व्यवसाय पत्र के शीर्ष 5 घटक (उदाहरण के साथ)

यह लेख एक व्यावसायिक पत्र के शीर्ष पांच घटकों पर प्रकाश डालता है। पहलू हैं: 1. शैली 2. रूप 3. प्रकार 4. लागत 5. प्रस्तुति।

व्यापार पत्र # 1. शैली:

हर रचनात्मक कार्य को एक शैली की आवश्यकता होती है। शब्द की शैली के अलग-अलग अर्थ हैं, जिनमें से दो सही तरीके से एक व्यावसायिक पत्र पर लागू होते हैं।

वेबस्टर शब्दकोश के अनुसार वे हैं:

(ए) 'भाषा में विचार व्यक्त करने का तरीका' और

(b) 'कस्टम या प्लान ने n स्पेलिंग, कैपिटलाइज़ेशन, विराम चिह्न और टाइपोग्राफिक व्यवस्था और प्रदर्शन का पालन किया।' एक व्यावसायिक पत्र 'शैली' की सभी विशेषताओं को संतुष्ट करता है।

(१) मुख्य बात यह है कि पत्र लिखने में शब्दों का चुनाव करना है। एक ही अर्थ को व्यक्त करने के लिए विभिन्न परिस्थितियों में अलग-अलग शब्दों का उपयोग किया जाता है। यह लगातार अनुस्मारक पत्रों को लिखते समय प्रदर्शित किया जा सकता है जब अक्षरों के स्वर धीरे-धीरे कठिन होते जा रहे हैं। न केवल सही शब्दों को चुना जाना है, बल्कि उन्हें पूरी तरह से अर्थ स्पष्ट करने की व्यवस्था करनी होगी और साथ ही साथ व्याकरण के नियमों को भी ध्यान में रखना होगा।

आधुनिक शैली असामान्य शब्दों का उपयोग करने के लिए नहीं बल्कि वाक्यों को सरल बनाने के लिए है। लफ्फाजी के साथ फूलों की भाषा की कभी सराहना नहीं की जाती है। जहां तक संभव हो तकनीकी शब्द और शब्दजाल से बचना होगा। इसके अलावा, सतही, विरोधी या असंवेदनशील (क्रोध पैदा करने वाला), पांडित्य (किताबी और ज्ञान की प्रदर्शनी), पालतू या बोलचाल और आपत्तिजनक शब्दों का इस्तेमाल नहीं किया जाना चाहिए। बिना किसी पदार्थ के शब्दों के साथ 'जस्ट-पेडिंग' एक व्यावसायिक पत्र को बेकार कर देता है।

(२) दूसरा ध्यान देने योग्य बात यह है कि ले-आउट उचित होना चाहिए। लेटरहेड की मुद्रित शीट पर पत्र टाइप किए गए हैं। लेटरहेड्स को आकर्षक बनाने के लिए विभिन्न प्रिंटिंग तकनीकों का उपयोग किया जाता है।

किसी पत्र के ले-आउट में निम्नलिखित भाग होते हैं:

(ए) एक उचित रूप।

(बी) मार्जिन छोड़ने वाले पत्र को लिखना - दाहिने हाथ की तुलना में बाएं हाथ पर अधिक,

(३) अंकों को तार्किक क्रम में व्यवस्थित करना होगा और तब केवल विचारों को स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जा सकता है और पाठक पर प्रभाव डाला जा सकता है। जहां तक संभव हो, दृष्टिकोण सकारात्मक और नकारात्मक नहीं होगा।

(4) एक पत्र को निम्नलिखित विशेषताओं या आवश्यक बातों को पूरा करना चाहिए:

(ए) स्पष्टता:

भाषा स्पष्ट होगी ताकि विचारों को ठीक से व्यक्त किया जा सके और पाठक उन्हें उसी अर्थ में समझ सकें। स्पष्टता शब्दों के सही विकल्प और सरल वाक्यों के उपयोग पर निर्भर करती है। शब्द का उल्लेख पूर्ण रूप से किया जाएगा न कि उनके संक्षिप्त रूप में। संदेश या जानकारी के बारे में कोई अस्पष्टता नहीं होगी।

