पर्यवेक्षण प्रबंधन: पर्यवेक्षण प्रबंधन के उचित स्पैन का निर्धारण करने वाले कारक!

नियंत्रण / पर्यवेक्षण प्रबंधन की उचित अवधि के निर्धारण को प्रभावित करने वाले महत्वपूर्ण कारक हैं: 1. कार्य की प्रकृति 2. पर्यवेक्षक की क्षमता 3. अधीनस्थों की क्षमता 4. कर्मचारियों की सेवाओं की क्षमता 5. पर्यवेक्षक 6 के साथ समय और ऊर्जा की उपलब्धता। प्राधिकार का प्रतिनिधिमंडल 7. विकेंद्रीकरण की डिग्री। पर्यवेक्षक के लिए आवश्यक नियोजन। 9 वस्तुनिष्ठ मानकों का उपयोग और 10. पर्यवेक्षित कार्यों के क्षेत्रीय सन्दर्भ!

1. काम की प्रकृति:

नियंत्रण की अवधि पर्यवेक्षक द्वारा सामना की जाने वाली गतिविधियों और समस्याओं की प्रकृति पर निर्भर करती है, जो बदले में प्रकृति और उत्पादन के आकार पर निर्भर करेगी। यदि पर्यवेक्षक निर्धारित दिशानिर्देशों के तहत नियमित प्रकार की नौकरी करता है, तो उसे अपने अधीन श्रमिकों पर अधिक समय नहीं देना चाहिए।

जैसा कि नौकरी की प्रकृति में दोहराव है, पर्यवेक्षण या नियंत्रण का समय बड़ा हो सकता है। दूसरे शब्दों में, एक पर्यवेक्षक उसके अधीन अधिक श्रमिकों को नियंत्रित कर सकता है। दूसरी ओर, जटिल और जटिल नौकरियों के मामले में पर्यवेक्षक के लिए बड़ी संख्या में श्रमिकों को प्रभावी ढंग से नियंत्रित करना मुश्किल होगा। नियंत्रण की अवधि ऐसे मामलों में संकीर्ण होगी।

2. पर्यवेक्षक की योग्यता:

पर्यवेक्षक की क्षमता और कौशल अवधि के निर्धारण को बहुत प्रभावित करती है। विशिष्ट ज्ञान और तकनीकी कौशल के साथ एक उच्च योग्य और अनुभवी पर्यवेक्षक एक पर्यवेक्षक की तुलना में प्रभावी रूप से एक बड़ी अवधि में सक्षम होगा जो अच्छी तरह से योग्य और अनुभवी नहीं है।

3. अधीनस्थों की क्षमता:

अधीनस्थों की गुणवत्ता पर्यवेक्षक द्वारा निगरानी के लिए नियंत्रण पर्यवेक्षण की अवधि भी बहुत प्रभावित होती है। यदि अधीनस्थ बड़े और अनुभवी, परिश्रमी और अपनी नौकरियों में पारंगत होते हैं, तो पर्यवेक्षक बड़ी संख्या में श्रमिकों का प्रबंधन कर सकता है और अवधि अधिक हो सकती है। पर्यवेक्षक श्रमिकों के प्रदर्शन पर भरोसा कर सकता है और उन्हें एक बार फिर से उन्हें निर्देश जारी करने की आवश्यकता नहीं है।

यदि पर्यवेक्षक के नियंत्रण में कर्मचारी अनुभवहीन और अक्षम हैं (जैसे कि नए कामर्स शामिल हैं), तो अधीनस्थ पर्यवेक्षक को हर बार स्पष्टीकरण और मार्गदर्शन के लिए संदर्भित करेंगे। ऐसे मामले में नियंत्रण की अवधि संकीर्ण होगी।

4. स्टाफ सेवाओं की क्षमता:

'स्टाफ़' शब्द का अर्थ है लाइन अधिकारियों के लिए मार्गदर्शक, सलाह और विशेषज्ञ की राय के लिए लाइन संगठन में विशेषज्ञों की नियुक्ति। सुपरवाइजर या लाइन सुपीरियर को कर्मचारियों की सलाह से बहुत लाभ और राहत मिलती है। वह बड़ी संख्या में अधीनस्थों का प्रबंधन कर सकता है और अवधि बड़ी होगी। यदि स्टाफ सेवाएं उपलब्ध नहीं हैं, तो अधीनस्थों की कम संख्या को एक पर्यवेक्षक के नियंत्रण में रखा जाना चाहिए जिससे संकीर्ण अवधि हो जाएगी।

5. पर्यवेक्षक के साथ समय और ऊर्जा की उपलब्धता:

पर्यवेक्षक के साथ समय की उपलब्धता समस्याओं के प्रकार पर निर्भर करेगी, सरल या जटिल, उससे निपटना और उसे रिपोर्ट तैयार करने और योजना बनाने जैसे कई अन्य काम करने होंगे। यदि वह इन जटिलताओं में व्यस्त है, तो वह बड़ी संख्या में अधीनस्थों का प्रबंधन करने में सक्षम नहीं होगा। यहां नियंत्रण की अवधि संकीर्ण होगी।

