व्यापार पत्र: अर्थ, महत्व और लाभ
बिजनेस लेटर्स के बारे में जानने के लिए यह लेख पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इस बारे में जानेंगे: 1. व्यापार पत्र का अर्थ 2. व्यापार पत्र का महत्व 3. लाभ।
व्यापार पत्र का अर्थ:
व्यवसायिक लोगों को ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, देनदारों, लेनदारों, सार्वजनिक अधिकारियों और जनता के साथ-साथ अपने विचारों का आदान-प्रदान करने और सूचना प्राप्त करने के उद्देश्य से संवाद करना होता है। यह लेन-देन शुरू करने, बाहर ले जाने और निष्कर्ष निकालने के लिए आवश्यक है।
संचार दो तरीकों से हो सकता है:
(1) मौखिक:
या तो आमने-सामने या विभिन्न मशीनों की मदद से और
(२) लिखित:
पत्र लिखकर। इस लिखित संचार को अन्यथा पत्राचार कहा जाता है। पत्राचार शब्द में 'समानता' और 'जुड़ाव' की भावना है। पत्राचार करने का अर्थ है किसी चीज़ या किसी चीज़ के अनुरूप या समझौता करना।
पत्राचार या लिखित संचार किसी भी दो व्यक्तियों या पार्टियों के बीच हो सकता है। वाणिज्यिक पत्राचार का अर्थ है वाणिज्य के मामलों के कारोबारियों द्वारा पत्राचार।
पत्राचार शब्द में बहुलता का भाव है। इसका अर्थ है पत्र या पत्र की एक जोड़ी जिसमें एक मूल पत्र होता है, जिसके बाद उत्तर होता है। 'A' अक्षर का बहुत कम मूल्य है। किसी पत्र का जवाब देने या पत्र के जवाब में कार्रवाई किए जाने पर संचार पूरा हो जाता है।
व्यापार पत्र का महत्व:
व्यवसायियों को लोगों के साथ संपर्क स्थापित करना चाहिए और उसके बाद ही वे अपने संगठनों का विकास कर सकते हैं। व्यावसायिक जीवन में संचार का महत्व बहुत अच्छा है (Ref। 3.44)। एक समय था जब व्यवसाय का आकार सामान्य रूप से छोटा था और संचार के विविध साधन उपलब्ध नहीं थे, व्यवसायियों द्वारा प्रत्यक्ष बैठकों या आमने-सामने संचार का अभ्यास किया जाता था। बाद में, प्रत्यक्ष संपर्कों के लिए प्रतिनिधि भेजने की नीति शुरू की गई थी। इन सभी विधियों की अपनी सीमाएँ हैं।
संचार के सबसे सस्ते और सबसे व्यापक रूप के रूप में व्यावसायिक पत्रों के महत्व को पहली बार संयुक्त राज्य अमेरिका और ब्रिटेन में महसूस किया गया था और अब इस पद्धति को पूरी दुनिया में संचार के सर्वोत्तम तरीके के रूप में स्वीकार किया गया है। यह लगातार बढ़ती डाक सेवाओं की शुरुआत के साथ संभव हुआ है। इस बीच फॉर्म के मानकीकरण और व्यावसायिक पत्रों की शैली ने उन्हें सभी के द्वारा अधिक लोकप्रिय और स्वीकार्य बना दिया है।
वाणिज्यिक पत्राचार की अपनी एक भाषा होती है जो व्यक्तिगत पत्रों से अलग होती है। दिन-प्रतिदिन सुधार के रूप में और व्यावसायिक पत्रों की शैली उन्हें और अधिक प्रभावशाली, सार्थक और कॉम्पैक्ट बना रही है।
विषय पर बड़ी संख्या में पुस्तकें व्यवसाय की दुनिया की सहायता में बाजार में उपलब्ध हैं। इस उद्देश्य के लिए विभिन्न मशीनों का आविष्कार उत्पादन और वितरण में व्यावसायिक पत्रों को तेज बनाता है।
हालांकि, इसका मतलब यह नहीं है कि संचार के अन्य साधनों को छोड़ दिया गया है।
व्यापार पत्र के लाभ:
पत्र के माध्यम से संचार निम्नलिखित लाभों की वजह से संचार की कुल मात्रा में सबसे बड़ी हिस्सेदारी रखता है:
(१) संचार के अन्य साधनों की तुलना में पत्र कम खर्चीले हैं।
