लागत प्रबंधन: लागत प्रबंधन के लिए एक पूर्ण गाइड

कई व्यवसाय अप्रस्तुत थे। जैसा कि व्यवसाय के मालिक अगले कुछ वर्षों के लिए बजट का अनुमान लगाते हैं, उन्हें ऐसी बढ़ती लागतों के लिए अनुमति देनी चाहिए और व्यापार करने के "प्रबंधनीय लागतों का प्रबंधन" करने के तरीकों की तलाश करनी चाहिए। अपने ग्राहकों को सही समाधान प्रदान करके - उनके कार्यालय प्रौद्योगिकी प्रदाता के रूप में- आप व्यवसायों को लागतों का प्रबंधन करने में मदद करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकते हैं। आप रिश्तों को मजबूत करेंगे और अपने डीलरशिप के लिए बिक्री के अवसर बनाएंगे।

आपके ग्राहकों के लिए यह समझना महत्वपूर्ण है कि व्यवसाय की उत्पादकता के लिए एक महत्वपूर्ण लेकिन शायद ही कभी मापी गई लागत है। प्रभावी कार्यालय लागत प्रबंधन प्रथाओं के साथ, वे 2005 के प्राकृतिक आपदाओं जैसी घटनाओं से होने वाले और अप्रत्याशित आर्थिक प्रभावों को झेलने से जुड़े जोखिम को कम से कम कर सकते हैं।

जैसा कि वे पैसे बचाने के तरीके देखते हैं, आपके पास अपने ग्राहकों को यह समझने में मदद करने का एक अवसर है कि आज की कार्यालय तकनीक उत्पादकता की जरूरतों को बेहतर ढंग से पूरा करने के लिए उपकरण प्रदान करती है। वर्तमान कार्यालय उपकरणों का आधुनिकीकरण करके, मल्टीफ़ंक्शन उपकरणों को वर्कफ़्लो में एकीकृत और कस्टमाइज़ करना और उनकी क्षमताओं को अधिकतम करना, आपके ग्राहक दीर्घकालिक लागत बचत और उत्पादकता के नए स्तरों को प्राप्त करेंगे।

बढ़ती प्रभावशीलता:

प्रबंधनीय लागत का प्रबंधन कार्यालय उत्पादकता और दक्षता के वर्कफ़्लो विश्लेषण से शुरू होता है। प्रौद्योगिकी के उपयोग और संबंधित लागतों को समझना नेटवर्क कार्यालय प्रौद्योगिकी का सबसे अच्छा उपयोग करने के लिए एक प्रारंभिक बिंदु प्रदान करता है। मौजूदा कार्यालय उपकरणों को "आरोही" आधार पर कड़ाई से पूरक करना आम बात है। एक निश्चित बिंदु पर, हालांकि, आपके डीलरशिप द्वारा संचालित एक कार्य प्रवाह विश्लेषण - आगे बढ़ने वाले कार्यालय प्रौद्योगिकी के सबसे अधिक लागत प्रभावी कॉन्फ़िगरेशन को निर्धारित करने के लिए प्रत्येक ग्राहक के व्यवसाय के भीतर जगह लेने की आवश्यकता है।

क्या आपके ग्राहकों को पता है कि व्यवसायों ने मौजूदा उपकरण संसाधनों के बेहतर उपयोग और नए मल्टीफ़ंक्शन कॉपियर और प्रिंटिंग उपकरणों को अपनाने के माध्यम से लागत में 20 से 30 प्रतिशत तक की कमी की है? 30 प्रतिशत की बचत महत्वपूर्ण है जब कोई मानता है कि अनुसंधान इंगित करता है कि कंपनियां अपने राजस्व का लगभग 10 प्रतिशत दस्तावेज़ उत्पादन, प्रबंधन और वितरण पर खर्च करती हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन आवश्यकताओं को निर्धारित करने से अधिक दस्तावेजों को प्रभावी रूप से हार्ड-कॉपी आउटपुट के रूप में दस्तावेज़ों को मुद्रित करने के बजाय समग्र व्यावसायिक कार्य प्रवाह में प्रभावी ढंग से एकीकृत करने के लिए अधिक अवसर प्रदान कर सकते हैं।

ये छिपी हुई बचत महत्वपूर्ण हैं जब कुछ व्यक्ति प्रति वर्ष हजारों पृष्ठों को छापते हैं। एक दस्तावेज़ वर्कफ़्लो विश्लेषण आपके ग्राहक के लिए संभावित बचत निर्धारित करने के लिए एक सार्थक निवेश है। हार्डकॉपी दस्तावेजों की बड़ी मात्रा को प्रिंट करने से जुड़ी लागतों को संबोधित करने के तरीके खोजने के अलावा, उपकरण की लागत का कारक है।

जैसा कि आप जानते हैं, हाल के वर्षों में नए मल्टीफ़ंक्शन कार्यालय उपकरणों की इकाई लागत में लगातार कमी आई है जबकि उपकरणों की सुविधाओं की संख्या में वृद्धि जारी रही है। उस ने कहा, आपके ग्राहकों को यह समझने की आवश्यकता है कि केवल नए मल्टीफ़ंक्शन उपकरणों को अपग्रेड करना पूर्ण समाधान नहीं है।

