शीर्ष 11 नमूना व्यवसाय पत्र (नमूना के साथ)
कुछ अच्छी तरह से लिखे गए नमूना व्यापार पत्रों की सूची।
व्यापार पत्र # 1. प्रस्ताव, उद्धरण और आदेश:
परिचय:
एक प्रस्ताव का मतलब किसी निर्माता या व्यापारी द्वारा अपने संभावित ग्राहकों से किया गया निमंत्रण है, जो उनसे आदेश की अपेक्षा करता है।
इस तरह की पेशकश हो सकती है:
(ए) स्वैच्छिक:
प्रस्तावक अपने स्वयं के निमंत्रण को बाहर कर देता है और
(बी) विशिष्ट:
संभावित ग्राहक से पूछताछ के जवाब में एक प्रस्ताव दिया जाता है। जब कोई व्यापारी किसी अन्य व्यवसायी से व्यापारिक उद्देश्य के लिए सामान खरीदने के लिए पूछताछ करता है, तो उसे व्यापार जांच कहा जाता है। पूर्व मामले में विक्रेता परिपत्र पत्र भेजता है और बाद के मामलों में एक विशिष्ट पत्र।
जबकि एक स्वैच्छिक पेशकश खरीदार के ध्यान को बुलाने और उसे लुभाने वाली 'अनुवर्ती' प्रकार की होती है, एक विशिष्ट प्रस्ताव कुछ विशिष्ट नियमों और शर्तों पर ध्यान आकर्षित करता है।
स्टेशनरी, स्टोर, कच्चे माल आदि की खरीदारी करने से पहले बड़ी चिंताएं, आपूर्तिकर्ताओं से कोटेशन माँगना। इस आमंत्रण को निविदा कहा जाता है। समाचार पत्रों में निविदा सूचना प्रकाशित करके सभी आपूर्तिकर्ताओं को सामान्य रूप से निविदाएं दी जा सकती हैं या केवल आपूर्तिकर्ताओं को सूचीबद्ध या पंजीकृत करने के लिए निविदाएं की जा सकती हैं। विशिष्ट वस्तुओं के लिए बड़ी चिंताओं में ऐसे सूचीबद्ध या पंजीकृत आपूर्तिकर्ता हैं। निविदाओं के जवाब में आपूर्तिकर्ता विशिष्ट प्रस्ताव या उद्धरण भेजते हैं।
एक उद्धरण एक निविदा के लिए एक उत्तर है। एक निविदा एक व्यापार जांच की तरह है और एक उद्धरण एक विशिष्ट प्रस्ताव की तरह है। कुछ चिंताएं मुद्रित या डुप्लिकेट किए गए उद्धरण रूपों की आपूर्ति करती हैं जिनमें कोटेशन भेजना होता है। एकरूपता के कारण निर्णय लेने के लिए कोटेशन की तुलना करना आसान हो जाता है।
आपूर्तिकर्ता यह भी पूरी तरह से समझता है कि खरीदार को क्या चाहिए, साथ में उद्धरण, नमूने और कभी-कभी कुछ बयाना पैसा भेजना पड़ता है। बयाना पैसा जेनुइननेस और सप्लायर की ईमानदारी सुनिश्चित करता है।
एक विशिष्ट प्रस्ताव या एक उद्धरण विवरणों से भरा है - माल का विवरण, कीमत, छूट की दर (यदि कोई हो), परिवहन का तरीका, जो परिवहन, बीमा और ऐसी अन्य आकस्मिक लागतों को वहन करेगा, समय वितरण के लिए लिया गया, भुगतान का तरीका, जब भुगतान करना होगा, पैकिंग की प्रकृति और इसकी लागत, आदि।
व्यापारियों द्वारा आपूर्तिकर्ताओं पर खरीद के लिए या तो ऑफ़र या उद्धरण के आधार पर या सीधे प्राप्त किए जा सकते हैं। माल की आपूर्ति के लिए एक आदेश एक लिखित आवश्यकता है। कभी-कभी एक खरीदार प्रस्ताव या उद्धरण के लिए स्वीकृति का पहला पत्र भेजता है, जिसे ऑर्डर पत्र द्वारा पालन किया जाता है, खरीदार और विक्रेता के बीच एक औपचारिक अनुबंध बनाता है जो कानूनी दायित्वों के लिए अग्रणी होता है।
इसलिए, ऑर्डर लेटर को बहुत सावधानी से तैयार किया जाना चाहिए। ऑर्डर लेटर पहले एक हो सकता है या फिर रिपीट ऑर्डर के लिए हो सकता है। यदि कई मदों के लिए आदेश दिया जाता है, तो पत्र एक अलग ऑर्डर शीट के साथ हो सकता है। एक आदेश आवश्यक रूप से उस व्यक्ति पर नहीं रखा जाता है जो सबसे कम कीमत उद्धृत करता है। आपूर्तिकर्ता या विश्वसनीयता की क्षमता को भी ध्यान में रखना होगा। एक आदेश को विभाजित किया जा सकता है और नियमित आपूर्ति सुनिश्चित करने के लिए भाग को अलग-अलग आपूर्तिकर्ताओं पर रखा जा सकता है।
नमूना 1:
प्रस्ताव (स्वैच्छिक):
उदाहरण 1:
कार्यालय उपकरण कंपनी लिमिटेड अपने सभी डीलरों को एक नए ब्रांड टाइपराइटर के संबंध में एक सामान्य प्रस्ताव देना चाहता है।
कार्यालय उपकरण कं लिमिटेड
ब्रेबॉर्न रोड, कलकत्ता -700 001
(कार्यालय उपकरण के निर्माता)
टेलीफोन: 34-6003
टेलीग्राफ़ी
पता: OFEQ
टेलेक्स: C7348
कोड: A, B, C
रेफरी। नं। Cir / L / L15 / 88
24 अप्रैल, 1998
सभी डीलरों को
श्रीमान,
LIPI टाइपराइटर का परिचय:
हमें यह घोषणा करने में खुशी होती है कि हमने बाजार में अपने प्रतिष्ठित उत्पाद - LIPI ब्रांड टाइपराइटर को रखा है। यह आधुनिक कार्यालयों के लिए सबसे उपयुक्त हमारे अच्छी तरह से प्रशिक्षित उत्पाद-डिजाइनरों का नवीनतम मॉडल है।
इस मॉडल की खासियतें हैं:
1. पंख-स्पर्श ऑपरेशन।
2. बिल्कुल ध्वनि रहित।
3. कई समायोजन।
4. सुरुचिपूर्ण एल्यूमीनियम-मिश्र धातु कैबिनेट।
5. एक पोर्टफोलियो बैग के रूप में प्रकाश के रूप में।
हम 30 जून 1988 को या उससे पहले शेष सभी शर्तों पर अपने पंजीकृत डीलरों को 25% की विशेष छूट प्रदान करते हैं।
कृपया मशीन के बाहरी दृश्य और उसके आंतरिक तंत्र को दर्शाने वाला एक सचित्र कैटलॉग संलग्न करें। LIPI टाइपराइटर प्रदर्शन के लिए हमारे शोरूम में भी हैं।
हमें उम्मीद है, आप इस बम्पर प्रस्ताव को याद नहीं करेंगे।
आपका आभारी,
कार्यालय उपकरण कंपनी लिमिटेड के लिए
संलग्न: एक सूची
विपणन प्रबंधक
व्यापार पत्र # 2. आदेश की पुष्टि, इनकार और रद्द करना:
जब एक आपूर्तिकर्ता द्वारा एक आदेश प्राप्त होता है, तो यह एक सामान्य अभ्यास है कि वह खरीदार को एक पुष्टिकरण पत्र भेजता है। इसे पुष्टि पत्र कहा जाता है।
इसके दो पहलू हैं:
(१) यह शिष्टाचार की बात है कि एक आदेश को स्वीकार किया जाए।
(२) खरीदार के लिए अपना वचन निभाना अनिवार्य हो जाता है।
पुष्टि का एक पत्र खरीदार को धन्यवाद व्यक्त करेगा। यदि वह पूरी तरह से एक नया खरीदार है तो आपूर्ति की चिंता के नए ग्राहक के रूप में उसका स्वागत किया जाएगा। पुष्टिकरण पत्र में खेप की डिलीवरी की अपेक्षित तिथि का उल्लेख किया जाएगा।
जैसे ही किसी आदेश को निष्पादित किया जाता है अंतरंगता को आपूर्तिकर्ता द्वारा इस तथ्य के खरीदार को भेजा जा सकता है जिसे एक आदेश के निष्पादन पर एक पत्र कहा जाता है।
