्रणाली सामग्रियों के स्टॉक पर एक कठोर नियंत्रण प्रदान करती है क्योंकि भौतिक स्टॉक को दुकानों और लागत कार्यालय में रखे गए स्टॉक रिकॉर्ड के साथ नियमित रूप से सत्यापित किया जा सकता है।

4. उचित खरीद प्रक्रिया की स्थापना:

आवश्यक इन्वेंट्री नियंत्रण सुनिश्चित करने के लिए एक उचित खरीद प्रक्रिया स्थापित और अपनाई जानी चाहिए। निम्नलिखित कदम शामिल हैं।

(ए) खरीद अनुरोध:

यह विभिन्न विभागीय प्रमुखों या स्टोरकीपर द्वारा उनकी विभिन्न सामग्री आवश्यकताओं के लिए की गई आवश्यकता है। खरीद की दीक्षा खरीद विभाग द्वारा खरीद की आवश्यकता की प्राप्ति के साथ शुरू होती है।

(बी) कोटेशन आमंत्रित करना:

खरीद विभाग खरीद की आवश्यकता की प्राप्ति पर माल की आपूर्ति के लिए कोटेशन आमंत्रित करेगा।

(ग) कोटेशन की अनुसूची:

कोटेशन का शेड्यूल खरीद विभाग द्वारा प्राप्त कोटेशन के आधार पर तैयार किया जाएगा।

(डी) आपूर्तिकर्ता को मंजूरी देना:

कोटेशन का शेड्यूल खरीद समिति के समक्ष रखा जाता है जो मूल्य, सामग्री की गुणवत्ता, भुगतान की शर्तें, वितरण प्रणाली आदि जैसे कारकों पर विचार करके आपूर्तिकर्ता का चयन करता है।

(ई) खरीद आदेश:

यह अंतिम चरण है और खरीद विभाग द्वारा खरीद आदेश तैयार किया जाता है। यह आपूर्तिकर्ता को एक निर्दिष्ट गुणवत्ता और निर्धारित समय और स्थान पर निर्धारित मात्रा में सामग्री की मात्रा की आपूर्ति करने के लिए एक लिखित प्राधिकरण है।

5. इन्वेंटरी टर्नओवर अनुपात:

इनकी गणना निम्नलिखित सूत्र के उपयोग द्वारा सूची को कम करने के लिए की जाती है:

इन्वेंटरी टर्नओवर अनुपात

= अवधि के दौरान उपभोग की गई / बेची जाने वाली वस्तुओं की लागत / अवधि के दौरान आयोजित औसत सूची

अनुपात इंगित करता है कि उत्पादन के लिए इन्वेंट्री का उपयोग कितनी जल्दी किया जाता है। उच्चतर अनुपात, कम फैक्ट्री में इन्वेंट्री की अवधि होगी। यह सामग्री प्रबंधन की दक्षता का सूचकांक है।

विभिन्न इन्वेंट्री टर्नओवर अनुपात की विभिन्न मदों में पिछले वर्षों की तुलना में निम्नलिखित चार प्रकार के आविष्कार हो सकते हैं:

(ए) धीमी गति से चलती इन्वेंटरी:

इन आविष्कारों का कारोबार बहुत कम है। प्रबंधन को ऐसे आविष्कारों को न्यूनतम स्तरों पर रखने के लिए सभी संभव कदम उठाने चाहिए।

(बी) निष्क्रिय सूची:

इन आविष्कारों की कोई मांग नहीं है। वित्त प्रबंधक को यह निर्णय लेना होता है कि मौजूदा बाजार मूल्य, शर्तों आदि के आधार पर इस तरह के आविष्कारों को बरकरार रखा जाना चाहिए या फिर स्क्रैप किया जाना चाहिए।

(ग) अप्रचलित सूची:

ये आविष्कार अब मांग से बाहर होने के कारण मांग में नहीं हैं। ऐसे आविष्कारों को तुरंत खत्म कर देना चाहिए।

(d) तीव्र गति से चलने वाले आविष्कार:

ये आविष्कार गर्म मांग में हैं। इन आविष्कारों के संबंध में उचित और विशेष देखभाल की जानी चाहिए, ताकि इस तरह के आविष्कारों की कमी के कारण विनिर्माण प्रक्रिया को नुकसान न हो।

सदा सूची नियंत्रण प्रणाली:

खरीदे गए, जारी किए गए और हाथ में शेष राशि के विभिन्न प्रकार के सामग्रियों और दुकानों की निरंतर उपलब्धता के बारे में जानकारी रखने के लिए आवश्यक एक बड़े बी में। सतत इन्वेंट्री कंट्रोल सिस्टम निर्माता को भौतिक स्टॉक लेने की बोझिल प्रक्रिया से गुजरने के बिना इन सामग्रियों और दुकानों की उपलब्धता के बारे में जानने में सक्षम बनाता है।

इस पद्धति के तहत, रसीद, जारी करने और सामग्री से संबंधित उचित जानकारी रखी जाती है। इस प्रणाली का मुख्य उद्देश्य किसी भी समय हर वस्तु के स्टॉक स्तर के बारे में सटीक जानकारी होना है।

सतत इन्वेंट्री कंट्रोल सिस्टम तब तक सफल नहीं हो सकता है, जब तक कि यह लगातार स्टॉक लेने की प्रणाली के साथ सफल न हो, अर्थात, प्रतिदिन 10/15 आइटम उठाकर चिंता का कुल स्टॉक 3/4 बार चेक करना (जैसे कि भौतिक स्टॉक लेना साल में एक बार होता है)।

वस्तुओं को रोटेशन में लिया जाता है। अधिक प्रभावी नियंत्रण करने के लिए, आमतौर पर स्टॉक लेने की प्रक्रिया आमतौर पर स्टोर कीपर के अलावा किसी अन्य व्यक्ति द्वारा की जाती है। यह स्टोरकीपर के कामकाज की भी जांच करेगा। औचक निरीक्षण के लिए आइटम को यादृच्छिक पर चुना जा सकता है। सतत सूची नियंत्रण की प्रणाली की सफलता निरंतर स्टॉक लेने की प्रणाली के उचित कार्यान्वयन पर निर्भर करती है।

6. एबीसी विश्लेषण:

सामग्री पर प्रभावी नियंत्रण रखने के लिए, एबीसी (ऑलमोस्ट बेटर कंट्रोल) पद्धति काफी उपयोग की है। इस पद्धति के तहत सामग्रियों को उनके संबंधित मूल्यों के अनुसार तीन श्रेणियों में वर्गीकृत किया जाता है। समूह 'ए' महंगी वस्तुओं का गठन करता है जो कुल वस्तुओं का केवल 10 से 20% हो सकता है लेकिन भंडार के कुल मूल्य का लगभग 50% है।

इन वस्तुओं को संरक्षित करने के लिए नियंत्रण की एक बड़ी डिग्री का उपयोग किया जाता है। समूह 'बी' में वे आइटम होते हैं जो स्टोर के आइटम का 20 से 30% हिस्सा होते हैं और दुकानों के कुल मूल्य का लगभग 30% का प्रतिनिधित्व करते हैं।

इन वस्तुओं को नियंत्रित करने के लिए देखभाल की एक उचित डिग्री ली जा सकती है। अंतिम श्रेणी अर्थात समूह 'क्यू' में लगभग 70 से 80% आइटम कुल मूल्य का लगभग 20% है। इसे अवशिष्ट श्रेणी के रूप में संदर्भित किया जा सकता है। तीसरी श्रेणी के मामले में एक नियमित प्रकार की देखभाल की जा सकती है।

इस विधि को 'मूल्य नियंत्रण विधि के अनुसार स्टॉक नियंत्रण', 'चयनात्मक मूल्य दृष्टिकोण' और 'आनुपातिक भागों मूल्य दृष्टिकोण' के रूप में भी जाना जाता है।

यदि इस विधि को सावधानी के साथ लागू किया जाता है, तो यह भंडारण खर्चों में काफी कमी सुनिश्चित करता है और यह महंगी वस्तुओं को संरक्षित करने में भी बहुत सहायक है।