परियोजना संगठन: परिभाषा, योग्यता और सीमाएँ

परियोजना संगठन की परिचयात्मक अवलोकन, परिभाषा, कामकाज, स्थितियों, चार्ट, योग्यता और सीमाओं के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

परियोजना संगठन के परिचयात्मक अवलोकन :

वर्तमान समय की अस्थिर और अशांत बाहरी पर्यावरणीय परिस्थितियों में, पारंपरिक संगठनात्मक संरचनाएं तकनीकी प्रकृति की बड़ी परियोजनाओं के लिए अनुपयुक्त हैं।

इसलिए, एक परियोजना संगठनात्मक संरचना की आवश्यकता है।

परियोजना संगठन परिभाषित:

परियोजना संगठन को निम्नानुसार परिभाषित किया जा सकता है:

एक परियोजना संगठन एक है, जिसमें एक परियोजना संरचना एक अलग इकाई या विभाजन के रूप में एक स्थायी कार्यात्मक संरचना के रूप में बनाई जाती है; विभिन्न कार्यात्मक विभागों के विशेषज्ञों और श्रमिकों को आकर्षित करना जो एक तकनीकी और महंगी प्रकृति की परियोजनाओं को पूरा करने के लिए एक परियोजना प्रबंधक के समग्र नेतृत्व, नियंत्रण और समन्वय के तहत काम करते हैं।

जॉर्ज आर। टेरी एक परियोजना संगठन को निम्नानुसार परिभाषित करता है:

"एक परियोजना संगठन एक पसंदीदा साधन है जब भी एक अच्छी तरह से परिभाषित परियोजना को निपटाया जाना चाहिए या कार्य किसी भी चीज़ से बड़ा है, संगठन का आदी है।"

परियोजना संगठन का कार्य:

एक परियोजना संगठन के तहत, विशेषज्ञों और श्रमिकों की एक टीम विभिन्न कार्यात्मक क्षेत्रों से तैयार की जाती है, संगठन के स्थायी कार्यात्मक संरचना से बाहर - एक परियोजना पर काम करने के लिए। परियोजना प्रबंधक बाहरी स्रोतों से भी सहायता ले सकता है।

परियोजना टीम परियोजना प्रबंधक के समग्र नियंत्रण और नेतृत्व के तहत कार्य करती है। परियोजना की निरंतरता के दौरान, कार्यात्मक प्रबंधक परियोजना प्रबंधक के पक्ष में अधीनस्थों (परियोजना टीम में शामिल) पर अपना अधिकार छोड़ देते हैं।

टिप्पणी का बिंदु:

जब परियोजना पूरी हो जाती है; परियोजना टीम को भंग कर दिया गया है और टीम के कर्मचारी अपने संबंधित कार्यात्मक विभाग में वापस चले जाते हैं। वास्तव में, एक परियोजना संगठनात्मक प्रणाली कई कार्यात्मक संगठनों के साथ एक स्थायी विशेषता है। जैसे, एक परियोजना के पूरा होने के बाद, पुराने प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों को सॉफ्टी नई परियोजना के लिए भूमिकाएँ सौंपी जा सकती हैं।

परियोजना संगठन के लिए आवश्यक शर्तें:

परियोजना संगठन के निर्माण के लिए आवश्यक शर्तें निम्नानुसार हैं:

(i) परियोजना एक तकनीकी प्रकृति की है, जिसमें अत्यधिक सटीकता और सटीकता की आवश्यकता होती है जैसे जहाज निर्माण, उपग्रहों का डिजाइन और प्रक्षेपण, विमान निर्माण आदि।

(ii) परियोजना के पूरा होने में बड़ी लागत की आवश्यकता होती है।

(iii) समय कारक एक महत्वपूर्ण कारक है; सीमित समय के भीतर परियोजना-पूर्ति की आवश्यकता। समय के भीतर परियोजना को पूरा करने में कोई देरी संगठन की प्रतिष्ठा पर बता सकती है।

परियोजना संगठन का चार्ट:

निम्नलिखित चार्ट में एक विशिष्ट परियोजना संगठनात्मक संरचना को दर्शाया गया है:

चार्ट उत्पादन, वित्त, विपणन, इंजीनियरिंग और अनुसंधान विभागों से मिलकर संगठन की स्थायी कार्यात्मक संरचना को दिखाता है। प्रोजेक्ट I और II के लिए दो प्रोजेक्ट मैनेजर हैं। प्रत्येक प्रोजेक्ट मैनेजर के पास एक प्रोजेक्ट टीम होती है जिसमें विभिन्न कार्यात्मक विभागों से आये कर्मियों को शामिल किया जाता है; और उनके परियोजना प्रबंधकों के नेतृत्व और नियंत्रण में काम करना।