मल्टीफ़ंक्शन डिवाइस अब औसत उपयोगकर्ता द्वारा उपयोग की जाने वाली सुविधाओं की तुलना में अधिक सुविधाएँ प्रदान करते हैं या यहां तक ​​कि जागरूक भी मौजूद हैं। उदाहरण के लिए, जबकि किसी कार्यालय के उपकरण की नेटवर्क कनेक्टिविटी आज के मानकों से अद्यतित हो सकती है, स्कैनिंग जैसी नई क्षमताओं को पर्याप्त लागत-बचतकर्ता के रूप में रेखांकित किया जाता है। एक व्यावसायिक अनुशंसा और अद्वितीय व्यावसायिक आवश्यकताओं पर आधारित प्रशिक्षण कई वर्षों में हजारों डॉलर बचा सकता है।

कंपनियां उचित उपकरण प्रशिक्षण के माध्यम से उत्पादकता के नए स्तरों को प्राप्त करने में सक्षम हैं। डीलरों के रूप में, हम अच्छी तरह से जानते हैं कि कार्यों को कॉपी करना, स्कैन करना और साझा करना -प्रक्रियाएँ जो कई उपकरणों की आवश्यकता के लिए उपयोग की जाती हैं-एकल संचालन के लिए कम हो गई हैं। अपने ग्राहकों के बीच इन क्षमताओं का कम आंकलन अक्सर प्रशिक्षण और जागरूकता की कमी का प्रत्यक्ष परिणाम है। उन्हें यह जानने की जरूरत है कि अपने कार्यालयों में मल्टीफ़ंक्शन उपकरणों की क्षमताओं को बेहतर तरीके से कैसे लागू किया जाए।

श्रमिक लागत:

श्रम लागत, लिपिक लागत और पर्यवेक्षण का एक संयोजन, किसी भी रिकॉर्ड विभाग के बजट में एक प्रमुख हिस्सा है श्रम लागत गतिविधि के स्तर, पुनर्प्राप्ति प्रक्रिया, मात्रा और उपयोग की जाने वाली आपूर्ति और उपकरणों के प्रकार पर निर्भर करती है। वॉल्यूम और गतिविधि स्तर को ऐसे कारक दिए गए हैं जिन्हें बदला नहीं जा सकता, लेकिन रिकॉर्ड प्रबंधक का पुनर्प्राप्ति प्रक्रिया पर कुछ प्रभाव है। फ़ाइल फ़ोल्डर और दस्तावेज़ कंटेनरों जैसी आपूर्ति भी रिकॉर्ड प्रबंधक द्वारा चुनी जाती है, जिन्हें इस बात पर विचार करना चाहिए कि विभिन्न प्रकार के कंटेनर दस्तावेजों को दाखिल करने और / या पुनर्प्राप्त करने के समय को प्रभावित करेंगे।

श्रम लागत दक्षता स्तरों के सीधे संबंध में हैं, जिसके लिए आपूर्ति और उपकरण प्रमुख घटक हैं।

दस्तावेज़ कंटेनरों और उपकरणों की श्रम लागत का विश्लेषण करने के लिए, हमें निम्नलिखित तत्वों में लागत को तोड़ना होगा:

(1) उपकरण तक पहुँचने का समय;

(2) दस्तावेज़ कंटेनर तक पहुँचने का समय;

(3) दस्तावेज़ डालने का समय

(4) समय बहाल करने वाले दस्तावेज़ और

(5) समय बहाल करने वाले उपकरण।

भंडारण लागत:

एक ऐसा क्षेत्र जहां हम किसी भी प्रकार के उपकरणों या स्थापना के लिए लागू सामान्य लागत सूत्र विकसित कर सकते हैं। यहां हम एक निर्दिष्ट अवधारण अवधि के लिए दस्तावेज़ कंटेनरों में दस्तावेजों को संग्रहीत करने की लागत पर विचार करते हैं।

रिकॉर्ड भंडारण लागत पर निर्भर:

(1) उपकरण और आपूर्ति,

(२) अंतरिक्ष पर कब्जा, और

(३) अंतरिक्ष की लागत।

तुलनात्मक उद्देश्यों के लिए प्रति वर्ष लागत LFF की गणना करना उपयोगी है, जिसे तीन चरणों में किया जा सकता है:

चरण 1: सभी भरने वाले उपकरणों की लागत + आपूर्ति की लागत = सामग्री की लागत:

सामग्रियों की लागत निर्धारित करने के लिए हमें उपकरण जी फुट (एलएफएफ) की लागत का पता होना चाहिए। हम एलएफएफ प्रति रैखिक उपकरणों को दर्ज करने की लागत और आपूर्ति कैसे प्राप्त कर सकते हैं? यदि नए उपकरण एक भावी विक्रेता से कोटेशन खरीदा जाता है, तो एलएफएफ के संदर्भ में लागत का उल्लेख करना चाहिए। कभी-कभी इसे LFI प्रति लागत के रूप में कहा जाता है, जिसे 12 से डेटा गुणा करके LFF प्रति लागत में परिवर्तित किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, चार-दराज कैबिनेट की खरीद मूल्य, जिसकी क्षमता 100 LFI है, $ 100 हो सकती है, इसलिए प्रति LFI उपकरण की लागत 100: 100 या $ 1 है। उस आंकड़े को 12 से गुणा करने पर, हम प्रति LFF लागत के रूप में $ 12 पर पहुंच जाते हैं। मौजूदा उपकरणों की लागत की गणना करने के लिए जिनके लिए खरीद मूल्य अज्ञात है, इस संकलन के आधार के रूप में एक नई प्रणाली की लागत का 3040 प्रतिशत लें।