यह दो कारणों से वांछनीय है:
(१) शिष्टाचार के नाते और
(2) अभिलेख के निर्माण के लिए ताकि भविष्य में आदेश के निष्पादन के संबंध में कोई गलतफहमी पैदा न हो।
आम तौर पर इस तरह के पत्र एक प्रमुख खरीदार को भारी ऑर्डर या माल की आपूर्ति के निष्पादन पर भेजे जाते हैं, जिनसे आगे संरक्षण की उम्मीद की जाती है या दूर (विदेशी) खरीदार के मामले में। पत्र में प्रेषण माल के बारे में सभी विवरण होंगे।
एक व्यापारी द्वारा प्राप्त प्रत्येक आदेश स्वीकार्य नहीं हो सकता है। आदेश न मानने या मना करने के कई कारण हैं। उदाहरण के लिए, ऑर्डर देने वाली पार्टी भुगतान के संबंध में विश्वसनीय नहीं हो सकती है, या खरीदार द्वारा सुझाई गई शर्तें स्वीकार्य नहीं हो सकती हैं आदि।
दूसरे शब्दों में, इनकार के कारण व्यक्तिगत या अवैयक्तिक हो सकते हैं। जो भी कारण हो सकता है, गैर-स्वीकृति खरीदार को तुरंत कारण का उल्लेख करने के लिए सूचित किया जाना चाहिए और एक ही समय में एक विनम्र और कूटनीतिक तरीके से पत्र का मसौदा तैयार करना होगा। इस तरह के पत्र को लेटर ऑफ मना कहा जाता है।
कभी-कभी कोई ग्राहक ऑर्डर देने के बाद उसे रद्द करने का फैसला करता है। विभिन्न कारणों से रद्द करना आवश्यक हो सकता है जिसके बारे में पहले सोचा नहीं जा सकता था। उदाहरण के लिए, माल की मांग या माल के बाजार मूल्य में अचानक गिरावट आ सकती है और एक व्यापारी जिसने एक आदेश रखा है उसे आदेश को रद्द करने के लिए मजबूर किया जा सकता है। या, एक व्यापारी ने कुछ सामानों के लिए एक ऑर्डर रखा है जिसके लिए उसके पास एक ग्राहक था जो अब ऑर्डर को रद्द कर देता है। कभी-कभी एक खरीदार, घृणा से बाहर हो सकता है, जब आपूर्तिकर्ता इसे निष्पादित करने में असामान्य देरी करता है, तो ऑर्डर को रद्द कर दें।
प्रत्येक मामले में, खरीदार विक्रेता को एक पत्र के माध्यम से सूचित करेगा जिसे लेटर ऑफ ऑर्डर ऑफ कैंसलेशन कहा जाता है जिसे पहले से पर्याप्त रूप से भेजा जाना चाहिए ताकि यह ऑर्डर निष्पादित होने से पहले विक्रेता तक पहुंच जाए। कभी-कभी अंतरंगता एक तार द्वारा दी जाती है। विक्रेता रद्द करने के लिए अपवाद ले सकता है और कानून का दावा करने के लिए ले सकता है या तो नुकसान का दावा कर सकता है या विशिष्ट प्रदर्शन पर जोर दे सकता है (यानी, खरीदार को अदालत के आदेश से सामान खरीदने के लिए मजबूर करता है)।
कभी-कभी विक्रेता रद्द करने को स्वीकार करता है जब उसके अच्छे संबंध होते हैं और उसके साथ नियमित लेन-देन होता है या जब वह उस खरीदार से भविष्य में अच्छे ऑर्डर की उम्मीद करता है। दूसरी ओर, कभी-कभी एक विक्रेता जिसने एक आदेश स्वीकार किया है, उसे विभिन्न कारणों से इसे निष्पादित करने में कठिनाइयाँ आ सकती हैं।
उदाहरण के लिए, माल स्टॉक से बाहर है, माल की भारी मांग है और इसलिए डिलीवरी में देरी करनी पड़ती है, विक्रेता के पास माल खरीदने या निकालने के लिए पर्याप्त धन नहीं है, आदि ऐसे मामलों में विक्रेता पत्र लिखते हैं। खरीदार उसे प्रतीक्षा करने और यहां तक कि असुविधा के लिए कुछ अतिरिक्त सुविधा प्रदान करने का अनुरोध कर रहा है।
नमूना 2:
पुष्टिकरण पत्र:
उदाहरण 2:
कार्यालय उपकरण कं लिमिटेड आदेश प्राप्त करने पर टेक्निको इंजीनियरिंग कंपनी लिमिटेड को एक पुष्टि पत्र भेजता है (नमूना पत्र 6, उदाहरण 2)।
हेडिंग (रेफरी नंबर और तारीख को छोड़कर) और कॉम्प्लिमेंटरी क्लोज स्पेसिमन लेटर 1 की तरह ही हैं।
रेफरी। नंबर 200 / डी / टी -2
12 मई, 1988
प्रबंध निर्देशक
Technico इंजीनियरिंग कंपनी लिमिटेड
कनॉट प्लेस
नई दिल्ली
श्रीमान,
पुन: आपका आदेश एक LIPI टाइपराइटर के लिए:
हम आपके पत्र संख्या OP-M / OE / 82 के लिए 4.5.88 का बहुत-बहुत धन्यवाद करते हैं।
जैसा कि आप चाहते हैं, हम सड़क परिवहन के लेख को छोड़ देंगे और बैंक ऑफ बड़ौदा, कनॉट प्लेस ब्रांच, नई दिल्ली के माध्यम से दस्तावेजों को अग्रेषित करेंगे।
हम कैटलॉग के पृष्ठ 4 पर आपका ध्यान आकर्षित करते हैं, जिसकी एक प्रति संलग्न है, जहां यह स्पष्ट रूप से कहा गया है कि हम टाइपराइटर के लिए एक वर्ष की गारंटी देते हैं और आपके द्वारा अपेक्षित दो साल तक नहीं। हालांकि, जब भी कोई कठिनाई आएगी, तो हमारी सेवाएं हमेशा आपके निपटान में रहेंगी।
हालांकि, बाजार में LIPI टाइपराइटर की भारी मांग के कारण, हम आम तौर पर उसी की प्राप्ति की तारीख से एक महीने से पहले किसी ऑर्डर को निष्पादित करने की स्थिति में नहीं हैं, हम अपनी पूरी कोशिश करेंगे कि आप पहले की तारीख में लेख को हटा दें। ।
हमें विश्वास है कि विशेष रूप से डिजाइन किए गए LIPI टाइपराइटर आपकी संतुष्टि अर्जित करेंगे।
आपका आभारी,
विपणन प्रबंधक
संलग्न: एक सूची
व्यावसायिक पत्र # 3. दावे, शिकायतें और समायोजन:
आदेशों को हर संभव देखभाल के साथ निष्पादित किया जाना है ताकि आपूर्ति की गई वस्तुओं की मात्रा या गुणवत्ता में कोई गलती न हो, चालान या बिल बनाने में, परिवहन के मोड में, पैकिंग में, आदि जब भी कोई गलती हो। उपरोक्त किसी भी तरीके से खरीदार शिकायत करता है और वह मुआवजे के लिए दावे कर सकता है। कभी-कभी मुआवजे का भुगतान करना पड़ता है या मामला समायोजन के माध्यम से तय किया जा सकता है।
माल प्राप्त करने के बाद एक खरीदार शिकायत का एक पत्र लिख सकता है जो निम्नलिखित कारणों के आधार पर कुछ दावे कर सकता है:
(ए) माल गुणवत्ता के ऊपर नहीं हैं।
(ख) मात्रा चालान या बिल में दिए गए आदेश से या आदेश से भिन्न होती है।
(c) सामान क्षतिग्रस्त या ख़राब हो गए हैं।
(d) भाव कोटेशन के साथ टिक नहीं पाता है।
(e) सामानों के प्रेषण में देरी हुई है।
(च) परिवहन की विधि उस चीज से भिन्न है जिस पर सहमति दी गई थी - माल की क्षति, आगमन में देरी आदि।
