प्रतिनिधिमंडल की डिग्री को प्रभावित करने वाले कारक

कई कारक प्रतिनिधिमंडल के बारे में निर्णय को प्रभावित करते हैं। इनमें से कुछ इस प्रकार हैं:

1. कंपनी का इतिहास:

कंपनी का इतिहास प्रतिनिधिमंडल की डिग्री को प्रभावित करता है। समय की अवधि में बढ़ी हुई कंपनी में शक्तियों को केंद्रीकृत करने की प्रवृत्ति होती है। जब कोई चिंता छोटी होती है तो ज्यादातर निर्णय मालिक द्वारा किया जाता है। व्यवसाय की वृद्धि के साथ, शक्तियों को केंद्रीकृत करने की प्रवृत्ति बनी हुई है। दूसरी ओर अगर कोई विलय, समामेलन या संयोजन के परिणाम है, तो विकेंद्रीकरण की एक बड़ी मात्रा हो सकती है। यदि कोई कंपनी विकेंद्रीकृत पैटर्न पर काम कर रही है, तो वह उसके अधिग्रहण पर भी उसी तरह से चलाया जाएगा। इसलिए वृद्धि इतिहास एक चिंता प्रतिनिधिमंडल की डिग्री को प्रभावित करता है।

2. सक्षम व्यक्तियों की उपलब्धता:

प्रतिनिधिमंडल का तत्व अधीनस्थ प्रबंधकों की उपलब्धता से जुड़ा हुआ है। यदि पर्याप्त व्यक्ति उपलब्ध हैं जो जिम्मेदारी ले सकते हैं तो प्रतिनिधिमंडल आसानी से किया जा सकता है। आम तौर पर, प्रबंधकों की शिकायत होती है कि पर्याप्त अधीनस्थ प्रबंधक उपलब्ध नहीं हैं जिन्हें महत्वपूर्ण कर्तव्यों को सौंपा जा सकता है। जब तक अधीनस्थों को ऐसी शक्तियां नहीं सौंपी जातीं, वे प्रबंधन की कला नहीं सीखेंगे। अतिरिक्त अनुभव और प्रशिक्षण के साथ उनके निर्णय में सुधार होगा और वे अधिक सक्षम अधीनस्थ बनेंगे।

कई बड़ी फर्में प्रबंधकीय मानवशक्ति के विकास और प्रशिक्षण के उद्देश्य से संगठन के निचले स्तर पर निर्णय लेने को धक्का देती हैं। एक अधीनस्थ को शुरुआत में छोटी शक्तियां दी जा सकती हैं। जब वह अपनी प्रबंधकीय क्षमताओं को विकसित करता है तो उसे अधिक महत्वपूर्ण कार्य सौंपा जा सकता है। एक बात स्पष्ट होनी चाहिए कि जब तक अन्यथा शक्तियों को निचले स्तर पर नहीं भेजा जाता है, तब तक चिंता अधीनस्थ प्रबंधकों को विकसित करने में सक्षम नहीं होगी। प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया को लगातार आगे बढ़ाया जाना चाहिए ताकि लोगों को अधिक जिम्मेदारियों को निभाने के लिए प्रशिक्षित किया जाए।

3. निर्णय का महत्व और लागत:

निर्णयों का महत्व और लागत प्रतिनिधिमंडल की डिग्री को बहुत प्रभावित करती है। आम तौर पर, महंगा और अधिक महत्वपूर्ण निर्णय, प्रबंधकीय पदानुक्रम के ऊपरी स्तर पर होने की संभावना अधिक से अधिक। निर्णय लेने से मुद्दे के बारे में विभिन्न तथ्यों और आंकड़ों की आवश्यकता होती है। एक प्रबंधक यह सुनिश्चित करेगा कि उसे इस मुद्दे को तय करने के लिए सभी आवश्यक जानकारी मिल जाए। इस प्रकार की जानकारी प्रबंधन के उच्च स्तर पर आसानी से उपलब्ध है।