एक बार जब आपके पास प्रति आवास LFF की लागत आ जाती है, तो आप प्रति LFF आपूर्ति की लागत को स्थापित करना चाहेंगे। पहले पता करें कि आपके सिस्टम में प्रति LFF में कितने फोल्डर, बाइंडर / कंटेनर हैं। इस डेटा को प्राप्त करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप एक दराज में या एक शेल्फ पर फ़ोल्डर बाइंडरों, या जेबों की संख्या की गणना करें।

ठेठ फ़ोल्डर / बांधने की मशीन / कंटेनर मोटाई और औसत लोडिंग की स्थिति के साथ एक दराज या शेल्फ का चयन करें। फिर एलएफआई की संख्या से कंटेनरों की संख्या को विभाजित करें और परिणाम प्रति एलएफएफ की संख्या के लिए गुणा करें। यदि, उदाहरण के लिए, वहाँ हैं; 25-इंच दराज में 0 रिकॉर्ड, फिर प्रति LFF (50:25 = 2, 2 x 12 = 24) प्रति 24 रिकॉर्ड हैं। या यदि आपके पास 3-फुट-चौड़ी शेल्फ पर 90 रिकॉर्ड हैं, तो प्रति LFF (90/3 = 30) 30 रिकॉर्ड हैं।

इसके बाद हमें प्रति LFF, यानी फ़ोल्डर, बाइंडर, पॉकेट, और किसी भी अन्य प्रकार के डॉक्यूमेंट कंटेनर की लागत, जिनमें डिवाइडर शीट, लेबल, फास्टनरों, आंतरिक जेब और विशेष संलग्नक शामिल हैं, की लागत को स्थापित करना होगा। ऐसा करने के लिए, प्रति 1, 000 रिकॉर्ड की आपूर्ति की लागत निर्धारित करें और फिर उस संख्या को LFF प्रति रिकॉर्ड की संख्या से गुणा करें, जैसा कि ऊपर स्थापित किया गया है:

रिकॉर्ड की इकाई x संख्या की लागत = सामग्री इकाई की लागत

यदि हम मानते हैं कि आपूर्ति की लागत $ 1000 प्रति 1000 रिकॉर्ड है और LFF प्रति 50 रिकॉर्ड हैं तो LFF प्रति आपूर्ति की लागत $ 20 है।

LFF प्रति आपूर्ति की लागत में प्रति LFF उपकरण की लागत को जोड़कर हम प्रति LFF सामग्री की लागत की गणना कर सकते हैं। इस प्रकार, यदि उपकरण की लागत LFF प्रति $ 12 है और आपूर्ति की लागत LFF प्रति $ 20 है, तो सामग्री की लागत $ 32 प्रति LFF है।

चरण 2: (अंतरिक्ष- दक्षता कारक x संपत्ति की लागत) + अचल संपत्ति सेवा की लागत = प्रति वर्ष LFF प्रति अंतरिक्ष लागत:

यह अंतरिक्ष पर कब्जा करने के लिए पैसे खर्च करता है, और अचल संपत्ति की लागत हर साल बढ़ रही है। यहां तक ​​कि अगर आपका संगठन अपनी इमारत का मालिक है, तो आपको रिकॉर्ड सिस्टम द्वारा कब्जा किए गए स्थान के लिए लेखांकन लागतों के बारे में पता होना चाहिए। आखिरकार, अगर उस स्थान का उपयोग रिकॉर्ड के लिए नहीं किया गया था, तो इसका उपयोग किसी अन्य उद्देश्य के लिए या पट्टे पर किया जा सकता है।

कब्जे वाली जगह की मात्रा उसके लेआउट, वॉल्यूम और उपकरणों पर निर्भर करती है। रिकॉर्ड प्रबंधक आमतौर पर वॉल्यूम के बारे में बहुत कुछ नहीं कर सकता है, क्योंकि यह संगठन द्वारा बनाया गया है। असंभव होने पर अवधारण अनुसूची में परिवर्तन करके वॉल्यूम को प्रभावित करने का एकमात्र तरीका है, यदि असंभव नहीं है। वह क्षेत्र जहां रिकॉर्ड प्रबंधक द्वारा रिकॉर्ड सिस्टम द्वारा कब्जा किए गए स्थान की निगरानी कर सकते हैं, उपकरण चयन है।

विभिन्न उपकरणों में अलग-अलग स्थान की क्षमता होती है। इसका मतलब यह है कि जब किसी दी गई क्षमता को स्टोर करते हैं तो एक प्रकार के फाइलिंग उपकरण दूसरे की तुलना में अधिक जगह का उपयोग करते हैं। कम उपकरण, जैसे दराज अलमारियाँ और काउंटर-उच्च अलमारियाँ और अलमारियाँ, एक कम स्थान दक्षता है। अंतरिक्ष दक्षता की तीन श्रेणियों की पहचान की जा सकती है: निम्न, मध्यवर्ती और उच्च।