शिकायत पत्र लिखना नाजुक है, हालांकि खरीदार के पास नाराज होने के पर्याप्त कारण हैं। शिकायती पत्र विनम्र लेकिन दृढ़ होगा। जो आरोप लगाए गए हैं वे उचित और तथ्यपूर्ण होने चाहिए। यह शीघ्र और उचित समय के भीतर होगा। आपूर्तिकर्ता को दोष को सुधारने या समायोजन करने का अवसर दिया जाता है। यदि की गई शिकायत असत्य साबित होती है, तो शिकायतकर्ता इसे खेल भावना से स्वीकार करेगा।
समायोजन का एक पत्र आपूर्तिकर्ता द्वारा भेजा जाता है जो त्रुटि को सुधारने का सुझाव देता है और जिससे विवाद का निपटारा होता है। एक शिकायत प्राप्त होने पर आपूर्तिकर्ता को गलती के कारण का पता लगाने और उसे सत्यापित करने के लिए पूरी जांच करनी चाहिए। तदनुसार, एक ओर वह खरीदार से समायोजन के लिए पूछेगा और दूसरी ओर वह आंतरिक रूप से कदम उठाएगा ताकि उस तरह का दोष दोहराया न जाए। वह खरीदार को आश्वस्त करेगा कि भविष्य में इस तरह की गलती नहीं दोहराई जाएगी।
यदि शिकायत असत्य पाई जाती है, तो खरीदार उसे विस्थापित किए बिना विनम्रता से खरीदार को सूचित करेगा, ताकि ग्राहक खो न जाए। व्यवसायियों के बाद सामान्य कहावत है कि "ग्राहक हमेशा सही होता है"। हालांकि, एक आपूर्तिकर्ता को स्पष्ट होना चाहिए और किसी भी स्थिति में झूठी शिकायत करने वाले ग्राहक द्वारा किए गए सकल अन्याय को स्वीकार नहीं करना चाहिए। समायोजन का एक पत्र थोड़ा लंबा हो सकता है ताकि आपूर्तिकर्ता अपनी स्थिति को पूर्ण रूप से समझा सके। यह विनम्र और चातुर्यपूर्ण होगा।
नमूना 3:
क्लेम, शिकायत और समायोजन के पत्र
उदाहरण 3:
कलकत्ता के मेसर्स गारमेंट्स स्टोर्स, कपड़ों का एक डीलर अमृतसर के पंजाब वोलेन प्रोडक्ट्स के रेडीमेड ऊनी स्वेटरों की खेप को सर्दियों के मौसम के लिए बहुत देर से प्राप्त करता है।
गारमेंट्स स्टोर
ग्रांट स्ट्रीट, कलकत्ता
(रेडीमेड कपड़ों के सभी प्रकार के डीलर)
टेलीफोन: 44 9098
17 जनवरी, 1989
मेसर्स पंजाब वूलन प्रोडक्ट्स
मेन रोड, अमृतसर
श्रीमान,
पुन: आपका कंसाइनमेंट नंबर 30971:
यह आपके तात्कालिक सूचना के लिए है कि हमने आपके कंसाइनमेंट नंबर 30971 को प्राप्त किया है जिसमें हमारे ऑर्डर नंबर 238 के 7.9.88 के खिलाफ विभिन्न आकारों के ऊनी स्वेटर के 250 टुकड़े हैं।
कलकत्ता में सर्दियों का मौसम पिछले दिसंबर से ही है। कलकत्ता में ऊनी सामानों का बाजार दिसंबर की शुरुआत में पकड़ता है और क्रिसमस से पहले रफ्तार पकड़ता है। इस संदर्भ में हमें जनवरी के दूसरे सप्ताह में देर से प्राप्त आपके माल से कोई लेना-देना नहीं है।
हमने अपना ऑर्डर 7.9.88 को जल्द से जल्द रखा, ताकि हमें समय पर माल निकालने के लिए पर्याप्त समय मिल सके। यह बहुत अजीब है कि आपने ऑर्डर को निष्पादित करने के लिए चार महीने का समय लिया है।
हमें यह बताने के लिए खेद है कि हम खेप को स्वीकार नहीं करने के लिए मजबूर हैं। आपसे अनुरोध है कि सामान वापस लेने की व्यवस्था करें।
आपका आभारी,
गारमेंट्स स्टोर
मालिक
व्यापार पत्र # 4. संग्रह:
व्यवसाय में, क्रेडिट सुविधाएं एक व्यवसायी द्वारा दूसरे को दी जानी हैं। वित्तीय अवधि के अंत में प्रत्येक व्यवसाय में कुछ ऋणी (मुख्य रूप से खरीदार) होते हैं। व्यवसायी बैंक से या साथी व्यापारियों से एक ऋणी की वित्तीय स्थिति का पता लगाकर सभी देखभाल करने के लिए दूसरों को श्रेय देते हैं।
बैंक का संदर्भ या बैंक से ऋण पत्र लेना एक बहुत ही सामान्य मामला है। इन सभी सावधानियों के बावजूद कभी-कभी पार्टियों से भुगतान नहीं मिलता है। कलेक्शन लेटर का मतलब होता है एक ऋणी को भेजा गया कर्ज जो उसे भुगतान करने का अनुरोध करता है।
देनदार के विभिन्न प्रकार हैं:
(ए) कुछ देनदार अनुस्मारक प्राप्त करने के बाद ही भुगतान करेंगे।
(b) कुछ देनदारों को भुगतान करने की इच्छा है लेकिन कठिनाइयों के कारण भुगतान करने में असमर्थ हैं।
(c) ऐसे देनदार हैं जो जानबूझकर भुगतान से बचते हैं या देरी करते हैं। पत्रों की टोन और शैली विभिन्न प्रकार के ऋणी होंगे। एक संग्रह पत्र को देनदार को चोट नहीं पहुंचानी चाहिए और न ही उसकी प्रतिष्ठा को कम करना चाहिए। उसी समय यह प्रभावी होना चाहिए। कभी-कभी कई या पत्रों की एक श्रृंखला को लिखना पड़ता है।
ऐसे पत्रों का स्वर धीरे-धीरे कठिन होता जाता है और अंततः कानूनी कार्रवाई के लिए खतरा बन जाता है। पहला पत्र एक हल्का अनुस्मारक होगा। पहले अक्षर के संदर्भ में दूसरा भी हल्का होगा और डुप्लिकेट बिल के साथ हो सकता है। तीसरा पत्र गैर-भुगतान के कारण होने वाली असुविधा का उल्लेख करना कठिन और दृढ़ होगा। चौथे पत्र में विशिष्ट तिथि के भीतर भुगतान की मांग होगी। आखिरी पत्र कानूनी कार्रवाई के लिए खतरा है।
यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि एक आकस्मिक अनुस्मारक पत्र और एक श्रृंखला के पहले अक्षर को लिखने की शैली समान है।
नमूना 4:
संग्रह पत्र
उदाहरण 4:
मान लीजिए Technico Engineering Co. Ltd (नमूना पत्र 2, नमूना पत्र 6 - उदाहरण 2 और नमूना पत्र 7- उदाहरण 1) कार्यालय उपकरण कंपनी लिमिटेड से LIPI टाइपराइटर की आपूर्ति प्राप्त करने पर भुगतान करने में विफल रहता है।
प्रथम अक्षर:
हेडिंग (रेफरी नंबर और तारीख को छोड़कर), इनसाइड एड्रेस और कॉम्प्लिमेंटरी क्लोज़ उसी तरह होगा जैसा कि स्पेसिमन लेटर 7 में है।
रेफरी। नंबर 200 / डी / टी -3
2 जून, 1988
श्रीमान,
रे: 17.5.88 का हमारा बिल नंबर 759:
हम एक LIPI टाइपराइटर की आपूर्ति के लिए हमारे उपर्युक्त बिल पर आपका ध्यान आकर्षित करते हैं। 4.5.88 के अपने तरह के आदेश में आपने हमें बैंक ऑफ बड़ौदा, कनॉट प्लेस ब्रांच, नई दिल्ली के माध्यम से लेख भेजने का अनुरोध किया। हमें उम्मीद थी कि लेख के तुरंत बाद बैंक ड्राफ्ट आपके पास पहुंच जाएगा। दुर्भाग्य से हमें अभी तक भुगतान नहीं मिला है। शायद हमारा विधेयक आपके ध्यान से बच गया है।
