13 एक प्रभावी संचार प्रणाली की आवश्यक

संचार की एक प्रभावी प्रणाली विकसित करने में, प्रबंधन को प्रभावी संचार के लिए निम्नलिखित आवश्यक बातों पर विचार करना चाहिए:

(1) सूचना की स्पष्टता:

Ing संचार यथार्थवाद ’पर टिप्पणी करते हुए टेरी कहते हैं कि प्रभावी संचार की पहली अनिवार्यता है the खुद को पूरी तरह से सूचित करना’। तात्पर्य यह है कि सबसे पहले संचारक को अपने दिमाग में उस सूचना के साथ स्पष्ट होना चाहिए जो वह संवाद करना चाहता है। संचार हमेशा सामान्य और आसानी से समझने योग्य भाषा में होना चाहिए ताकि इसे प्राप्त करने वाले व्यक्तियों द्वारा गलत समझा न जाए।

(2) संदेश की पर्याप्तता:

संचार करने के लिए संदेश पर्याप्त और सभी प्रकार से पूर्ण होना चाहिए क्योंकि अधूरी जानकारी व्यापार के दृष्टिकोण से खतरनाक हो जाती है। प्रेषित की जा रही जानकारी की पर्याप्तता संबंधित पक्षों की बौद्धिक क्षमताओं पर निर्भर करती है।

(3) संदेश की संगति:

संचार किए जाने वाले संदेश को परस्पर विरोधी नहीं होना चाहिए, बल्कि संगठन के समग्र उद्देश्यों, नीतियों, कार्यक्रमों और प्रक्रियाओं के अनुरूप होना चाहिए। स्व-विरोधाभासी संदेश हमेशा संगठन में अराजकता और भ्रम पैदा करते हैं जो उद्यम के कुशल संचालन के लिए अत्यधिक हानिकारक है। यदि संदेश पिछले एक से संशोधित किया गया है, तो तथ्य को स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए ताकि भ्रम की संभावना कम हो सके।

(4) प्रतिक्रिया:

प्रतिक्रिया प्रभावी संचार सुनिश्चित करने का एक महत्वपूर्ण तरीका है। यह उस संप्रेषित विचार की पुष्टि को संदर्भित करता है, जिसमें संदेश प्राप्तकर्ता द्वारा उसी अर्थ में समझा गया है, जिसमें प्रेषक बनाता है या प्राप्तकर्ता प्राप्तकर्ता से सहमत है या संचारक के प्रस्ताव से असहमत है, या नहीं, यह आवश्यक है। रिसीवर से इसकी पुष्टि करने के लिए प्रेषक।

आमने-सामने संचार के मामले में, रिसीवर के चेहरे पर भावनाओं और अभिव्यक्तियों का अवलोकन करने के लिए प्रतिक्रिया जानकारी प्राप्त करना आसान है। लेकिन, लिखित संचार के लिए, प्रबंधन को संचार को अधिक प्रभावी बनाने के लिए उपयुक्त साधनों और तरीकों को तैयार करना चाहिए या विकसित करना चाहिए।

(5) प्राप्तकर्ता को समझना:

समझदारी संचार का मुख्य उद्देश्य है। रिसीवर के दिमाग में संचार को उचित समझ पैदा करनी चाहिए। किलियन ने सलाह दी, “कुल भौतिक और मानव सेटिंग के बारे में जागरूकता के साथ संवाद करें जिसमें जानकारी प्राप्त होगी।

काम की जगह की तस्वीर; रिसीवर की ग्रहणशीलता और समझ के स्तर को निर्धारित करना; सामाजिक जलवायु और रीति-रिवाजों से अवगत रहें, सूचना की समयबद्धता पर सवाल उठाएं। पूछें कि क्या, कब और किस तरह से आप के साथ संवाद करना चाहते हैं यदि आप एक समान वातावरण और स्थिति में थे। ”

(6) परामर्श:

आमतौर पर योजना संचार में दूसरों से परामर्श करना वांछनीय है। यह संदेश को अतिरिक्त अंतर्दृष्टि और निष्पक्षता प्रदान करेगा। परामर्श का एक महत्वपूर्ण लाभ यह होगा कि संचार की योजना बनाते समय जिन लोगों को विश्वास में लिया गया है वे सक्रिय समर्थन देंगे।

