प्रतिनिधिमंडल: परिभाषा, लक्षण, तत्व और प्रकार

यहां हम प्रत्यायोजन के अर्थ और परिभाषा, इसकी विशेषताओं, तत्वों और प्रकारों का विवरण देते हैं।

प्रतिनिधिमंडल दूसरों को उनके द्वारा जिम्मेदारी देकर चीजों को प्राप्त करने की एक प्रशासनिक प्रक्रिया है। सभी महत्वपूर्ण निर्णय निदेशक मंडल द्वारा शीर्ष स्तर पर लिए जाते हैं। निष्पादन मुख्य कार्यकारी को सौंपा जाता है। मुख्य कार्यकारी विभागीय प्रबंधकों को कार्य सौंपता है जो मैं कलश में अपने मातहतों को अधिकार सौंपता हूं। प्रत्येक श्रेष्ठ अधिकारी किसी विशेष कार्य को करने के लिए अधीनस्थों को अधिकार देता है। प्रक्रिया उस स्तर तक जाती है जहां वास्तविक कार्य निष्पादित होता है। जिस व्यक्ति को किसी विशेष कार्य के लिए जिम्मेदार बनाया जाता है, उसे प्राप्त करने के लिए अपेक्षित अधिकार दिया जाता है।

एक सीमा है, जिसके तहत कोई व्यक्ति अधीनस्थों की देखरेख कर सकता है। जब अधीनस्थों की संख्या इससे आगे बढ़ जाती है तो उसे अपनी शक्तियों को दूसरों को सौंपना होगा जो उसके लिए पर्यवेक्षण करते हैं। एक प्रबंधक को उस कार्य से नहीं आंका जाता है जो वह वास्तव में अपने दम पर करता है लेकिन वह कार्य जो वह दूसरों के माध्यम से करता है। वह अपने अधीनस्थों को कर्तव्य और अधिकार प्रदान करता है और वांछित संगठनात्मक लक्ष्यों की उपलब्धि सुनिश्चित करता है।

परिभाषाएं:

एलन:

एक हिस्सा या जिम्मेदारी और दूसरे को अधिकार और प्रदर्शन के लिए जवाबदेही का निर्माण।

OS हाइनर:

"प्रत्यायोजन तब होता है जब एक व्यक्ति दूसरे को अपनी ओर से और उसके नाम पर कार्य करने का अधिकार देता है, और दूसरा व्यक्ति उसी कर्तव्य या दायित्व को स्वीकार करता है जो उसके लिए आवश्यक है।"

डगलस सी। तुलसी:

“प्रतिनिधिमंडल एक प्रबंधक की क्षमता को अपने बोझ को दूसरों के साथ साझा करने के लिए संदर्भित करता है। इसमें कुछ निर्धारित क्षेत्रों में अधिकार देने या निर्णय लेने के अधिकार और एक निर्धारित कार्य के माध्यम से जिम्मेदारी के साथ अधीनस्थों को चार्ज करने का अधिकार शामिल है। ”

प्रत्यायोजन के लक्षण:

झुकाव एक परिभाषित क्षेत्र में अधीनस्थों को अधिकार देने का कार्य है और उन्हें परिणामों के लिए जिम्मेदार बनाता है।

प्रतिनिधिमंडल में निम्नलिखित विशेषताएं हैं:

1. प्रत्यायोजन तब होता है जब कोई प्रबंधक अपनी कुछ शक्तियों को अधीनस्थों को देता है।

2. प्रतिनिधिमंडल तभी होता है जब अधिकार का प्रतिनिधित्व करने वाला व्यक्ति स्वयं उस प्राधिकारी का होता है अर्थात एक प्रबंधक के पास वह प्रतिनिधि होना चाहिए जो वह चाहता है।

3. केवल अधिकार का एक हिस्सा अधीनस्थों को सौंप दिया जाता है।

4. एक प्रबंधक प्रतिनिधि प्राधिकरण को कम कर सकता है, बढ़ा सकता है या वापस ले सकता है। वह प्रतिनिधिमंडल के बाद भी अधीनस्थों की गतिविधियों पर पूर्ण नियंत्रण रखता है।