हमें खुशी होगी अगर आप अपनी शुरुआती सुविधा में बैंक ड्राफ्ट का अनादर करते हैं।
दूसरा पत्र:
रेफरी। नंबर 200 / डी / टी -4
19 जून, 1988
श्रीमान,
पुन : 17.5.88 का हमारा बिल 759:
हम आपका ध्यान आकर्षित करते हुए २.६. requesting के हमारे पत्र क्रमांक २०० / डी / टी -३ से अनुरोध करते हैं कि आप जल्द से जल्द भुगतान करें।
हमें यह जानकर खेद है कि अब तक हमारे द्वारा कोई भुगतान नहीं किया गया है और न ही उपरोक्त पत्र को स्वीकार किया गया है। हालाँकि, हम आपके संदर्भ के लिए बिल का डुप्लिकेट भेज रहे हैं ताकि आप भुगतान में तेजी ला सकें।
अंत: 17.5.88 के बिल नंबर 759 की एक प्रति
तीसरा पत्र:
ए / डी के साथ पंजीकृत
रेफरी। नंबर 200 / डी / टी -5
26 जून, 1988
श्रीमान,
पुन: 17.5.88 का हमारा बिल नंबर 759
हमें खेद है कि हमारे 2.6.88 और 19.fi.88 के पत्र हमारे 17.5.88 के बिल नंबर 759 के लिए भुगतान करने के लिए आपका ध्यान आकर्षित करते हैं।
आपको यह स्वीकार करना चाहिए कि राशि अतिदेय है और हमारे लिए अब इंतजार करना संभव नहीं है। हमने आपसे कोई अग्रिम नहीं मांगा क्योंकि आपने हमसे अनुरोध किया था कि आप अपने बैंक के माध्यम से लेख भेजें। यह हमारा सिद्धांत नहीं है कि हम अपने ग्राहकों को इतना लंबा ऋण दें।
अतः आपसे अनुरोध है कि बैंक ड्राफ्ट को रिटर्न पोस्ट द्वारा भेजें।
चौथा पत्र:
ए / डी के साथ पंजीकृत
रेफरी। नंबर 200 / डी / टी -6
5 जुलाई, 1988
श्रीमान,
रे: 17.5.88 का हमारा बिल नंबर 759:
यह अत्यंत खेदजनक है कि २.६. 19 19, १ ९ .६. regret regret regret और २६.६. cared के हमारे बार-बार याद दिलाने के बावजूद आपने खाते का निपटान करने की परवाह नहीं की है और साधारण व्यापार शिष्टाचार के माध्यम से पत्रों को स्वीकार भी नहीं किया है।
परिस्थिति में, हम आपको यह सलाह देने के लिए बाध्य हैं कि यदि हमें इस पत्र की प्राप्ति से तीन दिनों के भीतर आपसे भुगतान प्राप्त नहीं होता है, तो हमारे पास इस मामले को हमारे कानून विभाग को सौंपने के अलावा और कोई विकल्प नहीं होगा।
हमें भरोसा है, आप स्थिति का एहसास करेंगे और अप्रियता से बचने के लिए आवश्यक कार्य करेंगे।
अंतिम पत्र:
ए / डी के साथ पंजीकृत
रेफरी। नंबर 200 / डी / टी -7
10 जुलाई, 1988
श्रीमान,
पुन: हमारा बिल नंबर of५ ९। 17.5.88:
हमें आपको सूचित करना है कि जैसा कि हमें 5.7.88 के हमारे पत्र क्रमांक 200 / D / T-7 के साथ-साथ पिछले सभी पत्रों से कोई उत्तर नहीं मिला है, आपसे अनुरोध है कि आप हमारे बिल नंबर 759 का भुगतान करें। 17.5.88 हमारे पास है, इस दिन, आवश्यक कार्रवाई के लिए हमारे कानून विभाग को मामला सौंप दिया।
आप जल्द ही विभाग से सुनेंगे।
व्यापार पत्र # 5. एजेंसी पत्र:
व्यवसायियों को अपनी ओर से गतिविधियों को चलाने के लिए एजेंटों को नियुक्त करना है और उन्हें तीसरे पक्ष का प्रतिनिधित्व करना है। सामानों के वितरण के मामले में यह सबसे आम है। माल के वितरण के लिए संभावित खरीदारों के साथ संपर्क स्थापित करना होगा। सामान्य परिचय विज्ञापनों के माध्यम से किया जाता है, लेकिन व्यक्तिगत संपर्कों के लिए बिक्री प्रतिनिधियों को नियुक्त किया जाता है जो बाजार के बारे में आगे बढ़ते हैं।
फिर भी हर संभव खरीदार से मिलना संभव नहीं है। इसलिए व्यवसायी विभिन्न क्षेत्रों या इलाकों में एजेंट नियुक्त करते हैं। कभी-कभी पूरे वितरण का प्रभार लेने के लिए एक एकमात्र एजेंट नियुक्त किया जाता है और एकमात्र एजेंट एजेंटों को नियुक्त करता है। एक एजेंट के पास कई कार्य होते हैं - संपर्क बनाने, ऑर्डर प्राप्त करने, बिक्री निष्पादित करने, भुगतान एकत्र करने, क्रेडिट बिक्री की गारंटी देने के लिए, आदि। एक एजेंट लिखित समझौते द्वारा नियुक्त किया जाता है।
बहुत बार पत्रों के आदान-प्रदान के माध्यम से बातचीत होती है और ऐसे पत्रों को एजेंसी पत्र कहा जाता है। प्रारंभ में एक निर्माता या एक थोक व्यापारी एक पार्टी की पेशकश करने वाली एजेंसी को लिख सकता है या एक निर्माता निर्माता या एक थोक व्यापारी को एजेंसी मांग सकता है। विभिन्न प्रकार के एजेंट हैं।
मोटे तौर पर, कानूनी स्थिति के दृष्टिकोण से, दो प्रकार के एजेंट हैं:
(ए) एक कमीशन एजेंट स्वतंत्र रूप से व्यापार कर रहा है, जोखिम उठा रहा है और कमीशन कमा रहा है।
(b) प्रिंसिपल एजेंट, प्रिंसिपल की ओर से कार्य करता है, जो जोखिम नहीं उठाता बल्कि कमीशन कमाता है।
व्यापार की दुनिया में डिस्ट्रीब्यूटरशिप, डीलरशिप आदि शब्द भी इसी अर्थ में उपयोग किए जाते हैं जैसे एजेंसी। इसलिए इस तरह के प्रत्येक मामले में पत्र की शैली समान होगी।
नमूना 5:
पत्र की मांग करने वाली एजेंसी:
उदाहरण 5:
मान लीजिए कि मेसर्स नटराज ट्रेडिंग सिंडिकेट (नमूना पत्र 4) तमिलनाडु के लिए एजेंसी की मांग करने वाले कार्यालय उपकरण कंपनी लिमिटेड को विस्तृत नियम और शर्तें भेजता है।
नटराज ट्रेडिंग सिंडिकेट:
एन्नोर, मद्रास
टेलीफोन: 215748
रेफरी। सं। टीई / ओईसी / 1-88
19 अप्रैल, 1988
प्रबंध निर्देशक
कार्यालय उपकरण कं लिमिटेड
बारबोरने रोड, कलकत्ता
श्रीमान,
अपने LIPI टाइपराइटर के लिए तमिलनाडु में एजेंसी:
इस मशीन में लगभग बीस वर्षों का अनुभव रखने वाली मशीनों सहित कार्यालय उपकरण में हम डीलर के रूप में अपना परिचय दे सकते हैं। हमारे पास तमिलनाडु राज्य में एक अनुभवी बिक्री बल के साथ संगठन का एक नेटवर्क है। हम शहर में सबसे अधिक आबादी वाले स्थान पर एक अच्छी तरह से सजाए गए शोरूम और बिक्री काउंटर को बनाए रखते हैं।
हमने आपके उत्पाद के विज्ञापनों को दिलचस्पी से देखा है लेकिन हमें इस राज्य में इसके विपणन के लिए कोई प्रभावी कदम नहीं मिला है। हमें विश्वास है कि इसके लिए काफी गुंजाइश है।
अपने उत्पाद के लिए हमारे साथ विक्रय केंद्र स्थापित करने के लिए आपसे बातचीत करने में हमें खुशी होगी।