परियोजना संगठन की योग्यता और सीमाएं:

(ए) योग्यता:

निम्नलिखित एक परियोजना संगठन के मुख्य गुण हैं:

(i) परियोजना कार्य पर केंद्रित ध्यान:

एक परियोजना संगठन में, परियोजना कार्य पर परियोजना प्रबंधक का पूर्ण और केंद्रित ध्यान है; चूंकि परियोजना प्रबंधक के पास परियोजना प्रबंधन में भाग लेने के अलावा कोई काम नहीं है। उसके पास परियोजना गतिविधियों के समन्वय और नियंत्रण की पूरी शक्तियाँ हैं। वास्तव में, परियोजना की निरंतरता के दौरान, कार्यात्मक प्रबंधक परियोजना प्रबंधक के पक्ष में अपने प्रोजेक्ट-टीम कर्मियों पर अपना अधिकार छोड़ देते हैं।

(ii) टीम विशेषज्ञता के लाभ:

परियोजना कार्य के उद्देश्यों के लिए गठित परियोजना टीम में कई कार्यात्मक क्षेत्रों से तैयार किए गए विशेषज्ञ शामिल हैं। यह घटना परियोजना संगठन, टीम विशेषज्ञता के फायदे को उपलब्ध कराती है।

(iii) पर्यावरणीय प्रभावों से निपटने की क्षमता:

परियोजना टीम के सदस्यों के विशेष ज्ञान के साथ युग्मित परियोजना प्रबंधक के नेतृत्व के कारण, परियोजना संगठन पर्यावरणीय चुनौतियों से निपटने के लिए बेहतर स्थिति में है। वास्तव में, परियोजना संरचना बनाने के कारणों में से एक पर्यावरणीय बलों का सफलतापूर्वक मुकाबला करना है।

(iv) परियोजना का समय पर पूरा होना:

परियोजना संगठन परियोजनाओं को समय पर पूरा करना सुनिश्चित करता है; पूरे संगठन के सामान्य कामकाज को परेशान किए बिना।

(बी) सीमाएं:

परियोजना-संगठन की मुख्य सीमाएँ निम्नलिखित हैं:

(i) समन्वय की समस्याएँ:

एक परियोजना संगठन में, समन्वय की बढ़ी हुई समस्याएं हैं; टीम विशेषज्ञों के विविध दृष्टिकोणों के कारण। तथ्य की बात के रूप में, विशेषज्ञों के पास अपने विशेष दृष्टिकोणों पर अधिक जोर देने की प्रवृत्ति है, जो परियोजना के डिजाइन और कार्यान्वयन के तरीके को देखते हैं।

विशेषज्ञों की यह प्रवृत्ति परियोजना प्रबंधक के लिए एक गंभीर सिरदर्द पैदा करती है; जो, हर समय, परियोजना प्रगति की ओर ध्यान देने के लिए बहुत कम समय प्राप्त करने वाले विशेषज्ञों के परस्पर विरोधी विचारों को समेटने में व्यस्त पाया जा सकता है।

(ii) अस्पष्ट रूप से परिभाषित संबंध:

आमतौर पर, एक परियोजना संगठन में, परियोजना प्रबंधक और कार्यात्मक विशेषज्ञों के बीच संबंध बहुत स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं होते हैं। यह स्थिति उनके बीच तनाव पैदा कर सकती है; परियोजना संगठन में खराब मानवीय संबंधों के परिणामस्वरूप। अंततः, परियोजना की कार्य क्षमता काफी कम हो सकती है।

(iii) कर्मियों में असुरक्षा की भावना:

आमतौर पर, परियोजना टीम के कर्मियों के मन में अनिश्चितता की भावना होती है कि वे कहाँ शरण लेंगे; एक विशेष परियोजना के बाद (जिस पर वे लगे हुए थे) खत्म हो गया है। असाइनमेंट के बारे में अनिश्चितता की यह भावना कर्मियों के बीच असुरक्षा की भावना पैदा करती है; और फिर वे परियोजना के समय पर पूरा होने में मौजूदा परियोजना कार्य-कारण देरी को पूर्ववत करने की प्रवृत्ति रखते हैं।

(iv) प्रयासों का दोहराव:

एक परियोजना संगठन प्रयासों के दोहराव की सीमा से ग्रस्त है, परियोजना गतिविधियों को पूरा करने में शामिल है। जब एक परियोजना संगठन में उदाहरण के लिए एक या दो से अधिक परियोजनाएँ हैं / की जाती हैं; यह काफी संभावना है कि विभिन्न परियोजनाओं के पूरा होने के दौरान एक ही प्रकार की गतिविधियों की नकल की जा सकती है। यह घटना अंततः समग्र संगठनात्मक दक्षता और लाभप्रदता पर बताती है।