5. यह केवल प्राधिकार है जिसे प्रत्यायोजित किया जाता है न कि जिम्मेदारी को। अधीनस्थों को अधिकार सौंपकर एक प्रबंधक जिम्मेदारी का निर्वाह नहीं कर सकता है।

प्रत्यायोजन के तत्व:

प्रतिनिधिमंडल में तीन तत्व शामिल हैं:

1. जिम्मेदारी का असाइनमेंट:

प्रतिनिधिमंडल का पहला चरण अधीनस्थ यानी प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल को कार्य या कर्तव्य सौंपना है। श्रेष्ठ अपने अधीनस्थ से किसी निश्चित समय में एक विशेष कार्य करने के लिए कहता है। यह अधीनस्थ को सौंपी गई भूमिका का वर्णन है। प्रदर्शन किए जाने वाले कार्यों या कार्यों के संदर्भ में कर्तव्यों को प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया का आधार बनाया जाता है।

2. प्राधिकरण का अनुदान:

प्राधिकरण का अनुदान प्रतिनिधिमंडल का दूसरा तत्व है। प्रतिनिधि, अधीनस्थों को अधिकार देता है ताकि सौंपे गए कार्य को पूरा किया जा सके। अधिकार के साथ जिम्मेदारी का प्रतिनिधिमंडल अर्थहीन है। अधीनस्थ केवल उस कार्य को पूरा कर सकता है जब उसके पास उस कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक अधिकार हो।

प्राधिकरण जिम्मेदारी से लिया गया है। यह शक्ति है, आदेश या आदेश देने के लिए, बेहतर से प्रत्यायोजित, अधीनस्थ को अपनी जिम्मेदारी का निर्वहन करने में सक्षम बनाने के लिए। अधीनस्थ को अपने निर्धारित कार्य को ठीक से पूरा करने में सक्षम करने के लिए श्रेष्ठ इसे स्थानांतरित कर सकता है। अधिकार और जिम्मेदारी के बीच संतुलन होना चाहिए। सौंपे गए कार्य को करने के लिए श्रेष्ठ को पर्याप्त अधिकार सौंपने चाहिए।

3. जवाबदेही का निर्माण:

जवाबदेही एक अधीनस्थ का दायित्व है कि वह उसे सौंपे गए कर्तव्यों का पालन करे। प्रतिनिधिमंडल अधीनस्थ पर एक दायित्व बनाता है कि वह उसे सौंपे गए कार्य को पूरा करे। जब कोई काम सौंपा जाता है और प्राधिकरण को सौंप दिया जाता है तो जवाबदेही इस प्रक्रिया का उप-उत्पाद है।

प्राधिकरण को स्थानांतरित किया जाता है ताकि एक विशेष कार्य वांछित के रूप में पूरा हो। इसका मतलब है कि प्रतिनिधि को निर्धारित कार्य पूरा करना सुनिश्चित करना है। प्राधिकरण नीचे की ओर बहता है जबकि जवाबदेही ऊपर की ओर बहती है। अधिकार के नीचे की ओर प्रवाह और जवाबदेही के ऊपर की ओर प्रवाह को प्रबंधन पदानुक्रम के प्रत्येक स्थान पर समता होनी चाहिए। अधीनस्थ को केवल एक श्रेष्ठ के प्रति जवाबदेह बनाया जाना चाहिए। एकल जवाबदेही से काम और अनुशासन में सुधार होता है।

प्रत्यायोजन के प्रकार:

प्रत्यायोजन निम्न प्रकार के हो सकते हैं:

सामान्य या विशिष्ट प्रतिनिधि:

जब नियोजन, आयोजन, निर्देशन आदि जैसे सामान्य प्रबंधकीय कार्य करने के लिए अधिकार दिया जाता है, तो अधीनस्थ प्रबंधक इन कार्यों को करते हैं और इन जिम्मेदारियों को निभाने के लिए आवश्यक प्राधिकरण का आनंद लेते हैं। मुख्य कार्यकारी समग्र नियंत्रण का अभ्यास करता है और समय-समय पर अधीनस्थों का मार्गदर्शन करता है।

विशिष्ट प्रतिनिधि किसी विशेष कार्य या नियत कार्य से संबंधित हो सकता है। इस कार्य को करने के लिए उत्पादन प्रबंधक को दिया गया अधिकार एक विशिष्ट प्रतिनिधिमंडल होगा। विभिन्न विभागीय प्रबंधकों को अपने विभागीय कर्तव्यों को पूरा करने के लिए विशिष्ट अधिकार प्राप्त होते हैं।

