संग्रह पत्र: लेखन संग्रह के लिए दिशानिर्देश (नमूने के साथ)
संग्रह पत्र: लेखन संग्रह के लिए दिशानिर्देश (नमूनों के साथ)!
संग्रह पत्र तब लिखे जाते हैं जब आपको क्रेडिट पर दिए गए सामान या सेवाओं के लिए ग्राहक से अपना बकाया वसूलना / जमा करना होता है। यदि ग्राहक ने समय पर भुगतान नहीं किया है, तो उसे याद दिलाना आवश्यक हो जाता है। यह एक नाजुक स्थिति है, क्योंकि एक तरफ आप व्यापारिक संबंध बनाए रखना चाहते हैं और दूसरी तरफ आप अपना पैसा समय पर चाहते हैं।
इसलिए, अपने बकाया का भुगतान करने के लिए ग्राहक पर (जो स्वयं वित्तीय कठिनाइयों में हो सकता है) किसी भी तरह से भुगतान करने के लिए भाषा की चालबाजी आवश्यक है। कुछ मामलों में, यह व्यवसाय की वास्तविकता है कि आपको आंशिक भुगतान भी स्वीकार करना होगा।
संग्रह पत्र लिखने के लिए दिशानिर्देश:
1. युक्ति और संयम:
किसी को यह याद दिलाने के लिए कि वह अपनी वित्तीय प्रतिबद्धता को पूरा करने में विफल रहा है, एक संवेदनशील मामला है।
इसलिए आपको चातुर्य और संयम की भाषा का उपयोग करना होगा। इसके अलावा, आपको दो परिस्थितियों के लिए प्रदान करना होगा: कि भुगतान पहले से ही भेजा / प्राप्त किया गया है, लेकिन आपके ज्ञान के भीतर नहीं है, या यह कि माल / सेवाएं असंतोषजनक हैं।
खरीदार को आपकी आपूर्ति से बाहर मूल्य का एहसास करने में कठिनाइयों का सामना करना पड़ सकता है। वहीं कुछ ग्राहक आदतन देर से या लापरवाही बरतते हैं। इसलिए प्रत्येक मामले को योग्यता के आधार पर लेना होगा।
2. विनम्र स्वर:
एक अच्छे व्यवसायी के पास अपने भविष्य के व्यावसायिक कोण को ध्यान में रखते हुए एक संग्रह पत्र में विनम्र भाषा का उपयोग होता है। वह पाठक को आहत करने से बचता है। यहां तक कि अगर यह कानूनी कार्रवाई की धमकी देने वाला आखिरी संग्रह पत्र है, तो अच्छे व्यवसाय के लिए आवश्यक है कि आप विनम्र रहें और "अफसोस के साथ" शब्दों का उपयोग करें।
3. ग्राहक की समस्याओं के बारे में समझ दिखाना:
यदि ग्राहक स्वयं किसी कठिन वित्तीय स्थिति में फंस गया है, तो उसके पास कोई पैसा नहीं है और आपके माल में से नकदी को महसूस नहीं कर पाया है, तो उसके पास भुगतान न करने या भुगतान न कर पाने के अच्छे कारण हो सकते हैं। बकाया राशि के एक कलेक्टर के रूप में, आपको उसकी समस्याओं में कुछ हद तक शामिल होना पड़ सकता है और अपने सामानों का मूल्य प्राप्त करने के लिए एक सामान्य समाधान खोजना होगा। इस संवेदनशीलता को आपके पत्र और संग्रह के समग्र दृष्टिकोण में दिखाया जाना चाहिए।
4. संग्रह पत्रों की एक श्रृंखला लिखने में प्रगतिशील कदम:
ऐसा हो सकता है कि आपका बकाया पाने के लिए एक संग्रह कॉल पर्याप्त नहीं है। ग्राहक भुगतान पर डिफ़ॉल्ट रूप से या अन्यथा डिफ़ॉल्ट होगा।
एक श्रृंखला में संग्रह पत्र लिखने के चरण हैं:
(i) औपचारिक अनुस्मारक, यह मानते हुए कि वह भुगतान करेगा, हल्के स्वर में।
(ii) एक मजबूत और प्रेरक अनुस्मारक यहाँ और अभी भुगतान करने की आवश्यकता पर बल देता है।
(iii) "अंतिम उपाय" पत्र, जिसमें कहा गया है कि ग्राहक को भुगतान करना होगा, अन्यथा कानूनी कार्रवाई का पालन करना होगा
पहला चरण संग्रह पत्र:
इस स्तर पर पत्र एक औपचारिक है। यहां तक कि एक मुद्रित प्रपत्र पत्र का उपयोग किया जा सकता है। यह माना जाता है कि ग्राहक केवल भुगतान करना भूल गया है और एक बार में अनुस्मारक पर कार्य करेगा।
पहले संग्रह पत्रों के लिए उपयोगी शुरुआत:
(i) हम देखते हैं कि आपका खाता, जो हमारी पुस्तकों में बकाया १ ... पर भुगतान के कारण था।
(ii) हमें अपना ध्यान हमारे चालान सं। पर आमंत्रित करना होगा। रुपये के लिए ...