एक प्रबंधक जानता है कि वह अधिकार सौंप सकता है और जिम्मेदारी नहीं। कुछ निर्णय पूरे संगठन को प्रभावित कर सकते हैं। ऐसे महत्वपूर्ण मामलों पर कोई भी गलत निर्णय उद्यम को नियंत्रण से परे नुकसान पहुंचा सकता है। इस तरह के निर्णय उच्च स्तर पर लिए जाते हैं क्योंकि इन व्यक्तियों के पास ऐसी चीजों को तय करने का अतीत का अनुभव होता है। एक प्रबंधक के करियर में, उसे पहले निर्णय लेने का अधिकार दिया जाना चाहिए जो बहुत महंगा नहीं है ताकि वह अपने अनुभव से सीख सके।

4. उद्यम का आकार:

प्रतिनिधिमंडल की सीमा उद्यम के आकार से जुड़ी हुई है। एक बड़ी इकाई में प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर अधिक निर्णय लेने की आवश्यकता होती है। ऐसी इकाइयों में अक्सर संचार और समन्वय की समस्याएं उत्पन्न होती हैं। यदि निर्णय लेने की क्रिया के स्थान के करीब है तो इससे समय की बचत होगी, कागज का काम कम हो जाता है, संचार में गलतफहमी को काफी हद तक समाप्त किया जा सकता है। कई कठिनाइयों से बचने के लिए बड़ी इकाइयों में विकेंद्रीकरण करने की प्रवृत्ति है।

5. उपलब्ध नियंत्रण:

एक प्रबंधक प्रतिनिधि प्राधिकरण यह सुनिश्चित करना चाहता है कि इसका उपयोग उसके इरादों और संगठन के सामान्य उद्देश्यों के अनुसार किया जाए। इसे प्राप्त करने के लिए नियंत्रण उपकरणों का होना आवश्यक है। आमतौर पर, प्रबंधक इस कारण से प्रतिनिधि बनाने में संकोच करते हैं कि वे नहीं जानते कि नियंत्रण कैसे किया जाए। उन्हें इस बात का अहसास है कि अधिकार का प्रयोग करने की तुलना में उन्हें नियंत्रण करने में अधिक समय लगता है। कुछ नियंत्रण उपकरणों को स्थापित करना बेहतर होगा। नियंत्रण उपकरण जितना बेहतर होगा, प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल उतना ही अधिक होगा।

6. उद्यम के प्रकार:

प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल की डिग्री भी उद्यम के प्रकार से प्रभावित हो सकती है। यदि उद्यम एक उद्योग में है जो तेजी से विस्तार कर रहा है, जैसा कि इलेक्ट्रॉनिक क्षेत्र में है, तो शीर्ष प्रबंधन को सौंपना होगा अन्यथा यह कई फैसलों पर बोझ होगा। प्राधिकार का विकेंद्रीकरण तब भी होगा जब अधीनस्थ प्रबंधकों को प्राधिकार का पर्याप्त अनुभव न हो। प्रबंधन को उचित निर्णय लेने के लिए अधीनस्थ प्रबंधकों के लिए दिशानिर्देश बनाने चाहिए।

यदि उद्यम एक स्थिर उद्योग में काम करता है तो सभी निर्णय केंद्रीय स्तर पर किए जाते हैं। बैंकिंग और बीमा के मामले में वृद्धि धीमी है और निर्णय लेना शीर्ष पर बना हुआ है। इसलिए प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल उद्यम की प्रकृति पर निर्भर करता है।

7. पर्यावरणीय कारक:

आंतरिक कारकों के अलावा प्रतिनिधिमंडल आंतरिक कारकों से भी प्रभावित हो सकता है। ये कारक प्राकृतिक संघ हो सकते हैं, व्यापार और कर नीतियों पर सरकारी नियंत्रण। कुछ बड़ी चिंताओं को राष्ट्रीय स्तर पर मजदूर संघों से निपटना है। सभी वार्ताएं की जाती हैं और राष्ट्रीय स्तर पर निर्णय लिए जाते हैं। ऐसी स्थिति में चीजें हेड क्वार्टर स्तर पर तय की जाती हैं और सभी स्तरों पर लागू होती हैं। इसलिए, यह इस प्रकार है कि श्रम संबंधों के क्षेत्र में, निर्णय लेने का विकेंद्रीकरण किया जाता है। व्यवसाय और कर कानूनों पर सरकारी नियंत्रण के लिए लागू होने के साथ ही सही है।