(२) पत्रों को थोड़े समय के भीतर डाक द्वारा लंबे समय तक के लिए भेजा जा सकता है। बेशक, पड़ोसी क्षेत्रों के भीतर दूतों द्वारा पत्र भेजे जा सकते हैं।
(3) पत्र उचित सोच और योजना के बाद तैयार किए जाते हैं और इसलिए विषय को व्यवस्थित और तार्किक तरीके से प्रस्तुत किया जा सकता है।
(४) पत्रों में व्यक्त विचार स्पष्ट और अस्पष्टता से मुक्त हैं।
(५) पत्र का आकार आवश्यकतानुसार बड़ा या छोटा हो सकता है।
(6) पत्र एक साथ साक्ष्य प्रदान करते हैं और सटीक प्रतियाँ बरकरार रखी जा सकती हैं।
(Persons) एक ही संचार को एक बार में कई व्यक्तियों को डुप्लिकेट या मुद्रण के माध्यम से बनाया जा सकता है।
(8) कई अप्रिय और नाजुक मामले जिन्हें आमने-सामने नहीं बोला जा सकता है या यांत्रिक उपकरणों के माध्यम से एक विवेकपूर्ण भाषा में अक्षरों में लिखा जा सकता है।
(९) पत्र सभी प्रकार के संचार के लिए उपयुक्त हैं।
(१०) व्यापार जगत द्वारा आसानी से स्वीकार्य रूप और शैली में मानकीकरण है। यहां तक कि अंतरराष्ट्रीय स्तर पर स्वीकृत कोड भाषा का उपयोग किया जाता है।
(1) घटक:
एक व्यावसायिक पत्र में संचार के किसी अन्य रूप की तरह निम्नलिखित घटक होते हैं। एक लेखक या संवाददाता — वह संचारक है। उनके पास एक पत्र को उद्देश्यपूर्ण और प्रभावी बनाने के लिए मुख्य रूप से जिम्मेदारी है।
(a) उसे पत्र लिखने का तरीका और शैली पता होनी चाहिए। विभिन्न प्रकार के पत्रों की अलग-अलग शैलियाँ होती हैं। एक संगठन के सचिव, जो पत्राचार विभाग सहित कार्यालय के प्रभारी हैं, कला के साथ अच्छी तरह से बातचीत करने वाले हैं। अनुभवी पत्राचार क्लर्क हैं जिनकी सेवाएं उद्देश्य के लिए उपयोग की जाती हैं।
(b) उसके पास भाषा पर एक आदेश होना चाहिए और व्यावसायिक दुनिया में अंग्रेजी मुख्य भाषा है। (अंतरराष्ट्रीय स्तर पर स्वीकृत दूसरी भाषा फ्रेंच है।)
(c) उसे उन तथ्यों के साथ बातचीत करनी चाहिए, जिस पर वह एक पत्र लिख रहा है अन्यथा वह तथ्यों और दृष्टिकोणों को ईमानदारी से व्यक्त नहीं कर सकता है।
(घ) उसे विशेष प्रकार के अक्षरों में प्रयुक्त होने के लिए आवश्यक तकनीकी शब्द और वाक्यांश भी जानना चाहिए। वह बाजार में उपलब्ध विभिन्न प्रकार के शब्दकोशों की मदद ले सकता है।
(() पत्र लिखने से पहले वह योजना बना ले।
(च) यदि वह उत्तर लिख रहा है तो उसे दीक्षा पत्र को बहुत ध्यान से पढ़ना चाहिए।
(छ) प्रारूपण प्राप्तकर्ता की प्रकृति पर बहुत निर्भर करेगा।
(2) पता या प्राप्तकर्ता या पाठक:
एक पत्र हमेशा एक प्राप्तकर्ता (या प्राप्तकर्ता) को निर्देशित किया जाता है। वह संवाद या संबोधन या पाठक है। यदि पत्र अप्रभावी है, तो प्राप्तकर्ता इसे नहीं पढ़ सकता है और इसलिए जरूरी नहीं कि प्राप्तकर्ता पाठक ही हो। एक पत्र का प्रारूपण काफी हद तक प्राप्तकर्ता की प्रकृति पर निर्भर करता है। इसके अलावा, एक पत्र प्राप्तकर्ता को कम से कम संभव समय में पहुंचना चाहिए। बाहरी कारक पर बहुत कुछ निर्भर करता है - डाक प्रणाली की दक्षता जब तक कि एक संदेशवाहक द्वारा एक पत्र नहीं भेजा जाता है। एक पत्र का रूप प्राप्तकर्ता की प्रकृति पर बहुत निर्भर करता है।
(3) संदेश:
एक पत्र एक संदेश या उत्तेजनाओं को वहन करता है। यह लंबी या छोटी, सुखद और अप्रिय, सामान्य या विशेष, नियमित या तत्काल हो सकती है, जो किसी व्यक्ति या कई, प्रारंभिक या उत्तरदायी आदि के लिए होती है। लेखन की शैली संदेश की प्रकृति पर बहुत निर्भर करती है।