कम अंतरिक्ष दक्षता 1.0 से अधिक कारकों के साथ उपकरणों को शामिल करती है। इस श्रेणी के उपकरणों की सीमा दो-दराज कैबिनेट से है, पत्र के आकार के त्रि-स्तरीय पार्श्व फ़ाइल के लिए जो काउंटर उच्च है और जिसमें अंतरिक्ष दक्षता कारक 1. 17 है। मध्यवर्ती अंतरिक्ष दक्षता पांच-दराज के लिए जिम्मेदार है लेटर साइज कैबिनेट .98 के कारक के साथ। सात-स्तरीय अक्षर- 50 के कारक के साथ लेटरल फाइल। अंतरिक्ष की उच्च दक्षता ।50 के नीचे और चोटियों के नीचे शुरू होती है और ऊर्ध्वाधर मोबाइल ठंडे बस्ते के लिए सबसे कम आंकड़ा के साथ ।20 है।, आठ फीट ऊंचा, 12 फीट गहरे खंड और चार खंड प्रति गलियारे के साथ। इस कारक को गलियारे के प्रति प्रणाली में और अधिक खंड जोड़कर और वर्गों की लंबाई बढ़ाकर कम किया जा सकता है। ' जैसा कि आप देख सकते हैं, अंतरिक्ष-दक्षता कारक जितना कम होगा अंतरिक्ष दक्षता उतनी ही बेहतर होगी।

आइज़ल स्पेस अंतरिक्ष की लागत का एक प्रमुख घटक है, इसलिए यह एक फर्क पड़ता है कि क्या अलमारियाँ या फाइलें एक आम आइज़ल साझा करती हैं। इसलिए, अंतरिक्ष-दक्षता कारक हमेशा एकल रखी गई फ़ाइलों के लिए अधिक होता है। एक दूसरे के सामने रखी गई फ़ाइलें, उनके बीच एक सामान्य गलियारे को साझा करते हुए, एक कम स्थान-दक्षता कारक होता है, जैसा कि ऊपर दाहिने कॉलम में दिखाया गया है। तुलनात्मक उद्देश्यों के लिए, आमतौर पर एकवचन के लिए कारक का उपयोग करना सही होता है। जब संभावित उपकरणों का लेआउट ज्ञात होता है, तो उपयुक्त स्थान-दक्षता कारक का उपयोग करना उचित होता है। कुछ प्रकार के उपकरणों के लिए यह स्टैंड-अलोन और ऐड-ऑन उपकरणों की एकवचन और साझाकरण उपकरण का एक संयोजन भी हो सकता है।

रिकॉर्ड सिस्टम द्वारा कब्जा किए गए स्थान की लागत को स्थापित करने के लिए, आपको उस स्थान के कब्जे के मूल्य को स्थापित करना होगा, जो कि वर्ग फुट द्वारा अंतरिक्ष पर कब्जा करने की वार्षिक लागत है। बेशक, ये डेटा इमारत की स्थिति और मूल्य और स्थान के अनुसार बहुत भिन्न होते हैं। शहरी और ग्रामीण क्षेत्रों के बीच प्रति वर्ग फुट वार्षिक अंतरिक्ष लागत में अंतर भी पर्याप्त है। हालांकि, आपको घर प्रबंधन, लेखा, बजट, या अचल संपत्ति विभाग से आपके भवन के लिए अंतरिक्ष की लागत या इससे भी बेहतर, प्राप्त करना चाहिए।

प्रति वर्ग फुट वार्षिक रियल एस्टेट लागत लेना और इसे अंतरिक्ष-दक्षता कारक द्वारा गुणा करना एलएफएफ के अनुसार अंतरिक्ष की आधार लागत का उत्पादन करता है। उदाहरण के लिए, यदि वार्षिक अचल संपत्ति की लागत $ 10 प्रति वर्ग फुट है और आप सात-स्तरीय खुले ठंडे बस्ते का उपयोग कर रहे हैं, तो LFF प्रति अंतरिक्ष लागत $ 5 है। लेकिन अंतरिक्ष लागत को पकड़ने के लिए, हमें अचल संपत्ति की लागत के अलावा सेवाओं की लागत को भी शामिल करना होगा।

सेवाओं की लागत प्रकाश, सफाई, एयर कंडीशनिंग, हीटिंग, पेंटिंग और उस स्थान की मरम्मत के लिए ऑन-गोइंग लागत है। दुर्भाग्य से, सेवाओं की लागत को स्थापित करने के लिए कोई विस्तृत दिशानिर्देश नहीं हैं, और प्रत्येक रिकॉर्ड रूम में इन सेवाओं के संबंध में अलग-अलग आवश्यकताएं हैं, इसलिए लागत कारक अलग-अलग होगा: अनुभव से पता चला है कि सेवाओं की ये लागत 10 प्रतिशत से 50 प्रतिशत तक है वार्षिक अचल संपत्ति की लागत

अचल संपत्ति की लागत की 30-50 प्रतिशत की लागत सीमा केवल "कार्यालय की स्थिति" में रखे गए अभिलेखों पर लागू होती है, अर्थात्, जब कार्पेटिंग, एयर कंडीशनिंग और अन्य "लक्जरी कार्यालय की स्थिति" का उपयोग उस क्षेत्र में किया जाता है जहां रिकॉर्ड रखे जाते हैं। अधिकांश रिकॉर्ड रूम सेवा लागत के लिए 1.030 प्रतिशत के तहखाने में हैं। तहखाने में एक रिकॉर्ड रूम जो सिर्फ प्रकाश और सफाई द्वारा सेवित है, आमतौर पर 5-20 प्रतिशत की सीमा में है। एयर कंडीशनिंग एक और 10-30 प्रतिशत जोड़ता है। रिकॉर्ड प्रबंधक के पास रिकॉर्ड भंडारण उपकरणों के कब्जे वाले क्षेत्र के लिए सेवा लागत का एक शिक्षित अनुमान होना चाहिए।