औपचारिक या अनौपचारिक प्रतिनिधि:

प्राधिकरण का औपचारिक प्रतिनिधिमंडल संगठनात्मक संरचना का हिस्सा है। जब भी किसी कार्य को किसी व्यक्ति को सौंपा जाता है तो आवश्यक अधिकार भी उसे दिया जाता है। इस प्रकार का प्रतिनिधिमंडल संगठन के सामान्य कामकाज का हिस्सा है। प्रत्येक व्यक्ति को अपने कर्तव्यों के अनुसार स्वत: अधिकार दिया जाता है। जब उत्पादन प्रबंधक को उत्पादन बढ़ाने की शक्तियां मिलती हैं तो यह प्राधिकरण का एक औपचारिक प्रतिनिधिमंडल होता है। अनौपचारिक प्रतिनिधिमंडल स्थिति के कारण नहीं बल्कि परिस्थितियों के अनुसार उत्पन्न होता है। एक व्यक्ति एक विशेष कार्य कर सकता है, क्योंकि उसे सौंपा नहीं गया है, लेकिन उसका सामान्य कार्य करना आवश्यक है।

पार्श्व प्रतिनिधि:

जब किसी व्यक्ति को किसी कार्य को पूरा करने के लिए प्राधिकृत किया जाता है, तो उसे कई व्यक्तियों की सहायता की आवश्यकता हो सकती है। इन व्यक्तियों से औपचारिक रूप से सहायता प्राप्त करने में समय लग सकता है। वह औपचारिक प्रतिनिधिमंडल के कम समय में कटौती करके काम लेने के लिए अप्रत्यक्ष रूप से व्यक्तियों से संपर्क कर सकते हैं। जब प्राधिकरण को अनौपचारिक रूप से प्रत्यायोजित किया जाता है तो इसे पार्श्व प्रतिनिधिमंडल कहा जाता है।

आरक्षित प्राधिकरण और प्रत्यायोजित प्राधिकरण:

एक प्रतिनिधि, अधीनस्थों को हर अधिकार सौंपना पसंद नहीं कर सकता है। जो अधिकार वह अपने पास रखता है उसे आरक्षित प्राधिकारी कहा जाता है और अधीनस्थों को जो अधिकार दिया जाता है उसे प्रत्यायोजित प्राधिकारी कहते हैं।

प्रतिनिधिमंडल के लिए आवश्यक शर्तें:

हर श्रेष्ठ व्यक्ति अधिक से अधिक अधिकार बनाए रखने की कोशिश करता है। काम या परिस्थितियों का भार प्रतिनिधिमंडल को नीचे की ओर मजबूर कर सकता है। यदि प्राधिकरण स्वेच्छा से प्रत्यायोजित नहीं किया जाता है तो यह वांछित परिणाम नहीं लाएगा। यह महत्वपूर्ण है कि उपयुक्त प्राधिकरण नीचे की ओर जाए, ताकि कार्य सुचारू रूप से और कुशलता से हो सके। निम्नलिखित शर्तों को पूरा करने पर ही प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया पूरी होगी।

डेलिगेट की इच्छा:

प्रतिनिधिमंडल के लिए पहली शर्त अपने अधिकार के साथ बेहतर करने की इच्छा है। जब तक श्रेष्ठ अपने अधिकार छोड़ने के लिए मनोवैज्ञानिक रूप से तैयार नहीं होता, तब तक प्रतिनिधिमंडल प्रभावी नहीं होगा। यदि किसी अधिकारी को उसकी मर्जी के बिना अधिकार को सौंपने के लिए मजबूर किया जाता है, तो वह अधीनस्थों के काम में हस्तक्षेप करने के तरीकों को विकसित करने का प्रयास करेगा। वह अधीनस्थ को इस हद तक छाया दे सकता है कि हर निर्णय बॉस की मंजूरी के साथ लागू किया जाता है या प्रदर्शन उसके करीबी जांच से गुजर सकता है। बेहतर होगा कि जब तक कि ऐसा करने के लिए मानसिक रूप से तैयार न किया जाए, तब तक प्राधिकरण को सौंपना बेहतर नहीं होगा।