संदर्भ भारतीय स्टेट बैंक, मुख्य कार्यालय, मद्रास, हमारी साख के लिए हो सकता है।
यदि आप हम पर यह जिम्मेदारी सौंपते हैं, तो हम तमिलनाडु में अपने LIPI टाइपराइटर के लिए एक बाजार विकसित करने के लिए हमारी सर्वोत्तम सेवाओं को प्रस्तुत करने के लिए तैयार हैं। हमें एजेंसी से आपके नियमों और शर्तों को सुनने में खुशी होगी।
आपका आभारी
नटराज ट्रेडिंग सिंडिकेट के लिए
साथी
व्यापार पत्र # 6. स्थिति पूछताछ:
व्यापार की एक बड़ी मात्रा क्रेडिट पर आयोजित की जाती है। और नए ग्राहक को ऋण देने में हमेशा जोखिम का एक तत्व होता है। समझदार व्यापारी क्रेडिट को एकमुश्त अनुमति नहीं देते हैं। इसके बजाय, वे पहले किसी भी ग्राहक को ऋण देने से पहले एक नए ग्राहक की वित्तीय स्थिति और क्रेडिट-योग्यता के बारे में कुछ सावधान पूछताछ करते हैं।
स्थिति की पूछताछ गोपनीय रूप से की जाती है। जानकारी संभावित ग्राहक के व्यावसायिक मित्रों या उसके बैंकर से हो सकती है। इस तरह की सेवा प्रदान करने के लिए विकसित देशों में क्रेडिट सूचना एजेंसियां हैं।
स्थिति जांच के एक पत्र में निम्नलिखित बातों पर ध्यान दिया जाना चाहिए:
(१) ऐसी जाँच करने का कारण।
(२) जिस तरह की जानकारी चाहिए थी।
(३) सूचना को गुप्त रखने का आश्वासन।
(४) मांगे जाने पर इस तरह का एहसान जताने का आश्वासन।
(५) पार्टी का नाम, जिसके बारे में जानकारी चाहिए, पत्र के मुख्य भाग में उल्लेख नहीं किया जाना चाहिए। यह एक अलग पर्ची पर लिखा गया है, जिसे किसी भी समय नष्ट किया जा सकता है ताकि कोई रिकॉर्ड कायम न हो और पूर्ण गोपनीयता हो।
इस तरह के जांच पत्र का जवाब अनुकूल या प्रतिकूल हो सकता है। दूसरे शब्दों में, जिस पक्ष को जांच भेजी गई है, वह पक्ष में या पार्टी के विघटन (ऋण की मांग) में बोल सकता है।
एक उत्तर पत्र में निम्नलिखित बातों पर ध्यान देना होगा:
(1) उत्तर संक्षिप्त और बिंदु पर होगा।
(2) आपूर्ति की गई जानकारी व्यक्तिगत ज्ञान के आधार पर कड़ाई से होनी चाहिए।
(3) यदि उत्तर प्रतिकूल है, तो इसे सावधानीपूर्वक और सावधानी से व्यक्त किया जाना चाहिए।
(4) जिम्मेदारी के लिए, हालांकि, उत्तर देने के अनुकूल होने पर सूचना देने वाले द्वारा लिया जाता है। अनुकूल उत्तर की कोई गारंटी नहीं है।
नमूना 6:
स्टेटस पूछताछ और उत्तर के लिए पत्र पूछना
उदाहरण 6:
कानपुर के मेसर्स जनता इलेक्ट्रॉनिक्स कंपनी ने 6 'LOOK-HEAR' टीवी सेट की क्रेडिट सप्लाई के लिए कहा है। कलकत्ता के ईस्टर्न इंडिया इलेक्ट्रॉनिक्स लिमिटेड से 24 000-00, सेट के निर्माता। निर्माता ने कानपुर के मेसर्स शर्मा साउंड प्रोडक्ट्स को एक पत्र लिखकर मेसर्स जनता इलेक्ट्रॉनिक्स कंपनी की वित्तीय स्थिति के बारे में पूछा।
ईस्टर्न इंडिया इलेक्ट्रॉनिक्स लि
109 कैमक स्ट्रीट, कलकत्ता 71
(इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों के निर्माता)
टेलीफोन: 641257
रेफरी। नहीं, एस-एन / यूपी 53
26 मार्च, 1988
मेसर्स शर्मा साउंड प्रोडक्ट्स
मेस्टन रोड
कानपुर
श्रीमान,
पुन: एक फर्म की स्थिति जांच:
संलग्न स्लिप में उल्लिखित फर्म ने 6 'LOOK-HEAR' टीवी सेट्स के लिए हमारे साथ ऑर्डर दिया है और 3 महीने का क्रेडिट मांगा है। जैसा कि फर्म हमें ज्ञात नहीं है, यदि आप हमारे सबसे सम्मानित ग्राहकों में से एक हैं, तो कृपया हमें बहुत अधिक पसंद किया जाएगा, कृपया हमें इसकी वित्तीय स्थिति और व्यावसायिक प्रतिष्ठा के बारे में आवश्यक जानकारी प्रदान करें। हम विशेष रूप से यह जानना चाहते हैं कि क्या कोई फर्म को क्रेडिट सीमा 24, 000.00 रुपये की अनुमति दे सकती है।
आपकी ओर से आने वाली किसी भी जानकारी को कड़ाई से गोपनीय माना जाएगा और जब भी मौके आएंगे, हम केवल आपके हावभाव को देखकर बहुत खुश होंगे।
आपके सहयोग के लिए हम आपको अग्रिम धन्यवाद देते हैं।
आपका विश्वासपात्र,
ईस्टर्न इंडिया इलेक्ट्रॉनिक्स लिमिटेड के लिए
एन। सरकार
बिक्री प्रबंधक
चूक
मेसर्स जनता इलेक्ट्रॉनिक्स कंपनी
मेस्टन रोड
कानपुर
व्यापार पत्र # 7. सिफारिश और क्रेडिट:
सिफारिश के पत्र का उद्देश्य किसी ज्ञात व्यक्ति को लाभ प्राप्त करने में मदद करना है।
(१) किसी आवेदक को उसके भावी नियोक्ता को नौकरी देने की सिफारिश करने के लिए लिखा जा सकता है। इस तरह के पत्र में लेखक आवेदक के नाम का उल्लेख करता है, उसकी पृष्ठभूमि और योग्यता का संक्षिप्त विवरण देता है और उसके चरित्र और क्षमताओं को प्रमाणित करता है। लेखक को तथ्यों और तथ्यों के अलावा कुछ भी नहीं बताना चाहिए। भाषा सरल होनी चाहिए और लेखन की शैली विनम्र होनी चाहिए।
(२) किसी व्यावसायिक मित्र को उसी तरह का व्यवसाय करने वाले अन्य व्यावसायिक मित्रों को सलाह देने के लिए एक सिफारिश पत्र लिखा जा सकता है। इस प्रकार के अनुशंसा पत्र का उद्देश्य नए व्यवसाय कनेक्शन बनाने या बाजार में ऋण प्राप्त करने में उनकी सहायता करने के उद्देश्य से किसी अन्य व्यवसायी के लिए एक व्यावसायिक मित्र को पेश करना है।
इस प्रकार के अनुशंसा पत्र में लेखक को अनुशंसित व्यक्ति का पूरा नाम, अनुशंसा का उद्देश्य और व्यक्ति की वित्तीय स्थिति और सद्भावना का उल्लेख करना चाहिए। लेखक इस आशय का अनुरोध करेगा कि संबोधन अनुशंसित व्यक्ति को हर संभव मदद दे सकता है। पत्र एक साधारण होना चाहिए और इसमें सच्चाई के अलावा कुछ नहीं होना चाहिए।
उसी समय लेखक को यह स्पष्ट करना चाहिए कि वह अनुशंसित व्यक्ति के लिए कोई व्यक्तिगत जिम्मेदारी नहीं ले सकता है। ऋण पत्र के मामले में (नीचे देखें) ऐसी व्यक्तिगत जिम्मेदारी है। पत्र को प्रदान की जाने वाली किसी भी सेवा के लिए धन्यवाद के साथ बंद होना चाहिए।