(बी) चिंता:

एक पत्र अनावश्यक रूप से लंबा नहीं होगा। एक अच्छे व्यावसायिक पत्र के लिए Brevity एक बेहतरीन गुण है। यह विचारों को पूर्ण रूप से व्यक्त करने के लिए काफी लंबा होगा और इससे अधिक नहीं। एक लेखक के रूप में न तो लेखक और न ही पाठक के पास एक पत्र को बर्बाद करने के लिए बहुत समय है।

बहुत अधिक लिखने का अर्थ है त्रुटियों में लिप्त होना। एक व्यक्ति जिसके पास भाषा है, एक छोटी सी कम्पास के भीतर चीजों को व्यक्त कर सकता है। लेकिन संक्षिप्तता का मतलब यह नहीं है कि स्पष्टता या पूर्णता की इच्छा होगी। ब्रेविटी का मतलब कुंदता भी नहीं है।

(ग) पूर्णता:

एक पत्र हर मायने में पूरा होगा। इसमें उन सभी बिंदुओं को समाहित किया जाना चाहिए, जो उस विषय-वस्तु के लिए आवश्यक और प्रासंगिक हैं, जिस पर पत्र लिखा गया है। लेखक स्वयं विषय-वस्तु के बारे में व्यापक विचार रखेगा अन्यथा वह सभी आवश्यक और प्रासंगिक बिंदुओं को कवर नहीं कर सकता है।

बिंदुओं को व्यवस्थित और तार्किक रूप से व्यवस्थित किया जाना चाहिए और उसके बाद ही एक पूर्ण और स्पष्ट तस्वीर सामने आती है। यदि आवश्यक हो, तो डेटा और आंकड़े अलग-अलग मदों के रूप में संलग्न किए जाएंगे।

(घ) सौजन्य:

एक पत्र विनम्र होना चाहिए। इसका अर्थ है कि इसके माध्यम से एक विनम्र रवैया प्रकट होगा। एक हतोत्साहित पत्र कभी भी प्रभावी नहीं हो सकता है और किसी व्यवसाय के लिए हानिकारक भी हो सकता है। एक विनम्र पत्र वह है जो ईमानदारी से भरा हो और लेखक द्वारा अवांछित गौरव या आत्म-विश्वास से मुक्त हो। एक पत्र को व्यवसाय का मूक राजदूत कहा जाता है। इसे पाठक की सहानुभूति और अनुकूल प्रतिक्रिया अर्जित करनी होगी।

इसे पाठक के दिमाग पर एक स्थायी प्रभाव डालना होगा। यहां तक कि एक अप्रिय बात को विनम्र तरीके से प्रस्तुत किया जा सकता है। एक उचित तरीके से इनकार किया जा सकता है और दूसरे पक्ष को नुकसान पहुंचाए बिना गलती को इंगित किया जा सकता है। सभी शब्दों की पसंद और उन्हें प्रस्तुत करने पर निर्भर करता है। कभी-कभी शिष्टाचार के लिए एक पत्र लंबा हो सकता है अन्यथा एक अप्रिय मामला प्रस्तुत नहीं किया जा सकता है।

(ई) प्रभावशीलता:

एक पत्र की प्रभावशीलता एक साथ ली गई सभी विशेषताओं पर निर्भर करती है। यह प्राप्तकर्ता की त्वरित और अनुकूल प्रतिक्रिया से साबित होता है। यहां तक कि उचित स्थान पर उपयोग किए जाने वाले विराम चिह्न या कैपिटल अक्षरों का प्रभावकारिता में योगदान होता है। एक पत्र टाइप करते समय, रिक्ति का उपयोग एक महत्वपूर्ण कारक है। आधुनिक टाइपराइटर में सुरुचिपूर्ण टाइपफेस होते हैं जो एक पत्र के प्रदर्शन या उपस्थिति को बहुत प्रभावशाली और प्रभावी बनाते हैं।