अंतरिक्ष की लागत की गणना करने के लिए, प्रति वर्ग फुट वार्षिक अचल संपत्ति की लागत का यह प्रतिशत लें, जो सेवाओं की लागत का प्रतिनिधित्व करता है, और इसे वार्षिक अचल संपत्ति की लागत में जोड़ता है। उदाहरण के लिए, यदि अचल संपत्ति की लागत प्रति वर्ग फुट प्रति वर्ष $ 10 है और सेवाओं की लागत 25 प्रतिशत अनुमानित है, तो अंतरिक्ष की लागत $ 12.50 ($ 10 + [25% X 10] = $ 12.50) है। अब हम प्रति LFF वार्षिक भंडारण लागत की गणना के लिए आगे बढ़ सकते हैं

चरण 3: सामग्री की लागत / भंडारण के वर्ष + अंतरिक्ष लागत = भंडारण लागत:

LFF प्रति वर्ष रिकॉर्ड भंडारण की लागत भंडारण की वर्षों की संख्या से सामग्री की लागत को विभाजित करके और उस अंतरिक्ष लागत को जोड़कर निर्धारित की जाती है। फाइलिंग सिस्टम में LFF की कुल संख्या द्वारा भंडारण की लागत को गुणा करके, आप भंडारण की कुल लागत की गणना कर सकते हैं। इस आंकड़े में कोई पुनर्प्राप्ति लागत शामिल नहीं है। हालांकि, विभिन्न प्रकार के उपकरणों और विभिन्न भंडारण विकल्पों की तुलना उनकी लागत के संबंध में करना बहुत सहायक है। हर रिकॉर्ड मैनेजर को अपने या अपने फाइलिंग सिस्टम के लिए स्टोरेज की लागत पता होनी चाहिए।

अगला सवाल है, कितने लंबे रिकॉर्ड; इस क्षेत्र में रखे जाने वाले हैं। यह अवधारण अवधि के लिए गलत नहीं है। इसके बजाय, हम एक सक्रिय फ़ाइल क्षेत्र की लागत की गणना करना चाहते हैं। फिर इस विशेष फ़ाइल में केवल भंडारण की अवधि की गणना के लिए विचार किया जाना है। जब रिकॉर्ड को सात साल से कम समय के लिए रखा जाता है, तो उपकरण रिकॉर्ड की रूपरेखा बनाते हैं। लघु और मध्यम अवधि के भंडारण की वार्षिक लागत (LFFs के संदर्भ में) प्राप्त करने के लिए, यह मानते हुए कि उपकरण दस साल तक रहता है और भंडारण में समय सात साल से कम है, हमारे पास निम्नलिखित सूत्र हैं:

उपकरण की लागत / 10 + आपूर्ति की लागत / भंडारण के वर्षों = भंडारण लागत

याद रखें कि भंडारण की लागत उपकरण, आपूर्ति और अंतरिक्ष पर लागत के आंकड़े प्रदान करती है, लेकिन लिपिक, पर्यवेक्षण या पुनर्प्राप्ति लागत नहीं देती है। यह एक निश्चित समय में कुछ उपकरणों में रिकॉर्ड संग्रहीत करने की लागत है। इसके अलावा, भंडारण की लागत में दाखिल लागत शामिल नहीं है।

आइए हम भंडारण की लागत की गणना के दो उदाहरणों को देखें:

अभ्यास 1:

रिकॉर्ड विभाग ने 7 टियर के साथ पार्श्व ठंडे बस्ते में डाल दिया है। ठंडे बस्ते में 50 प्रतिशत खरीद मूल्य है। एक ही तरह की नई ठंडे बस्ते में डालने से एसआई प्रति LFI खर्च होगा एक शेल्फ पर 30 रिकॉर्ड हैं, और प्रत्येक शेल्फ 3 फीट लंबा है, इसलिए प्रति पैर 10 रिकॉर्ड हैं। फ़ाइल फ़ोल्डर की लागत $ 380 प्रति हजार है। अंतरिक्ष की लागत $ 6 प्रति वर्ग फुट प्रति वर्ष है। अंतरिक्ष की लागत का 15 प्रतिशत अनुमानित है। इस कमरे में 20 साल तक रिकॉर्ड रखे जाने हैं।

सबसे पहले, एलएफआई की लागत प्रति एलएफएफ से ठंडे बस्ते में डालने की लागत को परिवर्तित करने के लिए 0.40 को 12 से गुणा करें, जो 4.80 है। इसके बाद, ठंडे बस्ते और आपूर्ति की लागत को जोड़कर, LFF प्रति सामग्री की लागत की गणना करें:

4.80 + 3.80 = 8.60

अब, वार्षिक स्थान शुल्क की गणना करने के लिए, अंतरिक्ष-दक्षता कारक द्वारा प्रति वर्ग फुट वार्षिक अचल संपत्ति की लागत को गुणा करें, जो इस प्रकार के उपकरणों के लिए है ।50, और इसमें उस आंकड़े का 15 प्रतिशत जोड़ते हैं:

(.50 x 6) + .15 x (.50 x 6) = 3.45

इस प्रकार, LFF प्रति कुल वार्षिक अंतरिक्ष लागत $ 3.45 है। वार्षिक रूप से, वार्षिक भंडारण लागत को पूरा करने के लिए:

8.60 + 3.45 = 3.88 20

इस मामले में प्रति वर्ष प्रति LFF की कुल संग्रहण लागत $ 3.88 है।

व्यायाम 2:

विभाग के पास व्यायाम 1 में समान डेटा है। यह अंतरिक्ष से बाहर चल रहा है लेकिन तीन और वर्षों तक रिकॉर्ड रखने के लिए कानूनी रूप से बाध्य है। यह तीन और वर्षों के लिए मौजूदा ठंडे बस्ते में रिकॉर्ड रखने की लागत को स्थापित करना चाहता है। इसके अलावा, यह स्थापित किया गया है कि यदि इस कमरे में रिकॉर्ड नहीं रखे गए थे तो मौजूदा ठंडे बस्ते को कहीं और इस्तेमाल नहीं किया जा सकता था।

प्रति वर्ष प्रति LFF भंडारण की लागत क्या है? इस मामले के लिए कोई नई ठंडे बस्ते में नहीं जाना है, और न ही पुरानी ठंडे बस्ते को कहीं और इस्तेमाल किया जा सकता है। फ़ाइल फ़ोल्डर उपयोग में है और किसी अन्य एप्लिकेशन के लिए उपयोग नहीं किया जा सकता है। सामग्रियों की व्यावहारिक रूप से कोई लागत नहीं है। भंडारण की लागत अंतरिक्ष की लागत तक सीमित है, जो $ 3.45 है।

फाइलिंग उपकरण का चयन:

यद्यपि दाखिल उपकरण का चयन करते समय लागत को एकमात्र कारक नहीं माना जाना चाहिए, वास्तव में यह सबसे मुख्य कारक है। किसी भी विक्रेता का अनुमान या उद्धरण एलएफआई या प्रति एलएफएफ प्रति उपकरण की लागत को निर्दिष्ट करना चाहिए। हालांकि, यह पूरी तस्वीर नहीं है। हमें हमेशा उपकरणों की लागत के लिए स्थान की लागत को जोड़ना चाहिए। यह संभावित खरीदारों के लिए आश्चर्य की बात होगी अगर विक्रेताओं ने साहित्य के प्रत्येक टुकड़े पर अंतरिक्ष दक्षता कारक कहा। यह बहुत भ्रम को खत्म करता है। उपकरण दाखिल करने की सही लागत प्रति LFF उपकरण की लागत और LFF प्रति स्थान की लागत का योग है।

उदाहरण के लिए, रिकॉर्ड मैनेजर चार ड्रॉअर कैबिनेट्स बनाम लेटरल फाइलिंग कैबिनेट्स पर विचार कर रहा है जिसमें छह लॉकेबल टियर्स (नो पुल-आउट, डोर रिट्रेक्टेबल) हों। दराज कैबिनेट के लिए एक औसत मूल्य एसआई 75 है; पार्श्व फाइलिंग कैबिनेट के लिए यह $ 380 है। कार्यालय के लिए वार्षिक अचल संपत्ति की लागत इस मामले में SI6 प्रति वर्ग फुट है। सेवाओं को 25 प्रतिशत या $ 4 प्रति वर्ग फुट के हिसाब से अनुमानित किया जाता है। अंतरिक्ष की कुल लागत, तब, प्रति वर्ग फुट $ 20 हैं। मूल्य तुलना कैसी दिखती है? दराज कैबिनेट के लिए अंतरिक्ष दक्षता कारक 1.62 है; पार्श्व कैबिनेट के लिए ।66।

चार दराज कैबिनेट में 8.33 LFF हैं। उपकरणों की लागत 21 डॉलर प्रति LFF (175: 8.33) है। अंतरिक्ष की लागत $ 20 x 1.62 = $ 32.40 है। इन अलमारियाँ की कुल लागत $ 21 + $ 32.40 = $ 53.40 प्रति LFF है। IS द्वारा विभाजित S380 की खरीद मूल्य $ 21.11 के बराबर है। सामग्री के लिए प्रति LFF लागत। जाहिर है, दराज कैबिनेट और पार्श्व फाइलिंग कैबिनेट के बीच उपकरणों की कीमत में बहुत अंतर नहीं है। फिर भी जब हमने अंतरिक्ष की लागत को लिया और हमारी लागत में उन लोगों को शामिल किया, तो तस्वीर बदलती है। अंतरिक्ष दक्षता कारक $ 20 गुना की अचल संपत्ति की लागत को गुणा करते हुए, हमें अंतरिक्ष लागत $ 13.20 प्रति लीटर (20 x .66) मिलती है।

ऑफ-साइट संग्रहण:

यह आमतौर पर जगह की कमी है जो एक संगठन को पुनर्विचार करने के लिए मजबूर करता है एक रिकॉर्ड भंडारण प्रणाली के लिए योजना है। विभिन्न उपकरणों का उपयोग करके भंडारण क्षमता बढ़ाने के कई तरीके हैं। इसके अलावा, रिकॉर्ड प्रबंधक के पास दो बाहरी संभावनाओं का विकल्प है।