विश्वास और विश्वास की जलवायु:

वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच विश्वास और विश्वास का माहौल होना चाहिए। अधीनस्थों को पर्याप्त अवसर या वास्तविक नौकरी की स्थिति दी जानी चाहिए जहां वे अपनी प्रतिभा और अनुभव का उपयोग करते हैं। यदि वे कुछ गलतियाँ करते हैं तो वरिष्ठों को उनका मार्गदर्शन करना चाहिए और उन्हें सुधारना चाहिए। वरिष्ठों को अपने अधीनस्थों पर भरोसा करना चाहिए और उन्हें अपने प्रतिस्पर्धियों के रूप में नहीं लेना चाहिए। विश्वास और विश्वास का माहौल अधीनस्थों को सीखने और बढ़ने में मदद करेगा और इससे प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया में मदद मिलेगी।

अधीनस्थों में विश्वास:

कभी-कभी वरिष्ठ अधिकारी इस डर से अधिकार नहीं सौंपते हैं कि अधीनस्थ स्वतंत्र रूप से काम नहीं संभाल पाएंगे। वे अधीनस्थों के गुणों के बारे में आश्वस्त नहीं हैं और जोखिम नहीं लेना चाहते हैं। श्रेष्ठ अपने कौशल और क्षमता के प्रति सचेत हो सकता है और इस परिणाम के साथ कि उसे अधिकार सौंपने में संकोच हो। वरिष्ठों को इस प्रकार की सोच और दृष्टिकोण से बचना चाहिए। उन्हें अपने अधीनस्थों पर विश्वास होना चाहिए और उन्हें काम को सही तरीके से सीखने में मदद करनी चाहिए। आखिर सभी वरिष्ठों ने भी अपने वरिष्ठों से बहुत सी बातें सीखीं और वर्तमान अधीनस्थों को भी उच्च जिम्मेदारियाँ निभानी हैं। आस्था का माहौल अधीनस्थों को चीजों को तेजी से सीखने और अधिक जिम्मेदारियां उठाने में मदद करेगा।

पर्यवेक्षकों का डर:

वरिष्ठों के बीच अक्सर एक डर होता है कि उनके अधीनस्थों ने उन्हें नहीं लिया हो सकता है, जब उन्हें उच्च जिम्मेदारी दी जाती है। यह हीन भावना का मामला है। अधिकार देने के लिए वरिष्ठ लोग कई तर्क दे सकते हैं लेकिन यह डर महत्वपूर्ण कारणों में से एक है। वरिष्ठों को इस प्रकार की सोच से बचना चाहिए और अधीनस्थों के प्रति सकारात्मक दृष्टिकोण रखना चाहिए।

अधीनस्थों को अधिक जिम्मेदारियां लेने के लिए प्रोत्साहित किया जाना चाहिए और उनके पास वरिष्ठों के लिए अधिक सम्मान होगा और उनकी क्षमता का उनके अधीनस्थों में विश्वास है और उन्हें नौकरी ठीक से सीखने में मदद करनी चाहिए। आखिर सभी वरिष्ठों ने भी अपने वरिष्ठों से बहुत सी बातें सीखीं और वर्तमान अधीनस्थों को भी उच्च जिम्मेदारियाँ निभानी हैं। आस्था का माहौल अधीनस्थों को चीजों को तेजी से सीखने और अधिक जिम्मेदारियां उठाने में मदद करेगा।

पर्यवेक्षकों का डर:

वरिष्ठों के बीच अक्सर एक डर होता है कि उनके अधीनस्थों ने उन्हें नहीं लिया हो सकता है, जब उन्हें उच्च जिम्मेदारी दी जाती है। यह हीन भावना का मामला है। अधिकार देने के लिए वरिष्ठ लोग कई तर्क दे सकते हैं लेकिन यह डर महत्वपूर्ण कारणों में से एक है। वरिष्ठों को इस प्रकार की सोच से बचना चाहिए और अधीनस्थों के प्रति सकारात्मक दृष्टिकोण रखना चाहिए। अधीनस्थों को अधिक जिम्मेदारियां लेने के लिए प्रोत्साहित किया जाना चाहिए और उनके पास वरिष्ठों और उनकी क्षमता के लिए अधिक सम्मान होगा।