एक पत्र के क्रेडिट के मामले में लेखक एक व्यक्ति को संबोधित करने वाले को पेश करता है और उसे एक निश्चित राशि का भुगतान करने या पेश किए गए व्यक्ति को कुछ सामान देने के लिए भी अनुरोध करता है। विदेशी व्यापार में ऋण पत्र एक आवश्यक साधन है जिसके द्वारा आयातक का बैंकर किसी निर्यातक को आयातक का परिचय देता है ताकि बाद वाला माल आयातक को सुरक्षित रूप से भेज सके और भुगतान की गारंटी हो। विदेशी व्यापार में उपयोग किए जाने वाले बैंकर के क्रेडिट का एक निर्दिष्ट रूप है।
क्रेडिट के एक साधारण पत्र में उस व्यक्ति के बारे में नाम और पता और अन्य विवरण शामिल होंगे, जो उस व्यक्ति के पते का नाम और पता, जिसे उसे भुगतान के लिए प्रस्तुत किया जाना है, की जाने वाली राशि की राशि या सीमा भुगतान, पेश किए गए व्यक्ति के नमूने पर हस्ताक्षर (यह भुगतान लेने के समय उसके द्वारा किए जाने वाले हस्ताक्षर के साथ तुलना की जाएगी), क्रेडिट की वैधता की अवधि और भुगतान के संबंध में अन्य निर्देश, यदि कोई हो।
क्रेडिट के पत्रों को मोटे तौर पर वर्गीकृत किया गया है:
(एक विज्ञापन:
ये व्यवसायियों द्वारा अपने बिक्री प्रतिनिधियों या अन्य एजेंटों के पक्ष में जारी किए जाते हैं जो भुगतान लेने के लिए अधिकृत होते हैं या बैंकरों द्वारा अपने ग्राहकों के पक्ष में अधिकतर विदेशी व्यापार में जारी किए जाते हैं। क्रेडिट के वाणिज्यिक पत्र फिर से अलग-अलग प्रकार के हो सकते हैं: रिवोकेबल (जिसे क्रेडिट की निर्धारित अवधि के भीतर निरस्त किया जा सकता है), अपरिवर्तनीय (गर्म रद्द किया जाना), परिक्रामी (निर्धारित अवधि समाप्त होने के बाद क्रेडिट का ऐसा पत्र फिर से मान्य हो जाता है) आदि।
(बी) गैर-वाणिज्यिक:
ये बैंकों द्वारा अपने ग्राहकों या यात्रियों को जारी किए जाते हैं जिन्हें वे अन्य स्थानों पर उन बैंकों की शाखाओं से प्राप्त कर सकते हैं। ये यात्रियों के चेक के रूप में अच्छे हैं। लोग वास्तव में नकदी ले जाने के बिना यात्रा कर सकते हैं और पैसा खर्च कर सकते हैं।
सिफारिश के पत्र और ऋण पत्र दो में वर्गीकृत किए जा सकते हैं:
(एक सरल:
इस तरह के पत्र को एक ही पार्टी को संबोधित किया जाता है।
(बी) परिपत्र:
ऐसा पत्र कई दलों के लिए होता है।
सिफारिश के पत्र और क्रेडिट के विभिन्न रूपों के नमूने नीचे दिए गए हैं।
नमूना 7:
सिफारिश का पत्र:
उदाहरण 7:
मान लीजिए कि कोई व्यक्ति किसी फर्म में नौकरी चाहता है। उसके पास शैक्षणिक योग्यता है लेकिन उसे एक विश्वसनीय और सम्मानित व्यक्ति से सिफारिश की आवश्यकता होती है जिसके आधार पर एक नियोक्ता कार उस पर भरोसा करती है और उसे एक रोजगार प्रदान करती है। इस तरह का एक सिफारिश पत्र किसी व्यक्ति या फर्म या कंपनी (ए) के लिए किसी विशेष नियोक्ता या (बी) के लिए किसी भी नियोक्ता के लिए लिखा जा सकता है। एक पूर्व नियोक्ता अपने पिछले कर्मचारी के पक्ष में ऐसा पत्र लिख सकता है।
(ए) एक विशेष नियोक्ता के लिए सिफारिश पत्र।
प्लास्टिकन (भारत)
200 ब्रेबॉर्न रोड, कलकत्ता 1
(प्लास्टिक के सामान के निर्माता)
टेलीफोन: 26 1235
टेलीग्राफिक पता: प्लास्टिक
रेफरी। सं। विविध / 23/89
5 जनवरी, 1989
मेसर्स चेमोफ्लैक्स कंपनी
178 नरीमन एवेन्यू
बॉम्बे 400005
श्रीमान,
श्री प्रवीण पोपट 1972 से बिक्री विभाग में हमारे एक कर्मचारी रहे हैं। उनके पास एक अच्छा बी.एससी है। रसायन विज्ञान में ऑनर्स के साथ डिग्री। रसायन विज्ञान में उनके ज्ञान ने उन्हें प्लास्टिक के सामान के निर्माण की समस्याओं को समझने में बहुत मदद की है।
यहां अपनी सेवा के दौरान, उन्होंने निष्ठा और योग्यता के साथ अपने कर्तव्यों का निर्वहन किया। मुझे खेद है कि जब वह अपने परिवार के कुछ दबाव में, कलकत्ता को छोड़ने और अपने राज्य में बसने के लिए मजबूर हुआ, तो मुझे उसे छोड़ देना पड़ा। किसी भी संगठन को श्री पोपट जैसे विश्वसनीय और परिश्रमी व्यक्ति होने पर गर्व होगा। मैं उसे विश्वास और जिम्मेदारी के किसी भी पद के लिए सलाह देता हूं।
यदि श्री पोपट आपकी चिंता में लीन हैं, तो मैं बहुत सराहना करूंगा।
आपका आभारी
प्लास्टोन के लिए (भारत)
आर। मल्होत्रा
मालिक
व्यवसाय पत्र # 8. बैंकिंग और बीमा:
बैंक व्यवसायियों को और जनता को भी विभिन्न सेवाएँ प्रदान करते हैं। पैसे के डीलर के रूप में एक बैंक का प्रमुख कार्य जमाओं को मांग और समय दोनों प्राप्त करना है, और ओवर-डेट की अनुमति देकर वित्तीय आवास प्रदान करना है, नकद ऋण की सुविधा प्रदान करना, ऋण देना और बिलों में छूट देना है।
बैंक के अन्य कार्य क्रेडिट के पत्र जारी करना, मूल्यवान वस्तुओं को संरक्षित करना, ग्राहक की ओर से प्रतिभूतियों को खरीदना और बेचना, व्यापारिक मामलों (मर्चेंट बैंकिंग) और निवेशों पर सलाह देना, भुगतान करना या जमा करना है। ग्राहक, आदि। बैंक और उसके ग्राहकों के बीच पत्राचार इन कार्यों में से किसी एक पर बहुत बार होता है।
चूंकि एक बैंक और उसके ग्राहकों के बीच संबंध विश्वासपात्र प्रकार के होते हैं, यानी, विश्वास के आधार पर, पत्राचार आम तौर पर गोपनीय होता है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि बैंक को एक पत्र लिखते समय एक ग्राहक बैंक में दर्ज किए गए अपने नमूना हस्ताक्षर का उपयोग करके हस्ताक्षर करेगा जब पत्र मौद्रिक मामले या बैंक खाते से संबंधित हो।
व्यावसायिक गतिविधि के रूप में बीमा का व्यापार की दुनिया में बहुत महत्व है। एक व्यवसायी को कई तरह के जोखिम उठाने पड़ते हैं जिससे मौद्रिक नुकसान हो सकता है। लेकिन बीमा पॉलिसी लेने से एक व्यवसायी विभिन्न प्रकार के जोखिमों से होने वाले नुकसान से खुद को बचा सकता है। नुकसान समुद्री, आग या ऐसी अन्य दुर्घटनाओं, चोरी, चोरी, युद्ध, दंगा, प्राकृतिक आपदाओं आदि से उत्पन्न हो सकते हैं।