ऑफ-साइट स्टोरेज इन विकल्पों में से एक है। इसका मतलब है कि साइट से कम लागत वाली जगह का लाभ उठाना और फिर सबसे अधिक लागत कुशल उपकरण और आपूर्ति का उपयोग करना, विशेष रूप से चूंकि पुनर्प्राप्ति दर बहुत कम होनी चाहिए। ऑफसाइट स्टोरेज की लागत का औसत आंकड़ा प्रति वर्ष लगभग 2 डॉलर प्रति LFF होना चाहिए, हालांकि, कुछ मामलों में ये लागत प्रति वर्ष S4 प्रति LFF तक जा सकती है। फिर, इसमें पुनर्प्राप्ति लागत शामिल नहीं है।

कमर्शियल ऑफसाइट स्टोरेज कंपनियां 1 से $ 10 प्रति रिट्रीवल के बीच की दूरी, रिट्रीवल शेड्यूल और तात्कालिकता के आधार पर चार्ज करती हैं। हाल ही में, सर्वेक्षण में एक आक्रामक भंडारण सुविधा की लागत $ 0.02 से $ 1.00 प्रति घन फुट प्रति वर्ष बताई गई है। ' केवल पर, प्रतिवादी काफी अधिक लागत की सूचना दी। दुर्भाग्य से, ऑफसाइट स्टोरेज और ऑनसाइट स्टोरेज के बीच सर्वेक्षण में कोई अंतर नहीं किया गया था। सर्वेक्षण में 55 प्रतिशत से अधिक निष्क्रिय सुविधाओं को शामिल किया गया जो साइट पर रिकॉर्ड जमा करती हैं।

माइक्रोफिल्म:

दूसरा बाहर का विकल्प माइक्रोफिल्म के रिकॉर्ड को कम कर रहा है। जब हम माइक्रोफिल्म की संभावना को देखते हैं, तो हमें केवल भंडारण मूल्य को नहीं देखना चाहिए। माइक्रोग्रैफिक्स क्षेत्र एक पूरी तरह से अलग सूचना प्रबंधन उपकरण प्रदान करता है। इसका फ़ायदा सूचना संचालन और वितरण के साथ-साथ भंडारण के क्षेत्र में भी है।

माइक्रोफिल्म की लागत को रूपांतरण लागत और भंडारण लागत में विभाजित किया जाना चाहिए। घर के लिए माइक्रोफिल्मिंग में रूपांतरण लागत में उपकरण, सामग्री और श्रम की लागत शामिल होती है। माइक्रोफिल्म में रूपांतरण के लिए एक बाहरी सेवा ब्यूरो का उपयोग करने के मामले में, आमतौर पर पूरी तैयारी के लिए कुल शुल्क होता है, सिवाय जब घर की तैयारी में, यानी, सॉर्टिंग, पैकिंग, तैयारी रिकॉर्ड विभाग द्वारा किया जाना है।

भंडारण लागत में उपकरण, स्थान और संभावित संरक्षण लागत शामिल हैं। बाद वाले अक्सर माइक्रोफिल्मिंग के एक प्रमुख हिस्से के रूप में नजरअंदाज कर दिए जाते हैं। दुर्भाग्य से, नियंत्रित स्थितियों के तहत माइक्रोफिल्म का उपयुक्त भंडारण कई माइक्रोफिल्म उपयोगकर्ताओं के साथ प्रथागत नहीं है। माइक्रोफिल्म के भंडारण के लिए प्रत्येक अभिलेख प्रबंधक द्वारा एक उचित संरक्षण नीति स्थापित की जानी चाहिए।

कई मामलों में माइक्रोफिल्म सेवा ब्यूरो बड़ी मात्रा में प्रसंस्करण के लिए विशेष रूप से तैयार किए जाते हैं और घर के संचालन में एक से अधिक किफायती हो सकते हैं। इस अध्ययन ने घर के फिल्मांकन के लिए केवल एक मूल उपकरण का सुझाव दिया, अर्थात्, एक रोटरी कैमरा, एक रीडर प्रिंटर, और एक रीडर। लागत आंकड़े निम्नलिखित आंकड़ों पर आधारित थे: प्रति वर्ष 80, 000 फिल्मी चित्र; प्रति घंटे 1, 000 छवियों / पृष्ठों पर अनुक्रमण दर; प्रति घंटे 800 छवियों पर अवरोधों को हटाने / सुधार; आईडी की नियुक्ति

80, 000 छवियों के लिए निम्नलिखित लागत का आश्वासन दिया गया था:

मैं। तैयारी क्रम 80 मानव-घंटे

ii। इंपीडिमेंट्स '100 मानव-घंटे

iii। आईडी 80 मानव-घंटे को लक्षित करता है

iv। 100 मानव-घंटे का फिल्मांकन

v। फिल्म का निरीक्षण, गुणवत्ता नियंत्रण 80 मानव-घंटे

vi। कुल 440 मानव-घंटे

यहां प्रति व्यक्ति घंटे की औसत लागत $ 8 मानी जाती है। इस आंकड़े में फ्रिंज लाभ, सामान्य और पर्यवेक्षी लागत और ओवरहेड लागत शामिल हैं। इस प्रकार कुल श्रम लागत $ 3, 520 (440 x S8) है। बेशक, ये डेटा स्थान के आधार पर भिन्न होते हैं क्योंकि वेतन, स्केल, स्थानीय परिस्थितियां और फ्रिंज लाभ का स्तर भिन्न हो सकते हैं। रिकॉर्ड प्रबंधक को अपने या उसके संचालन पर लागू होने वाली संख्या को सम्मिलित करने के लिए स्वतंत्र महसूस करना चाहिए। दूसरा लागत घटक आपूर्ति और प्रसंस्करण की लागत है। इसमें फिल्म और प्रसंस्करण रसायनों सहित सामग्री की लागत शामिल है, और माइक्रोफिल्मिंग उपकरणों का मूल्यह्रास भी है।