(7) मध्यम निर्धारित करें:

विषय-वस्तु तय करने के बाद यह निर्धारित किया जाना चाहिए कि यह संदेश कितना बेहतरीन है। मौखिक या लिखित संचार के सभी पहलुओं की सावधानीपूर्वक जांच की जानी चाहिए।

(8) टोन और सामग्री:

संचारक को उस भाषा के बारे में सावधान रहना चाहिए जिसका उपयोग वह बोलते या लिखते समय करता है। उनके स्वर, अभिव्यक्ति और भावना का प्रभाव पर एक निश्चित प्रभाव पड़ेगा या अन्यथा वह संवाद करने की कोशिश कर रहा है।

(९) समय और समयबद्धता:

संचार के समय और समयबद्धता पर उचित ध्यान दिया जाना चाहिए। एक ही संदेश अलग-अलग व्यक्तियों और समूहों द्वारा एक समय में अलग-अलग समय पर प्राप्त किया जाएगा या एक ही व्यक्ति और समूहों द्वारा अलग-अलग समय पर अलग-अलग तरीके से जवाब दिया जाएगा।

यहां तक कि आपातकालीन स्थिति में समय की स्थिति, मनोवैज्ञानिक और तकनीकी पहलू को नजरअंदाज नहीं किया जाता है। इसके अलावा, यह भी आवश्यक है कि जानकारी समय पर दी जानी चाहिए क्योंकि आउट-ऑफ-डेट की जानकारी उतनी ही बुरी या बुरी है जितनी किसी की नहीं।

(10) कार्रवाई के साथ समर्थन :

यह अत्यधिक आवश्यक है कि संचारक के कार्यों को उसके संचार का समर्थन करना चाहिए। ऐसा इसलिए है क्योंकि कार्रवाई शब्दों से अधिक जोर से बोलती है। सबसे प्रेरक संचार, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कोई क्या कहता है लेकिन क्या नहीं करता है।

(११) सुनना:

प्रभावी संचार का एक बहुत महत्वपूर्ण पहलू यह है कि अधिकारी और पर्यवेक्षक अच्छे श्रोता होने चाहिए। जब अन्य लोग संवाद करने का प्रयास कर रहे हों, तो असावधान या उदासीन होना खतरनाक है। अमेरिकन मैनेजमेंट एसोसिएशन राज्य की दस आज्ञाएँ: “सुनना सबसे महत्वपूर्ण, सबसे कठिन और सबसे उपेक्षित कौशल एम संचार में से एक है।

यह मांग करता है कि हम न केवल स्पष्ट अर्थों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, बल्कि एक अन्य व्यक्ति व्यक्त कर रहा है, लेकिन निहित अर्थों पर, अप्रकाशित शब्दों और उपक्रमों पर जो कि कहीं अधिक महत्वपूर्ण हो सकते हैं। इस प्रकार, हमें आंतरिक कान के साथ सुनना सीखना चाहिए यदि हम आंतरिक व्यक्ति को जानना चाहते हैं। "

(१२) विश्वास और आत्मविश्वास का वातावरण:

एफए फिशर ने बताया है कि 'संचार विश्वास और विश्वास के माहौल में सबसे अच्छा बढ़ता है।' इसलिए, हर प्रयास को ईमानदारी से तथ्यों की रिपोर्टिंग करके विश्वास जीतने के लिए किया जाना चाहिए। कर्मचारियों को आश्वस्त होने और यह महसूस करने की आवश्यकता है कि कंपनी अपने संपर्कों में सच्ची और ईमानदार है।

पॉल अर्नोल्ड, अर्नोल्ड बेकरियों के अध्यक्ष: "यदि आपके कर्मचारी का संबंध कार्यक्रम एक ध्वनि है, यदि आपका इरादा सच है, यदि आपके लोग उस इरादे पर विश्वास करते हैं, और उस सच्चाई में, तब और केवल तभी आप सफलतापूर्वक संवाद कर रहे हैं।"