बातचीत के बाद बीमा पॉलिसी ली जा सकती है, किसी भी तरह की हानि होने के बाद दावे किए जाते हैं और विभिन्न प्रकार की जानकारी बीमाकर्ता यानी बीमा कंपनी और बीमाधारक के बीच पारित की जाती है अर्थात पॉलिसी लेने वाले को। इन सभी को नियमित पत्राचार की आवश्यकता होती है। बीमा का एक अनुबंध कई सिद्धांतों पर आधारित है, जिसमें से अच्छा विश्वास का सिद्धांत महत्वपूर्ण है। इसलिए, बीमा से संबंधित पत्र गोपनीय प्रकार के होते हैं और इन्हें सावधानीपूर्वक तैयार करना होता है।
नमूना 8:
बैंकिंग पत्र:
उदाहरण 8:
टूलमैन कंपनी (पी) लिमिटेड, जो एक मशीन बनाने वाली कंपनी है, अपने बैंकर को वित्तीय आवास की माँग करती है। कंपनी पर्याप्त प्रतिभूतियों की पेशकश करने के लिए तैयार है।
पत्र का पाठ इस प्रकार होगा:
टूलमैन कंपनी (पी) लिमिटेड
138 शेक्सपियर सरानी, कलकत्ता 71
(मशीन टूल्स और उपकरणों के निर्माता)
टेलीफोन: 26 9158
रेफरी। सं। फिन / एमबी / ४३
2 जनवरी, 1989
प्रबंधक
मर्चेंट बैंक लि
चौरंगी की शाखा
एवरेस्ट हाउस
चौरंगी रोड
कलकत्ता
श्रीमान,
पुन: रुपये के लिए वित्तीय आवास। 25, 000 रु । 00:
पांच साल के ग्राहक के रूप में, हमें आपको यह बताते हुए खुशी हो रही है कि कंपनी के निदेशक मंडल ने अपने उत्पादों की बढ़ती मांग को पूरा करने के लिए अपने उत्पादन का विस्तार करने का निर्णय लिया है। उस प्रयोजन के लिए एक Capstan मशीन स्थापित करने की तत्काल आवश्यकता है जिसकी लागत रु। होगी। लगभग 50, 000.00।
कंपनी के उपलब्ध फंड, जैसा कि आप जानते हैं, मशीन के लिए पूर्ण भुगतान की अनुमति नहीं देते हैं। परिस्थितियों में, हम आपसे सामान्य नियमों और शर्तों के तहत छह महीने के लिए 25, 000.00 रुपये का ऋण देने की अपील करते हैं। जब खरीदा मशीन, आप के लिए बंद रहेगा।
हमें विश्वास है कि उक्त राशि छह महीने के बाद आपको वापस कर दी जाएगी जब हमारे ग्राहकों के कुछ अवैतनिक बिलों का भुगतान किया जाएगा।
यदि आप कृपया अपने नियमों और शर्तों को प्रारंभिक तिथि पर भेजते हैं, तो हम आपके आभारी होंगे।
आपका आभारी,
टूलमैन कंपनी (पी) लिमिटेड के लिए
प्रबंध संचालक
व्यापार पत्र # 9. कंपनी मामले:
अधिकांश बड़ी कंपनियां सचिवों की नियुक्ति करती हैं और वर्तमान में यह एक कंपनी के लिए रु। की भुगतान योग्य पूंजी है। योग्य सचिव नियुक्त करने के लिए 25 लाख या उससे अधिक। कंपनी सचिव एक सचिव के रूप में कार्यालय में मुख्य कार्यकारी अधिकारी और एक संपर्क अधिकारी होता है। जैसे कि उन्हें सामान्य पत्राचार और सार्वजनिक संबंधों की देखभाल करनी है। चूंकि एक कंपनी को विभिन्न कानूनी औपचारिकताओं से गुजरना पड़ता है, इसलिए रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज के साथ एक निरंतर संपर्क बनाए रखना पड़ता है।
इसके अलावा, यह पहले ही चर्चा की जा चुकी है कि कंपनी के सचिव के पास निदेशकों के लिए, सीओ के सदस्यों के लिए, कर्मचारियों के सदस्यों के लिए, ग्राहकों को, रजिस्ट्रार को और अंत में बड़े पैमाने पर जनता के लिए कर्तव्य हैं। संपर्क मुख्य रूप से पत्राचार के माध्यम से बनाए रखा जाता है।
कई कंपनियों में सचिव सामान्य व्यावसायिक पत्राचार के बाद देखता है और इस तरह उसे विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक पत्रों पर हुक्म चलाना, हस्ताक्षर करना या देखना पड़ सकता है। इस तरह के पत्रों के रूप और पाठ पहले जैसे ही इस अध्याय में दिखाए गए हैं। एक कंपनी सचिव को प्रशासनिक या संगठनात्मक मामलों की रिपोर्ट तैयार करनी होती है और उन्हें निदेशक मंडल के समक्ष प्रस्तुत करना होता है। रिपोर्ट के नमूने, जैसा कि पहले दिखाया गया है, रिपोर्ट पर लागू होगा) कंपनी सचिव द्वारा भी तैयार किया गया है।
कंपनी के मामलों में नोटिस, प्रस्तावों और मिनटों का मसौदा तैयार करना भी शामिल है। ये मीटिंग चैप्टर में पाए जाते हैं। कुछ विशिष्ट प्रकार के पत्र हैं, जिन्हें कंपनी सचिव को वैधानिक कारणों से तैयार करना होता है। इस तरह के कुछ पत्रों के नमूने नीचे दिए गए हैं, इसके बाद सामान्य पत्राचार प्रकार के पत्र हैं।
नमूना 9:
प्रपत्र पत्र:
उदाहरण 9:
उन शेयर आवेदकों को लिखित पत्र आवंटित किया गया है जिनके शेयरों के आवेदन निदेशक मंडल द्वारा स्वीकार किए गए हैं।
पश्चिम बंगाल कार्बन लिमिटेड
पंजीकृत। कार्यालय: 24 भगवान सिन्हा रोड, कलकत्ता 71
कार्बन ब्लैक के निर्माता
टेलीफोन: 47 9098
30 जनवरी, 1988
रेफरी। सं। AL 103
श्री एके मजूमदार
43 लेक रेंज
कलकत्ता
श्रीमान,
शेयरों का आबंटन:
मुझे आपको निर्देश दिया गया है कि 5.12.87 के आपके शेयर आवेदन के जवाब में आपको सूचित किया जाए कि कंपनी के निदेशक मंडल ने 27.1.88 को आयोजित बैठक में आपको 50 इक्विटी शेयरों के रु। कंपनी में प्रत्येक को 100.00। मेरा आपसे अनुरोध है कि आप यूनाइटेड बैंक ऑफ इंडिया (चौरंगी ब्रांच), चौरंगी रोड, कलकत्ता 71, कंपनी के बैंकर, रु। । 2, 500.00 रुपये का आवंटन धन होने के नाते। प्रति शेयर 50.00।
उपर्युक्त धन प्राप्त होने पर एक शेयर प्रमाणपत्र आपको भेजा जाएगा। इस बीच कृपया नीचे संलग्न रसीद के घोषणा भाग पर हस्ताक्षर करें और पूरे रसीद फॉर्म को धन के साथ बैंकर को भेजें। शेयर सर्टिफ़िकेट के बदले आपको रसीद आपको वापस भेज दी जाएगी।
बोर्ड की आज्ञानुसार
एन। गांगुली
सचिव
रसीद
दिनांक:
43 लेक रेंज, कलकत्ता 26 के श्री एके मजुमदार से प्राप्त, रु। 50500 के शेयरों के आवंटन पर देय राशि के रूप में 2, 500.00 (केवल दो हजार पांच सौ रुपये) की राशि। पश्चिम बंगाल कार्बन्स लिमिटेड में प्रत्येक
रुपये। 2, 500 00
यूनाइटेड बैंक ऑफ इंडिया
(चौरंगी शाखा)
एजेंट
इस हिस्से को बैंकर द्वारा बनाए रखा जाएगा।
सं। AL103
दिनांक :
सेवा मेरे
सचिव
पश्चिम बंगाल कार्बन लिमिटेड
इसके अलावा, मैं आपको रु। 2, 500 00 (नकद दो हजार पांच सौ रुपए) केवल नकद / चेक नं ……………………… .. पर …………………………। दिनांक………………। रुपये के 50 इक्विटी शेयरों के आवंटन पर देय राशि होने के नाते। 100-00 प्रति शेयर।
रुपये। 2, 500-00
आवंटी का हस्ताक्षर
पता ..................... ..
व्यापार पत्र # 10. सरकार को प्रतिनिधित्व:
एक व्यवसायी को अपनी व्यावसायिक गतिविधियों को करने के लिए अपने विभिन्न विभागों के माध्यम से सरकार के संपर्क में आना पड़ता है। उसे विभिन्न अनुमतियाँ, प्रमाण पत्र, लाइसेंस इत्यादि प्राप्त करने के लिए सरकार से संपर्क करना पड़ता है, साथ ही साथ शिकायतें दर्ज करने या क्षतिपूर्ति या धनवापसी का दावा करना पड़ता है। सरकार को करों और कर्तव्यों, श्रम संबंधों, आयात या निर्यात, पंजीकरण, प्रलेखन आदि से संबंधित विभिन्न नीतियों या आदेशों के संबंध में विरोध प्रदर्शन करने या राय प्रस्तुत करने के लिए सरकार का प्रतिनिधित्व भी आवश्यक हो जाता है।
आम तौर पर संबंधित व्यापार संघ, वाणिज्य के विभिन्न कक्ष और ऐसे अन्य प्रतिनिधि वाणिज्यिक और पेशेवर निकाय आम हितों के मामलों पर इस तरह के प्रतिनिधित्व की जिम्मेदारी लेते हैं। इसके अलावा, एक व्यापारी को अपने व्यक्तिगत हित के लिए व्यक्तिगत रूप से आगे बढ़ना होगा।
बाद के मामले में उन्हें सरकार से पत्राचार करना होगा। नियोजित अर्थव्यवस्था के इन दिनों में और सरकार द्वारा व्यवसाय पर नियंत्रण और विनियमन के विभिन्न तरीके इस तरह के पत्राचार व्यवसाय प्रशासन में एक आम विशेषता बन गए हैं। सरकार के प्रतिनिधित्व के लिए आम तौर पर सरकार के संबंधित विभागों से प्राप्त प्रपत्र निर्धारित होते हैं। लेकिन बहुत बार पत्र सामान्य रूपों में लिखे जाते हैं।
सरकार को प्रतिनिधित्व संबंधित अधिकारियों को उनके पदनाम से संबोधित करना होगा, न कि उनके नामों से। पत्रों को शीर्ष अधिकारियों या प्रोप्राइटर या भागीदारों द्वारा हस्ताक्षरित करना पड़ता है क्योंकि ऐसे पत्रों में महान कानूनी मूल्य होते हैं। एक कंपनी के मामले में ऐसे पत्र आमतौर पर सचिव द्वारा हस्ताक्षरित होते हैं, यदि कोई हो, या किसी निदेशक द्वारा या प्रबंध निदेशक द्वारा, यदि कोई हो।
व्यावसायिक मुद्दों पर सरकार का प्रतिनिधित्व एक एकल स्वामित्व या साझेदारी फर्म या किसी कंपनी या संगठन के किसी अन्य रूप की ओर से किया जा सकता है। नीचे दिए गए उदाहरणों में, 'शीर्षक' और 'मानार्थ पास' नहीं दिए गए हैं। इनका पता पूर्वगामी उदाहरणों से लगाया जा सकता है। प्रत्येक प्रकार के पत्र का पाठ केवल दिया गया है।
नमूना 10:
कुछ एहसान के लिए पत्र
उदाहरण 10:
वेस्ट बंगाल केमिकल वर्क्स लिमिटेड, सामग्री के बढ़े हुए उपभोग के कारण ऑस्ट्रेलियाई लम्बे 100 से 150 टन तक के अपने कोटा को बढ़ाने के लिए, कलकत्ता के आयात और निर्यात के संयुक्त मुख्य नियंत्रक को लिखता है।
पश्चिम बंगाल केमिकल वर्क्स लिमिटेड
103 जैक्सन लेन, कलकत्ता 1
टेलीफोन: 39 1248
3 फरवरी, 1949
रेफरी। सं। जेसीसीआईई-1-89
आयात और निर्यात का संयुक्त मुख्य नियंत्रक
कलकत्ता १
श्रीमान,
ऑस्ट्रेलियाई लोंगो के लिए बड़ा कोटा:
हम अपने brand क्लेन ’ब्रांड के विशेष धुलाई वाले साबुन की बढ़ती मांग के कारण आपका तत्काल ध्यान आकर्षित करना चाहते हैं, जिसमें हमें बड़ी मात्रा में ऑस्ट्रेलियाई लोंगो की तत्काल आवश्यकता है। लंबे समय से हमें केवल 100 टन का कोटा आवंटित किया गया है जो वर्तमान आवश्यकता को पूरा कर सकता है। चूंकि साबुन की मांग 50% से अधिक बढ़ गई है, इसलिए हम मांग का सामना करने के लिए बहुत मुश्किलों में हैं।
यह अब एक स्थापित तथ्य है कि भले ही लोंगो का आयात सख्त नियंत्रण में है और विशेष रूप से वास्तविक उपभोक्ताओं के लिए है, यह बाजार में अनधिकृत स्रोतों से अत्यधिक कीमत पर उपलब्ध है।
इस संदर्भ में, हम आपसे अपील करते हैं, महोदय, हमारे आवेदन पर विचार करने और मीडफुल करने के लिए। हम अपनी वास्तविक जरूरतों के बारे में किसी भी संदेह से परे आपको संतुष्ट करने की स्थिति में हैं।
आपका आभारी
पश्चिम बंगाल केमिकल वर्क्स लिमिटेड के लिए
टी। बर्मन
प्रबंध संचालक
व्यावसायिक पत्र # 11. अन्य:
एक व्यवसायी को विभिन्न अवसरों पर विभिन्न प्रकार के पत्र लिखने होते हैं। जरूरी नहीं कि वे सीधे उसके व्यवसाय से जुड़े हों। लेकिन वे व्यावसायिक जीवन में बहुत आम हैं। उदाहरण के लिए, अखबारों के संपादकों को लिखे गए पत्र कुछ विषयों पर कुछ शिकायतों या विचारों को व्यक्त करने के लिए या तो व्यवसायी के हित में या व्यवसाय समुदाय के समग्र रूप से। फिर, एक व्यवसायी एसोसिएशन को एक पत्र लिख सकता है जिसमें वह संबंधित है।
नमूना 11:
संपादकों को लिखे गए पत्र:
उदाहरण 11:
Fibroglass (P) Ltd, स्टेट्समैन के संपादक को एक पत्र लिखता है कि वह सरकार द्वारा अनियमित बिजली कटौती के खिलाफ अपनी शिकायत को हवा दे रहा है।
Fibroglass (P) Ltd
बडगे बडग रोड, कलकत्ता
टेलीफोन: 72 1598
29 मार्च, 1988
रेफरी। नंबर एनपीएस / 1/88
संपादक
द स्टेट्समैन
कलकत्ता
महोदय,
देर से औद्योगिक क्षेत्रों में बिजली आपूर्ति की स्थिति अनिश्चित हो गई है। न केवल बिजली की कुल आपूर्ति एक अविश्वसनीय रूप से निम्न स्तर पर आ गई है, अपनाई गई विधियों के संबंध में पूर्ण अराजकता है।
बिना किसी पूर्व-चेतावनी के, बिना किसी पूर्व निर्धारित कार्यक्रम के, बिना किसी पूर्व चेतावनी के बिजली की कटौती की जाती है। परिणामस्वरूप हमें उत्पादन में कमी के कारण नहीं बल्कि सामग्रियों के नुकसान के कारण भारी नुकसान उठाना पड़ता है।
हमारे पास उच्च तापमान पर पिघलने वाले ग्लास के साथ उत्पादन की एक नाजुक प्रक्रिया है। अगर अचानक बिजली चली जाती है, तो पिघला हुआ कच्चा माल एक गांठ से कम हो जाता है, जिसे दोबारा इस्तेमाल नहीं किया जा सकता। यह नुकसान कौन उठाएगा? क्या सरकार इसकी भरपाई करेगी?
हम यह समझने में असफल हैं कि अधिकारियों द्वारा बिजली क्षेत्र-वार वितरण पर एक निश्चित कार्यक्रम क्यों नहीं तैयार किया जा सकता है? सरकार को घड़ी और देखने की नीति का पालन करने के बजाय पहले की स्थिति की कल्पना करनी चाहिए।
सस्नेह,
आपका आभारी,
Fibroglasss (P) Ltd के लिए
एमएन जोशी
प्रबंध संचालक