पहले आवेदन में हार्ड कॉपी और माइक्रोफिल्म के बीच स्पष्ट अंतर को माइक्रोफिल्म (हार्ड कॉपी के प्रजनन) के लिए उच्चतर पुनर्प्राप्ति लागतों द्वारा बढ़ाया जाएगा। पुनर्प्राप्ति लागत में उच्च रूपांतरण लागतों में से कुछ की भरपाई होती है, और तीसरा अनुप्रयोग ब्रेक से भी बेहतर करता है, जिसका अर्थ है माइक्रोफ़िल्म प्रणाली के लिए वास्तविक बचत। चौथे आवेदन में तस्वीर लगभग उलट है: माइक्रोफिल्म के लिए जबरदस्त लागत बचत है।

हार्ड कॉपी की पुनर्प्राप्ति आमतौर पर माइक्रोफिल्म की पुनर्प्राप्ति की तुलना में अधिक महंगी होती है जब अधिकारी मूल माइक्रोफिल्म का उपयोग करने के लिए तैयार होते हैं। बाद की स्थिति में पूरे संगठन में माइक्रोफिल्म पाठकों को वितरित किया जाता है, और माइक्रोफिल्म की जानकारी आम तौर पर हार्ड कॉपी में परिवर्तित नहीं होती है। जैसा कि यह दर्शाता है, माइक्रोफिल्म के किफायती उपयोग की कुंजी है, जो प्रबंधन प्रबंधक को माइक्रोफिल्म पाठकों को पुनर्प्राप्ति टूल के रूप में उपयोग करने के लिए मनाने की क्षमता है। हालांकि, रिकॉर्ड भंडारण के कई अनुप्रयोगों में, माइक्रोफिल्म का उपयोग केवल भंडारण माध्यम के रूप में किया जाता है। जब कोई उस रिकॉर्ड की जानकारी चाहता है, तो एक प्रिंट "वर्किंग पेपर" के रूप में बनाया जाता है। इस मामले में, हार्ड कॉपी के लिए माइक्रोफिल्म अधिक महंगा है।

सूचना का कम्प्यूटरीकृत संग्रहण:

कई कार्यालय विशेषज्ञों ने भविष्यवाणी की कि पेपरलेस कार्यालय प्रौद्योगिकी 1980 के दशक में सूचना भंडारण का शासन करेगी, लेकिन यह उतनी जल्दी नहीं आया जितना कि कई लोग उम्मीद करते हैं। पेपरलेस कार्यालय का नारा अधिक कागज के बजाय कम के लिए एक कॉल से जुड़ गया। कागज उत्पादक उद्योग का कहना है कि 1980 के दशक के दौरान कागज की इतनी बड़ी मांग कभी नहीं थी।

कंप्यूटर की लागत लगातार कम हुई है। बबल मेमोरी की संभावना किफायती चुंबकीय सूचना भंडारण के लिए सफलता थी। ऐसा नहीं हुआ। डेटा प्रोसेसिंग (विभाग अपने नाम के प्रति वफादार रहा: डेटा प्रोसेसिंग कंप्यूटर का व्यवसाय है, डेटा स्टोरेज का नहीं। हालाँकि, कंप्यूटर उद्योग और संबद्ध उद्योग के हिस्से एक बदलाव पर कड़ी मेहनत कर रहे हैं। 1977 में यह माना गया था कि सूचनाओं का कम्प्यूटरीकृत भंडारण। माइक्रोफिल्म की तुलना में 200 गुना अधिक महंगा था। यह काफी बदल गया है और बदलना जारी है।

1982 और 1983 में रिकॉर्ड भंडारण क्षितिज पर एक नई तकनीक के पहले लक्षण देखे जा सकते थे: कंप्यूटर ऑप्टिकल स्टोरेज डिस्क। ऑप्टिकल डिस्क सिस्टम अभी भी नए के रूप में सभी महंगे हैं। 1982 में ऑप्टिकल डिस्क के लिए एक बड़ी, उच्च प्रदर्शन ड्राइव, 83 SW80, 000, DRAW में एक डिस्क (लिखने के बाद डायरेक्ट पढ़ें) मोड $ 1, 000 या अधिक से शुरू होता है। हालांकि, विशेषज्ञ 50, 000 दस्तावेजों, या प्रति दस्तावेज एक पैसे के चौदहवें हिस्से के ऑप्टिकल डिस्क के लिए $ 200 की बिक्री मूल्य का अनुमान लगाते हैं।

भंडारण की लागत की गणना के सभी मामलों में हमें लागत और रूपांतरण लागत के साथ अलग-अलग भंडारण करना होगा। एक माध्यम से दूसरे माध्यम तक जानकारी के संक्रमण में रूपांतरण लागतें खर्च होती हैं। सभी संकेत यह प्रतीत करते हैं कि ऑप्टिकल डिस्क सूचनात्मक भंडारण में एक प्रमुख भूमिका निभाएंगे क्योंकि वे किफायती हो जाते हैं और पारंपरिक भंडारण के लिए वास्तविक प्रतिस्पर्धा प्रदान करते हैं।