व्यावसायिक पत्र # 2. फ़ॉर्म:

इसकी प्रभावशीलता के लिए एक व्यावसायिक पत्र को उचित 'रूप' में लिखा जाना चाहिए। व्यावसायिक पत्रों का रूप समय के साथ विकसित हुआ है, और अनुभव, रिवाज और उदाहरण के बाहर। कमोबेश एक ही रूप का उपयोग सभी प्रकार के व्यावसायिक पत्रों के लिए मामूली बदलाव और सभी देशों में किया जाता है।

एक सही रूप लेखक के बारे में पाठक के मन में एक अच्छी धारणा बनाता है और उसके बाद ही संचार प्रभावी हो सकता है। एक सही रूप, एक नज़र में, संचार की प्रकृति के बारे में एक सामान्य विचार दे सकता है।

एक पत्र में निम्नलिखित भाग होते हैं:

(i) शीर्षक:

पत्र के शीर्ष पर निम्नलिखित जानकारी उपलब्ध होगी ताकि प्राप्तकर्ता यह समझ सके कि पत्र कहाँ से और किस तारीख को आया है।

यह मिश्रण है:

(a) प्रेषक का नाम।

(b) प्रेषक का पता।

(d) यदि पत्र किसी विशेष शाखा, विभाग या विभाग से आता है, तो उसका भी उल्लेख किया जा सकता है।

(tele) टेलीफोन नंबर, टेलीक्स नंबर, टेलीग्राफिक पता आदि यदि कोई हो।

(च) क्या कोई व्यावसायिक कोड भाषा का उपयोग किया जाता है, तो विशेष कोड का पालन किया जाता है, जैसे ABC या .Bentley या Leiber के आदि कोड का उपयोग अर्थव्यवस्थाओं के शब्दों और कुछ गोपनीयता सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है।

(छ) पत्र की संदर्भ संख्या। संदर्भ संख्या आम तौर पर उस फ़ाइल की संख्या के साथ तैयार की जाती है जिस पर पत्र संबंधित है।

(ज) पत्र लिखने की तिथि।

आम तौर पर नाम, पता, व्यवसाय की प्रकृति और शाखा का नाम आदि शीर्ष केंद्र पर लिखे (मुद्रित) होते हैं। उन्हें दाएं हाथ के शीर्ष पर अधिमानतः लिखा जा सकता है ताकि फ़ाइल के माध्यम से जाते समय वे आसानी से पढ़ने योग्य हों। उन्हें बाएं हाथ के शीर्ष पर नहीं लिखा जाना चाहिए। टेलीफोन आदि, कोड और संदर्भ संख्या आम तौर पर बाएं हाथ की ओर और दाहिने हाथ की तरफ की तारीख में लिखे जाते हैं।

(ii) इनसाइड एड्रेस:

उसमे समाविष्ट हैं:

(ए) पता करने वाले का नाम, या तो एक व्यक्ति या एक फर्म या एक कंपनी या किसी अन्य समाज या संस्थान।

(b) पता देने वाले का पता। यदि खिड़की के लिफाफे का उपयोग किया जाता है, तो अंदर का पता बाहर से दिखाई देगा। कुछ मानार्थ शब्द जैसे श्री, श्रीमती, श्री (श्री, श्री), सुश्री, मेसर्स, सरबाश्री का उपयोग पता (नों) के नाम से पहले किया जाता है।

(ग) आम तौर पर एक पत्र संगठन के एक महत्वपूर्ण अधिकारी को संबोधित किया जाता है जैसे एक निदेशक, एक महाप्रबंधक, एक बिक्री प्रबंधक, एक साथी, एक सचिव, आदि।

(iii) उद्घाटन सलामी या अभिवादन:

एक पत्र प्रिय सर, प्यारे सिरस, मैडम, जेंटलमैन, आदि के साथ शुरू होता है, जैसा कि परिस्थितियों में आवश्यक है। इस तरह के अभिवादन का उपयोग शिष्टाचार के लिए किया जाता है, 'मेरे प्यारे सर' या 'डियर श्री ए' का उपयोग तब किया जा सकता है जब किसी चिंता में किसी विशेष व्यक्ति के साथ घनिष्ठ व्यक्तिगत संपर्क हो। कभी-कभी, नमस्कार के ऊपर कुछ नाम का उल्लेख किया जाता है, जिसे पत्र विशेष रूप से जाना चाहिए। उदाहरण के लिए — exampleआधार: श्री अ ’। नाम का ऐसा उल्लेख पत्र में कुछ व्यक्तिगत चरित्र जोड़ता है।

(iv) विषय-वस्तु:

जिस विषय-वस्तु पर पत्र लिखा जाता है उसका संक्षिप्त रूप में पुन: ______________ उल्लेख किया जाता है। 'री' का अर्थ है 'संबंधी'। इसे इनसाइड एड्रेस और सैल्यूटेशन के बीच या इन-सेल्यूटेशन और बॉडी ऑफ लेटर के बीच लिखा जा सकता है।

(v) पत्र की संस्था:

यह पत्र का मुख्य भाग है जिसमें सूचना, दृष्टिकोण, तथ्य, संदेश आदि शामिल हैं या मुख्य उद्देश्य जिसके लिए पत्र लिखा गया है। पत्र के शरीर को पैराग्राफ में विभाजित किया गया है, प्रत्येक पैराग्राफ एक विशेष बिंदु या विषय या विषय-वस्तु के पहलू से निपटता है। कभी-कभी, सुविधा के लिए, पैराग्राफ गिने जाते हैं।

पत्र के शरीर में निम्नलिखित उप-भाग होते हैं:

(ए) किसी भी पिछले संचार के संदर्भ के साथ या बिना विषय-वस्तु का परिचय। कभी-कभी लेखक का आत्म-परिचय होता है। परिचय बहुत संक्षिप्त या तो एक वाक्य या एक छोटा पैराग्राफ होगा।

(b) मध्य भाग, विषय-वस्तु को विस्तृत करता है। इसे अंकों के आधार पर पैराग्राफ में विभाजित किया जाएगा,

(c) पाठक से किसी भी सुझाव या कार्य को पूछने या लेखक की ओर से कोई सुझाव या सलाह देने के लिए पूरे विषय को गोल करने के साथ पत्र का समापन भाग। शिष्टाचार की भी कामना है।

(v) मानार्थ बंद:

पत्र आमतौर पर कुछ मानक वाक्यांशों या वाक्यों जैसे 'तुम्हारा विश्वासपूर्वक', 'तुम्हारा सच में', 'तुम्हारा बहुत सही मायने में', 'तुम्हारा ईमानदारी से', आदि का उपयोग करते हुए मानार्थ के साथ समाप्त होता है।

(vi) हस्ताक्षर:

पत्र पर लेखक द्वारा अपने हाथ से हस्ताक्षर किए जाएंगे लेकिन हस्ताक्षर के नीचे नाम को कोष्ठक के भीतर टाइप किया जा सकता है ताकि पाठक को नाम पता हो सके (जैसा कि हस्ताक्षर सुपाठ्य नहीं हो सकता है)।

हस्ताक्षर के साथ होना चाहिए:

(ए) चिंता का नाम जिसके लिए पत्र लिखा जा रहा है (यह हस्ताक्षर के ऊपर दिया गया है)।

(बी) हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के पदनाम (अर्थात आधिकारिक रूप से आयोजित) को हस्ताक्षर की प्रामाणिकता सुनिश्चित करने के लिए हस्ताक्षर (यह हस्ताक्षर के नीचे दिया गया है)। हस्ताक्षरकर्ता की स्थिति का पत्र के महत्व पर बहुत असर पड़ता है। हस्ताक्षर आमतौर पर पत्र के दाहिने हाथ की ओर नीचे होता है।

(vii) संलग्नक:

यदि कोई कागज, चेक, ड्राफ्ट, आदि पत्र से जुड़ा हुआ है, तो उसे पत्र के बाएं हाथ के निचले कोने पर नंबर और बाड़े की प्रकृति का उल्लेख करना होगा। संक्षेप में इसे 'Encl:' लिखा जाता है।

(vii) पोस्टस्क्रिप्ट:

पत्र पूरा होने के बाद, यदि कोई नया बिंदु लेखक के दिमाग में आता है, जिसे वह सोचता है कि उसे शामिल किया जाएगा, तो वह इसे शीर्षक के तहत जोड़ता है: पोस्टस्क्रिप्ट (या संक्षेप में पीएस)। हालांकि, यह एक अच्छा अभ्यास नहीं है। पत्र को फिर से लिखना या फिर से लिखना बेहतर है। लेखक अपने नाम को पदों के अंत में आरंभ करेगा।

(ix) प्रारंभिक:

चरम बाएं हाथ की ओर नीचे कोने में, टाइपिस्ट अपने आद्याक्षर टाइप करता है। यह आवश्यक है क्योंकि यदि टाइप करने में कोई गलती है तो यह पता लगाया जा सकता है कि टाइपिस्ट कौन था, खासकर जब टाइपिस्ट का पूल हो।

(x) कॉपी:

कभी-कभी किसी व्यक्ति या पार्टी को संबोधित एक पत्र की एक कार्बन कॉपी (या प्रतियां) किसी अन्य व्यक्ति या पार्टी (व्यक्तियों या पार्टियों) को संदर्भ के लिए भेजी जाती है। आंतरिक संचार में यह अधिक सामान्य है जब किसी अन्य विभाग या विभागों को भेजे जाने वाले पत्र की प्रतिलिपि या प्रतियां। पत्र के निचले सिरे पर ऐसे मामलों में व्यक्ति या पार्टी (या व्यक्तियों या पार्टियों) का नाम (उल्लेख किया जाता है) ccie कार्बन कॉपी के साथ होता है।

व्यापार पत्र # 3. प्रकार:

व्यावसायिक पत्र विभिन्न प्रकार के होते हैं क्योंकि पत्र विभिन्न विषयों पर, विभिन्न अवसरों पर और विभिन्न परिस्थितियों में लिखे जाते हैं।

अलग-अलग तरह के लोगों के लिए और अलग-अलग उद्देश्यों के लिए अलग-अलग अक्षर होते हैं। व्यावसायिक पत्रों को मुख्य रूप से परिपत्र और पत्र में वर्गीकृत किया जाता है। परिपत्र व्यक्तिगत या विशिष्ट व्यक्तियों या पार्टियों के लिए नहीं हैं। वे बड़ी संख्या में व्यक्तियों या बड़े समूह या बड़े पैमाने पर जनता के लिए होते हैं।

उदाहरण के लिए, एक सामान्य परिपत्र एक निर्माता द्वारा अपने डीलरों को भेजा जाता है जो उन्हें सूचित करता है, डीलरशिप या वस्तुओं की कीमतों में परिवर्तन। परिपत्र सीधे ग्राहकों को भेजे जा सकते हैं। अभियान विज्ञापन की एक प्रक्रिया में बड़ी संख्या में लोगों को टेलीफोन डायरेक्टरी से उनके नाम और पते लेने के लिए एक उत्पाद प्रस्तुत करते हुए परिपत्र भेजा जा सकता है।

पत्र विशिष्ट व्यक्तियों या कुछ विशिष्ट विषयों पर काम करने वाले दलों के लिए होते हैं और व्यक्तिगत रूप से भेजे जाते हैं। कभी-कभी परिपत्रों को स्व-संबोधित और यहां तक कि मुहरबंद लिफाफे के साथ जोड़ा जाता है ताकि परिपत्र के प्राप्तकर्ता बिना किसी प्रयास या लागत के उत्तर भेज सकें। बिजनेस रिप्लाई कार्ड भी इसी श्रेणी में आते हैं। स्वयं-संबोधित लिफाफे भेजने के बजाय, स्वयं-संबोधित कार्ड भेजे जाते हैं, जिन्हें डाक टिकटों की आवश्यकता नहीं होती है क्योंकि प्रेषक डाक टिकटों के लिए अग्रिम भुगतान करता है और शुल्क के भुगतान पर डाकघर से ऐसे कार्ड जारी करने का लाइसेंस प्राप्त करता है।