(iii) हमें आपको यह याद दिलाना है कि हमने अभी तक अपने बयान में आपके नाम के खिलाफ दिखाए गए शेष राशि को प्राप्त नहीं किया है ... रु। जो अब एक महीने से अधिक का अतिदेय है।
क्लोज़र:
(i) हमें उम्मीद है कि आप बिल को रिटर्न से सुलझा लेंगे।
(ii) हम अगले कुछ दिनों के भीतर आपके प्रेषण के लिए तत्पर हैं।
(iii) यदि आपने इस बीच भुगतान भेजा है, तो आप इस नोटिस को अनदेखा कर सकते हैं।
विशिष्ट औपचारिक अनुस्मारक:
प्रेरक / फर्म अनुस्मारक:
यदि पहला संग्रह पत्र एक निश्चित प्रतीक्षा के बाद भुगतान में नहीं लाता है, तो दूसरा पत्र लगभग 15-20 दिनों में भेजा जाता है। इस चिट्ठी में भाषा फिरंगी है लेकिन स्वर अभी भी विनम्र है। आप ग्राहक को नाराज़ नहीं कर रहे हैं, बल्कि उसका सहयोग चाहते हैं।
कुछ शुरुआत:
(i) हम अपने रिकॉर्ड से देखते हैं कि हमारे चालान दिनांकित भुगतान के लिए हमारी याद दिलाते हैं ... यह आज तक बिना लाइसेंस के है।
(ii) हम आपके पत्र दिनांक ... का उल्लेख करते हुए आपसे अनुरोध करते हैं कि आप अपना बकाया भुगतान करें।
(iii) हमें आपको हमारे चालान नंबर… दिनांक… के तहत आपके बकाया राशि की फिर से याद दिलानी होगी… जिसके लिए हमारा पहला रिमाइंडर दिनांक…।
क्लोज़र:
(i) हम आपसे एक बार फिर इसे प्राथमिकता पर लेने का आग्रह करते हैं और एक बार में बकाया राशि का निपटान करते हैं।
(ii) हमें पूरी उम्मीद है कि इस बार आप बकाया राशि पर गंभीरता से ध्यान देंगे और उन्हें तुरंत साफ़ कर देंगे।
(iii) हमें विश्वास है कि यह आपके ऊपर मामले की तात्कालिकता को प्रभावित करता है और आप इस पर अमल करेंगे।
नमूना संग्रह पत्र चरण II
अंतिम रिज़ॉर्ट पत्र / अंतिम संग्रह पत्र:
यदि पहले के संग्रह पत्रों की कोई प्रतिक्रिया नहीं है, तो अंतिम योजना के अनुसार एक अंतिम संग्रह पत्र भेजा जाता है:
(ए) संग्रह के लिए पिछले प्रयासों को रिकॉर्ड करें।
(बी) भुगतान करने के लिए एक और मौका प्रदान करें।
(ग) यदि इस अनुरोध को भी नजरअंदाज कर दिया जाता है, तो कानूनी कार्रवाई का उल्लेख करें।
(d) भुगतान के लिए एक समय सीमा निर्धारित करें।
कुछ शुरुआत:
(i) हमने आपसे… और फिर से… वसूली के लिए या हमारे बकाया राशि के चालान नंबर… पर लिखा था। दिनांक ..., अभी भी आप से कोई कार्रवाई नहीं है
(ii) हमें यह कहना होगा कि हमारे पहले के अनुरोध दिनांकित हैं… और… हमारे बिल के निपटान के लिए… के लिए… आपके द्वारा अयोग्य रहें
(iii) हम आश्चर्य और निराशा के साथ ध्यान देते हैं कि हमारे दो अलग-अलग पत्र हमारे बिल दिनांक के संबंध में आपसे बकाया राशि से संबंधित हैं ... उत्तर नहीं दिए गए हैं।
क्लोज़र:
(i) अब जब तक हम अपना बकाया प्राप्त नहीं कर लेते हैं ... हमारे पास अपने वकीलों के हाथ में रखने के अलावा कोई विकल्प नहीं होगा।
(ii) कृपया कानून का सहारा लेने से पहले इस मामले में भुगतान के लिए हमारे अंतिम अनुरोध के रूप में व्यवहार करें। लेकिन हमें अभी भी उम्मीद है कि आप एक पखवाड़े के भीतर कार्य करेंगे और बकाया राशि का भुगतान करेंगे।
(iii) हमें अभी भी उम्मीद है कि आप ... द्वारा रीमिट करेंगे और अपने आप को कानूनी कार्रवाई की काफी लागत और असुविधा से बचाएंगे।
नमूना अंतिम रिकॉर्ड पत्र / अंतिम संग्रह पत्र