6. प्राधिकार का प्रत्यायोजन:

एक उद्यम में जो प्रभावी रूप से संगठित और संरचित होता है, प्रबंधन बेहतर और अधीनस्थ रिश्तों की आवृत्ति और गंभीरता को प्रभावित और कम करने में सक्षम होता है और इस प्रकार इसकी अवधि को बढ़ाता है। एक संगठन जो गरीब कल्पना करता है, वह अधीनस्थों के परामर्श और मार्गदर्शन में प्रबंधक के असुरक्षित समय का उपभोग करता है।

नियंत्रण की अवधि को प्रभावित करने वाले अकुशल संगठन का एक महत्वपूर्ण लक्षण अस्पष्ट या अपर्याप्त प्राधिकार प्रतिनिधिमंडल में पाया जाना है। यदि अधीनस्थ यह स्पष्ट नहीं करता है कि उसे क्या करने की उम्मीद है या उसे अपने अधिकार के दायरे से बाहर कुछ करने के लिए कहा जाता है, तो वह वरिष्ठ प्रबंधक पर अधिक मांग करेगा और इसलिए अपने समय को कम करने के लिए काम करेगा।

जहां अधीनस्थों को सौंपे गए अधिकारों को पूरा करने के लिए पर्याप्त अधिकार दिए गए हैं और उनके अधिकारियों को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया गया है, ठीक से प्रशिक्षित अधीनस्थ वरिष्ठ के समय और ध्यान को काफी कम कर देंगे और इस तरह से उसकी अवधि बढ़ाने में मदद करेंगे।

7. विकेंद्रीकरण की डिग्री:

यदि एक प्रबंधक को स्वयं कई निर्णय लेने हैं, तो उसके पास अपने अधीनस्थ के काम की देखरेख करने के लिए कम समय होगा और इस तरह एक संकीर्ण अवधि के साथ काम करना होगा। दूसरी ओर, विकेंद्रीकृत सेट-अप के तहत काम करने वाले एक कार्यकारी को प्रोग्राम किए गए निर्णय लेने के बोझ से बहुत राहत मिलती है और इसलिए अपेक्षाकृत बड़ी संख्या में अधीनस्थों की देखरेख करने का खर्च उठा सकते हैं।

8. पर्यवेक्षक द्वारा आवश्यक योजना:

यह कारक उद्देश्यों की समीक्षा करने, कार्यों की प्रोग्रामिंग करने और कई नीतिगत मामलों के बारे में निर्णय लेने में कार्यपालिका द्वारा खर्च किए जाने वाले महत्व, जटिलता और समय को संदर्भित करता है। अपने नियोजन कार्य को बढ़ाने में प्रबंधक के महत्व, जटिलता और समय की आवश्यकता के रूप में, यह उसके अधीनस्थ मातहतों की संख्या को कम करने के लिए अधिक विवेकपूर्ण होगा।

9. वस्तुनिष्ठ मानकों का उपयोग:

अधीनस्थों के पर्यवेक्षण के लिए आवश्यक है कि प्रबंधन को यह पता होना चाहिए कि योजनाओं का कितनी दूर तक पालन किया जा रहा है और उनका प्रदर्शन किस हद तक योजनाओं से विचलित होता है। वह विचलन को व्यक्तिगत अवलोकन या उद्देश्य मानकों के उपयोग के माध्यम से जान सकता है। उत्तरार्द्ध मामले में, प्रबंधक कई समय लेने वाले रिश्तों से बचा हुआ है और रणनीतिक महत्व के बिंदुओं पर ध्यान केंद्रित कर सकता है और इस प्रकार उसके नियंत्रण की अवधि को बढ़ा सकता है।

10. पर्यवेक्षण कार्यों के क्षेत्रीय संदर्भ:

जहां कार्यों को भौगोलिक रूप से अलग किया जाता है, घटकों और कर्मियों की देखरेख अधिक कठिन और समय लेने वाली हो जाती है। प्रबंधक को अलग-अलग इकाइयों का दौरा करने में काफी समय बिताना चाहिए और संचार के औपचारिक साधनों का अधिक समय उपयोग करना चाहिए। प्रबंधक द्वारा पर्यवेक्षण किए गए कार्यों की भौगोलिक संदर्भ, इसलिए, उनके नियंत्रण की अवधि को कम करने के लिए काम करता है।

परिवर्तन की गति, नियंत्रण और सूचना तकनीकों के उपर्युक्त कारकों के अलावा विकसित और अन्य कारकों की संख्या भी पर्यवेक्षक की अवधि को प्रभावित करती है। संगठन में प्रत्येक प्रबंधकीय पदों के लिए नियंत्रण की वास्तविक अवधि का निर्धारण करते समय, संगठन विश्लेषक को प्रत्येक प्रबंधकीय स्थिति के लिए इन कारकों का अलग-अलग मूल्यांकन करना चाहिए और उनके अनुभव के आधार पर प्रभावी अवधि की सिफारिश की जानी चाहिए।