प्रेषक को दिया गया एक लाइसेंस नंबर कार्ड पर छपा होता है। इस वर्गीकरण के अलावा, हमें फ़ॉर्म पत्र भी मिलते हैं। ये सामान्य पूछताछ के खिलाफ भेजे गए मानक उत्तर हैं। ऐसे पत्रों पर कनिष्ठ अधिकारियों या कार्यालय सहायकों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और उनका महत्व कम होता है।

व्यावसायिक पत्र # 4. लागत:

कार्यालय से तैयार और निकाले गए किसी विशेष पत्र की लागत की गणना करना बहुत मुश्किल है। लागत इतनी कम नहीं है जितनी दिखाई देती है। इसमें दो प्रकार की लागत, मौद्रिक और वास्तविक शामिल होती है, और वास्तविक लागत का एक मूल्य होता है।

लागत के दोनों पहलुओं को लेते हुए निम्नलिखित मदों की गणना की जा सकती है:

(1) स्टेशनरी की लागत- कागज, क्लिप, पिन, कार्बन पेपर, लिफाफा, आदि।

(2) प्रयुक्त मशीनों की स्थापना, संचालन और रखरखाव की लागत।

(3) स्टेशनरी से बने अपव्यय की लागत, यदि कोई हो।

(४) डाक।

(५) क्लर्क, आशुलिपिक, टाइपिस्ट आदि का वेतन।

(६) प्रतियाँ दाखिल करने की लागत।

(7) पत्राचार विभाग द्वारा रखी गई जगह पर लागत, मशीनों को रखना आदि।

(() अधिकारियों द्वारा पत्र लिखने और तय करने से पहले योजना बनाने में लगने वाला समय।

(९) प्रकाश, किराया आदि के लिए कार्यालय की सामान्य ओवरहेड लागत।

यह वांछनीय है कि उचित नियंत्रण वहां होगा ताकि लागत कम से कम हो। पूरे कार्यालय के खर्च का एक बड़ा हिस्सा पत्राचार के काम से बाहर आता है। मशीनों के उपयोग से समय और लागत की बचत होती है। प्रपत्र पत्र समय और लागत में कमी के लिए भी योगदान करते हैं। अनावश्यक पत्राचार को समाप्त करके लागत को कम किया जा सकता है। स्टेशनरी की खरीद पर नियंत्रण अप्रत्यक्ष रूप से लागत को कम करता है।

व्यापार पत्र # 5. प्रस्तुति:

पत्र की प्रस्तुति पत्राचार में एक महत्वपूर्ण मामला है। पत्र को सुरुचिपूर्ण ढंग से प्रस्तुत किया जाना चाहिए। उपयोग की जाने वाली स्टेशनरी की गुणवत्ता, टाइपिंग हेड के रूप में टाइपिंग की उच्च स्तर की होनी चाहिए। आमतौर पर स्टेशनरी के विभिन्न गुणों का उपयोग विभिन्न प्रकार के अक्षरों के लिए किया जाता है।

मुद्रण की गुणवत्ता (कई रंगों का उपयोग, लेटरहेड पर मरना आदि) का उपयोग भी विविध है। यहां तक कि अक्षरों का उचित तह भी उनके लिए लालित्य जोड़ता है। बड़े व्यावसायिक घराने सभी पत्रों की छपाई के लिए स्याही के एक विशेष रंग (या रंग) का उपयोग करना जारी रखते हैं। इसे 'हाउस कलर' कहा जाता है और यह सद्भावना बनाने में मदद करता है।

लेटर के ले-आउट या फॉर्म का स्केच: