सामग्री के क्रय चक्र में शामिल शीर्ष 8 चरण

यह लेख सामग्री के क्रय चक्र में शामिल शीर्ष आठ चरणों पर प्रकाश डालता है।

चरण # 1. क्रय आवश्यकता को प्राप्त करना और उनका विश्लेषण करना:

खरीदारी की आवश्यकताएं उस विभाग या व्यक्ति से शुरू होती हैं जो अंतिम उपयोगकर्ता होगा। सामग्री की आवश्यकताओं की योजना बनाने के माहौल में, योजनाकार खरीद विभाग को अधिकृत करता है कि वह खरीद विभाग को आगे जाकर खरीद आदेश देने की अनुमति देता है।

खरीद की आवश्यकता में कम से कम, निम्नलिखित जानकारी होती है:

ए। प्रवर्तक की पहचान, हस्ताक्षरित अनुमोदन, और जिस खाते को लागत सौंपी जाती है।

ख। सामग्री विनिर्देश।

सी। मात्रा और माप की इकाई।

घ। आवश्यक डिलीवरी की तारीख और जगह।

ई। किसी भी अन्य पूरक जानकारी की आवश्यकता है।

चरण # 2. आपूर्तिकर्ताओं का चयन:

आपूर्तिकर्ताओं की पहचान करना और चयन करना क्रय विभाग की महत्वपूर्ण जिम्मेदारियां हैं। नियमित वस्तुओं या उन लोगों के लिए जो अतीत में नहीं खरीदे गए हैं, अनुमोदित आपूर्तिकर्ताओं की एक सूची रखी गई है। यदि आइटम पहले खरीदा नहीं गया है या फ़ाइल पर कोई स्वीकार्य आपूर्तिकर्ता नहीं है, तो एक खोज की जानी चाहिए।

यदि ऑर्डर छोटे मूल्य का है या मानक वस्तुओं के लिए है, तो आपूर्तिकर्ता संभवतः कैटलॉग, ट्रेड जर्नल या डायरेक्टरी में पाया जा सकता है।

चरण # 3. कोटेशन का अनुरोध:

प्रमुख वस्तुओं के लिए, आमतौर पर उद्धरण के लिए अनुरोध जारी करना वांछनीय है। यह एक लिखित जांच है जो प्रतिस्पर्धी और विश्वसनीय उद्धरण प्राप्त करने के लिए कई आपूर्तिकर्ताओं को भेजी जाती है। यह बिक्री का आदेश नहीं है। आपूर्तिकर्ताओं द्वारा कोटेशन पूरा करने और उसे खरीदार को लौटाने के बाद, कोटेशन की कीमत, विनिर्देश के अनुपालन, बिक्री और वितरण की शर्तों और भुगतान की शर्तों का विश्लेषण किया जाता है।

उन वस्तुओं के लिए जहां विशिष्टताओं को सटीक रूप से लिखा जा सकता है, संभवतः विकल्प कीमत, वितरण और बिक्री की शर्तों पर बनाया गया है। उन वस्तुओं के लिए जहाँ विशिष्टताओं को सही ढंग से नहीं लिखा जा सकता है, उद्धृत की गई वस्तुएँ भिन्न होंगी। कोटेशन का मूल्यांकन तकनीकी कारकों और कीमत के लिए किया जाना चाहिए। आमतौर पर जारी करने और खरीदने वाले दोनों विभाग निर्णय में शामिल होते हैं।

चरण # 4. सही मूल्य का निर्धारण:

यह क्रय विभाग की जिम्मेदारी है और आपूर्तिकर्ताओं के चयन के लिए निकटता से जुड़ा हुआ है। क्रय विभाग मूल्य वार्ता के लिए भी जिम्मेदार है और आपूर्तिकर्ता से सर्वोत्तम मूल्य प्राप्त करने का प्रयास करेगा।

चरण # 5. क्रय आदेश जारी करना:

एक खरीद आदेश खरीद करने के लिए एक कानूनी प्रस्ताव है। एक बार आपूर्तिकर्ता द्वारा स्वीकार किए जाने के बाद, यह खरीद समझौते में निर्दिष्ट नियमों और शर्तों के अनुसार माल की डिलीवरी के लिए कानूनी अनुबंध बन जाता है। खरीद आदेश खरीद आवश्यकता या कोटेशन और किसी भी अन्य अतिरिक्त जानकारी से तैयार किया जाता है।

आपूर्तिकर्ता को एक प्रति भेजी जाती है; प्रतियां खरीदकर रख ली जाती हैं और उन्हें अन्य विभागों जैसे लेखांकन, मूल विभाग और प्राप्त करने के लिए भी भेजा जाता है।

चरण # 6. निम्नलिखित और वितरण:

आपूर्तिकर्ता समय पर आदेशित वस्तुओं को वितरित करने के लिए जिम्मेदार है। क्रय विभाग यह सुनिश्चित करने के लिए ज़िम्मेदार है कि आपूर्तिकर्ता समय पर डिलीवरी करें। यदि संदेह है कि डिलीवरी की तारीखें पूरी हो सकती हैं, तो खरीद को समय में समस्या का पता लगाना चाहिए और सुधारात्मक कार्रवाई करनी चाहिए।

इसमें परिवहन में तेजी लाना, आपूर्ति के वैकल्पिक स्रोत, आपूर्तिकर्ता के साथ काम करना, अपनी समस्याओं को हल करना, या फिर से उत्पादन करना शामिल हो सकता है।

क्रय विभाग डिलीवरी आवश्यकताओं में किसी भी परिवर्तन पर आपूर्तिकर्ता के साथ काम करने के लिए भी जिम्मेदार है। समय के साथ वस्तुओं में परिवर्तन की मांग, और कुछ वस्तुओं में तेजी लाने के लिए या कुछ अन्य लोगों पर डिलीवरी को आगे बढ़ाने के लिए आवश्यक हो सकता है। खरीदार को आपूर्तिकर्ता को वास्तविक आवश्यकताओं से अवगत कराना चाहिए, ताकि आपूर्तिकर्ता यह सुनिश्चित कर सके कि क्या और कब चाहिए।

चरण # 7. माल प्राप्त करना और स्वीकार करना:

जब माल प्राप्त होता है, तो प्राप्त विभाग यह सुनिश्चित करने के लिए माल का निरीक्षण करता है कि सही भेजे गए हैं, सही मात्रा में हैं, और वाहक द्वारा आपूर्ति किए गए बिल का बिल। प्राप्त करने वाला विभाग तब माल स्वीकार करता है और प्राप्त रिपोर्ट लिखता है जिसमें कोई भिन्नता नहीं होती है। यदि आगे निरीक्षण की आवश्यकता होती है, जैसे कि गुणवत्ता नियंत्रण द्वारा, माल को गुणवत्ता नियंत्रण के लिए भेजा जाता है या निरीक्षण के लिए वहां रखा जाता है।

यदि माल क्षतिग्रस्त हो जाता है, तो प्राप्त विभाग क्रय विभाग को सलाह देगा और माल को आगे की कार्रवाई के लिए रखेगा। बशर्ते माल क्रम में हो और आगे किसी निरीक्षण की आवश्यकता न हो, उन्हें मूल विभाग या सूची में भेजा जाएगा।

प्राप्त रिपोर्ट की एक प्रति तब क्रय विभाग को भेजी जाती है, जिसमें खरीद आदेश से कोई भिन्नता या विसंगति नहीं होती है। यदि आदेश सभी मामलों में पूर्ण माना जाता है, तो प्राप्त विभाग खरीद आदेश की अपनी प्रति को बंद कर देता है और उसके अनुसार क्रय विभाग को सलाह देता है।

यदि ऐसा नहीं है, तो खरीद आदेश पूरा होने का इंतजार कर रहा है। यदि गुणवत्ता नियंत्रण विभाग द्वारा माल का निरीक्षण भी किया गया है, तो वे भी, खरीद विभाग को सलाह देंगे कि माल स्वीकार किया गया है या नहीं।

8. भुगतान के लिए आपूर्तिकर्ता के चालान को मंजूरी:

जब आपूर्तिकर्ता का चालान प्राप्त होता है, तो जानकारी के तीन टुकड़े होते हैं, जिन्हें सहमत होना चाहिए - खरीद आदेश, प्राप्त रिपोर्ट और चालान। आइटम और मात्रा सभी पर समान होनी चाहिए; कीमतों, और कीमतों के विस्तार, खरीद आदेश और चालान पर समान होना चाहिए।

मूल खरीद आदेश के सभी छूट और शर्तों को चालान के खिलाफ जांचना आवश्यक है। इन्हें सत्यापित करना और किसी भी अंतर को हल करना क्रय विभाग का काम है। स्वीकृति मिलते ही, भुगतान के लिए देय खातों में चालान भेज दिया जाता है।